Ответ на пост «Жизнь директора завода без фотошопа»1
Убедили, делюсь:)
Писать буду очень просто, Вигерса читала, смысл поста - донести суть, а не соблюсти формальности.
Бизнес-процесс - это последовательность определенных упорядоченных действий, ведущих к конкретному результату. Далее буду называть их БП. У каждого процесса есть участники, начальное и конечное событие.
Классифицируют БП по-разному, я бы выделила 4 типа:
1) основные - процессы, на которых мы зарабатываем. Неважно, что. Деньги, плюсики в карму... Процессы того, ради чего мы все тут/там собрались работать.
2) сопутствующие - допустим, ремонт. Или уборка. Или техподдержка.
3) управляющие - оценка рисков, разработка стратегии и т.п.
4) обеспечивающие - закупка сырья, подбор персонала и прочие.
Так вот, при системном подходе всегда стоит помнить, что все в мире взаимосвязано, даже в огороде бузина и в Киеве дядька. И все ваши процессы друг на друга тоже влияют. И если у вас обанкротился основной партнер, то это не "с глаз долой, из сердца вон". Это долги по документам, остатки под него на складе и расстроенная секретарша Леночка, которой он обещал Мальдивы.
Поэтому, первое, что мы делаем, формируем реестр этих процессов и пытаемся установить связи между ними.
Пишем табличку в экселе или конфлюенсе: п/п, Наименование БП, Тип, Владелец БП, Управляющие БП, Зависимые БП, Артефакты (инструкции, регламенты).
Она будет дополняться и заполняться на протяжении года минимум. Потому что как ни пытай сотрудников, половину процессов они забудут. Поэтому начать лучше с основного.
Пример:
Пусть у вас в роли предприятия выступает условная многодетная мама, которая периодически собирает родню на семейные праздники. В помощниках у нее супруг, который пока на работе, 19-летний тучный сын Алеша, 12-летняя худющая дочь Катя и 1,5 годовалые близнецы - Ванечка и Васечка. Наша задача, как владельца этого бардака, минимизировать временные затраты всех участников без потери качества исполнения праздничного ужина.
Начинаем писать процессы.
Основной - приготовление блюд. Тут же вырисовывается вспомогательный - сервировка - и обеспечивающий - закупка. А еще бабушку надо привезти, у нее ноги больные.
И вот в первом приближении у нас получается 7 БП. См. картинку.
После формирования максимально полного списка очевидных БП начинаем отрисовывать* эти процессы в состоянии "AS-IS" - так, как семья предприятие это делает испокон веков и по сей день. Как есть, проще говоря. Пока рисовали процесс закупки, вспомнили, что Кате в прошлый раз не продали дедушкин армянский коньяк, поскольку ей нет 18. Перерисовали процесс в "TO-BE" с распределением списка с учетом возраста и физических возможностей. Внедрили и отправили Алешу. Выхлоп какой? Обязанности поделили, времени ушло меньше, все по списку в наличии.
Пока занимались делами насущными, близнецы разукрасили акрилом гостиную. Добавляем новый бизнес-процесс - Уборка. Ответственная Катя. Краски не отмылись? Добавляем еще процесс и подключаем бухгалтерию в лице Папы - заключить договор на клининг. И так далее...
В результате...
- На все случаи жизни готовы инструкции и назначены ответственные.
- Каждый сотрудник в курсе, кто владелец процесса и куда бежать, если что.
- Сотрудники занимаются ТОЛЬКО своими прямыми обязанностями. Папа не раскладывает неправильно вилки, а мама не стоит по уши в акриловых красках перед гостями.
- Какую-то часть процесса можно оптимизировать и здорово сократить временные издержки. Например, отправляем Катю в магазин, а список пишем по смс, пока она идет.
- А еще можно автоматизировать. И как только Катя купила продукты, она в семейном чате с списке задач отмечает галочкой сие событие, маме приходит оповещение, мама подготавливает рабочую зону на кухне.
Вернемся к теории.
Как выглядят БП в нотации BPMN:
Ромбик с кружочком - шлюз ИЛИ-И - может быть исполнен какой-то один вариант, или два, или все. Стрелочка в засечкой указывает приоритетный путь.
И вот потом, на эту четкую структуру можно навешивать KPI, эффективных менеджеров и прочую лабубу.
А еще перечень мер можно отдать системному аналитику, он переведет с русского на разработческий, и в интернете вы тоже станете молодцы.
*отрисовывать = представлять процесс в нотации BPMN 2.0. Из плюсов - шансы что-то не заметить минимальны, читать эти схемы могут вообще все ваши сотрудники после часового обучения.
