Я живу в маленьком городе в Сибири и занимаюсь мебелью. Сейчас у меня четыре шоурума в городе, и я решил, что пора расти и открывать свое производство. Но все оказалось сложнее, чем кажется.

В статье решил разобрать проблему расчета себестоимости. Оказалось, что иногда при хорошем обороте прибыль может не расти, а выгодные товары приносить убытки. Расскажу на примере моего производства.

Как я масштабировал производство мебели в Сибири

В мебельном бизнесе я уже 12 лет. Как сейчас помню, с каким трепетом открывал свой первый скромный шоурум. Первый шоурум приносил стабильный доход, и я решил: нужно двигаться дальше. Открыл второй, потом третий…

Наш городок хоть и уютный, но не резиновый. Открывать четвертый шоурум казалось рискованным – рынок мог просто не выдержать. Я задумался о масштабировании. Вечерами поглощал видеоролики про бизнес-стратегии и торговлю.

Рынок сбыта для производства оказался рядом. В нашем городе активно идет строительство коттеджных поселков. Договорился поставлять мебель компаниям, которые занимаются обустройством домов и коттеджей.

Когда решил масштабироваться и открыть производство, понял – нужно многое менять. Больший масштаб требует другого подхода в расчетах. Решил разобраться с расчетом себестоимости при больших объемах производства. За решением проблемы стал шерстить интернет вдоль и поперек.

В интернете много методов расчета себестоимости: ФИФО, АВС, Direct costing, ТОС. Важно выбрать подходящий для своего масштаба.

В этой статье – четыре распространенные ошибки в расчете себестоимости, с которыми я столкнулся. Расскажу, почему традиционные методы могут быть неточными и покажу, как считать правильно, с примерами расчетов для малого и среднего производственного бизнеса.

Проблема 1: Как разделить расходы на аренду, зарплаты и коммуналку между заказами

Проблема: У меня большой цех с дорогим оборудованием. Когда я делю аренду, зарплату мастеров и коммуналку на всю продукцию поровну, получается, что простые полки и сложные кухни несут одинаковые затраты.

Если я буду использовать традиционный метод подсчета, когда затраты делю на всю продукцию, то получается, что в себестоимость конкретного продукта не входит реальная сумма затрат на его производство.

Вот, например:Постоянные расходы цеха — это те, которые не зависят от объема производства — у нас зарплаты мастерам и аренда.

Зп мастера — 420 000₽

Аренда — 180 000₽

Итого: 600 000₽

Допустим в месяц я произвожу 60 изделий, делим затраты на изделия:

600 000₽ / 60 штук = 10 000₽ - это та сумма, которую я буду “размазывать” на всю продукцию.

Получается, на полку уходит 5 000₽ на материалы и 10 000₽ затрат цеха — итого 15 000₽. А на кухню 120 000₽ материалов и те же 10 000₽ затрат цеха — итого 130 000₽.

Ну бред какой-то! Полку за два часа делаем, а кухню — за 3 дня, а затраты по традиционному методу одинаковые?

Нужна такая система подсчета, которая бы учитывала затраты непосредственно на изделие. Стал искать адекватную систему в интернете.

Нарыл другой метод под названием Activity-based costing или коротко АВС. По русски переводится как “расчет затрат на основе деятельности”. Это метод расчета себестоимости учитывает реальное потребление ресурсов. Главный принцип в том, что затраты нужно распределить пропорционально использованию ресурсов.

Вместо того чтобы просто делить все затраты поровну, смотрим как каждое изделие реально использует ресурсы цеха.

Для этого будем использовать формулу:

АВС = Общая сумма затрат / Единицу ресурсов

Считаем общую сумму затрат за месяц:

Зп мастера — 420 000₽

Аренда цеха — 180 000₽

Итого: 600 000₽

Выявляю ресурсы, которые были реально задействованы при производстве:

для полки - 2 часа и участок в 3 % от общей площади цеха в 400 кв.м

для кухни - 3 рабочих дня и половина цеха.

Рассчитаем себестоимость производства для каждого изделия по формуле АВС:

Полка:

Зарплату мастерам за час считаю так: 420 000₽ / 176 рабочих часов за месяц

Стоимость часа: 2 300₽

Аренду площади считаю так: 180 000₽ / 3%

Стоимость аренды: 5 400₽

Итого себестоимость, которая включает материалы, зарплату и аренду = 5 000₽+2 300₽+ 5 400₽ = 12 500₽

Кухня:

Стоимость часа работы мастеров не изменяется - 2 300₽.

Аренда площади: 180 000₽ / 50%

Стоимость аренды: 90 000₽

Итого себестоимость вместе с материалами: 120 000₽ + 2 300₽ + 90 000₽ = 21 2300₽

Сравним результаты:

Искажение в подсчетах из-за того, что традиционный метод не учитывает реальные затраты ресурсов на производство каждого изделия.

ABC-метод поможет правильно оценивать себестоимость разных товаров, и установить цену. Помните, что для применения метода нужно точно учитывать ресурсы.

Метод АВС не нужно внедрять в:

• массовое производство однотипной продукции, где один основной процесс

• небольшие розничные магазины, где простая структура затрат

• автомойки, прачечные с одной основной услугой с однотипными операциями.

Для такого бизнеса лучше использовать старое-доброе распределение ресурсов на всю продукцию поровну.

Отмечу, что у метода есть свои минусы: нужно лезть в каждую мелочь и цифру, анализировать каждую операцию. Это долгий процесс и не у всех есть желание разбираться, но если нужно подсчитать быстро, то расскажу про другой метод.

Проблема 2: Как принять решение быстро сколько и чего продать, чтоб выйти в плюс

Ситуация: Клиент на пороге, а вы не знаете, какую цену ему предложить за кухню. В традиционном варианте прикидываю цену, отталкиваюсь от стоимости материалов т.е. от 120 000₽:

Работа мастеров (30%): 120 000₽ × 0,3 = 36 000₽

Накладные расходы (20%): 120 000₽ × 0,2 = 24 000₽

Желаемая прибыль (30%): 120 000₽ × 0,3 = 36 000₽

Итоговая цена: 120 000₽ + 36 000₽ + 24 000₽ + 36 000₽ = 216 000₽

Современный метод быстрого подсчета себестоимости называется Direct costing. Переводится как «прямые затраты». Итак, считаем только прямые затраты.

Исходные данные:

• Постоянные затраты в месяц: 600 000₽

• Цена для кухни: 200 000₽

• Затраты на материалы для кухни: 120 000₽

Для расчета нужно знать маржинальный доход, т.е. деньги, которые ты "накинул" сверху на себестоимость, чтобы заработать. Вычисляется так: цена на кухню - затраты на материалы для кухни.

Метод Direct Costs предлагает найти точку безубыточности. Она показывает, сколько товара нужно продать, чтоб покрыть все затраты.

Точка безубыточности = постоянные затраты / маржа.

Точка безубыточности = 600 000₽ / (200 000₽ - 120 000₽) = 7,5 кухонь

Маржа здесь - 80 000₽.

Это значит, что нужно продать 7,5 кухонь в месяц, чтобы покрыть все затраты. Каждая следующая кухня будет приносить 80 000₽ маржи.

Сравним подсчеты по методам

Помните, что методы лучше использовать, только когда нужно очень быстро прикинуть, выгоду, и когда ты точно знаешь, что твои постоянные расходы уже покрываются другими заказами. Здесь можно выиграть время, но не стоит забывать, что оба этих расчеты не точны. Лучше не использовать их в долгосрочных планах.

Проблема 3: Запасы и материалы

Проблема. Цены на материалы постоянно растут. ЛДСП, которую я купил в январе, стоила 5 000₽ за лист, а в марте уже 7 000₽. Когда делаю расчет заказа, понимаю, что цена завышена.

Судите сами: для изготовления кухни требуется 40 листов ЛДСП. При подсчете затраты материалов 7 000₽ х 40 = 280 000 ₽. - это себестоимость кухни по текущей цене. При таком расчете цена кухни становится не привлекательной для покупателя.

Расчет не учитывает реальную стоимость закупки. Когда собирал кухню, то брал остатки ЛДСП со склада.

• 20 листов по 5000 ₽ покупал в январе

• 20 листов по 6000 ₽ покупал в феврале

От этого зависит и цена продукта для клиента, и моя выгода. Какую цену материала брать за основу.

Подсчет решил сделать по методу ФИФО или FIFO — first in, first out «первым вошел — первым вышел». Буду определять стоимость товара исходя из цены остатков из самой старой поставки.

Самая старая поставка - январская: 20 листов по 5000 ₽/лист = 100 000 ₽. Затем учитываю листы из февральской поставки: 20 листов по 6000 ₽/лист = 120 000 ₽

Общая себестоимость 40 листов ЛДСП для кухни: 100 000 ₽ + 120 000 ₽ = 220 000 ₽

Себестоимость одного листа ЛДСП для этого заказа: 220 000 ₽ / 40 листов = 5 500 ₽/лист.

Сравним подсчеты

Использую МойСклад. Вношу данные о поставках: количество листов ЛДСП и цену закупки. Когда оформляю продажу, программа сама считает себестоимость по методу ФИФО — берет цены из самых старых поставок.

В отгрузках сразу вижу себестоимость каждого изделия. Та же кухня: не 280 000₽, а 220 000₽.

Чтобы видеть точную себестоимость, соблюдаю два правила. Первое — всегда создаю документ приемки материалов до того, как оформляю продажу готового изделия. Второе — указываю в приемке не только цену материалов, но и накладные расходы на доставку. Эти расходы программа равномерно распределяет на все материалы в поставке.

В документах "Отгрузки" сразу вижу себестоимость каждого изделия и прибыль от продажи. Программа показывает, из каких поставок взяты материалы и по какой цене.

Если продаю несколько одинаковых изделий из разных партий материала, МойСклад автоматически считает среднюю себестоимость единицы продукции.

Подсчет по ФИФО не работает при условиях:

• производство мебели под заказ, когда материалы закупаются под конкретный заказ, IT-услуги, где вообще нет материальных запасов

• строительные компании с поставкой "точно в срок", где материалы сразу идут в работу и закупаются под конкретный объект

• в бизнесе где движение запасов не является ключевым фактором формирования себестоимости

Проблема 4: От поиска проблемы к системному решению

"Что-то здесь не так" — эта мысль не давала мне покоя. Я научился считать себестоимость разными способами, но реальные затраты все равно оказывались выше расчетных. Причем с ростом количества заказов разрыв между расчетами и реальностью только увеличивался.

Сверил цифры за три месяца:

Месяц с 3 заказами:

• По расчетам себестоимость кухни: 170 000₽

• По факту в отчете: 170 000₽

• Работали спокойно, все успевали в срок

Месяц с 5 заказами:

• По расчетам себестоимость кухни: 170 000₽

• По факту в отчете: 190 000₽

• Начались авралы, делали сверхурочно

• Минус 20 000₽ на каждой кухне

Месяц с 7 заказами:

• По расчетам себестоимость кухни: 170 000₽

• По факту в отчете: 210 000₽

• Постоянные авралы, много брака, срывали сроки

• Теряем уже 40 000₽ на каждой кухне

В поисках ответа наткнулся на книги Голдратта про теорию ограничений или ТОС. По ТОС: в любой системе есть ограничение, которое определяет ее максимальную производительность. Это как бутылочное горлышко — сколько бы воды ни лили сверху, больше чем позволяет узкое место не прольется.

ABC-анализ показал распределение всех ресурсов цеха — времени, площади, работы оборудования. А Direct costing четко выявил, что кухни в разы выгоднее полок.

Я понял: хочу делать больше кухонь, но почему-то не могу. Стал смотреть на цифры внимательнее и увидел: все операции укладываются в график, кроме распилов. Станок просто не успевает обработать больше заказов — вот оно, главное ограничение.

Но найти "бутылочное горлышко" — только первый шаг. По ТОС нужно выжать максимум из того, что есть.

Посчитал текущую загрузку станка — 80 распилов в день:

• 6 полок (30 распилов) и 1 кухня (50 распилов)

• От полок получаю: 6 × 15 000₽ = 90 000₽

• От кухни получаю: 1 × 150 000₽ = 150 000₽

• Общая выручка: 240 000₽ в день

А что если те же 80 распилов пустить только на кухни? На одну кухню нужно 50 распилов, значит сделаем 1.6 кухни: 1.6 кухни × 150 000₽ = 240 000₽ выручки.

Выручка одинаковая, но маржа разная:

• С полок получаю 20% = 18 000₽ с шести штук

• С кухонь получаю 40% = 96 000₽ с полутора штук

Получается, используя станок только для кухонь, можно заработать на 18 000₽ в день больше. И это без дополнительных вложений — просто по-другому используя то же самое "бутылочное горлышко".

Теперь я понял: правильный расчет себестоимости помог найти настоящую проблему, а теория ограничений подсказала, как её решать системно. Начал с того, что сфокусировался на производстве кухонь. Следующий шаг — оптимизация работы станка или покупка нового оборудования. Но это уже другая история.

Как начать считать себестоимость правильно: пошаговая инструкция

Правильный расчет себестоимости помогает увидеть реальные проблемы в бизнесе. В моем случае это показало, что дело не в ценах или конкуренции, а в неэффективном использовании оборудования.

Выберите подходящий метод расчета

• ABC-метод: когда производите разные товары с разным временем изготовления. Например, и кухни, и полки.

• ФИФО: при частом изменении цен на материалы и большом складе.

• Direct costing: для быстрой оценки выгодности нового заказа.

• Теория ограничений: когда оборудование или другие ресурсы не справляются с объемом заказов.

Начните с базового учета

• Запишите все расходы за последние 3 месяца

• Разделите их на постоянные (аренда, зарплаты) и переменные (материалы)

• Посчитайте время изготовления каждого изделия

• Измерьте производительность ключевого оборудования

Внедряйте новые методы поэтапно

• Выберите один продукт и посчитайте его себестоимость новым методом

• Сравните результаты со старым способом расчета

• Если разница существенная – разберитесь в причинах

• Переходите к следующему продукту

Используйте программы для учета

• Установите складскую программу (например, МойСклад) для контроля материалов

• Ведите учет рабочего времени на каждое изделие

• Фиксируйте загрузку оборудования

• Сравнивайте плановую и фактическую себестоимость

После всех подсчетов себестоимости хотя бы понятно, почему деньги не сходились. Конечно, точный учет каждой минуты и квадратного метра - это морока, но зато я теперь вижу реальную картину своего производства.

Ладно, с этой головной болью разобрался. Теперь хоть знаю, за что брать деньги с клиентов. Пойду дальше свои производственные грабли собирать - их там еще много осталось.

ДИСКЛЕЙМЕР: Все действующие лица и события вымышлены. Любые совпадения с реальными людьми — случайность.

Титры

Мы ведем блог для малого бизнеса. Рассказываем новости для предпринимателей, ошибки и лайфхаки в учете, инструменты продвижения, обновления сервиса МойСклад.