tannafiore

я вернулась из Рима и открыла рабочий телеграм…

за неделю пока меня не было накопилось примерно ВСЕ! срочные задачи которые оказались не такими срочными пока я была недоступна и вопросы которые люди могли бы решить сами, но почему-то не решили и оставили на меня. мне вот кажется, что когда ты уходишь в отпуск, не подразумевается, что все копится и ты приходишь в какой-то бедлам и ненавидишь то, что неделю отдыхала

меня просто сразу жестко начали триггерить эти сообщения по типу: таня ты вернулась??? с задачами которые появились ровно в момент моего возвращения как будто кто-то следил что я сейчас буду онлайн и вот все специально надо собрать именно к сегодняшнему дню

я сидела с кофе утром и смотрела в экран с каким то мандражом и думала что мне надоел этот формат. я конечно же не могу все бросить и уехать, чтобы выкладывать рилсы формата твой безработный друг в рандомный четверг, но я не хочу так работать. хочу приходить на работу и не нервничать, хочу делать что-то полезное хорошо, но при этом знать, что все НЕ ГОРИТ каждую секунду. от слова АСАП после недели спокойствия просто элементарно физически плохо

я неделю не была привязана ни к одному рабочему месту, расписанию клиентов и набору задач которые повторяются и не заканчиваются каждую неделю. и день был мой в рамках того что мы запланировали с молодым человеком

и вот это ощущение, что ты сама выбираешь на что тратишь время, оказалось очень приятным. я первые два дня после возвращения ходила немного злая просто потому что этого чувства элементарно не было

я начала думать: а можно ли сделать так чтобы это ощущение было не только в отпуске?

я работаю бизнес-ассистентом уже несколько лет. за это время я поняла, что большая часть хаоса в малом бизнесе и у фрилансеров это не проблема людей, это проблема отсутствия системы или того, что люди не хотят внедрять эти системы, так как считают, что они им не подходят

я вижу это каждый день. например, клиент не может найти договор потому что он лежит в трех разных местах одновременно, но при этом упрямится, когда я предлагаю наладить операционку. другой клиент не понимает почему у него постоянно горят дедлайны, а я отвечу: потому что задачи живут в голове и нигде больше!!!

и вот я прихожу после отпуска, там опять беспорядок, и за неделю все это выстраивается в норму. одно место для всех документов, нормальная структура папок на диске, календарь где видно всю неделю целиком, почта с шаблонами на нецелевые запросы и апдейт информации без пропусков!

для меня это очевидно. я делаю это автоматически, не задумываясь, как что-то само собой разумеющееся

но я начала замечать что для многих людей это совсем не очевидно. и реально вопрос "а где у вас хранятся рабочие документы" вызывает молчание (как это вообще возможно?). люди реально не знают что можно настроить совместный доступ к папке и не пересылать файлы друг другу в личку. это для меня вообще открытие

и вот я думаю, а может быть это и есть то чем я могу быть полезна не как постоянный ассистент, а как консультант. прийти, посмотреть как устроен процесс, выстроить систему и уйти попроектно, а не на постоянке

но в этом плане у меня реально какой-то экзистенциальный кризис. одно дело, когда тебя приняли на работу, где ты работаешь как ассистент, и совсем другое прийти и говорить людям как бы сверху вниз что и как надо делать

то есть я по сути приду и скажу, что я консультант, я знаю больше вас, платите мне деньги и я вам расскажу, как все устроить. и тут появляются какие-то большие ожидания и страх их не оправдать

у меня сразу несколько вопросов к самой себе которые я не могу заглушить

первый - мне 25. кто я такая чтобы консультировать людей которые работают дольше чем я вообще знаю что такое работа? у меня нет MBA, огромного корпоративного бэкграунда, нет кейса с названием ууууультра крутой компании в резюме. и вот будто бы опыта во фрилансе недостаточно.. или я не знаю как его правильно упаковать?

еще часто думаю, что вдруг то что я считаю системой это просто мои личные тараканы которые работают у меня но не факт что сработают у другого человека. я знаю что у меня работает яндекс 360 как единое рабочее пространство - почта, календарь, диск, документы в одном месте, все синхронизировано, ничего не теряется. но это я так устроена - мне важно чтобы все было в одном контуре. а другой человек может быть устроен иначе и моя система ему не подойдет

я точно знаю что умею выстраивать системы. практически, в реальных проектах с реальными людьми у которых разные характеры (я работала с совершенно разными клиентами разных возрастов и из разных сфер, это факт)

я знаю что это приносит результат - агентство которое я упоминала в одном из постов до сих пор работает без сбоев в том числе потому что там есть нормальная структура файлов и понятный процесс

я знаю что работа бизнес-ассистента на постоянке это нервно потому что ты всегда доступна, всегда должна быть в чужом ритме, всегда должна асап реагировать, и я знаю что хочу попробовать что-то другое. просто пока не знаю как именно это должно выглядеть и есть ли на это спрос

поэтому я спрошу у вас: вы когда-нибудь нанимали кого-то чтобы выстроить процессы внутри своего проекта или бизнеса? или сами разбирались со своим хаосом - и как? и как вы вообще понимаете что пора что-то менять в том как вы работаете?

кстати, если вдруг у вас малый бизнес, и вам нужна система, пишите в комментариях, я с радостью подскажу как наладить операционку. возможно, смогу быть вам полезна абсолютно бесплатно!

вы так тепло отреагировали на мой пост с готовкой (спасибо, правда приятно) что я решила кое-что сделать

я вообще-то давно готовлю по наитию - смотрю рецепт, что-то меняю под себя, получается хорошо, а потом через месяц пытаюсь вспомнить что именно я делала и не могу

и вот я завела кулинарный дневник. просто документ в яндексе куда я теперь записываю все рецепты которые получились - с моими правками и заметками. там уже есть эклеры, морковный торт, голубцы и несколько вещей которые я делаю часто но никогда не записывала

удобно то что это всегда под рукой - открываю с телефона прямо на кухне, не надо ничего искать по закладкам и скринам в галерее (у меня их там было штук сорок, это был ужас)

и вот вопрос к вам - вы хотели бы чтобы я иногда делилась рецептами здесь? не превращать блог в кулинарный, но иногда - почему нет

пишите в комментариях: да или нет?

я человек у которого все под контролем. у меня расписание на две недели вперед, календарь с кодированием по цветам (да!!!) и папка на диске где лежат документы рассортированные по папкам внутри папок внутри еще одной папки

но у меня есть документ которым я не управляю совсем. я не знаю чем он закончится и не могу его полностью проконтролить. я не могу его исправить до того как его кто-то увидит, потому что его буквально читают в процессе пока я еще пишу

это наша книга. мы пишем ее уже несколько лет - я и две мои подруги. мы знакомы с детства, но живем в разных городах и совсем не видимся. и уже несколько лет у нас есть этот документ - исторический роман с новеллой внутри, живыми персонажами и сюжетом который никто из нас не знает целиком (потому что каждая пишет свою главу)

в Риме в отпуске я ходила между колоннами и думала про историю. что у каждого места есть своя, и кто-то ее когда-то записал, и именно поэтому мы сейчас знаем как оно было. и в какой-то момент я поняла что думаю про нашу книгу, которую мы не писали уже несколько месяцев, потому что у всех жизнь и работа и вообще

я написала "возобновляем?" - они ответили через двадцать минут обе. в духе наконец-то, я уже думала ты забыла. не забыла!!!

началось это несколько лет назад. мы сидели на видеозвонке втроем и жаловались на жизнь (это было время ковида когда все сидели дома и жаловались на жизнь по интернету). в какой-то момент кто-то сказал что-то в духе а давайте напишем книгу и мы все засмеялись, потому что это звучало как то что люди говорят и никогда не делают. но потом мы правда начали!

я тогда не думала что это продлится дольше недели. люди часто начинают совместные проекты с энтузиазмом и бросают через месяц когда энтузиазм заканчивается. но у нас получилось по-другому и я думаю я понимаю почему

мы придумали правила. мы не начинаем писать пока не знаем кто наши персонажи. у нас есть отдельный документ - карточка на каждого героя. имя, возраст, предыстория, характер, одна деталь которая его выдает (у нашей главной героини это привычка переспрашивать дважды когда она врет - мы придумали это в три часа ночи во время одного из наших звонков и я до сих пор считаю это лучшим что мы сделали вместе)

например, Агата - компаньонка Елизаветы:

возраст: 19 лет
характер: наблюдает за всем, говорит мало, помнит все
деталь: единственная кто знает правду и молчит
отношения: предана Елизавете но у нее есть своя история которую мы еще не написали

пришла в дом Вороновых в 15 лет, никто особо не спрашивал откуда. исполнительная, незаметная, умеет растворяться в комнате так что о ней забывают. именно поэтому знает все. что будет делать с этим знанием пока неизвестно даже нам

никто не знает что напишет следующая. это принципиально. ты пишешь главу, оставляешь героев в какой-то точке и отдаешь эстафету. следующая прочитает, подумает, и поведет историю туда куда сама захочет

это немного похоже на ролевые игры, когда у каждого есть свой персонаж и общая история складывается из того как эти роли сталкиваются (иногда неожиданно даже для самих участников)

а еще у нас плохие главы разрешены! это самое важное правило и самое сложное для выполнения (особенно для меня). но в книге нет черновика который можно бесконечно улучшать прежде чем кто-то увидит - подруги читают и комментируют в процессе. и знаете что? это освобождает

когда ты пишешь для аудитории - ты пишешь с оглядкой. думаешь понравится ли это, правильно ли звучит, достаточно ли умно, не слишком ли банально. это отдельная работа, и хорошая работа, но она мешает просто писать

стыд который ты чувствуешь когда пишешь плохо - это не сигнал что нужно остановиться. а знак что ты понимаешь разницу между хорошим и плохим, что уже хорошо

мы ведем работу в яндекс документах. на самом деле выбрали их потому что у нас девочка в компании жестко печется что этот док в итоге может кому-то улететь другому на гугл драйв условный. решили делать там тк там можно было поставить пароль и устанавливать срок действия ссылки на наш док. но, честно говоря, для меня важнее всего не это, а комменты. пофиг где пишем, но когда читаешь главу подруги и хочешь что-то сказать всегда бежишь оставить коммент по ходу

каждая глава начинается с заголовка - номер главы, автор, место действия, дата внутри истории (у нас исторический сеттинг, даты важны, у нас даже есть отдельный таймлайн потому что однажды мы запутались и героиня оказалась в двух местах одновременно). заголовки это навигация - когда документ уже длинный, листать неудобно, а кликнуть на нужную главу в оглавлении это секунда

кстати когда пишешь с кем-то - есть обязательство. подруги ждут твою главу. история остановилась на том месте где ты ее оставила и дальше без тебя не двинется. это заставляет не забивать а продолжать и продолжать и продолжать

и еще одна крутая вещь которую я не ожидала: читать чужую главу про персонажей которых ты придумывала вместе - это ВАУ! ты видишь как другой человек понимает того же героя, замечает что-то что ты не замечала. начинаешь думать шире

мы возобновили книгу на прошлой неделе. я написала первую главу нового блока - она про то как главная героиня получает письмо которое меняет все (да, банально, но мне нравится как это вышло). Лена уже написала ответную главу и я еще не читала - специально откладываю на вечер когда буду одна. Даша говорит что придумала поворот который мы не ожидаем

а вы когда-нибудь пробовали что-то писать - книгу, рассказ, хотя бы начало чего-то? мне правда интересно, кажется у большинства людей есть какая-то история которую они хотели бы написать но так и не написали

я взяла настоящий полноценный отпуск. прикиньте впервые за год удалось совместить отпуск на всех проектах и я честно предупредила всех пятерых что меня нет и пообещала себе не открывать рабочие чаты. у меня реально было тревожное ощущение первые два дня, как будто я что-то забыла или что-то вот-вот случится и без меня все рухнет (но мир конечно же не рухнул)

а мы поехали в Рим!!! я и мой парень получили визу!!! не верили до последнего, но все вышло удачно. и я провела семь дней в городе который хотела увидеть очень очень давно

но вот в чем проблема с отпуском когда ты контрол-фрик: ты не умеешь просто существовать без плана. я могу не работать, но просыпаться утром без понимания что сегодня будет происходить - это выше моих сил(я приняла этот факт как данность и не пытаюсь бороться со своим контрол фриком). поэтому за неделю до отпуска я все спланировала

первым делом я создала папку на яндекс диске. назвала ее рим июнь и положила туда все: билеты, бронь отеля, страховки. просто чтобы все было в одном месте и я могла открыть это с телефона в любой момент не листая почту в поисках нужного письма (у кого было - тот знает как приятно стоять на ресепшне отеля и искать подтверждение брони или в аэропорту искать билет который где то далеко в почтовом ящике)

потом я сделала доп таблицу. бюджет на неделю, разбитый по категориям - жилье, еда, музеи и достопримечательности, транспорт, сувениры, форс-мажор (эту строчку я всегда добавляю, и она всегда пригождается). записала сколько планируем потратить на каждую категорию, и рядом - столбик для фактических трат, который я заполняла каждый вечер

это звучит как что-то скучное и занудное (мой парень именно так и сказал, когда я ему это показала). но для меня это наоборот освобождает когда бюджет зафиксирован, не нужно каждый раз в ресторане думать "а можем ли мы себе это позволить". просто знаешь либо да, либо нет. никакой тревоги или споров. внимание как это выглядит:

потом я занялась программой. я не люблю когда отпуск превращается в бесконечное вот это "ну и чем займемся сегодня" с ответом "ну не знаю, ты что хочешь" и часом в телефоне в поисках мест. поэтому я заранее собрала список всего что хотим посетить (музеи, районы, конкретные рестораны, рынки, один джазовый концерт который нашла через местный сайт мероприятий). разложила это по дням в календаре, с примерным временем и адресами

в итоге у нас получилась папка на диске с документами, таблица с бюджетом и расписание на неделю. мой парень посмотрел на это и сказал ты в отпуске или на работе, но потом именно благодаря этому расписанию мы успели все что хотели и ни разу не потеряли время

рим это отдельное переживание, которое сложно описать коротко. это город который одновременно очень красивый и очень хаотичный - узкие улицы, запах кофе, мотороллеры которые едут откуда угодно и куда угодно, туристы везде, и при этом за каждым углом что-то что существует уже две тысячи лет

я ходила и думала что это первый раз за долгое время когда я просто смотрю на что-то красивое не думая ни о каких задачах. это было непривычно но хорошо

мы ходили в галерею боргезе (нужно бронировать заранее, пускают по времени, без брони не войти - это важная информация которую я узнала вовремя и занесла в таблицу как отдельную строчку расходов). были в ватикане. гуляли по трастевере вечером когда туристов становится немного меньше и можно почувствовать что это реально живой район, а не декорация

и вот в один из дней мы пошли в один небольшой музей современного искусства. в этом музее был мужчина. иностранец, не итальянец судя по акценту когда он что-то говорил смотрителю, лет тридцать. он стоял перед одной большой работой и смотрел на нее очень долго как человек которому реально есть что-то сказать про то что он видит

я не знаю почему я это заметила. мы не разговаривали. он ушел раньше. я даже не видела его лица толком, только в профиль. но я поймала себя на том что думаю об этом потом - вечером, когда мы с парнем ужинали, и на следующий день когда мы шли куда-то по набережной. не о нем конкретно (я ничего о нем не знаю), а о каком-то ощущении. о том что бывает когда видишь незнакомого человека и за секунду придумываешь себе целую историю про него

и вот тут начался настоящий отпуск не по плану. я планировала бюджет и маршруты. я не планировала думать о своих отношениях!!! хахах. но иногда когда ты выключаешь рабочий режим и у тебя появляется тишина в голове - в эту тишину начинает лезть то, что ты обычно заглушаешь задачами, жизненно?

мы с парнем живем вместе уже какое-то время. в целом все хорошо. он нормальный, добрый, и мы хорошо друг друга понимаем большую часть времени. но в этом отпуске я начала замечать кое-что, на что раньше не обращала внимания или обращала, но быстро придумывала объяснение и шла дальше

первое - деньги. у нас был согласованный бюджет на поездку, я его составила заранее и мы оба его видели. но что-то шло не так. он торговался из-за каждого ресторана, отказывался от музея который я хотела посетить из-за цены билета (билет стоил двенадцать евро), говорил что "дорого" когда я предлагала поехать на такси вместо автобуса с тремя пересадками

это само по себе не странно, люди по-разному относятся к тратам в путешествии. но параллельно с этим у меня не сходилась математика. вечерами, когда я заполняла свою таблицу, я видела что общие траты на еду и транспорт вписываются в бюджет нормально. но с его стороны деньги куда-то уходили - он пополнял карту дважды за неделю, хотя мы планировали что нам хватит того что было. я спросила - он сказал что просто потратил больше чем думал. окей, бывает. я закрыла таблицу и не стала продолжать

второе случилось случайно. мы были в отеле, он уснул, его телефон лежал рядом и пришло уведомление. я не читала специально - просто увидела краем глаза. там было название приложения которое я не сразу поняла, и сумма без контекста. я не стала спрашивать. не знаю почему, может потому что мы были в риме и было красиво и я не хотела разрушать это. но я думала об этом и продолжаю думать…

я контрол-фрик. я планирую все что поддается планированию - работу, маршруты, бюджеты, чужие дни рождения. и когда что-то не вписывается в план, я обычно либо быстро нахожу объяснение, либо просто иду дальше потому что некогда останавливаться

но в риме я остановилась. и оказалось что там, внутри тишины, есть несколько вопросов на которые у меня пока нет ответа. про незнакомца в музее - это несущественно, я понимаю. это просто момент, но этот момент почему-то открыл что-то другое - ощущение что я давно не задавала себе вопрос как мне вообще, что я чувствую, что хочу. не в работе, не в планах,  а просто в жизни

про парня - я пока не знаю. может я накрутила. может все окей и у меня просто слишком много времени на мысли когда нет рабочих задач. но что-то я видела, и это не исчезает просто потому что я делаю вид, что все ок

рим был красивым. отпуск был нужным. план сработал там где должен был сработать

просто не все вещи поддаются планированию. а вы давно брали настоящий отпуск - без работы, без телефона? и что из этого вышло?

просто хочу похвастаться! я люблю готовить. реально люблю (и не потому что так положено). мне нравится стоять у плиты, нравится придумывать меню на неделю, нравится смотреть как человек ест то что ты приготовила и видеть что ему нравится (это какое-то базовое удовольствие, которое почему-то сейчас не модно признавать вслух, но я признаю)

каждый вечер на этой неделе я готовила что-то новое. без особого повода, просто потому что хотела

это не традиционные ценности в смысле какого-то лозунга -  мне просто нравится заботиться о близком человеке не только словами. и да, мне нравится готовить именно для своего мужчины и видеть его довольное лицо за ужином! это маленькая, но настоящая радость

а вы готовите для своих вторых половин? или у вас наоборот  кто-то готовит для вас?

я работаю бизнес-ассистентом уже несколько лет и у меня для вас новости: созвон - это иногда отдельный эпизод реалити-шоу (и я себя тоже включаю в его участников). у меня накопилось достаточно историй чтобы написать методичку как не надо делать. поехали!!

1. пьяный звонок из америки в 3 часа ночи по питерскому времени

один из моих клиентов периодически ездит в командировки. это нормально, мы привыкли работать асинхронно, разница во времени нас не пугает. но один раз что-то пошло не так

у нас стоял созвон на среду в 9:00 по питерскому. клиент был в нью-йорке - я заранее написала ему что по его времени это будет 2 ночи, но он сказал, что это удобно, так как ложится поздно и все в порядке, не будем двигать

в 9:00 он зашел в звонок. проблема была в том, что к тому моменту он уже кучу часов не работал. он был на каком-то мероприятии, потом в баре, потом наверное в клубе (не будем уточнять детали, что происходит в клубах), а после видимо вспомнил о созвоне и решил что раз обещал, то надо прийти (ответственность, уважаю)

первые секунды я не понимала что происходит. фон был темный и шумный, клиент улыбался как человек которому сейчас очень хорошо, и начал разговор с фразы, что он тут немного того - чтобы вы понимали, он был явно немного того, потому что буквально не мог связать и двух слов. немного того - это мягко сказано

деликатно не стала уточнять помнит ли он вообще что мы созванивались, а в следующие разы мы делали вид, что этого звонка не было вовсе…

2. мама принесла еду

у меня есть клиент который работает из дома (большинство людей с которыми я работаю сидят удаленно). но у этого клиента дома живет его мама

и мама не в курсе (видимо) что такое рабочий созвон. мы проводили встречу втроем - клиент, я и еще один подрядчик. обсуждали что-то важное, все шло нормально. и вот в самый серьезный момент (когда подрядчик объяснял про бюджет и все молчали и смотрели в экран) в кадре появилась рука с тарелкой

потом в кадр вошла мама. поставила тарелку рядом с ноутбуком и начала подносить руку к голове (видимо, погладить, я не знаю хаха) - тогда камера резко выключилась. пауза была секунд десять

подрядчик сказал после:  "так вот, возвращаясь к бюджету" и… мы все сделали вид что ничего не было

3. уснул прямо на созвоне…. о как

эта история случилась на групповом созвоне. нас было человек шесть, обсуждали что-то долгое и не самое захватывающее. один из участников (назову его просто тем парнем с котом) включился в начале, сказал пару слов и потом замолчал

сначала мы думали что он просто слушает. но потом, задав пару вопросов и не получив ответа, решили, что он либо отошел, либо уснул (в итоге он спал)

камера была выключена, микрофон выключен. а потом по его клавиатуре, видимо, прошелся кот - и мы увидели спящего чувака и котика британца на переднем плане

простите, я просто глаза закрыл на секунду - что-то такое мы получили в общем чате, но благо созвон был командный, а не с клиентом (but still…)

4. тех факапы

я работаю давно и помню времена когда все созванивались в зуме и гугл мите. это было время великих испытаний - в какой-то момент они начали работать через раз, потом через впн, потом впн тоже начал лагать, и каждый созвон превращался в маленький квест, запустится ли сегодня колл

самый классическая ошибка - демонстрация не того экрана. ты готовишься, открываешь презентацию, начинаешь демонстрацию и в момент когда идет обсуждение, а ты уже чутка устал, забываешь и начинаешь скроллить другие экраны. я так однажды начала прямо на звонке проверять термины о которых говорили в моменте  (всегда их путаю)… сгорела от стыда

у одного из моих клиентов была история лучше. он готовился к важной презентации для инвесторов, открыл шэринг и показал браузер с открытыми вкладками. среди них была одна с заголовком который не предназначался для глаз инвесторов (подробности опущу, но было неловко всем)

в какой-то момент я поняла что зум и гугл мит это лотерея которая в российских реалиях все чаще выпадает не в мою пользу. то впн не работает, то сервис лагает, то клиент не может зайти потому что у него что-то заблокировано, то я не могу зайти по той же причине

и мы перешли на телемост, хотя я и долго сопротивлялась. плюс вайб? никогда не думала, что буду созваниваться в российских сервисах каких-то. но когда постоянно все лагает, ты уже сдаешься в какой-то момент, как мне кажется. после кучи зависаний и проблем со звуком я чувствовала себя как человек который впервые вышел из дома и удивляется всему (а так можно было?). гляньте на мою сгенерированную аву кстати!! с чего это и зачем неясно конечно:

5. мои факапы!!!

было бы нечестно рассказывать только про клиентов и делать вид что я всегда идеальный участник звонка (я не всегда идеальный участник звонка)

у меня пять клиентов. иногда их расписания пересекаются. однажды была ситуация, когда два клиента написали мне: "ты же помнишь про созвон через пять минут" (календарь, кстати, завела после этого)

я приняла оба (это была плохая идея, я понимала это уже в процессе). сидела с телефоном и ноутбуком, в наушниках один звонок, в колонке приглушенно второй, и пыталась отвечать по очереди делая вид что просто думаю секунду

это длилось минут пятнадцать. потом один из клиентов спросил слышу ли я его, а я ответила фразой которая предназначалась второму клиенту

ну и конечно истории с микрофонами!!! в середине одного созвона мне написала подруга что-то смешное - я читала с телефона и тихо хихикнула, думала что микрофон выключен, а микрофон не был выключен (конечно же…). теперь проверяю настройки три раза в минуту как контрол фрик

а у вас были факапы на созвонах? расскажите, как вы вообще относитесь к этому всему - когда созваниваетесь, переживаете ли?