tannafiore

сначала контекст!

одна из моих клиенток владела арт-консалтинговым агентством в питере. я уже писала про них (это те самые ребята на почту которых однажды написали про макулатуру и барбершоп в купчино). если не читали то очень советую узнать об этом важном культурном пласте моей жизни

на всякий, чуть повторюсь и введу в курс дела: я пришла к своей клиентке еще до того как агентство вообще появилось. она тогда работала одна, инстаграм был маленький, задач было немного (по меркам моего обычного графика это был санаторий с кучей спа активностей - мечта). я помогала с базовыми вещами: переписки, документы, координация

потом агентство начало расти. проектов больше, клиентов больше, художников с которыми работают стало достаточно много. и вот тут я начала думать об операционке. когда бизнес начинает приносить доход многие забывают о том что для начала надо наладить процессы

в агентстве все рабочие материалы хранились в переписках телеграма, часть - в гугл доках и на почте, а не такое важное - на телефоне у моей клиентки. и отдельная категория, моя любимая, - просто у нее в голове (мы слушаем но не осуждаем)

я не люблю когда важные вещи живут везде и нигде. это не перфекционизм, скорее, желание работать меньше. ведь когда тебе срочно нужен договор с художником, ты не хочешь в этот момент листать телеграм за март прошлого года в поисках того самого файла (а еще разбираться в голосовых, конечно же)????

я предложила перенести все на яндекс диск и сделать там нормальную структуру. моя клиентка сказала да, давай с интонацией человека у которого и без того есть чем заняться. я взяла это на себя

несколько дней я перебирала переписки, вытаскивала оттуда важные файлы и раскладывала их по папкам. папка на каждый проект (внутри всегда одно и то же - бриф, контакты, рабочие материалы, финальные файлы, закрывающие доки). папка на каждого художника (портфолио, история сотрудничества, договоры). папка с шаблонами (типовые договоры, письма, презентации, брифы). текущие проекты отдельно, архив отдельно

и отдельно контакты всех с кем агентство когда-либо работало. в таблице, с именами и актуальными данными. мой контрол фрик считает что контакты не должны жить только в одном месте (это было мое личное решение, просто на всякий случай) - всякое может случиться!!!

это была обычная операционная работа без предчувствия что это когда-нибудь понадобится. так прошло несколько месяцев. в один прекрасный (нет) день  моя клиентка написала мне около полудня "у нас проблема"

у агентства был тг-аккаунт. там был доступ к небольшому тг-каналу с анонсами проектов и курсов и там же в чатах и личках хранилась огромная часть рабочей коммуникации - переписки с художниками, обсуждения проектов, файлы которые скидывали прямо в чат (ну вы знаете как это бывает, что скинуть в телеграм быстрее чем куда-то загружать, а потом это там и остается навсегда)

доступ к аккаунту был потерян полностью. телефон на который был привязан номер сменился (ну а зачем нам менять на актуальный было ага)

моя клиентка объясняла что там были контакты художников с которыми агентство работало последний год, обсуждения нескольких текущих проектов и файлы которые нигде больше не сохранялись

мы открыли яндекс диск. контакты художников есть. я переносила их туда когда делала структуру, материалы по текущим проектам есть. каждый проект имел свою папку, и все что присылали в рабочих чатах я дублировала туда - это стало частью моей рутины, я делала это автоматически, не задумываясь. договоры с художниками есть, все, с самого начала. шаблоны, брифы, презентации агентства, история проектов

живую переписку восстановить было невозможно, это понятно. и часть файлов которые скидывали прямо в чат и которые я не успела продублировать - их тоже не было. но критичного чего-то без чего агентство не могло бы продолжать работу мы не потеряли. моя клиентка тогда буквально офигела, что все это оказалось спасено

я думала об этой ситуации потом довольно долго. и вот что поняла: про риск-менеджмент обычно говорят в контексте больших компаний, но на самом деле риск-менеджмент это просто привычка думать на шаг вперед. и выглядит это не как что-то сложное

если вы ведете свой проект или помогаете кому-то вести его, вот что реально работает (проверено на личном опыте):

одно место для всех рабочих материалов. не в телеге или на почте где уже все это лежит, а в одном месте куда все складывается. это должно быть что-то что имеет понятные функции восстановления доступа и где настроена двухфакторка

структура папок которая не меняется. один раз придумать логику и всегда ее придерживаться. тогда любой человек который зайдет поймет где что лежит

важный файл кладем сразу в нужное место. это привычка которая вырабатывается за пару недель и потом работает сама

контакты всегда в нескольких местах. в телефоне, в таблице на диске, в карточке проекта. контакты это самое критичное что можно потерять, потому что их сложнее всего восстановить

доступ к важным аккаунтам у нескольких людей. резервные коды, почты и номера скучно настраивать, но именно это спасает когда что то идет не по плану

с телеграмом в итоге было решено попрощаться и создать новый, но работа агентства не остановилась ни на один день (очень собой довольна если честно)

а у вас бывали ситуации когда вас спасала какая-то система? или наоборот ее отсутствие дало по шапке в самый неподходящий момент? расскажите, интересно узнать что у вас происходило и как вы из этого выбирались

сообщение было такое: "таня привет срочно нужно узнать можно ли подарить на др обезьяну и найти ее в питере или это странно"

я лежала и перечитывала это три раза - обезьяну в подарок срочно??

я не ответила сразу (это был мой маленький личный протест). ответила в 10:00, когда официально началось рабочее время. мы обсудили обезьяну - в итоге не подарили (я отговорила, потому что это живое существо, а не сувенир). остановились на spa-сертификате

и вот в этот момент я поняла кое-что важное про свою профессию. бизнес-ассистент - это не операционка. ну то есть операционка там тоже есть, но процентов сорок работы - это чистая психология. ты не просто выполняешь задачи, а иногда тихо останавливаешь человека от решений о которых он пожалеет и делаешь это так, чтобы он думал, что сам передумал

люди думают, что бизнес-ассистент - это человек, который печатает документы и напоминает про встречи. или сидит в офисе где-то в углу и раскладывает бумажки по папочкам (желательно с подписями и по алфавиту). такие задачи, конечно, тоже бывают (но у меня не так).

тем не менее, какими бы ни были эти ТЗ, клиентам это важно и важно сделать все в срок. именно поэтому важна система - иначе как запомнить все мелкие просьбы?

я большие задачи держу у себя в планнере пока (чаще всего у нас рабочий общий у каждого клиента), но микротаски и задачи более личные мы туда не заносим. поэтому записываю все в календаре, иначе просто запутаюсь и забуду, где кому какой подарок и какая доставка нужна. хочу вам его показать, потому что выглядит он на мой взгляд просто шедеврально. все что вы видите в этом календаре вносила я сама:

я уже как-то писала пост про самые странные задачи в своей жизни - там был торт в форме члена, белье для любовницы и анализы на ЗППП в фотошопе (если не читали, очень советую, это важный культурный пласт). вы можете сказать что-то в духе "ну это же редкость, обычно у вас там все стандартно". поэтому я и показываю этот скрин. это обычная неделя, никакого форс-мажора или экстрим ситуации - просто моя работа

понедельник 10:30 — найти подарок жене Михаила (др в среду). Михаил написал мне в воскресенье вечером (не в пятницу и не за неделю). потому что Михаил только вспомнил. моя задача: за два дня придумать, найти и организовать подарок для женщины которую я никогда в жизни не видела, опираясь на описание: ну что-нибудь приятное, она любит всякое такое, у меня совсем нет времени, просто забери эту задачу (спасибо за исчерпывающий бриф)

14:00 - СРОЧНО, сорт манго как в Дубае (я не шучу). клиент был в Дубае, ел манго, теперь он хочет такое же здесь. марку не знает (не смотрел), где покупал не помнит (не следил), фото нет - не догадался. я потратила на это исследование больше времени, чем потратила бы на написание дипломной работы, если бы я её писала (я не писала, я не пошла в универ, но суть вы поняли)

вторник. 11:15 — цветы (НЕ РОЗЫ)...

вот это многоточие меня преследует. там явно должно быть продолжение - какие цветы, для кого, в каком количестве, в каком бюджете. но я не переспросила в нужный момент (было еще четыре параллельных задачи), и теперь это многоточие пугает меня - а спросить уже неловко… не розы - и что? пионы? хризантемы? суккуленты?

14:00 - найти плед из сторис Ксюши. Ксюша (одна из моих клиенток, она занимается онлайн-магазином и параллельно хочет обустроить квартиру) увидела плед в чьих-то историях. плед ей понравился и теперь его нужно найти. исходные данные: он бежевый (кажется), и он был в сторис (у меня есть запись экрана). больше информации нет. я бесплатный детектив - ищу вещь, которой никогда не воспользуюсь и даже без артикула на вб

15:00 — прости меня от имени Инны...

я написала чужое извинение!!!!!! мужчине, с которым лично незнакома

13:00 — отправить подарок жене...

это уже другая жена - не жена Михаила. у меня несколько клиентов, у каждого есть жена (или девушка, или мама, или любовница - это отдельная история, я о ней тоже уже писала), и я слежу за подарками, праздниками и важными датами лучше, чем они сами. иногда я думаю, что если бы я вдруг исчезла, несколько семей просто перестали бы получать подарки

пятница - подарок маме до 30к СРОЧНО Влад (у Влада вообще насыщенная неделя в моем календаре). Влад шел на работу, вспомнил про маму, написал мне и теперь это моя пятница - я честно говоря считаю, что ну маме подарок точно можно найти самостоятельно. просить кого-то я бы сказала даже немного кощунство

люди правда считают, что моя работа - это бумажки? это параллельное существование внутри пяти чужих жизней одновременно: я знаю, когда у чьей-то жены день рождения (и помню это лучше, чем муж), что Ксюше нужен плед, испанский и бокс, что Влад забывает про все до последнего момента. я пишу чужие извинения, ищу чужие торты по размытым критериям, нахожу манго из Дубая (хотя мне кажется что подсунь ему обычный никто бы не отличил)

и все это я держу в одном сумасшедшем календаре, потому что если это расползется по заметкам и случайным войсам однажды жена Михаила останется без подарка… а у вас в расписании когда-нибудь было что-то, что вы потом перечитывали и не понимали, как вы вообще до этого дошли?

меня уже начинает тошнить от этих шуток про зумеров. типа что они ничего не умеют, работать не хотят, постоянно сидят в тиктоке или выгорели в 19… вы вообще в каком мире живете???

у меня был шеф уже довольно взрослый мужчина, который однажды совершенно серьезно попросил меня прислать ему словарь современных слов, чтобы цитирую быть на одной волне с ребенком

я тогда сидела и думала, что, наверное, в аду есть отдельный котел, где ты должна объяснять взрослому человеку, когда уместно говорить КРИНЖ, а когда нет

причем проблема ведь не в том, что он хотел лучше понимать своего ребенка (это как раз нормально). проблема в том, что все такие попытки обычно выглядят МАКСИМАЛЬНО неестественно, например как интервью Ксюши Собчак со Славой Мерлоу, где Ксюша как будто очень старается показать, что она в теме и от этого становится только более неловко (у меня так бабушка в моем детстсве делала со словом ржака, уж поверьте…)

в моем мире зумер - это человек, у которого в 21-25 уже несколько клиентов, собственная зарплата, налаженный ворк лайф бэлэнс (или хотя бы попытка его наладить), а еще отсутствие вредных привычек и здоровое отношение к отношениям (извините за тавтологию)

и я сейчас не из позиции смотрите, какие мы все идеальные (понятно что мы все разные). но просто если смотреть на мою жизнь и на жизни многих людей вокруг, то я вижу совсем не ту картинку, которую любят рисовать в мемах

я очень рано что нужно уметь зарабатывать деньги самой и пошла работать вообще в 15 лет. и я не скажу что мой рабочий путь был каким то ультра красивым, скорее где-то тупым, нервным, унизительным (например, когда я работала в 16 лет в кфс и до меня докапывались пьяные покупатели на кассе)

но именно поэтому к 25 у меня уже нет иллюзий про работу и мне удалось прийти к формату жизни, который меня в целом скорее устраивает, чем нет

я считаю, что это все – вопрос образа жизни и личного выбора, а не история про возраст. в современном мире ты можешь быть работоспособным и трудолюбивым, но одновременно можно жить без работы, лежа дома на кровати. на мой взгляд, это всегда только конкретный выбор конкретного человека – неужели миллениалы все хотят работать по вашему?

а теперь вспомните того самого дядю начальника, который пишет сообщения про РАНЬШЕ МЫ РАБОТАЛИ ПО 12 ЧАСОВ И НЕ НЫЛИ - как думаете, он ведет хотя бы (!) здоровый образ жизни и не изменяет своей жене? я вот лично очень сомневаюсь

я зумер. мне 25, но несмотря на это серьезным взрослым меня почему-то никто не считает. возможно это потому что многое изменилось: моему брату было уже 7 лет когда мама была в моем возрасте. но что это дало ей? хотя если честно это вообще отдельная история

тут скорее вопрос в отношении: что вообще нужно сделать чтобы тебя СЧИТАЛИ ВЗРОСЛЫМ? завести семью? выбрать взрослый лук (это на мой взгляд что то офисно отдаленное от трендов и показывающее тебя как человека который точно в системе) ?

в прошлом году я откликнулась на одну вакансию. норм работа норм задачи, я по опыту туда вообще идеально подходила. мы созвонились, все обсудили, я уже почти мысленно начала работать и в конце мне говорят: слушайте, вы классная, но нам кажется, что вы слишком молода (МНЕ БЫЛО 24!!!)

а какой тогда возраст считается НЕ СЛИШКОМ молодая? 35-40? (только надо учитывать что там по моему наоборот начинают делать выбор в пользу молодых на собеседовании)

при том, что я уже тогда вела несколько проектов, закрывала задачи, за которые некоторые НЕ СЛИШКОМ МОЛОДЫЕ люди даже наверное бы не взялись и в целом работала из позиции, что я не могу сказать, что я не знаю, как мне выполнить ту или иную просьбу

но выгляжу я, конечно, моложе. меня постоянно путают с кем-то помладше, иногда объясняют базовые вещи (обожаю мэнсплейнинг), которые я сама же потом и иду исправлять за ними…

я тот человек, который помнит, что встреча завтра, хотя никто не помнит, отвечает на письма, собирает документы, переписывает сообщения шефа, чтобы он не выглядел как хам, а еще делает так, чтобы все вообще не развалилось (да, я даже выработала свою стратегию и систему, чтобы не терять все все все задачи и храню их в одном месте и при этом я еще должна слушать, что мы ПОТЕРЯННОЕ ПОКОЛЕНИЕ!!!)

мой любимый тейк что зумеры не хотят работать. вы серьезно? мы не хотим работать в формате, где ты должен быть доступен 24/7, делать работу за троих и при этом слушать, что ты недостаточно стараешься и получать копейки. мы просто первые, кто вслух говорит: это странно, это не ок, и так быть не должно. но при этом мы все равно работаем!

и вот тут мне хочется отдельно сказать про ворк лайф бэланс. вообще-то это и есть нормальная работа когда у тебя есть рабочее время, когда не каждая задача помечена как срочная и когда ты не живешь в состоянии, что сейчас все рухнет, если ты на 40 минут уберешь телефон. у меня самой этот баланс просто убит, но не потому что это правильно, а потому что я сама соглашаюсь так жить

я помню, как однажды поехала в отпуск и все равно каждые полчаса проверяла телефон. мы вроде бы гуляем, вокруг красиво, можно выдохнуть, а я стою и обновляю телегу, потому что там что-то срочное и вдруг без меня не справятся, и в какой-то момент мой парень просто сказал перестать проверять телефон. и меня тогда это даже немного разозлило, потому что мне казалось, что он не понимает

а потом я реально убрала телефон и отпустила ситуацию. и знаете что? мир не рухнул. зато я впервые за долгое время действительно почувствовала, что отдыхаю, а не просто меняю одну локацию, чтобы тревожиться в ней с более красивым видом

то, что ты не отвечаешь ночью, не значит, что ты плохой сотрудник. то, что ты хочешь отдыхать в отпуске, а не продолжать мини-рабочую смену у моря, не значит, что ты не любишь свою работу. это значит только одно: ты не хочешь превращать свою жизнь в КРУГЛОСУТОЧНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ЧУЖОГО ХАОСА

и когда я в очередной раз вижу мем про то, что зумеры ничего не делают, мне хочется просто скинуть скрин своего календаря, где в одном дне: созвоны, правки, дедлайны, срочные задачи, еще срочные задачи и СРОЧНО СРОЧНО СРОЧНО

так что да. Я ЗУМЕР, и я ответственная и обязательная. а вам просто удобно думать,что мы ничего не делаем. потому что если признать обратное, придется согласиться, что система уже держится не на вас?

есть такие ужасные дни, когда ты просыпаешься и уже понимаешь, что лучше бы не брала телефон в руки первые полчаса. потому что как только ты открываешь телегу, видишь сообщения и хочешь просто провалиться

и ты еще даже не встала с кровати, не умылась, а у тебя уже ощущение что ты ВСЕМ ЧТО-ТО РЕЗКО ДОЛЖНА

в такие моменты у меня реально начинает дергаться глаз. как дальше пойдет день? ты не будешь нормально работать, ты будешь просто отстреливаться от этих СРОЧНЫХ просьб

и к обеду ты уже чувствуешь себя как эта ДЕВОЧКА ИЗ МЕМА. вокруг толпа запросов, всем от тебя что-то надо, а ты сидишь и пытаешься не разъебаться на части

самое бесячее, что со стороны это вообще не выглядит как перегруз. ну сидит человек в телефоне, ну переписывается, что такого? никто не видит, что у тебя в этом телефоне сразу пять клиентов, десять параллельных задач, дедлайны, напоминания, документы, созвоны и вот от этого я иногда в полном шоке, потому что это правда выглядит АБСУРДНО: ты просто лежала в кровати, а через двадцать минут уже как будто прожила сто тысяч афганских флешбеков 🙂