tannafiore

tannafiore

работаю бизнес-ассистентом на фрилансе, пишу о жизни и работе
Пикабушница
Дата рождения: 12 марта
220 рейтинг 8 подписчиков 8 подписок 13 постов 1 в горячем
1

Я НИКОГДА НЕ ПОКАЖУ ВАМ ЭТУ КНИГУ (и именно поэтому мы ее пишем)

я человек у которого все под контролем. у меня расписание на две недели вперед, календарь с кодированием по цветам (да!!!) и папка на диске где лежат документы рассортированные по папкам внутри папок внутри еще одной папки

но у меня есть документ которым я не управляю совсем. я не знаю чем он закончится и не могу его полностью проконтролить. я не могу его исправить до того как его кто-то увидит, потому что его буквально читают в процессе пока я еще пишу

это наша книга. мы пишем ее уже несколько лет - я и две мои подруги. мы знакомы с детства, но живем в разных городах и совсем не видимся. и уже несколько лет у нас есть этот документ - исторический роман с новеллой внутри, живыми персонажами и сюжетом который никто из нас не знает целиком (потому что каждая пишет свою главу)

в Риме в отпуске я ходила между колоннами и думала про историю. что у каждого места есть своя, и кто-то ее когда-то записал, и именно поэтому мы сейчас знаем как оно было. и в какой-то момент я поняла что думаю про нашу книгу, которую мы не писали уже несколько месяцев, потому что у всех жизнь и работа и вообще

я написала "возобновляем?" - они ответили через двадцать минут обе. в духе наконец-то, я уже думала ты забыла. не забыла!!!

началось это несколько лет назад. мы сидели на видеозвонке втроем и жаловались на жизнь (это было время ковида когда все сидели дома и жаловались на жизнь по интернету). в какой-то момент кто-то сказал что-то в духе а давайте напишем книгу и мы все засмеялись, потому что это звучало как то что люди говорят и никогда не делают. но потом мы правда начали!

я тогда не думала что это продлится дольше недели. люди часто начинают совместные проекты с энтузиазмом и бросают через месяц когда энтузиазм заканчивается. но у нас получилось по-другому и я думаю я понимаю почему

мы придумали правила. мы не начинаем писать пока не знаем кто наши персонажи. у нас есть отдельный документ - карточка на каждого героя. имя, возраст, предыстория, характер, одна деталь которая его выдает (у нашей главной героини это привычка переспрашивать дважды когда она врет - мы придумали это в три часа ночи во время одного из наших звонков и я до сих пор считаю это лучшим что мы сделали вместе)

например, Агата - компаньонка Елизаветы:

возраст: 19 лет
характер: наблюдает за всем, говорит мало, помнит все
деталь: единственная кто знает правду и молчит
отношения: предана Елизавете но у нее есть своя история которую мы еще не написали

пришла в дом Вороновых в 15 лет, никто особо не спрашивал откуда. исполнительная, незаметная, умеет растворяться в комнате так что о ней забывают. именно поэтому знает все. что будет делать с этим знанием пока неизвестно даже нам

никто не знает что напишет следующая. это принципиально. ты пишешь главу, оставляешь героев в какой-то точке и отдаешь эстафету. следующая прочитает, подумает, и поведет историю туда куда сама захочет

это немного похоже на ролевые игры, когда у каждого есть свой персонаж и общая история складывается из того как эти роли сталкиваются (иногда неожиданно даже для самих участников)

а еще у нас плохие главы разрешены! это самое важное правило и самое сложное для выполнения (особенно для меня). но в книге нет черновика который можно бесконечно улучшать прежде чем кто-то увидит - подруги читают и комментируют в процессе. и знаете что? это освобождает

когда ты пишешь для аудитории - ты пишешь с оглядкой. думаешь понравится ли это, правильно ли звучит, достаточно ли умно, не слишком ли банально. это отдельная работа, и хорошая работа, но она мешает просто писать

стыд который ты чувствуешь когда пишешь плохо - это не сигнал что нужно остановиться. а знак что ты понимаешь разницу между хорошим и плохим, что уже хорошо

мы ведем работу в яндекс документах. на самом деле выбрали их потому что у нас девочка в компании жестко печется что этот док в итоге может кому-то улететь другому на гугл драйв условный. решили делать там тк там можно было поставить пароль и устанавливать срок действия ссылки на наш док. но, честно говоря, для меня важнее всего не это, а комменты. пофиг где пишем, но когда читаешь главу подруги и хочешь что-то сказать всегда бежишь оставить коммент по ходу

каждая глава начинается с заголовка - номер главы, автор, место действия, дата внутри истории (у нас исторический сеттинг, даты важны, у нас даже есть отдельный таймлайн потому что однажды мы запутались и героиня оказалась в двух местах одновременно). заголовки это навигация - когда документ уже длинный, листать неудобно, а кликнуть на нужную главу в оглавлении это секунда

кстати когда пишешь с кем-то - есть обязательство. подруги ждут твою главу. история остановилась на том месте где ты ее оставила и дальше без тебя не двинется. это заставляет не забивать а продолжать и продолжать и продолжать

и еще одна крутая вещь которую я не ожидала: читать чужую главу про персонажей которых ты придумывала вместе - это ВАУ! ты видишь как другой человек понимает того же героя, замечает что-то что ты не замечала. начинаешь думать шире

мы возобновили книгу на прошлой неделе. я написала первую главу нового блока - она про то как главная героиня получает письмо которое меняет все (да, банально, но мне нравится как это вышло). Лена уже написала ответную главу и я еще не читала - специально откладываю на вечер когда буду одна. Даша говорит что придумала поворот который мы не ожидаем

а вы когда-нибудь пробовали что-то писать - книгу, рассказ, хотя бы начало чего-то? мне правда интересно, кажется у большинства людей есть какая-то история которую они хотели бы написать но так и не написали

Показать полностью 4
7

МОЙ ОТПУСК ПОШЕЛ НЕ ПО ПЛАНУ...

я взяла настоящий полноценный отпуск. прикиньте впервые за год удалось совместить отпуск на всех проектах и я честно предупредила всех пятерых что меня нет и пообещала себе не открывать рабочие чаты. у меня реально было тревожное ощущение первые два дня, как будто я что-то забыла или что-то вот-вот случится и без меня все рухнет (но мир конечно же не рухнул)

а мы поехали в Рим!!! я и мой парень получили визу!!! не верили до последнего, но все вышло удачно. и я провела семь дней в городе который хотела увидеть очень очень давно

но вот в чем проблема с отпуском когда ты контрол-фрик: ты не умеешь просто существовать без плана. я могу не работать, но просыпаться утром без понимания что сегодня будет происходить - это выше моих сил(я приняла этот факт как данность и не пытаюсь бороться со своим контрол фриком). поэтому за неделю до отпуска я все спланировала

первым делом я создала папку на яндекс диске. назвала ее рим июнь и положила туда все: билеты, бронь отеля, страховки. просто чтобы все было в одном месте и я могла открыть это с телефона в любой момент не листая почту в поисках нужного письма (у кого было - тот знает как приятно стоять на ресепшне отеля и искать подтверждение брони или в аэропорту искать билет который где то далеко в почтовом ящике)

потом я сделала доп таблицу. бюджет на неделю, разбитый по категориям - жилье, еда, музеи и достопримечательности, транспорт, сувениры, форс-мажор (эту строчку я всегда добавляю, и она всегда пригождается). записала сколько планируем потратить на каждую категорию, и рядом - столбик для фактических трат, который я заполняла каждый вечер

это звучит как что-то скучное и занудное (мой парень именно так и сказал, когда я ему это показала). но для меня это наоборот освобождает когда бюджет зафиксирован, не нужно каждый раз в ресторане думать "а можем ли мы себе это позволить". просто знаешь либо да, либо нет. никакой тревоги или споров. внимание как это выглядит:

потом я занялась программой. я не люблю когда отпуск превращается в бесконечное вот это "ну и чем займемся сегодня" с ответом "ну не знаю, ты что хочешь" и часом в телефоне в поисках мест. поэтому я заранее собрала список всего что хотим посетить (музеи, районы, конкретные рестораны, рынки, один джазовый концерт который нашла через местный сайт мероприятий). разложила это по дням в календаре, с примерным временем и адресами

в итоге у нас получилась папка на диске с документами, таблица с бюджетом и расписание на неделю. мой парень посмотрел на это и сказал ты в отпуске или на работе, но потом именно благодаря этому расписанию мы успели все что хотели и ни разу не потеряли время

рим это отдельное переживание, которое сложно описать коротко. это город который одновременно очень красивый и очень хаотичный - узкие улицы, запах кофе, мотороллеры которые едут откуда угодно и куда угодно, туристы везде, и при этом за каждым углом что-то что существует уже две тысячи лет

я ходила и думала что это первый раз за долгое время когда я просто смотрю на что-то красивое не думая ни о каких задачах. это было непривычно но хорошо

мы ходили в галерею боргезе (нужно бронировать заранее, пускают по времени, без брони не войти - это важная информация которую я узнала вовремя и занесла в таблицу как отдельную строчку расходов). были в ватикане. гуляли по трастевере вечером когда туристов становится немного меньше и можно почувствовать что это реально живой район, а не декорация

и вот в один из дней мы пошли в один небольшой музей современного искусства. в этом музее был мужчина. иностранец, не итальянец судя по акценту когда он что-то говорил смотрителю, лет тридцать. он стоял перед одной большой работой и смотрел на нее очень долго как человек которому реально есть что-то сказать про то что он видит

я не знаю почему я это заметила. мы не разговаривали. он ушел раньше. я даже не видела его лица толком, только в профиль. но я поймала себя на том что думаю об этом потом - вечером, когда мы с парнем ужинали, и на следующий день когда мы шли куда-то по набережной. не о нем конкретно (я ничего о нем не знаю), а о каком-то ощущении. о том что бывает когда видишь незнакомого человека и за секунду придумываешь себе целую историю про него

и вот тут начался настоящий отпуск не по плану. я планировала бюджет и маршруты. я не планировала думать о своих отношениях!!! хахах. но иногда когда ты выключаешь рабочий режим и у тебя появляется тишина в голове - в эту тишину начинает лезть то, что ты обычно заглушаешь задачами, жизненно?

мы с парнем живем вместе уже какое-то время. в целом все хорошо. он нормальный, добрый, и мы хорошо друг друга понимаем большую часть времени. но в этом отпуске я начала замечать кое-что, на что раньше не обращала внимания или обращала, но быстро придумывала объяснение и шла дальше

первое - деньги. у нас был согласованный бюджет на поездку, я его составила заранее и мы оба его видели. но что-то шло не так. он торговался из-за каждого ресторана, отказывался от музея который я хотела посетить из-за цены билета (билет стоил двенадцать евро), говорил что "дорого" когда я предлагала поехать на такси вместо автобуса с тремя пересадками

это само по себе не странно, люди по-разному относятся к тратам в путешествии. но параллельно с этим у меня не сходилась математика. вечерами, когда я заполняла свою таблицу, я видела что общие траты на еду и транспорт вписываются в бюджет нормально. но с его стороны деньги куда-то уходили - он пополнял карту дважды за неделю, хотя мы планировали что нам хватит того что было. я спросила - он сказал что просто потратил больше чем думал. окей, бывает. я закрыла таблицу и не стала продолжать

второе случилось случайно. мы были в отеле, он уснул, его телефон лежал рядом и пришло уведомление. я не читала специально - просто увидела краем глаза. там было название приложения которое я не сразу поняла, и сумма без контекста. я не стала спрашивать. не знаю почему, может потому что мы были в риме и было красиво и я не хотела разрушать это. но я думала об этом и продолжаю думать…

я контрол-фрик. я планирую все что поддается планированию - работу, маршруты, бюджеты, чужие дни рождения. и когда что-то не вписывается в план, я обычно либо быстро нахожу объяснение, либо просто иду дальше потому что некогда останавливаться

но в риме я остановилась. и оказалось что там, внутри тишины, есть несколько вопросов на которые у меня пока нет ответа. про незнакомца в музее - это несущественно, я понимаю. это просто момент, но этот момент почему-то открыл что-то другое - ощущение что я давно не задавала себе вопрос как мне вообще, что я чувствую, что хочу. не в работе, не в планах,  а просто в жизни

про парня - я пока не знаю. может я накрутила. может все окей и у меня просто слишком много времени на мысли когда нет рабочих задач. но что-то я видела, и это не исчезает просто потому что я делаю вид, что все ок

рим был красивым. отпуск был нужным. план сработал там где должен был сработать

просто не все вещи поддаются планированию. а вы давно брали настоящий отпуск - без работы, без телефона? и что из этого вышло?

Показать полностью 11
4

Я ПРИГОТОВИЛА ЭТИ БЛЮДА ПАРНЮ НА НЕДЕЛЕ И Я В ВОСТОРГЕ!

Серия ГОТОВКА

просто хочу похвастаться! я люблю готовить. реально люблю (и не потому что так положено). мне нравится стоять у плиты, нравится придумывать меню на неделю, нравится смотреть как человек ест то что ты приготовила и видеть что ему нравится (это какое-то базовое удовольствие, которое почему-то сейчас не модно признавать вслух, но я признаю)

каждый вечер на этой неделе я готовила что-то новое. без особого повода, просто потому что хотела

это не традиционные ценности в смысле какого-то лозунга -  мне просто нравится заботиться о близком человеке не только словами. и да, мне нравится готовить именно для своего мужчины и видеть его довольное лицо за ужином! это маленькая, но настоящая радость

а вы готовите для своих вторых половин? или у вас наоборот  кто-то готовит для вас?

Показать полностью 6
1

КАК ДЕЛАТЬ ВИД ЧТО НИЧЕГО НЕ БЫЛО ИЛИ ТИПИЧНЫЕ РАБОЧИЕ СОЗВОНЫ

я работаю бизнес-ассистентом уже несколько лет и у меня для вас новости: созвон - это иногда отдельный эпизод реалити-шоу (и я себя тоже включаю в его участников). у меня накопилось достаточно историй чтобы написать методичку как не надо делать. поехали!!

  1. пьяный звонок из америки в 3 часа ночи по питерскому времени

один из моих клиентов периодически ездит в командировки. это нормально, мы привыкли работать асинхронно, разница во времени нас не пугает. но один раз что-то пошло не так

у нас стоял созвон на среду в 9:00 по питерскому. клиент был в нью-йорке - я заранее написала ему что по его времени это будет 2 ночи, но он сказал, что это удобно, так как ложится поздно и все в порядке, не будем двигать

в 9:00 он зашел в звонок. проблема была в том, что к тому моменту он уже кучу часов не работал. он был на каком-то мероприятии, потом в баре, потом наверное в клубе (не будем уточнять детали, что происходит в клубах), а после видимо вспомнил о созвоне и решил что раз обещал, то надо прийти (ответственность, уважаю)

первые секунды я не понимала что происходит. фон был темный и шумный, клиент улыбался как человек которому сейчас очень хорошо, и начал разговор с фразы, что он тут немного того - чтобы вы понимали, он был явно немного того, потому что буквально не мог связать и двух слов. немного того - это мягко сказано

деликатно не стала уточнять помнит ли он вообще что мы созванивались, а в следующие разы мы делали вид, что этого звонка не было вовсе…

2. мама принесла еду

у меня есть клиент который работает из дома (большинство людей с которыми я работаю сидят удаленно). но у этого клиента дома живет его мама

и мама не в курсе (видимо) что такое рабочий созвон. мы проводили встречу втроем - клиент, я и еще один подрядчик. обсуждали что-то важное, все шло нормально. и вот в самый серьезный момент (когда подрядчик объяснял про бюджет и все молчали и смотрели в экран) в кадре появилась рука с тарелкой

потом в кадр вошла мама. поставила тарелку рядом с ноутбуком и начала подносить руку к голове (видимо, погладить, я не знаю хаха) - тогда камера резко выключилась. пауза была секунд десять

подрядчик сказал после:  "так вот, возвращаясь к бюджету" и… мы все сделали вид что ничего не было

3. уснул прямо на созвоне…. о как

эта история случилась на групповом созвоне. нас было человек шесть, обсуждали что-то долгое и не самое захватывающее. один из участников (назову его просто тем парнем с котом) включился в начале, сказал пару слов и потом замолчал

сначала мы думали что он просто слушает. но потом, задав пару вопросов и не получив ответа, решили, что он либо отошел, либо уснул (в итоге он спал)

камера была выключена, микрофон выключен. а потом по его клавиатуре, видимо, прошелся кот - и мы увидели спящего чувака и котика британца на переднем плане

простите, я просто глаза закрыл на секунду - что-то такое мы получили в общем чате, но благо созвон был командный, а не с клиентом (but still…)

4. тех факапы

я работаю давно и помню времена когда все созванивались в зуме и гугл мите. это было время великих испытаний - в какой-то момент они начали работать через раз, потом через впн, потом впн тоже начал лагать, и каждый созвон превращался в маленький квест, запустится ли сегодня колл

самый классическая ошибка - демонстрация не того экрана. ты готовишься, открываешь презентацию, начинаешь демонстрацию и в момент когда идет обсуждение, а ты уже чутка устал, забываешь и начинаешь скроллить другие экраны. я так однажды начала прямо на звонке проверять термины о которых говорили в моменте  (всегда их путаю)… сгорела от стыда

у одного из моих клиентов была история лучше. он готовился к важной презентации для инвесторов, открыл шэринг и показал браузер с открытыми вкладками. среди них была одна с заголовком который не предназначался для глаз инвесторов (подробности опущу, но было неловко всем)

в какой-то момент я поняла что зум и гугл мит это лотерея которая в российских реалиях все чаще выпадает не в мою пользу. то впн не работает, то сервис лагает, то клиент не может зайти потому что у него что-то заблокировано, то я не могу зайти по той же причине

и мы перешли на телемост, хотя я и долго сопротивлялась. плюс вайб? никогда не думала, что буду созваниваться в российских сервисах каких-то. но когда постоянно все лагает, ты уже сдаешься в какой-то момент, как мне кажется. после кучи зависаний и проблем со звуком я чувствовала себя как человек который впервые вышел из дома и удивляется всему (а так можно было?). гляньте на мою сгенерированную аву кстати!! с чего это и зачем неясно конечно:

5. мои факапы!!!

было бы нечестно рассказывать только про клиентов и делать вид что я всегда идеальный участник звонка (я не всегда идеальный участник звонка)

у меня пять клиентов. иногда их расписания пересекаются. однажды была ситуация, когда два клиента написали мне: "ты же помнишь про созвон через пять минут" (календарь, кстати, завела после этого)

я приняла оба (это была плохая идея, я понимала это уже в процессе). сидела с телефоном и ноутбуком, в наушниках один звонок, в колонке приглушенно второй, и пыталась отвечать по очереди делая вид что просто думаю секунду

это длилось минут пятнадцать. потом один из клиентов спросил слышу ли я его, а я ответила фразой которая предназначалась второму клиенту

ну и конечно истории с микрофонами!!! в середине одного созвона мне написала подруга что-то смешное - я читала с телефона и тихо хихикнула, думала что микрофон выключен, а микрофон не был выключен (конечно же…). теперь проверяю настройки три раза в минуту как контрол фрик

а у вас были факапы на созвонах? расскажите, как вы вообще относитесь к этому всему - когда созваниваетесь, переживаете ли?

Показать полностью 5
78

ГОТОВКА ЕДЫ - это единственное время когда я не смотрю в телефон или что спасает лучше некоторых психологов

Серия ГОТОВКА

готовка это такой способ легально исчезнуть на пару часов. я фанатка кулинарии!!! для меня это лучшее занятие - руки заняты, голова постепенно выключается, и никто не может написать таня срочно (а если напишет то я не отвечу хаха). это реально моя терапия - дешевле психолога!

а у вас есть что-то что помогает выключить голову после работы?

Показать полностью 5
3

КАК Я СПАСЛА ЦЕЛОЕ АГЕНТСТВО или почему всегда надо помнить про риск-менеджмент

если вы думаете, что работа бизнес-ассистента скучная, у меня для вас неочевидные новости. иногда это выглядит примерно как сцена из сериала офис с абсолютно абсурдными ситуациями, как например та, о которой я расскажу сегодня. итак! история о том, как одна папка спасла агентство (ну почти)

сначала контекст!

одна из моих клиенток владела арт-консалтинговым агентством в питере. я уже писала про них (это те самые ребята на почту которых однажды написали про макулатуру и барбершоп в купчино). если не читали то очень советую узнать об этом важном культурном пласте моей жизни

на всякий, чуть повторюсь и введу в курс дела: я пришла к своей клиентке еще до того как агентство вообще появилось. она тогда работала одна, инстаграм был маленький, задач было немного (по меркам моего обычного графика это был санаторий с кучей спа активностей - мечта). я помогала с базовыми вещами: переписки, документы, координация

потом агентство начало расти. проектов больше, клиентов больше, художников с которыми работают стало достаточно много. и вот тут я начала думать об операционке. когда бизнес начинает приносить доход многие забывают о том что для начала надо наладить процессы

в агентстве все рабочие материалы хранились в переписках телеграма, часть - в гугл доках и на почте, а не такое важное - на телефоне у моей клиентки. и отдельная категория, моя любимая, - просто у нее в голове (мы слушаем но не осуждаем)

я не люблю когда важные вещи живут везде и нигде. это не перфекционизм, скорее, желание работать меньше. ведь когда тебе срочно нужен договор с художником, ты не хочешь в этот момент листать телеграм за март прошлого года в поисках того самого файла (а еще разбираться в голосовых, конечно же)????

я предложила перенести все на яндекс диск и сделать там нормальную структуру. моя клиентка сказала да, давай с интонацией человека у которого и без того есть чем заняться. я взяла это на себя

несколько дней я перебирала переписки, вытаскивала оттуда важные файлы и раскладывала их по папкам. папка на каждый проект (внутри всегда одно и то же - бриф, контакты, рабочие материалы, финальные файлы, закрывающие доки). папка на каждого художника (портфолио, история сотрудничества, договоры). папка с шаблонами (типовые договоры, письма, презентации, брифы). текущие проекты отдельно, архив отдельно

и отдельно контакты всех с кем агентство когда-либо работало. в таблице, с именами и актуальными данными. мой контрол фрик считает что контакты не должны жить только в одном месте (это было мое личное решение, просто на всякий случай) - всякое может случиться!!!

это была обычная операционная работа без предчувствия что это когда-нибудь понадобится. так прошло несколько месяцев. в один прекрасный (нет) день  моя клиентка написала мне около полудня "у нас проблема"

у агентства был тг-аккаунт. там был доступ к небольшому тг-каналу с анонсами проектов и курсов и там же в чатах и личках хранилась огромная часть рабочей коммуникации - переписки с художниками, обсуждения проектов, файлы которые скидывали прямо в чат (ну вы знаете как это бывает, что скинуть в телеграм быстрее чем куда-то загружать, а потом это там и остается навсегда)

доступ к аккаунту был потерян полностью. телефон на который был привязан номер сменился (ну а зачем нам менять на актуальный было ага)

моя клиентка объясняла что там были контакты художников с которыми агентство работало последний год, обсуждения нескольких текущих проектов и файлы которые нигде больше не сохранялись

мы открыли яндекс диск. контакты художников есть. я переносила их туда когда делала структуру, материалы по текущим проектам есть. каждый проект имел свою папку, и все что присылали в рабочих чатах я дублировала туда - это стало частью моей рутины, я делала это автоматически, не задумываясь. договоры с художниками есть, все, с самого начала. шаблоны, брифы, презентации агентства, история проектов

живую переписку восстановить было невозможно, это понятно. и часть файлов которые скидывали прямо в чат и которые я не успела продублировать - их тоже не было. но критичного чего-то без чего агентство не могло бы продолжать работу мы не потеряли. моя клиентка тогда буквально офигела, что все это оказалось спасено

я думала об этой ситуации потом довольно долго. и вот что поняла: про риск-менеджмент обычно говорят в контексте больших компаний, но на самом деле риск-менеджмент это просто привычка думать на шаг вперед. и выглядит это не как что-то сложное

если вы ведете свой проект или помогаете кому-то вести его, вот что реально работает (проверено на личном опыте):

одно место для всех рабочих материалов. не в телеге или на почте где уже все это лежит, а в одном месте куда все складывается. это должно быть что-то что имеет понятные функции восстановления доступа и где настроена двухфакторка

структура папок которая не меняется. один раз придумать логику и всегда ее придерживаться. тогда любой человек который зайдет поймет где что лежит

важный файл кладем сразу в нужное место. это привычка которая вырабатывается за пару недель и потом работает сама

контакты всегда в нескольких местах. в телефоне, в таблице на диске, в карточке проекта. контакты это самое критичное что можно потерять, потому что их сложнее всего восстановить

доступ к важным аккаунтам у нескольких людей. резервные коды, почты и номера скучно настраивать, но именно это спасает когда что то идет не по плану

с телеграмом в итоге было решено попрощаться и создать новый, но работа агентства не остановилась ни на один день (очень собой довольна если честно)

а у вас бывали ситуации когда вас спасала какая-то система? или наоборот ее отсутствие дало по шапке в самый неподходящий момент? расскажите, интересно узнать что у вас происходило и как вы из этого выбирались

Показать полностью 5
12

МОЙ КАЛЕНДАРЬ ВЫГЛЯДИТ КАК ЗАПИСКИ СУМАСШЕДШЕГО

на этой неделе в среду в 7 утра мне написал клиент, когда я еще лежала с закрытыми глазами и делала вид, что сплю

сообщение было такое: "таня привет срочно нужно узнать можно ли подарить на др обезьяну и найти ее в питере или это странно"

я лежала и перечитывала это три раза - обезьяну в подарок срочно??

я не ответила сразу (это был мой маленький личный протест). ответила в 10:00, когда официально началось рабочее время. мы обсудили обезьяну - в итоге не подарили (я отговорила, потому что это живое существо, а не сувенир). остановились на spa-сертификате

и вот в этот момент я поняла кое-что важное про свою профессию. бизнес-ассистент - это не операционка. ну то есть операционка там тоже есть, но процентов сорок работы - это чистая психология. ты не просто выполняешь задачи, а иногда тихо останавливаешь человека от решений о которых он пожалеет и делаешь это так, чтобы он думал, что сам передумал

люди думают, что бизнес-ассистент - это человек, который печатает документы и напоминает про встречи. или сидит в офисе где-то в углу и раскладывает бумажки по папочкам (желательно с подписями и по алфавиту). такие задачи, конечно, тоже бывают (но у меня не так).

тем не менее, какими бы ни были эти ТЗ, клиентам это важно и важно сделать все в срок. именно поэтому важна система - иначе как запомнить все мелкие просьбы?

я большие задачи держу у себя в планнере пока (чаще всего у нас рабочий общий у каждого клиента), но микротаски и задачи более личные мы туда не заносим. поэтому записываю все в календаре, иначе просто запутаюсь и забуду, где кому какой подарок и какая доставка нужна. хочу вам его показать, потому что выглядит он на мой взгляд просто шедеврально. все что вы видите в этом календаре вносила я сама:

я уже как-то писала пост про самые странные задачи в своей жизни - там был торт в форме члена, белье для любовницы и анализы на ЗППП в фотошопе (если не читали, очень советую, это важный культурный пласт). вы можете сказать что-то в духе "ну это же редкость, обычно у вас там все стандартно". поэтому я и показываю этот скрин. это обычная неделя, никакого форс-мажора или экстрим ситуации - просто моя работа

понедельник 10:30 — найти подарок жене Михаила (др в среду). Михаил написал мне в воскресенье вечером (не в пятницу и не за неделю). потому что Михаил только вспомнил. моя задача: за два дня придумать, найти и организовать подарок для женщины которую я никогда в жизни не видела, опираясь на описание: ну что-нибудь приятное, она любит всякое такое, у меня совсем нет времени, просто забери эту задачу (спасибо за исчерпывающий бриф)

14:00 - СРОЧНО, сорт манго как в Дубае (я не шучу). клиент был в Дубае, ел манго, теперь он хочет такое же здесь. марку не знает (не смотрел), где покупал не помнит (не следил), фото нет - не догадался. я потратила на это исследование больше времени, чем потратила бы на написание дипломной работы, если бы я её писала (я не писала, я не пошла в универ, но суть вы поняли)

вторник. 11:15 — цветы (НЕ РОЗЫ)...

вот это многоточие меня преследует. там явно должно быть продолжение - какие цветы, для кого, в каком количестве, в каком бюджете. но я не переспросила в нужный момент (было еще четыре параллельных задачи), и теперь это многоточие пугает меня - а спросить уже неловко… не розы - и что? пионы? хризантемы? суккуленты?

14:00 - найти плед из сторис Ксюши. Ксюша (одна из моих клиенток, она занимается онлайн-магазином и параллельно хочет обустроить квартиру) увидела плед в чьих-то историях. плед ей понравился и теперь его нужно найти. исходные данные: он бежевый (кажется), и он был в сторис (у меня есть запись экрана). больше информации нет. я бесплатный детектив - ищу вещь, которой никогда не воспользуюсь и даже без артикула на вб

15:00 — прости меня от имени Инны...

я написала чужое извинение!!!!!! мужчине, с которым лично незнакома

13:00 — отправить подарок жене...

это уже другая жена - не жена Михаила. у меня несколько клиентов, у каждого есть жена (или девушка, или мама, или любовница - это отдельная история, я о ней тоже уже писала), и я слежу за подарками, праздниками и важными датами лучше, чем они сами. иногда я думаю, что если бы я вдруг исчезла, несколько семей просто перестали бы получать подарки

пятница - подарок маме до 30к СРОЧНО Влад (у Влада вообще насыщенная неделя в моем календаре). Влад шел на работу, вспомнил про маму, написал мне и теперь это моя пятница - я честно говоря считаю, что ну маме подарок точно можно найти самостоятельно. просить кого-то я бы сказала даже немного кощунство

люди правда считают, что моя работа - это бумажки? это параллельное существование внутри пяти чужих жизней одновременно: я знаю, когда у чьей-то жены день рождения (и помню это лучше, чем муж), что Ксюше нужен плед, испанский и бокс, что Влад забывает про все до последнего момента. я пишу чужие извинения, ищу чужие торты по размытым критериям, нахожу манго из Дубая (хотя мне кажется что подсунь ему обычный никто бы не отличил)

и все это я держу в одном сумасшедшем календаре, потому что если это расползется по заметкам и случайным войсам однажды жена Михаила останется без подарка… а у вас в расписании когда-нибудь было что-то, что вы потом перечитывали и не понимали, как вы вообще до этого дошли?

Показать полностью 3
0

МОЙ ПАРЕНЬ НАШЕЛ НА МОЕМ КОМПЬЮТЕРЕ ДВЕ СПРАВКИ И СДЕЛАЛ ВЫВОДЫ

МОЙ ПАРЕНЬ НАШЕЛ НА МОЕМ КОМПЬЮТЕРЕ ДВЕ СПРАВКИ И СДЕЛАЛ ВЫВОДЫ

помните мой первый пост про самые странные рабочие задачи? там был пункт про анализы на ЗППП в фотошопе (если не читали - очень советую), так вот у этой истории есть продолжение, о котором я тогда не рассказала

когда я редактировала тот документ, у меня на компьютере осталось две версии файла - оригинал и исправленный. оба с именем мистера Х с результатами анализов на хламидиоз

я, конечно, забыла их удалить (потому что у меня пять клиентов и мысль удали медицинские доки со своего рабочего стола просто не попала в список приоритетов)

мой парень сидел за моим ноутбуком,  искал какой-то фильм (или сериал, я уже не помню) - не знаю зачем он открыл мои файлы но вместо фильма нашел чудо. важное уточнение - я стараюсь не говорить со своим парнем о работе, потому что мы догвоорились держать ворк лайф бэланс, поэтому о сумасшедших историях он не в курсе, а я уже привыкла к ним чтобы не иметь нужды рассказывать ежедневно

так вот он показывает мне экран и говорит: "таня, это что"

и я смотрю на два файла - два документа с анализами на хламидиоз. там конечно чужое имя, но это не очевидно если ты просто видишь две версии справки на рабочем столе своей девушки. я в этот момент поняла, как это выглядит со стороны…

следующий час был незабываемым. он не орал, но вот это "таня, просто скажи честно" повторялось примерно раз восемь с новой интонацией. я объясняла, он не верил и так по кругу. в итоге конечно разобрались, но в шоке и ужасе я была знатном

расскажите, а у вас бывали неловкие ситуацие, связанные с работой? что вообще самое странное происходило?

Показать полностью 1
Отличная работа, все прочитано!

Темы

Политика

Теги

Популярные авторы

Сообщества

18+

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Игры

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Юмор

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Отношения

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Здоровье

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Путешествия

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Спорт

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Хобби

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Сервис

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Природа

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Бизнес

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Транспорт

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Общение

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Юриспруденция

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Наука

Теги

Популярные авторы

Сообщества

IT

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Животные

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Кино и сериалы

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Экономика

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Кулинария

Теги

Популярные авторы

Сообщества

История

Теги

Популярные авторы

Сообщества

Недвижимость и ремонт

Теги

Популярные авторы

Сообщества