Регламентирование деятельности - идея и риски
Я планировал писать статью про мотивацию, но понял, что необходимы дополнительные разъяснения..
Дело вот в чем. Я всегда упорно долблю о важности регламентирования и документирования всего и вся, и как важно иметь четкую картину происходящего. А статья о мотивации планировался как раз о том, что надо передать как можно больше ответственности подчиненным и уменьшать количество метрик и контроля за ними.
Что бы понять в чем противоречие - отступим немного в сторону.
Да, нужно все регламентировать и документировать, но это касается проектов и процессов. Практически вся моя профессиональная карьера прошла в логистике, в которой очень важно всегда знать в чьей зоне ответственности находится товар. И ответственность это не столько финансовая, сколько операционная, вы должны понимать когда приемка передала товар на размещение чтобы понять где возникла проблема.
Функции тоже должны четко понимать где начинается их зона ответственности и где заканчивается.
Здесь начинаются первые подводные камни.
Как известно, что хорошо для муравья, то обезьяне смерть.
Если слишком сильно зарегулировать функции, то мы очень быстро приходим ко всем знакомому ответу “У вас проблемы с принтером? Тикет создали?”. Это очень помогает в ситуации поиска виновного, но совершенно не помогает отпустить машину вовремя.
Ведь как только мы определяем тикет как идею, то должны создать и регламент по его обработке, прописать срок исполнения заявки и немедленно создаем ситуацию автоматической задержки решения проблемы. Потому что если тикет должен быть закрыт в течении 2 часов, то он будет закрыт в течении 2 часов.
И это касается всего. Срок подачи отчета 3 дня - он будет подан на третий день. Платежный день четверг, а вам нужно оплатить счет во вторник - танцуй, может быть оплатим.
И т.д. и т.п.
Тоже самое относится и к людям. Если слишком сильно зарегулировать деятельность сотрудников, то директору придется решать вопрос о подменах в каждом из отделов, потому что нач. отдела “не уполномочен решать такие вопросы”, т.к. они касаются денег и переработок. Примеров у каждого миллион, даже не буду тут останавливаться.
С другой стороны, если совсем это не регулировать, то велик риск, например, перебрать количество сверхурочных за год и влететь на штраф от трудовой инспекции. И его не предъявишь начальнику отдела, он честно тебе скажет “а что я мог поделать, иначе бы все встало”.
Данной статьей я просто хочу частично зафиксировать это противоречие:
- регламентировать процессы - это хорошо и правильно.
- регламентировать ответственность - правильно, но рискованно и требует чего-то большего чем “ты отвечаешь за это”.
О том почему регламентировать деятельность сотрудников контрпродуктивно и приносит больше проблем чем пользы я расскажу следующей статьей.
Если хотите подискутировать на тему, то добро пожаловать в @scrllock.
Всякие прочие мысли тут: @myhorop