Купили ТСД и положили на полку, или почему автоматизация иногда заканчивается провалом
В интернете хватает историй о том, как компании покупали терминалы сбора данных (ТСД), собирались автоматизировать склад, тратили деньги на оборудование и внедрение, а потом возвращались к бумажным накладным. Иногда доходит до абсурда: терминалы лежат на полке, сотрудники продолжают пересчитывать товар вручную, а руководство пытается понять, почему автоматизация так и не заработала.
И ведь никто изначально не собирался выбрасывать деньги на ветер. На складах действительно были проблемы: пересорт, долгие инвентаризации, ошибки при сборке заказов, постоянные походы к компьютеру за документами. ТСД покупали как раз для того, чтобы избавиться от лишней работы и наконец навести порядок в учёте.
Но между покупкой оборудования и его полноценным использованием иногда разверзается пропасть. В одном случае не удаётся закончить внедрение, в другом — сотрудники мучаются с неудобным порядком работы, в третьем — всё исправно, но обещанного ускорения почему-то нет.
Причём обвинять во всём кладовщиков было бы несправедливо. Люди приходят на работу принимать поставки, собирать заказы, отгружать товар и получать за это деньги. И когда новое оборудование не помогает им выполнять эти задачи, неудивительно, что они начинают искать способ работать по-старому и в удобном для них формате.
ТСД купили, а запустить так и не смогли
Самый неприятный вариант — когда деньги уже потратили, оборудование получили, а до нормальной работы с ним дело не дошло. Причём история может начинаться вполне благополучно.
Руководство понимает, что инвентаризация по распечатанным из 1С ведомостям занимает несколько дней — сотрудники вручную записывают результаты, а потом всё это приходится переносить в учётную систему — и решает купить терминалы, приглашает подрядчика для внедрения.
Но дальше что-то идёт не так. Например, специалист, который занимался интеграцией, увольняется, не закончив работу. Найти человека, способного быстро разобраться в оставшихся настройках, получается не сразу. А склад между тем продолжает принимать и отгружать товар.
Такие случаи действительно бывали. Купленные ТСД оставались без работы, а сотрудники возвращались к бумажной инвентаризации. Не потому, что привыкли к ручному учёту и решили саботировать автоматизацию (хотя и такое тоже нередко случается), а потому, что пользоваться терминалами в задуманном режиме было невозможно.
Здесь важно понимать, что ТСД — это устройство со сканером, а не самостоятельная складская система. Терминал работает в связке с мобильным приложением, через которое кладовщик получает задания и фиксирует операции. А данные затем передаются в учётную систему — например, 1С или WMS, в зависимости от того, как устроен конкретный склад. Чтобы такой комплект работал, нужно настроить обмен, определить порядок выполнения операций и проверить, что результаты правильно попадают в документы.
Ситуация становится ещё неприятнее, когда спустя несколько месяцев компания решает продолжить внедрение. За это время могли обновить систему учёта, изменить складские процессы или приобрести другое оборудование. И новому специалисту сначала приходится разбираться, что сделал предыдущий подрядчик, а что осталось незавершённым. То есть при автоматизации важен не только тот, кто всё настроит, но и тот, кто будет поддерживать систему после запуска. Если весь проект держится на одном программисте, его увольнение не должно откатывать склад «к заводским настройкам».
Что именно нужно автоматизировать?
Бывает, что с подрядчиком всё в порядке, оборудование исправно, обмен настроен, но уже при первых складских операциях выясняется, что все ожидали от автоматизации разного. Руководству нужны актуальные остатки и меньше ошибок, бухгалтерии — правильные документы, складу — понятные задания, а ИТ-отделу — нормальный обмен данными с учётной системой.
И ведь каждый по-своему прав. Просто общую задачу сформулировали слишком расплывчато: «Нужно автоматизировать приёмку, отгрузку и инвентаризацию». Но за этими словами скрываются десятки особенностей, о которых сотрудники могут просто забыть рассказать. Для них-то всё очевидно: этот товар принимаем поштучно, тот — по весу, здесь обязательно проверяем партию, а эту продукцию перед размещением нужно дополнительно осмотреть.
На молочном производстве, например, недостаточно просто пересчитать количество головок сыра. У каждой есть ещё и вес, который во время хранения может измениться. Одна головка весит 5,5 кг, но если кладовщик при инвентаризации подтвердил только одну штуку, предприятие не получит достоверных сведений о фактическом весе продукции.
Здесь требуется правильно организованный количественно-весовой учёт. Причём сама учётная система может поддерживать нужные данные, а вот в выбранном сценарии работы на ТСД их фиксацию могли не предусмотреть. Обнаруживается это обычно в самый неподходящий момент — когда оборудование уже закуплено и сотрудники пробуют выполнять реальные операции.
Поэтому некоторые внедрения приходится переделывать: уточнять требования, менять настройки мобильного приложения, дорабатывать обмен с учётной системой. А иногда выясняется, что первоначально выбранное оборудование вообще не подходит под нужный сценарий и бюджет проекта посчитан неправильно.
Терминал не способен самостоятельно определить, какие ещё данные нужны предприятию и что с ними делать. Собственно, как и интегратор, которому об этих особенностях никто не рассказал. Если заказчик и исполнитель по-разному представляют себе результат, ТСД эту путаницу не исправит.
Они опять просят вернуть бумажные накладные
Допустим, проект удалось запустить. Документы загружаются, сканирование работает, результаты попадают в учётную систему. И руководство, что самое главное, довольно: наконец-то избавились от ручного ввода и бумажной волокиты.
Но спустя некоторое время появляются жалобы от сотрудников. Одному неудобно работать с экраном, у другого терминал не выдерживает смену без подзарядки, третьему устройство кажется слишком тяжёлым. Ведь одно дело — сравнить характеристики ТСД по каталогу и несколько минут покрутить его в руках в офисе, и совсем другое — провести с ним целый день на складе, постоянно перемещая коробки и сканируя товар.
Бывают проблемы и с самими рабочими сценариями. Пока всё идёт по плану, кладовщик получает задание, сканирует товар и подтверждает отбор. Но что делать, если в указанной ячейке товара оказалось меньше, чем требуется? Или при приёмке обнаружилась лишняя позиция, которой нет в документе? А если часть заказа уже собрана, но работу нужно прервать и вернуться к ней позже?
Если для таких ситуаций не предусмотрели понятный порядок действий, сотруднику приходится звать администратора, возвращаться к компьютеру или откладывать документ. Когда подобное происходит по нескольку раз за смену, бумажная накладная кажется куда удобнее нового оборудования.
И прежде чем требовать от них отказаться от бумаги окончательно, стоит разобраться, что именно мешает работать с терминалами. Иногда ответ обнаруживается уже после первой полноценной смены, хотя проверить всё это можно было ещё до массового запуска.
Всё вокруг мешает
Отдельная история — готовность самого склада к мобильной работе. Тут тоже легко обвинить оборудование, хотя причина может крыться совсем в другом месте. Например, на территории установили Wi-Fi, но покрытие проверили только возле рабочих мест и зоны отгрузки. В дальних проходах связь нестабильна, и если выполняемая операция требует постоянного подключения, сотрудник не сможет нормально работать, пока соединение не восстановится.
Конечно, некоторые мобильные решения позволяют выполнять операции без постоянной связи, а затем передавать результаты в учётную систему. Но такой режим зависит от конкретного приложения и настроек обмена. Поэтому ещё до запуска нужно понимать, что произойдёт с заданием, если сеть пропадёт посреди приёмки или сборки.
Не меньше вопросов возникает и к маркировке самого склада. С кабельной продукцией, например, приходится отдельно продумывать идентификацию бухт и порядок учёта. На складе можно установить отличную беспроводную сеть и выдать сотрудникам быстрые терминалы, но от этого непромаркированный товар не обзаведётся штрихкодом самостоятельно.
В результате кладовщик снова будет искать нужную позицию вручную, уточнять характеристики или обращаться к коллегам. И если подобные ситуации происходят регулярно, у него вполне может возникнуть вопрос: а что именно стало проще после автоматизации?
Поэтому ещё до запуска ТСД стоит проверить не только Wi-Fi и зарядные станции, но и состояние справочников, качество маркировки товаров и условия работы во всех зонах склада. Иначе даже исправное оборудование не сможет работать так, как рассчитывали при внедрении.
Кладовщиков научили нажимать кнопки, а работать по-новому — нет
Руководство может считать обучение завершённым, если сотрудникам показали терминалы, объяснили назначение клавиш и продемонстрировали основные операции. Но кладовщику предстоит не просто освоить новое устройство, а изменить привычный порядок работы. И сделать это без долгого перерыва, потому что поставки и заказы никто не отменял.
За несколько минут демонстрации можно разобраться, как открыть задание и отсканировать товар. Гораздо сложнее привыкнуть к тому, что теперь часть привычных действий выполняется иначе, а результат нужно фиксировать непосредственно во время работы. Особенно если раньше сотрудник много лет пользовался бумажными документами и хорошо знал свой порядок операций.
Поэтому обучение лучше проводить на настоящих складских заданиях, а не ограничиваться показом терминала в офисе. Сначала вместе пройти операцию от начала до конца, затем дать сотруднику повторить её самостоятельно и убедиться, что он понимает последовательность действий.
Необязательно и переводить все операции на новый порядок одновременно. Можно начать с одного рабочего процесса, дать сотрудникам освоиться, исправить обнаруженные неудобства и только потом переходить к следующему. Такой подход не отменяет временного снижения скорости на этапе обучения, но позволяет не превращать запуск системы в испытание для всего склада.
Даже после обучения у сотрудников будут возникать вопросы во время обычных смен. Поэтому важно заранее определить, к кому они смогут обратиться за помощью, кто будет разбирать возникающие сложности и как быстро можно получить ответ. Иначе с каждой нестандартной ситуацией им придётся разбираться самостоятельно.
Бумаги стало меньше, а ходить по складу приходится столько же
Терминалы работают, сотрудники сканируют товар, данные поступают в учётную систему, но руководство недовольно? Оно и понятно: рассчитывали, что после автоматизации заказы станут собирать быстрее, а заметного ускорения не произошло. И дело может быть вовсе не в оборудовании.
Если раньше основное время уходило на заполнение бумажных документов, ТСД действительно помогает сократить ручную работу. Но когда кладовщик значительную часть смены ищет товар и ходит между стеллажами, одного мобильного учёта недостаточно. Особенно если на складе нет адресного хранения, а расположение товаров хорошо помнят только опытные сотрудники.
При адресном хранении у каждой ячейки есть свой адрес, а система знает, какие товары и в каком количестве там находятся. Кладовщик получает на ТСД задание с конкретными местами отбора и больше не ищет нужную позицию по всему помещению. Правда, для этого перемещения товаров нужно своевременно фиксировать, иначе адреса в системе перестанут соответствовать действительности.
А если одновременно собирают десятки заказов, можно организовать групповой подбор. Вместо нескольких обходов одних и тех же стеллажей сотрудник получает общее задание, проходит нужные ячейки и отбирает товары сразу для нескольких покупателей. После этого позиции необходимо правильно распределить между заказами и проверить комплектацию, чтобы экономия времени не обернулась пересортом.
Но ни адресное хранение, ни групповой подбор не появляются автоматически после покупки терминалов. Нужно определить правила размещения товаров, настроить выдачу заданий, порядок обхода ячеек, дальнейшую комплектацию и, собственно, мобильное приложение, так как не во всех «коробках» есть такие опции . ТСД помогает выполнять эти операции, но сам по себе не меняет организацию склада.
Вот и получается, что терминалы работают исправно, а руководство всё равно считает автоматизацию неудачной. От оборудования ожидали результата, которого не предусмотрели в самом проекте.
Не автоматизируйте склад, пока не поймёте, зачем вам это нужно
Купить терминалы действительно проще, чем сделать их полезным инструментом для всего склада. Можно выбрать хорошее оборудование, найти подрядчика и настроить основные операции, но так и не получить ожидаемого результата. Причём не всегда потому, что что-то сломалось или не заработало.
Поэтому до закупки стоит ответить хотя бы на один вопрос: что конкретно должно измениться в работе склада? Не в количестве устройств или программных функций, а в повседневных действиях сотрудников. Например, сколько времени сейчас занимает приёмка и почему, где возникают ошибки при подборе и что мешает закончить инвентаризацию быстрее.
За такими ответами полезно сходить не только к руководителю склада, но и к самим кладовщикам. Посмотреть, как они получают задания, ищут товар, разбираются с расхождениями и что приходится делать вручную. Именно во время обычной работы часто обнаруживаются сложности, которых нет ни в регламентах, ни в первоначальном техническом задании.
А затем нужно договориться, по каким признакам будем оценивать результат. Если автоматизировали приёмку — сравнить время и количество ошибок. Если хотели ускорить подбор — проверить, сколько заказов сотрудники собирают за смену. Если занимались инвентаризацией — посмотреть, сколько времени теперь занимает пересчёт и насколько достоверны остатки.
Прежде чем покупать ТСД, стоит разобраться, зачем они нужны именно вашему складу. А если терминалы уже куплены, но ими почти не пользуются, начинать лучше не с обвинений в адрес сотрудников, а с проверки самого процесса. Возможно, технике просто не дали возможности стать нормальным рабочим инструментом.
