Как устроена работа с пивом в сотнях ресторанов Бургер Кинг
Статья написана на основе интервью с Ириной Роготневой, руководителем проектов автоматизации товародвижения сети ресторанов быстрого питания Бургер Кинг.
У нас больше 800 ресторанов, разбросанных по России на несколько часовых поясов. Каждый день сюда приезжают продукты, вода, напитки, упаковка и всё остальное, без чего ресторан довольно быстро перестанет быть рестораном. Объёмы соответствующие: сотни килограммов, литров и штук товара. И все их нужно принять, разместить, посчитать, использовать и вовремя пополнить.
При этом ресторан — это не склад, где можно выделить отдельного сотрудника, который всю смену занимается только товарным учётом. Менеджеру нужно контролировать работу точки, сотрудники заняты приготовлением заказов и гостями, поставки могут приходить в разное время. В том числе ночью: принимать их у нас обучены сотрудники ночной смены.
И сам товар очень разный. Что-то приезжает поштучно, что-то коробками, причём кратность упаковки может меняться от поставщика к поставщику. И всё это должно работать по одним правилам в сотнях ресторанов.
Всё началось с пивной кеги
Мы уже довольно хорошо понимали, как должны двигаться товары внутри нашей сети. Процессы были выстроены, сотрудники знали, что, когда и как делать, учётная система всё это поддерживала. Но иногда изменения происходят снаружи, а касаются всех участников рынка независимо от того, насколько хорошо у них организована работа.
Для нас таким изменением стала маркировка Честного ЗНАКа — новые требования затронули пиво. Нам нужно было сканировать код каждой кеги при постановке её на кран и передавать информацию в ГИС МТ.
Если описать только обязательную часть, ничего особенно сложного здесь нет. Сотрудник приносит 30-литровую кегу, подключает её к крану, находит код маркировки на крышке и сканирует его. Но само требование выполнить можно по-разному.
Нам было важно не просто научиться отправлять ещё один набор данных регулятору. В ресторане и без этого хватает операций, поэтому добавлять сотрудникам лишние действия, походы к компьютеру и ещё один отдельный процесс нам не хотелось.
Мы стали искать решение, которое позволило бы встроить маркировку в обычную работу с пивом так, чтобы для персонала ресторанов она выглядела максимально просто. Сотрудник не должен был разбираться, куда и какие данные нужно передать, или ради одной кеги переключаться между несколькими системами. Его задача должна была остаться понятной: установил кегу, отсканировал DataMatrix-код — дальше система всё сделает сама.
Таким решением для нас стали терминалы сбора данных с приложением «Магазин 15». До этого ТСД в наших ресторанах вообще не использовались. Сначала мы протестировали новый сценарий на нескольких точках, затем провели пилот и постепенно подключили остальные рестораны. В результате в сети появилось около 900 терминалов.
Масштаб здесь важен ещё по одной причине: с новым устройством предстояло работать больше чем десяти тысячам сотрудников. Для них подготовили презентации и видео, а прямо в приложении разместили QR-код со ссылкой на обучающие материалы. Новичкам помогают наставники на местах, но сам интерфейс мы постарались сделать таким, чтобы человек, знакомый с обычным смартфоном, быстро разобрался с основными действиями.
У открытой кеги есть пять дней
Постановкой на кран история с кегой не заканчивается. После открытия мы следим ещё и за сроком её продажи: у нас он составляет пять дней. Если где-то открытая кега задержалась дольше, это можно увидеть.
В одном ресторане такие вещи ещё можно было бы держать в голове. Но когда одновременно работают сотни точек, в одной кегу поставили сегодня, в другой — вчера, а где-то срок уже подходит к концу. Поэтому нам важно знать не только остаток пива, но и когда конкретную кегу подключили.
Есть у неё и обратный путь. Полная кега приезжает с поставщиком, после продажи пустая остаётся в ресторане, а затем её забирают обратно как возвратную тару. Получается небольшой круговорот: полную приняли, поставили на кран, продали пиво, пустую отдали поставщику.
Маркировку внедрили, сотрудники умеют с ней работать, требование регулятора выполняется. К этому моменту у нас в ресторанах уже было около 900 ТСД. И тут мы довольно быстро пришли к простой мысли: покупать столько устройств только для того, чтобы «пикать» пивные кеги, как-то расточительно. Тем более товарных операций в ресторане гораздо больше.
Про наггетсы и поставщиков
Одной из следующих операций стала инвентаризация. И вот здесь быстро обнаружилось, сколько информации наши сотрудники до этого просто держали в голове.
Одна и та же продукция может приезжать от разных поставщиков, а количество единиц в коробке — отличаться. Опытный сотрудник уже знает, сколько чего лежит в конкретной упаковке. Новичку нужно запомнить ассортимент, поставщиков, коробки и их кратность — вместе со всем остальным, чему приходится учиться в первые недели работы.
Теперь сотрудник сканирует коробку, а система показывает, что это за товар и сколько единиц находится внутри. Не нужно вспоминать, от какого поставщика приехала именно эта упаковка и сколько в ней должно быть штук.
До этого сама инвентаризация тоже проходила иначе. Сотрудники считали остатки, записывали результаты на бумагу, а затем переносили их в компьютер. Теперь можно идти по ресторану и сразу фиксировать то, что фактически лежит на местах хранения.
Причём «посчитать ресторан» — это далеко не всегда пересчитать коробки. Что-то хранится в штуках, что-то приходится взвешивать. Если товар учитывается поштучно, а считать его удобнее через вес, количество нужно пересчитать.
А смесь для мороженого во время инвентаризации может находиться прямо внутри комбомашины. Выливать её оттуда, измерять и заливать обратно никто, конечно, не будет. Остаток определяем по заполнению машины и переводим в литры исходного продукта.
По нашим замерам, после изменения процесса сама инвентаризация стала проходить примерно на 30% быстрее. В бэк-офисе процедура, на которую раньше уходило полтора-два часа, теперь занимает около часа.
Ежедневная рутина
В зависимости от размера и оборота ресторана поставки могут идти несколько раз в неделю. А поставщиков у нас несколько, поэтому фактически почти каждый день в ресторан приезжает какая-нибудь машина.
Раньше приёмка была ещё одной отдельной частью работы. Теперь сотрудник выходит к машине с ТСД, на котором уже есть задание: видно, какого поставщика мы ждём и что именно он должен привезти. Дальше остаётся отсканировать приехавший товар.
Если по документам должны получить десять коробок, а отсканировали девять, это сразу видно. Можно проверить машину, ещё раз посмотреть, всё ли посчитали, а если десятой коробки действительно нет — зафиксировать расхождение.
Здесь снова встречаются и наши пивные кеги. Машина может привезти полные и одновременно забрать пустые, поэтому во время одной приёмки мы учитываем и то, что приехало, и возвратную тару, которую отдаём поставщику. Накладную при этом можно сфотографировать прямо на терминал — изображение сохраняется и остаётся доступным коллегам, которым документ понадобится дальше.
С продуктами одного количества тоже недостаточно. При приёмке нужно контролировать остаточный срок годности, а для отдельных категорий ещё и сверять данные с государственными системами. Если информация не совпадает с тем, что должно приехать, сотрудник видит это ещё во время приёмки и может разобраться с поставкой до того, как товар разойдётся по ресторану.
По нашим замерам, сейчас приёмка проходит примерно на 60% быстрее, даже с учётом поштучного сканирования маркированной продукции.
У нас есть своя продуктовая биржа
Иногда нужный товар можно найти не у поставщика, а в другом ресторане. Такие перемещения между точками мы внутри называем «продуктовой биржей».
Если одному ресторану чего-то не хватает, он отправляет заявку другому. Там сотрудники видят запрос, собирают нужное количество товара и передают его. При этом система проверяет остатки: нельзя отправить больше, чем у ресторана действительно есть.
На другой стороне товар принимают и подтверждают количество. Сколько один ресторан отправил, столько второй должен получить. После этого данные передаются в учётную систему.
На одной точке это несколько обычных действий. Но если каждый из наших ресторанов сделает хотя бы одно такое перемещение, за сутки получится около тысячи документов. Проверять вручную, дошёл ли каждый из них до учётной системы, было бы отдельной работой, поэтому прохождение документов контролируется автоматически. Если при передаче возникла проблема, система это обнаруживает и повторяет отправку.
Кстати, именно на перемещениях мы особенно хорошо увидели, как сотрудники привыкли к новому инструменту. Когда на ТСД только переводили инвентаризацию, новый порядок работы встретили вполне ожидаемо — без особого восторга. А после запуска перемещений от ресторанов уже приходило совсем другое: «как здорово», «как удобно», «почему вы не сделали этого раньше».
Что ещё можно перенести на терминал
Сейчас мы смотрим на ТСД уже не как на устройство для маркировки пивных кег. Если сотруднику приходится что-то делать непосредственно с товаром, мы проверяем, можно ли эту операцию выполнять там же, а не возвращаться ради неё к компьютеру.
Таких процессов мы насчитали около пятнадцати. В планах, например, списания и претензионная работа с поставщиками.
Для нас в этом есть вполне бытовая польза. Приехала машина — сотрудник взял терминал и пошёл принимать товар. Нужно провести инвентаризацию — прошёл с ним по ресторану. Коллеги из другой точки запросили продукты — собрал и оформил перемещение там же, где находится товар.
Компьютеры при этом, конечно, никуда не делись. Но менеджеру ресторана не приходится идти к рабочему месту с ПК после каждого действия с товаром. Это время он может провести в зале: проверить готовую продукцию, посмотреть, как работает команда, заняться гостями.
А началась вся эта история с гораздо более узкой задачи. Нам нужно было научиться сообщать Честному ЗНАКу, что очередная пивная кега в одном из сотен наших ресторанов была поставлена на кран.
Теперь той же «железкой» мы считаем наггетсы, встречаем поставщиков и отправляем продукты коллегам в соседний ресторан.
А пивную кегу по-прежнему достаточно поставить на кран и «пикнуть».


















