kleverence

Технологическая археология склада: вспоминаем терминалы на батарейках, стилусы на верёвочках, легендарные Motorola и времена, когда для запуска устройства нужно было найти правильный кабель.

Сегодня терминал сбора данных легко принять за слегка располневший смартфон: у него тот же сенсорный экран, Android, камера, Wi-Fi, привычные приложения. Разве что сканер штрихкодов встроен, корпус покрепче, а цена иногда заставляет задуматься, не купить ли вместо него ещё один ноутбук. Но так было далеко не всегда.

Когда-то складская автоматизация помещалась в устройство с двухстрочным монохромным экраном. Для работы хватало нескольких кнопок, данные переносили в учётную систему после обхода склада, а стилус привязывали к корпусу верёвочкой, чтобы не потерять.

Некоторые из этих устройств до сих пор работают. Причём не в музеях, а на вполне действующих складах.

У нас накопилась целая коллекция такого оборудования. Есть экземпляры, которые сегодня выглядят почти доисторическими, но когда-то считались последним словом техники. И за многими стоят истории, которые в инструкциях и мануалах не прочитаешь.

Когда экран в две строки считался вполне рабочим интерфейсом

Один из ветеранов нашей коллекции — CipherLab 8000L. Небольшой терминал с монохромным дисплеем, физическими клавишами и питанием от обычных мизинчиковых батареек. Сегодня такое устройство выглядит примерно как пульт от телевизора, который по ошибке отправили работать кладовщиком. Но тогда — для своего времени — это был вполне серьёзный инструмент.

Ранние ТСД часто называют простыми накопителями штрихкодов: сотрудник что-то отсканировал, подключил устройство к компьютеру и выгрузил результат. Однако к поздним поколениям DOS-терминалов такое описание уже не совсем подходит.

На них можно было запускать специализированные программы, загружать накладные и сверять фактический товар с документом. То есть терминал уже помогал не только собирать данные, но и выполнять складскую операцию.

Понятно, что интерфейс был далёк от современного. Никаких красивых карточек товаров, фотографий и привычной навигации. Несколько строк текста, кнопки, звуковые сигналы. Зато задача решалась: сотруднику уже тогда не нужно было сначала записывать всё на бумагу, а потом переносить результаты в компьютер.

Среди устройств той эпохи были Casio 930 и старые модели Opticon. И для многих специалистов знакомство с ними становилось настоящим испытанием.

Попробуйте объяснить человеку, который до этого продавал кассы и сканеры, что теперь ему нужно разбираться ещё и в драйверах, прошивках, программном обеспечении и интеграции с 1С.

Один из наших коллег признавался, что при внедрении своего первого терминала несколько дней вообще не понимал, с какой стороны к нему подступиться. А ведь потом именно эти устройства помогли избавиться от бумажных ведомостей и повторного ввода данных во многих складских операциях.

Стилус на верёвочке, поворотный сканер и Windows в кармане

Следующее поколение терминалов уже гораздо больше напоминало карманные компьютеры. Так как появились Windows CE, Windows Mobile, сенсорные экраны, стилусы. Некоторые устройства выпускались в разных модификациях: с поворотной сканирующей головкой, с пистолетной рукояткой или в обычном компактном корпусе.

Особенно запоминались мелочи:

• Стилус, прикреплённый к устройству шнурком.

• Характерный звук нажатия клавиш.

• Механизм поворотной головки, который можно было покрутить в руках.

• Креддл — специальная подставка для зарядки и подключения терминала.

Для человека, привыкшего к современному смартфону, всё это выглядит избыточным. Но у промышленного оборудования свои требования.

Например, поворотная сканирующая головка позволяла менять направление считывания, не выворачивая руку вместе с тяжёлым устройством. А физические клавиши оставались удобными там, где нужно было быстро вводить количество или выбирать операции.

Интересная история связана с терминалом Symbol Pocket PC. В 2014 году заказчик принёс его нам практически как музейный экспонат. Устройство ещё работало, но сотрудники уже не хотели пользоваться чёрно-белым экраном. Кроме того, для него стало сложно найти аккумулятор. Компания решила перейти на более современную Motorola MC2180, а старый терминал отдали нам.

И это история не про сломанную технику — ТСД-старичок просто перестал устраивать пользователей.  Есть подозрение, что с подходящей батареей он мог бы запуститься и сегодня.

А его вообще переехали автомобилем!

Если составлять народный рейтинг легендарных ТСД, Motorola серии MC21xx наверняка получила бы в нём почётное место. Терминал удобно лежал в руке, имел прочный корпус, физическую клавиатуру и подходил для разных задач — от магазина до склада. Выпускались модификации с разными возможностями, включая варианты с Wi-Fi и без него.

Но самое интересное — история испытаний на прочность. Один из наших коллег решил проверить, насколько крепкая эта Motorola. Вышел на улицу, положил терминал на асфальт экраном вниз и проехал по нему передним колесом легкового автомобиля.

Причём на этом проверка не закончилась: на устройстве ещё и прыгали в офисе.
После подобных экспериментов терминал продолжал работать.

Разумеется, повторять такие испытания со своим ТСД не стоит. Это история об одном конкретном экземпляре, а не обещание производителя, что любая Motorola выдержит автомобиль. Но теперь понятно, почему некоторые старые модели получили репутацию практически неубиваемых.

Есть и более удивительная деталь. У нас до сих пор встречаются активации «Склада 15» для терминалов серий MC21xx и MC31xx на Windows CE. Получается любопытная ситуация: операционная система давно перешла в разряд архивной, на обычном компьютере её уже почти никто не вспомнит, а терминал на складе всё ещё приносит пользу.

И его владельцу совершенно неважно, насколько модный процессор установлен внутри. Главное, чтобы устройство сканировало, не зависало и помогало выполнять работу.

А ведь когда-то хватало всего 64 мегабайта оперативной памяти!

Сейчас характеристики старых терминалов вызывают улыбку: 64 МБ оперативной памяти, 128 МБ встроенной, одноядерные процессоры с частотой около 400–500 МГц.

Особенно если вспомнить, сколько памяти потребляет один современный браузер с несколькими открытыми вкладками.

Но складскому терминалу не нужно было запускать десятки приложений, воспроизводить видео или хранить тысячи фотографий. Он выполнял сравнительно узкий набор задач: получал задание, считывал штрихкоды, показывал информацию, записывал результат и обменивался данными с учётной системой. Важнее объёма памяти были другие характеристики: надёжность сканирования, удобство клавиатуры, автономность, стабильная связь и способность работать целую смену.

Впрочем, гонка за производительностью существовала и тогда. Появление процессоров с частотой 528, 645 или 800 МГц обсуждали как серьёзный технологический скачок. Для промышленного терминала это действительно было заметным шагом вперёд.

Как отсутствие «зарядки» могло испортить всё внедрение

У старых ТСД была ещё одна особенность, которую вряд ли вспомнит обычный пользователь смартфона: купить сам терминал часто означало купить только часть необходимого комплекта. Отдельно могли потребоваться аккумулятор, крышка батарейного отсека, блок питания, кабель и зарядная подставка. И всё это нужно было правильно подобрать.

Бывало, собираешь заказ из нескольких позиций, забываешь один провод — и заказчик получает дорогое промышленное устройство, которое невозможно нормально зарядить или подключить.

Особенно «весело» становилось, когда нужного аксессуара не оказывалось у поставщика. Приходилось искать отдельные крышки, аккумуляторы и кабели, проверять совместимость, ждать поставки.

В какой-то момент мы начали собирать для популярных моделей готовые комплекты — киты. Всё необходимое складывали в одну коробку, чтобы клиенту не приходилось разбираться в хитросплетениях артикулов.

Позднее с распространением Android-терминалов комплектация стала проще. Многие устройства уже поставлялись с основными аксессуарами.

Вроде мелочь. Но для внедрения, где важно вовремя запустить десятки рабочих мест, отсутствие одного кабеля могло стать вполне реальной проблемой.

Первые Android-терминалы были совсем не такими, как сейчас

Переход от Windows к Android сегодня кажется очевидным. Смартфоны давно доказали, что сенсорный экран и мобильные приложения могут быть удобными. Почему бы не использовать похожую систему на складе?

Но первые эксперименты оказались не такими гладкими. Один из ранних Android-терминалов, с которыми мы работали, — ZKC 3501. Устройство нашли у компании, занимавшейся защищёнными смартфонами и планшетами. Терминал выглядел вполне привычно для складской техники: корпус с физическими кнопками, сканер, удобный для работы форм-фактор. Для него даже разработали программное обеспечение на Android и начали предлагать клиентам.

А потом устройства стали ломаться. Причём настолько регулярно, что вместо ремонта их просто заменяли из небольшого запаса. Попытки организовать восстановление оказались не слишком перспективными. В итоге от этой модели отказались.

Как оказалось, переход на новую операционную систему сам по себе не делал терминал лучше. Как оказалось, новая операционная система сама по себе не гарантировала надёжности. Многое по-прежнему зависело от качества сборки, сканирующего модуля, прошивки и поддержки производителя.

Да и заказчики не спешили расставаться с Windows CE. Особенно те, кто уже вложился в разработку собственных программ. Потому что переписать всё под Android означало потратить время и деньги, а иногда ещё и перестроить привычные процессы. Поэтому старые Windows-терминалы долго работали параллельно с новыми устройствами.

Ситуация начала меняться, когда привычные Windows-терминалы стали исчезать из продажи, и предприятия невольно были вынуждены расширять парк устройств.

Почему кладовщики до сих пор выбирают кнопки

Казалось бы, с появлением больших сенсорных экранов физическая клавиатура должна была окончательно исчезнуть. Но нет. Российские заказчики по-прежнему часто выбирают кнопочные модели. Причём иногда дело не в характеристиках, а в привычках сотрудников.

Недавно коллеги побывали на складе автозапчастей, где кладовщики объяснили свою позицию довольно своеобразно: если у терминала есть кнопки, значит, он защищённый. А если кнопок нет, то это какой-то смартфон.

С технической точки зрения такой вывод, конечно, неверен. Защита корпуса не определяется наличием клавиатуры. Но восприятие сотрудников тоже влияет на внедрение. Кому-то важно нажимать клавиши, не глядя на экран. Кто-то работает в перчатках. Одному сотруднику нравятся большие кнопки, другому те же самые кнопки кажутся слишком мелкими.

Был даже случай, когда на разных складах одного заказчика люди противоположно оценивали удобство одной и той же клавиатуры.

Поэтому универсального ответа на вопрос «кнопки или сенсор?» до сих пор нет.

И это, пожалуй, один из самых забавных итогов развития техники: процессоры стали быстрее в десятки раз, операционные системы сменились, экраны научились показывать всё что угодно, а спор о том, насколько удобно нажимать Enter, никуда не исчез.

Старый терминал можно было чинить. Новый иногда проще выбросить

Есть в истории ТСД и менее очевидный поворот. Раньше промышленное оборудование часто покупали с расчётом на долгую эксплуатацию. Для крупных заказчиков имели значение ремонтопригодность, доступность запчастей, сервисные контракты и возможность годами использовать одну модель.

Сейчас рынок стал значительно разнообразнее. Появилось много недорогих устройств, в том числе от китайских производителей. Но низкая цена иногда достигается за счёт конструкции.

Коллеги рассказывали, как разобрали недорогой терминал и обнаружили, что основные компоненты внутри фактически объединены в неразборную конструкцию. Сначала такое решение показалось удачным: всё закреплено, ничего не болтается. Позднее выяснилось, что ремонтировать такое устройство практически бессмысленно. При серьёзной поломке дешевле заменить терминал целиком.

Конечно, это не означает, что все современные бюджетные ТСД одноразовые. У разных производителей и моделей подходы к ремонту отличаются. Но сама тенденция интересная.

Техника стала доступнее, зато вопрос стоимости владения усложнился. Важно учитывать не только цену при покупке, но и то, сколько лет устройство прослужит, можно ли заменить аккумулятор, как быстро его отремонтируют и что произойдёт, если модель снимут с производства.

Для склада, на котором работают сотни терминалов, разница между ремонтом и полной заменой оборудования превращается в весьма ощутимые деньги.

Почему мы храним сотни старых ТСД

Когда-то выход новой модели ТСД был настоящим событием. Производители привозили устройства, мы изучали их возможности, проверяли совместимость с программным обеспечением, разбирались с драйверами и сканирующими модулями.

Но после интеграции история с конкретной моделью не заканчивалась.

Одна модель может вести себя по-разному в зависимости от версии прошивки. На другой возникают особенности работы сканера. У третьей после обновления появляются ошибки, которых раньше не было.

Иногда приходится обращаться к производителю, запрашивать новую прошивку или копаться с библиотеках для разработчиков. А иногда нужно просто взять точно такой же терминал, как у клиента, и попытаться воспроизвести проблему.

Поэтому устройства не выбрасывают сразу после прекращения продаж. Они остаются у тестировщиков и разработчиков — в специальных коробках, на рабочих столах, в запасниках.

Со стороны всё это напоминает коллекцию человека, который никак не может расстаться со старыми телефонами. Но на самом деле у каждого такого экземпляра есть вполне практическое назначение. И здесь становится понятно, почему промышленная техника живёт совсем по другим правилам, чем потребительская электроника.

Что изменилось за двадцать лет, а что осталось прежним

Сегодня ТСД умеют считывать разные типы штрихкодов, работать с DataMatrix, обмениваться данными по беспроводной сети, запускать приложения на Android. И выполнять гораздо более сложные операции, чем их предшественники.

Аккумуляторы стали ёмче. Для многих профессиональных моделей появилась возможность горячей замены батареи — когда сотрудник меняет разряженный аккумулятор при включенном устройстве, не теряя рабочие данные и не начиная операцию заново. Производители уделяют больше внимания обновлениям операционной системы и безопасности. Для крупных корпоративных заказчиков регулярный выпуск прошивок может быть обязательным условием закупки оборудования.

Но при всём техническом прогрессе у современных ТСД осталось много общего с устройствами двадцатилетней давности. Им по-прежнему нужно быстро считывать код, они должны удобно лежать в руке, выдерживать условия работы и без ошибок передавать данные в учётную систему. А сотруднику по-прежнему важно, чтобы терминал не мешал ему работать.

Наверное, поэтому старые Motorola, CipherLab и другие ветераны вызывают такую ностальгию. Не только из-за необычных корпусов, кнопок и стилусов. Они напоминают о времени, когда многие привычные сегодня процессы автоматизации только начинали складываться. Когда каждое новое устройство приходилось изучать почти с нуля, а успешное внедрение нередко начиналось с вопроса: «А как вообще подключить эту штуку к 1С?»

Кстати, мы с коллегами посвятили этим железным динозаврам три выпуска подкаста «Коммутатор» — «ТСД, железное наследие» Часть 1, Часть 2 и Часть 3. Притащили старые устройства, вспомнили первые внедрения, обсудили удачные и провальные модели, переход с Windows на Android и то, почему некоторые терминалы никак не хотят уходить на пенсию.

Присоединяйтесь к обсуждению — и под выпуском, и здесь, в комментариях!

Интересно, сколько нас тут таких, кто помнит этих железных динозавров? Может, у кого-то до сих пор работает Motorola MC2180 или сохранился CipherLab на батарейках? А какие ТСД вы считаете по-настоящему неубиваемыми?

Рассказывайте! Особенно интересно увидеть фотографии старого оборудования, которое до сих пор в строю.

Найти нужный товар на небольшом складе — обычно не проблема. Кладовщики знают, где что лежит, помнят, куда поставили последние полученные товары, и даже без подсказок могут провести новичка к нужному стеллажу. Но чем больше становится ассортимент, тем сложнее держать всю эту информацию в голове.

Особенно когда товары постоянно перемещаются. Сегодня коробки занимают нижнюю полку, завтра их переставили наверх, чтобы освободить место под новую партию. А послезавтра приехал новый сотрудник, которому поручили собрать заказ, и выяснилось, что в документах товар есть, а где именно он лежит — знает только кладовщик из другой смены.

Ситуация ещё больше усложняется, если на складе хранятся не только готовые к продаже товары, но и продукция, которую ещё нужно проверить. Например, аккумуляторные батареи перед размещением могут проходить тестирование. И тогда недостаточно знать, на каком стеллаже лежит нужная модель: важно ещё не перепутать проверенные экземпляры с теми, которые пока нельзя отгружать.

Получается, складу нужна система, способная подсказывать сотрудникам, как находить товары независимо от того, кто и когда их размещал. Один из способов организовать такую работу — адресное хранение. За этим названием скрывается довольно простая идея: у каждого места хранения появляется собственный адрес, почти как у квартиры в многоквартирном доме.

А что, если отправить вас за одной коробкой?

Найти коробку с конкретным товаром — фактически рутинная задача для сотрудников склада. Кладовщик смотрит: по учётным данным нужный товар есть. Ещё есть несколько рядов стеллажей и множество одинаковых картонных коробок. А вот коллеги, способного подсказать, что нужно именно в третьем ряду, где-то на верхних полках посмотреть, может не быть.

Что ж, давайте тогда сами отправимся на поиски. В третьем ряду у нас будет, условно, несколько стеллажей, на каждом по четыре яруса, а на полках — десятки коробок. Часть этикеток не видно, некоторые товары кто-то уже переставил после последней поставки. В общем, подсказка «где-то наверху» окажется не такой полезной и актуальной, как хотелось бы.

Но стоит изменить всего одно условие… Например, вместо приблизительного описания у нас будет точный адрес — А-01-03-02. И если на складе всё правильно организовано, искать в принципе не нужно. Достаточно пройти в определённую зону, найти нужный стеллаж, подняться к указанному ярусу и забрать товар из конкретной ячейки.

Вот это и есть принцип адресного хранения. Склад делят на места хранения, каждому присваивают уникальное обозначение, а в учёте фиксируют, какие товары и в каком количестве там находятся. Благодаря этому нужную коробку можно искать по координатам — как по навигатору.

Никакого секрета здесь нет

Вернёмся к нашему адресу А-01-03-02. Выглядит он немного загадочно, но на самом деле это обычная последовательность координат.

Для нашего условного склада расшифровка будет такой:

Получается, чтобы найти коробку, нужно пройти в зону А, подойти к первому стеллажу, найти третий ярус и второе место на нём.

Правда, здесь есть один нюанс. Единого обязательного формата адресов для всех складов нет. Где-то используют последовательность «зона — ряд — стеллаж — ярус — место», где-то обходятся без отдельного обозначения зоны, а на небольших складах адрес может состоять всего из трёх элементов.

Например, если стеллажи объединены в ряды, адрес может выглядеть так: А-03-01-02-04. В принятой для такого склада схеме это будет зона А, третий ряд, первый стеллаж, второй ярус и четвёртое место. На другом складе те же цифры могут означать совершенно другую последовательность, поэтому правила адресации всегда нужно закреплять заранее.

Важно, чтобы у каждого места был свой уникальный адрес, а сотрудники одинаково понимали, что обозначают его части. Иначе вместо поисков кладовщики только и будут делать, что спорить о том, какой стеллаж считать первым и с какой стороны нумеровать полки.

У каждой коробки теперь будет собственный адрес?

Не совсем. Адрес присваивают месту хранения, а не коробке или конкретному товару. Допустим, в ячейке А-01-03-02 лежат десять светильников. Завтра пять из них заберут для выполнения заказа, а через неделю оставшиеся тоже отправятся покупателям. Ячейка освободится, и в неё можно будет разместить другой товар. При этом сам адрес никуда не исчезнет.

Получается, у одного товара может быть сразу несколько адресов. Например, часть светильников лежит на нижнем ярусе, откуда их удобно забирать при сборке заказов, а основной запас находится на верхних полках. И это совершенно нормальная ситуация, если в учёте отражено, сколько товара находится в каждой ячейке. А если на складе хранятся товары с ограниченным сроком годности, для них могут выделять отдельные зоны или ячейки, чтобы было удобнее контролировать партии и очередность отбора.

Но здесь мы подходим к самому интересному. Присвоить адреса полкам — только половина дела. Нужно ещё сделать так, чтобы информация о размещении товаров соответствовала действительности.

Если коробку переставили

Казалось бы, теперь у каждой ячейки есть адрес, а в учёте записано, какой товар в ней хранится. Но ведь склад — не музей, где экспонаты годами стоят на своих местах. Коробки постоянно перемещают: освобождают полки под новые поставки, пополняют запасы, переставляют товары поближе к зоне отбора.

И вот один из кладовщиков перенёс наши светильники на соседний стеллаж, а новое место хранения в системе не указал. Товары никуда не пропали, но по документам они по-прежнему лежат в ячейке А-01-03-02. А значит, следующий сотрудник отправится именно туда и обнаружит пустую полку.

А дальше что? Правильно: придётся искать сотрудника, который выполнял перемещение, или проверять соседние стеллажи. Получается, адреса есть, а проблема осталась.

Чтобы такого не происходило, нужно фиксировать не только первоначальное размещение товара, но и все последующие перемещения. Причём важно учитывать как адрес, откуда товар забрали, так и место, куда его перенесли. Иначе информация об остатках по ячейкам довольно быстро перестанет соответствовать реальному положению дел.

На небольшом складе такие операции можно записывать вручную. Но когда за смену проходят десятки или сотни перемещений, сотрудникам становится сложнее поддерживать данные в актуальном состоянии. Поэтому на автоматизированных складах ячейки часто маркируют штрихкодами — линейными или двумерными. А для фиксации операций используют терминалы сбора данных.

Кладовщик сканирует адрес ячейки, товар и подтверждает количество. При перемещении указывает новое место хранения, а программа обновляет данные в учётной системе. Правда, здесь всё зависит от того, как настроен процесс: само наличие ТСД ещё не гарантирует, что каждое перемещение будет отражено правильно.

Куда разместить новое поступление?

Кстати, адресное хранение вовсе не означает, что каждый товар обязан всю жизнь лежать на одной и той же полке. Здесь есть несколько подходов, и выбор зависит от того, как устроена работа склада.

При фиксированном хранении за определёнными товарами закрепляют постоянные места. Например, популярные позиции размещают ближе к зоне отбора, чтобы кладовщикам не приходилось каждый раз идти за ними в дальний конец склада. Сотрудникам проще ориентироваться, зато свободное пространство используется не всегда эффективно: закреплённая ячейка может пустовать, даже если рядом не хватает места для других товаров.

При динамическом хранении товар размещают в подходящей свободной ячейке. Сегодня партия светильников окажется в зоне А, а следующая поставка — в зоне Б. Главное, чтобы после размещения система знала, где находится каждая партия и сколько товара там лежит.

Есть и смешанный вариант. Например, часть мест закрепляют за товарами, которые постоянно участвуют в сборке заказов, а запас размещают в свободных ячейках. Когда на нижних полках заканчиваются светильники, их пополняют из основного запаса.

Какой подход лучше? Универсального ответа нет. Для небольшого склада с устойчивым ассортиментом может оказаться удобнее фиксированное размещение, а при большом количестве постоянно меняющихся товаров — динамическое. Но в любом случае адреса должны помогать сотрудникам работать, а не напрягать.

А если товар сначала нужно проверить?

До сих пор мы говорили о коробках, которые можно сразу разместить на стеллажах. Но ведь на склад поступает и продукция, требующая дополнительной проверки. Например, аккумуляторные батареи могут проходить тестирование, прежде чем их разрешат использовать для выполнения заказов.

И здесь появляется ещё одна задача. Нужно не только знать, где находится конкретная батарея, но и понимать, прошла ли она проверку. Особенно если внешне проверенные и непроверенные экземпляры практически не отличаются.

В таком случае задачу можно решить разделением складских процессов. Поступившую продукцию сначала принимать в безадресное помещение, затем направлять на тестирование. После проверки присваивать товару соответствующий статус, и только затем размещать его в ячейках адресного склада.

Такой формат работы уже выбрала одна из компаний. Получилась понятная последовательность: приняли, проверили, разместили. При этом в системе учитывают серийные номера конкретных экземпляров, а для продажи разрешается выбирать только продукцию со статусом «Протестировано».

Этот пример хорошо показывает, почему адресное хранение нельзя сводить к табличкам на стеллажах. Иногда важно не просто найти нужную модель товара, а выбрать конкретный экземпляр, который прошёл необходимые операции и действительно готов к отгрузке.

Как адреса помогают собирать заказы?

Вернёмся к нашим светильникам. Допустим, на складе есть пятьдесят штук одной модели, но лежат они в трёх разных ячейках. В одной осталось четыре светильника, во второй — шестнадцать, а в третьей хранится запас из тридцати.

При обычном поиске кладовщик может отправиться к ближайшему знакомому стеллажу и уже там выяснить, хватает ли товара. Если нет, придётся идти за остатком в другое место. А при адресном хранении можно заранее увидеть, сколько светильников в какой ячейке лежит.

При автоматизации программа может не просто показывать остатки, но и предлагать, откуда удобнее выполнить отбор. Например, сначала забрать товар из ячейки с меньшим остатком, чтобы освободить место для следующей поставки. Или направить сотрудника в зону отбора, не заставляя его подниматься за коробками на верхние ярусы.

А если у товара есть срок годности, правила становятся ещё интереснее. Можно настроить отбор по принципу FEFO, когда в первую очередь предлагают продукцию с ближайшим окончанием срока годности. Причём при одинаковых сроках система может дополнительно учитывать остатки по ячейкам.

Такие алгоритмы действительно используют на складах, где важно контролировать партии и сроки. Но сами по себе адреса их не обеспечивают: для этого нужны соответствующие данные о товарах и настройки учётной системы.

Значит, без ТСД адресное хранение не работает?

Работает, конечно. Можно составить схему склада, присвоить адреса местам хранения, промаркировать стеллажи и вести остатки по ячейкам вручную. Для небольшого склада с ограниченным ассортиментом такой подход вполне жизнеспособен.

Другое дело, что при увеличении количества операций ручной учёт становится всё сложнее. Сотрудник должен записывать, куда разместил товар, откуда забрал его для заказа и между какими ячейками переместил. А если данные вносят не сразу, а в конце смены, возрастает вероятность расхождений.

ТСД позволяет выполнять эти операции непосредственно возле стеллажа. Например, сотрудник получает задание отобрать светильники из ячейки А-01-03-02, подходит к ней и сканирует штрихкод адреса. Затем сканирует товар и подтверждает количество.

Если программа поддерживает соответствующую проверку, она предупредит, когда кладовщик выбрал не ту ячейку или пытается отобрать товар, который не соответствует заданию. При размещении можно таким же образом зафиксировать, в какое место отправилась новая партия.

Но есть нюанс, о котором легко забыть. Терминал не определяет местоположение товара самостоятельно: он считывает коды, а программа обрабатывает полученные данные. Если кладовщик перенёс коробку и не зарегистрировал перемещение, информация об адресе всё равно окажется неверной.

Поэтому автоматизация помогает поддерживать порядок только тогда, когда сами складские процессы правильно организованы.

И что в итоге получает склад?

Помните нашу коробку со светильниками, которую мы искали в третьем ряду? Теперь вместо приблизительного описания у неё есть точное местоположение. И найти её сможет не только кладовщик, который принимал последнюю поставку, но и сотрудник, впервые вышедший на смену.

При сборке заказов больше не нужно полагаться исключительно на память коллег. При инвентаризации можно проверять остатки по конкретным ячейкам, а при перемещениях — фиксировать, откуда и куда отправился товар. Если же склад работает с серийными номерами, партиями или продукцией после тестирования, адресное хранение становится частью более сложной системы учёта.

Конечно, однажды пронумеровать стеллажи недостаточно. Адреса должны быть понятными, схема размещения — удобной, а данные об остатках — актуальными. Так что главная польза адресного хранения не в самих буквах и цифрах. А в том, что всегда и всем понятно, где находится нужный товар.

А нужная коробка? Нашлась. Зона А, первый стеллаж, третий ярус, второе место. И никому даже звонить не пришлось.

Все мы регулярно что-то заказываем: бытовые мелочи на маркетплейсах, доставку продуктов, одежду в интернет-магазинах. И иногда при получении обнаруживаем, что нам чего-то не довезли или вообще перепутали товары. В таких случаях мы обычно обращаемся к продавцу, оформляем возврат или требуем дослать недостающее, даже не задумываясь, на каком этапе произошла ошибка.

А что, если посмотреть на ситуацию с другой стороны? Прежде чем попасть к покупателю, заказ проходит через несколько сотрудников и складских участков. Сначала товары собирают по списку, затем упаковывают, маркируют транспортной этикеткой, сортируют по направлениям и передают перевозчику. И на каждом этапе с одной и той же коробкой происходят совершенно разные операции.

Обычно, когда речь заходит об ошибках в заказах, первым подозреваемым становится комплектовщик. Но допустим, мы проверили сборку и убедились, что кладовщик ничего не перепутал: все позиции отсканированы, количество сошлось, заказ закрыт без расхождений. Тогда придётся искать причину дальше — там, где собранные товары превращаются в отправления, которые ещё нужно правильно упаковать, распределить и отгрузить

Свой среди чужих или чужой среди своих?

Так, заказ мы собрали, но ведь есть ещё одна важная процедура — получить на него транспортную этикетку. Покупатель, скорее всего, даже не обратит внимания на наклейку со штрихкодом и отправит её в мусор вместе с упаковкой. А вот для склада и службы доставки она куда интереснее содержимого: по ней можно определить, что это за отправление и куда его нужно доставить.

Только есть одна загвоздка: этикетка ничего не знает о том, что лежит внутри. Она привязана к определённому заказу, и если на упаковке что-то перепутали, последующее сканирование самой этикетки об этом не расскажет. В итоге покупатель получит посылку со своим номером, вскроет её — а там совершенно чужой товар.

И кого теперь подозревать? Комплектовщик всё собрал правильно, перевозчик доставил отправление по адресу, указанному на этикетке, а результат всё равно не радует. Значит, пора посмотреть, что происходило между этими двумя событиями — когда собранный заказ упаковывали и готовили к отправке.

Как одна наклейка может всё испортить

Многое здесь зависит от того, как организована работа упаковщика. Одно дело, когда он занимается одним единственным заказом, проверяет его содержимое и только после этого печатает нужную этикетку. И совсем другое, когда на столе одновременно лежат товары для нескольких отправлений, а рядом ждёт своего часа целая стопка распечатанных наклеек.

И вот тут достаточно небольшой ошибки, чтобы все старания комплектовщика пошли насмарку. Товары могут быть разложены совершенно правильно, каждый по своему заказу, но стоит поменять местами две транспортные этикетки — и посылки отправятся не к тем получателям. Причём на следующем участке эту путаницу могут даже не заметить: сортировщик будет работать со штрихкодом на упаковке, а не проверять её содержимое.

Избежать подобной истории можно и без дорогостоящего оборудования. Упаковщик сверяет товары со списком в заказе, проверяет количество, закрывает упаковку и наносит соответствующую транспортную этикетку. Правда, при ручной работе всё держится на внимательности сотрудников. И чем больше заказов проходит через участок, тем сложнее сохранять её на протяжении всей смены.

При автоматизации часть проверок можно поручить программе. Сотрудник сканирует товары, система сверяет их с заказом, а транспортная этикетка формируется для проверенного отправления. Если процесс настроен именно таким образом, тогда вероятность перепутать содержимое и ярлык становится меньше, поскольку сотруднику уже не приходится самостоятельно сопоставлять несколько стопок товаров и наклеек.

Но на этом работа склада не заканчивается. Упаковщик передаёт готовое отправление на следующий участок, где его уже не будут вскрывать ради повторной проверки содержимого. Теперь сотрудникам предстоит другая задача: определить, куда оно должно отправиться, и не перепутать его с остальными.

А если на упаковке всё было правильно?

Казалось бы, если товары проверили, упаковку закрыли, а этикетку наклеили правильно, дальше ошибаться уже негде. Но впереди сортировка, где одновременно обрабатывают множество отправлений. И здесь вполне можно перепутать маршрут.

Потому что сортировщика уже мало интересует, что лежит внутри: хоть новые кроссовки, хоть набор кастрюль. Главное — определить, к какой партии относится отправление и куда его нужно переместить. И если посылка окажется не в той группе, дальше она может поехать совсем не туда, куда планировалось.

На небольшом складе посылки могут вручную распределять по направлениям, а на крупных для этого используют сортировочные линии, тележки и контейнеры. При любом способе работы можно поставить посылку не в ту партию, отправить к соседним воротам или оставить среди груза, предназначенного для другого рейса. Причём ошибку не всегда обнаруживают сразу: иногда она становится заметна только при следующей проверке.

Вот только путать ошибки упаковки и сортировки не стоит. Если содержимое посылки соответствует транспортной этикетке, неправильное направление само по себе не превратит заказ в чужой. Скорее отправление задержится или потребует дополнительной обработки, когда несоответствие обнаружат на следующем участке. Поэтому задача сортировки — не повторять работу упаковщика, а проверять маршрут.

При работе вручную сотрудник ориентируется на информацию об отправлении и распределяет его по нужным направлениям. Если же есть автоматизация — сканирует штрихкод, а программа сверяет номер посылки с выбранной партией и предупреждает, если её пытаются отправить не туда.

Но даже если сортировщик всё сделал правильно, это ещё не значит, что нужные отправления действительно окажутся в машине. Между подготовленной партией и закрытыми дверями грузовика есть ещё одна операция.

А те ли заказы отгрузили?

Ну что, ждём отправки? Тут же только закинуть в транспорт и передать перевозчику осталось. Как бы не так! Это в кино всё гладко, а у нас сначала нужно убедиться, что в машину попало не просто нужное количество грузовых мест, а именно те отправления, которые должны были уехать.

Например, по документам на рейс должно отправиться сто посылок. Сотрудники пересчитали груз, получили ровно сто мест и подтвердили отгрузку. Но одна из нужных посылок могла остаться в зоне ожидания, а вместо неё в машину попала другая — из соседней партии.

По количеству всё сошлось, но состав рейса-то уже неправильный. И если склад контролирует только общее число мест, такую ошибку легко пропустить. Особенно когда у соседних ворот одновременно загружают несколько машин и сотрудники работают с разными партиями отправлений.

Поэтому при погрузке стоит сверять и количество, и номера конкретных отправлений. Это можно делать вручную по отгрузочному списку или с помощью ТСД, если программа поддерживает проверку принадлежности посылки нужному рейсу. Во втором случае сотрудник сразу увидит предупреждение, если попытается погрузить чужое отправление.

А дальше груз принимает перевозчик. И здесь тоже важно понимать, что именно передали: просто определённое количество мест или конкретные посылки с известными номерами заказов. Если при передаче возникнет расхождение, подробные данные помогут быстрее выяснить, на каком участке оно появилось.

Пока всё логично и правильно, но вы, наверное, тоже всё ещё не понимаете, как сотрудникам вообще удаётся что-то перепутать, если на каждом этапе они сканируют штрихкоды?

Отсканировали — значит, проверили?

Не совсем так. Сканер или терминал сбора данных считывает штрихкод и передаёт информацию в программу, но сам по себе не знает, правильно ли сотрудник выполнил операцию. А уж заглянуть внутрь закрытой коробки ему точно не под силу.

Вернёмся к упаковке. Комплектовщик собрал заказ, программа подтвердила все позиции, но потом на посылку наклеили чужую транспортную этикетку. Если дальше сотрудники сканируют только её, они будут видеть номер отправления, которому эта наклейка принадлежит. Что лежит внутри, такое сканирование не покажет.

С сортировкой и отгрузкой похожая история, только проверять там нужно уже другое. Программа может подсказать, к какой партии относится отправление или в какой рейс его разрешено грузить. Но если сканирование лишь фиксирует, что сотрудник выполнил действие, а соответствие партии или рейсу не проверяется, ошибку можно пропустить.

Получается, важно не то, сколько раз за день сотрудники считали штрихкоды, а что происходило после каждого сканирования. На упаковке нужно связать содержимое с конкретным отправлением, на сортировке — проверить направление, при отгрузке — убедиться, что посылка относится к нужному рейсу. Это разные задачи, и одна проверка не заменяет другую.

Именно поэтому автоматизация склада начинается не с покупки ТСД, а с понимания того, где возникают ошибки. Иначе можно оснастить сотрудников устройствами, ускорить операции, но оставить прежние слабые места в процессе. Штрихкодов станет больше, а причин для разбирательств — не меньше.

Найти виновного или исправить процесс?

Когда заказ уже уехал, а потом выяснилось, что покупатель получил чужой товар или нужная посылка вообще не добралась до места назначения, первым делом хочется найти того, кто ошибся. Но начинать с поиска виновного — не самая полезная затея. Сотрудник мог добросовестно выполнить свою операцию, а проблема возникла позже, когда заказ передавали на другой участок.

Гораздо полезнее восстановить его путь. Что подтвердили при сборке, как связали товары с транспортной этикеткой, в какую партию включили отправление и что в итоге передали перевозчику? Ответы помогут понять не только где произошла путаница, но и почему её не заметили вовремя.

Хорошо, если эти сведения сохранились в системе. Тогда можно посмотреть историю операций, сопоставить номера отправлений и проверить, на каком участке данные перестали совпадать с тем, что должно было происходить. А если склад фиксировал только общее количество обработанных заказов, придётся разбираться по документам и воспоминаниям сотрудников.

И ещё один момент. Допустим, выяснилось, что упаковщик перепутал этикетки. Можно провести беседу, потребовать быть внимательнее и считать вопрос закрытым. Но если на столе по-прежнему лежат сразу несколько заказов и стопка наклеек, что помешает такой же ошибке повториться завтра?

Поэтому после любого подобного случая стоит проверять не только действия конкретного человека, но и сам порядок работы. Где сотруднику приходится полагаться исключительно на память и внимательность? Какие операции можно перепроверить до передачи заказа дальше? И достаточно ли данных остаётся после каждой из них, чтобы потом не гадать, куда пропала нужная посылка?

Ведь правильно собрать заказ — только половина дела. Нужно ещё сохранить связь между товаром, транспортной этикеткой и маршрутом до момента передачи перевозчику. А покупателю совершенно неинтересно, на каком участке склада что-то перепутали: он просто хочет получить то, за что заплатил.

У нас товар может простоять целый год на одном месте и за это время заметно вырасти. Причём настолько, что его прежние характеристики уже не будут соответствовать действительности.

Никакой фантастики, просто мы — один из крупнейших питомников растений. Выращиваем и продаём саженцы, кустарники, хвойные и лиственные деревья, занимаемся озеленением участков, доставкой, посадкой и уходом за растениями. В нашем ассортименте более девяти тысяч видов растений — от небольших ростков до взрослых деревьев, которые можно сразу высадить возле дома.

Покупатели приезжают к нам не только за определённым сортом. Часто им хочется выбрать конкретное дерево: посмотреть на крону, оценить высоту, убедиться, что оно подойдёт для участка.

Поэтому наш склад устроен не совсем обычно. Вместо стеллажей — посадочные площадки, вместо коробок — живые растения. И всё это нужно учитывать, находить, продавать и выдавать без ошибок.

Четыре гектара, на которых легко потеряться

На четырёх гектарах у нас размещаются деревья, кустарники и горшечные растения. Есть отдельные зоны с туями, лиственными культурами и крупномерами — взрослыми деревьями для озеленения. Расстояния здесь вполне серьёзные.

По территории приходится много перемещаться, поэтому для поездок между площадками  и по дорожкам питомника мы используем даже мини-байки. Это уже немного другой масштаб работы, чем пройти от одного складского стеллажа до другого. Именно поэтому когда покупатель выбирает понравившиеся экземпляры, наши сотрудники должны знать, где искать нужное растение, сколько таких растений осталось и какие уже включены в заказы.

С учётом мы работали и раньше: использовали «1С:Управление торговлей». Но непосредственно на территории питомника многие операции выполняли вручную. Менеджер проходил с покупателем по площадкам, записывал выбранные растения на бумаге, а затем передавал список оператору. Тот переносил названия и количество в 1С.

Иногда ошибались при подсчёте, иногда неправильно записывали название или путали позиции при вводе. В сезон, когда покупателей становилось больше, приходилось тратить время не только на оформление заказов, но и на исправление документов. И всё это осложнялось тем, что растения не всегда легко отличить друг от друга.

Почему десять сантиметров могут стоить три тысячи рублей

С растениями есть одна сложность: даже опытный сотрудник не всегда может сразу определить, что именно перед ним. Например, молодые кипарисы и можжевельники бывают настолько похожи, что без специальных знаний их легко перепутать. А ведь нам важно знать не только название растения, но и его характеристики.

Особенно высоту. Два дерева одного сорта, отличающиеся всего на десять сантиметров, могут иметь разницу в цене две-три тысячи рублей. Поэтому определением растений и их характеристик у нас занимаются специалисты питомника. Они проверяют посадочный материал, измеряют высоту и маркируют растения штрихкодами. После этого другие сотрудники могут считать код и получить сведения из учётной системы, не пытаясь каждый раз распознать растение по внешнему виду.

Но даже правильно измеренное дерево со временем вырастает. А значит, характеристики, зафиксированные в системе, не всегда будут оставаться актуальными. Штрихкод помогает найти информацию о растении, но не заменяет измерения.

Как мы собираем заказы прямо среди деревьев

В питомнике заказ часто начинается с прогулки. Покупатель может приехать за яблоней определённого сорта, но выбрать конкретный экземпляр только после того, как увидит его своими глазами. У одной яблони крона гуще, другая лучше подходит по высоте, третья просто больше нравится.

Чтобы оформлять заказы прямо среди растений, мы внедрили терминалы сбора данных с программным обеспечением Клеверенс, интегрированным с нашей «1С:Управление торговлей». Теперь менеджер создаёт заказ на терминале и вместе с покупателем отправляется по питомнику, сразу добавляя выбранные растения в документ.

Выбрали растение — считали штрихкод, добавили нужное количество в заказ. На экране терминала сразу видны название, характеристики и цена растения, а также остатки и место хранения. Если нужный товар находится в другой части питомника, менеджер может посмотреть, где его искать, не возвращаясь в офис.

А ещё это удобно для заказов из интернет-магазина. Если человек приехал за заранее выбранными растениями, но на территории решил купить ещё один кустарник, мы можем открыть его заказ на терминале и добавить новую позицию. В итоге не приходится заново переписывать список и повторно вводить данные в компьютер.

Как проверить заказ, если саженцы похожи друг на друга

После оплаты растения нужно подготовить к выдаче. И здесь важно убедиться, что покупатель получит именно то, что выбрал. На выезде с территории у нас организован контрольный пункт.

Сотрудник сканирует штрихкод расходного ордера, открывает документ на терминале и сверяет его с подготовленными растениями. Проверка может быть полной — когда считывают штрихкоды всех позиций, или выборочной. Также предусмотрен визуальный контроль с отметкой о его выполнении.

Но даже визуальная проверка требует внимания. Не каждый сотрудник способен уверенно различить похожие растения, особенно небольшие саженцы. Поэтому на терминале можно открыть фотографию товара. Она помогает сверить подготовленное растение с тем, что указано в заказе.

Раньше подтверждением проверки служила печать на бумажной накладной. Теперь в системе сохраняются сведения о том, кто сформировал заказ, кто оформил оплату и кто проверил растения перед выдачей. Если возникает расхождение, можно посмотреть историю работы с заказом и установить, на каком этапе появилась ошибка.

Как пересчитать растения на четырёх гектарах

Инвентаризация у нас тоже отличается от привычного пересчёта коробок на типовом складе. Нужно пройти по посадочным площадкам, проверить горшечные растения, кустарники и деревья, сверить их количество с данными учётной системы.

Раньше при инвентаризации возникали пересорты. Сотрудники вручную записывали результаты, затем переносили их в 1С, а обнаруженные расхождения приходилось дополнительно разбирать. Теперь мы можем проводить выборочные инвентаризации с помощью ТСД. Сотрудник проходит по нужному участку, считывает штрихкоды и фиксирует результаты непосредственно на месте.

Чтобы не искать растения по всей территории, мы разделили питомник на зоны. Причём это не условные обозначения: у нас есть схема с секторами и отдельными участками для хвойных, лиственных и плодовых деревьев, крупномеров и других групп растений.

В учётной системе можно указать справочное место хранения, а затем посмотреть его на терминале. Так сотрудник понимает, куда направиться за нужным растением, даже если раньше не работал на этом участке. На 4Га это помогает не тратить время на поиски по всей территории.

А деревья тем временем продолжают расти

Есть у нашего склада одна особенность, которую не исправить никакой автоматизацией: пока мы принимаем заказы, проводим инвентаризацию и выдаём растения покупателям, деревья продолжают расти.

Та же туя, которую прошлой весной никто не купил, к следующему сезону 100% станет выше и перейдёт в другую размерную категорию. И если на обычном складе достаточно знать, сколько товара осталось, то нам важно ещё понимать, насколько актуальны сведения о нём.

Получается, что даже если за целый год дерево ни разу не переместилось с места, в учёте всё равно может потребоваться обновить его характеристики. Вот такой у нас склад: товар стоит на месте, а данные о нём с каждым днём стареют.

Обычный штрихкод на упаковке мало что рассказывает о конкретном товаре. Две одинаковые пары кроссовок одного размера и цвета будут иметь один и тот же товарный штрихкод. Для кассы или складской программы этого достаточно, чтобы определить модель и посчитать количество.

С DataMatrix всё куда интереснее: у каждой маркированной пары обуви есть собственный код, позволяющий отличить её от других пар той же модели. И если программа встречает один и тот же DataMatrix дважды, это уже повод проверить, что происходит с товаром.

Но обязательно ли второй скан означает ошибку? Ведь одну пару обуви могут сканировать несколько раз: сначала при приёмке, потом при отгрузке, продаже или возврате. А иногда сотрудник просто случайно нажимает кнопку сканера дважды. Ответ зависит от того, какую операцию выполняют, какие проверки настроены в программе и что уже происходило с этим кодом раньше.

50 одинаковых пар кроссовок и ни одного повторяющегося DataMatrix

Для начала заглянем на склад обуви, где как раз принимают новую поставку. От поставщика приехали 50 пар чёрных кроссовок 42-го размера. Все одной модели, из одной партии, в одинаковых коробках.

Кладовщику предстоит проверить не только количество товара, но и маркировку каждой пары. Для этого можно использовать сканер штрихкодов, подключённый к компьютеру, или терминал сбора данных (ТСД) — мобильное устройство со сканером и программой для выполнения складских операций.

Сотрудник открывает документ приёмки и последовательно считывает коды маркировки (КМ). Программа сохраняет их в документе, чтобы можно было сверить фактическую поставку с данными поставщика.

На двадцать третьей коробке сканер неожиданно срабатывает дважды.

Два сигнала сканера — это уже 51 пара?

Если бы кладовщик работал только с обычными ШК, повторное сканирование могло бы просто увеличить количество товаров в документе. То есть вместо 50 пар программа посчитала бы 51, хотя физически на складе ничего не прибавилось.

При помарочной приёмке программа работает со списком конкретных кодов. Поэтому она может обнаружить, что такой DataMatrix уже добавлен в документ, и предупредить сотрудника. Но это зависит от её возможностей и настроек.

Например, на ТСД можно настроить контроль повторного использования кодов маркировки. Тогда мобильное приложение будет проверять совпадения и реагировать по заданным правилам: запрещать повторное добавление или предлагать сотруднику подтвердить действие.

А если контроль не настроен? В программе, допускающей повторное добавление одного КМ, могут появиться две записи с одинаковым кодом. Количество записей окажется больше количества уникальных маркированных единиц. Если проверить только итоговое число, ошибку легко пропустить.

И последствия могут обнаружиться позднее. Например, при подготовке отгрузки выяснится, что в документе числятся две единицы с одним кодом, а фактически кладовщик может найти только одну пару. Придётся возвращаться к приёмке и искать причину расхождения.

При этом сам Честный ЗНАК не получает сообщение каждый раз, когда сотрудник нажимает кнопку сканера. Считывание DataMatrix и передача сведений в государственную систему маркировки — разные действия. Сведения передаются в рамках предусмотренных операций, а не после каждого звукового сигнала устройства.

Поэтому случайно отсканировать одну коробку дважды — ещё не нарушение правил маркировки. В нашем случае кладовщик проверяет документ, убеждается, что лишняя запись не появилась, и продолжает приёмку.

А если одинаковый код обнаружился на двух разных коробках?

Теперь другая ситуация. Принимая следующую поставку, кладовщик сканирует коробку с кроссовками и получает предупреждение: такой код уже встречался в текущем документе. Сотрудник проверяет этикетки и обнаруживает одинаковый DataMatrix на двух самостоятельных парах обуви.

Причина может оказаться вполне бытовой. Например, при печати этикеток один макет отправили на принтер дважды, а получившиеся наклейки разместили на разных коробках. Или при перемаркировке товара использовали код, который уже был нанесён на другую пару.

Вот здесь проблема выходит за пределы обычной ошибки учёта. Два самостоятельных товара нельзя корректно провести через оборот под одним КМ.

Для Честного ЗНАКа это один идентификатор. Если одну пару продадут и сведения о её выбытии будут обработаны системой маркировки, код получит статус выведенного из оборота. Продажа другой пары под тем же кодом будет недопустима.

Причём проблема может обнаружиться ещё на кассе. Для обуви действует разрешительный режим: перед продажей кассовое программное обеспечение должно проверять маркировку. Если проверка показывает, что код уже выведен из оборота, продажа должна быть заблокирована.

Поэтому кладовщик не должен оформлять обе пары как корректно промаркированные. Нужно отделить спорные товары от остальной поставки, зафиксировать расхождение и связаться с поставщиком. Причину дублирования и порядок исправления маркировки необходимо выяснить до дальнейших операций.

Почему вчера КМ сканировали без проблем, а сегодня он вызывает вопросы?

У повторного сканирования бывает и совершенно обычная причина: товар переходит к следующему этапу своего движения. Например, вчера кладовщик принял кроссовки от поставщика, а сегодня ему нужно собрать их для отправки в магазин. Для этого необходимо снова считать тот же DataMatrix, но теперь уже проверить не поступление, а отгрузку.

Затем может понадобиться, например, отсканировать код при приёмке в магазине и ещё раз — на кассе. Все эти действия относятся к одной паре обуви, но выполняются в разных операциях.

Поэтому правило «один код разрешается сканировать только один раз» здесь не работает. Программа должна учитывать, где и зачем сотрудник использует маркировку.

Контроль повторов может действовать внутри текущего документа, среди документов определённого типа или с учётом ранее обработанных кодов. Конкретный механизм зависит от программы и её настроек.

Так, повторное считывание при отгрузке после приёмки ожидаемо. А если сотрудник пытается повторно оформить уже завершённую приёмку, предупреждение помогает обнаружить возможную ошибку.

Но есть ещё одна ситуация, когда код успешно считывается, а выполнить операцию с товаром нельзя. И здесь дело уже не в истории складских документов.

А что если код уже выведен из оборота?

Кроссовки доехали до магазина, и их купили. Кассир отсканировал DataMatrix, оформил чек, а сведения о продаже через оператора фискальных данных передали в Честный ЗНАК. После обработки этих сведений код выводится из оборота.

Сам квадратный код на коробке при этом не меняется. Он по-прежнему читается сканером. Но его успешное считывание не означает, что товар разрешено продать снова.

При разрешительном режиме кассовое ПО проверяет код перед продажей. Если полученные при проверке сведения указывают, что он уже выведен из оборота, продажа должна быть запрещена. В зависимости от условий применяется онлайн-проверка или предусмотренный офлайн-механизм.

Это другая проверка, не та, которая обнаруживает повторное использование кода в складском документе. Складская программа может искать совпадения среди ранее обработанных КМ, а кассовая проверка определяет допустимость продажи по установленным правилам маркировки.

Теперь покупатель возвращает первую пару кроссовок. Обувь пригодна для повторной продажи, этикетка сохранилась, DataMatrix читается. Магазин оформляет возврат, а сведения о возвращении кода в оборот передаёт одним из предусмотренных способов. Например, через кассовый чек возврата, если соблюдены необходимые условия.

Если маркировка утрачена или повреждена и идентифицировать товар невозможно, для его последующей реализации потребуется перемаркировка.

После корректного оформления возврата и возвращения кода в оборот ту же пару можно продать повторно. Кассир снова отсканирует знакомый DataMatrix — тот самый, который уже считывали при первой продаже. И на этот раз повторное сканирование будет совершенно законной частью новой продажи.

Когда говорят об инвентаризации учебного заведения или госорганизации, обычно представляют столы, стулья, компьютеры и проекторы в аудиториях. Всё это у нас, конечно, есть. Но Приволжский исследовательский медицинский университет (ПИМУ) — это ещё и лаборатории, клиники, научное оборудование, медицинские приборы. А некоторые объекты стоят десятки миллионов рублей и при этом даже не принадлежат университету.

У нас около 3000 сотрудников, 7 институтов, и 59 кафедр. Есть лечебный, педиатрический, стоматологический, фармацевтический и 5 факультетов. Имущество распределено между учебными корпусами, больницами, поликлиниками и лабораториями. Причём с оборудованием работают не только сотрудники, но и студенты.

Попробуйте теперь представить, сколько всего нужно найти и проверить во время ежегодной инвентаризации и почему у нас на это раньше уходили десятки рабочих дней.

Чей микроскоп?

Одна из особенностей нашего университета — оборудование постоянно используется в учебной и научной работе. Различные аппараты, приборы и другие объекты могут перемещаться между помещениями. И далеко не всегда после этого их легко найти по учётным документам.

Например, микроскоп или гильотину забрали в другой кабинет. Перемещение отметили, номер аудитории записали, а корпус забыли. И вроде как имущество никуда не пропало — стоит в одной из аудиторий, но найти его по документам уже непросто. Такие истории у нас периодически случались и приходилось тратить время на выяснение его последнего месторасположения.

Ситуацию усложняет количество материально ответственных лиц — их у нас около 700. За каждым закреплено определённое имущество, а в учётной системе нужно понимать ещё и то, где оно фактически находится.

Раньше перед инвентаризацией мы выгружали из 1С списки имущества по каждому МОЛу, распечатывали их и вместе с комиссией отправлялись проверять наличие объектов. Потом результаты нужно было сверить с учётными данными. Работа занимала много времени, а вопросы о местонахождении отдельных приборов всё равно оставались.

Оборудование за 40 миллионов может не принадлежать университету

Не всё, что стоит в наших лабораториях, принадлежит ПИМУ. Часть оборудования нам передают спонсоры, а часть приобретается на выделенные для научных исследований деньги.

Например, исследователь получает грант и покупает на эти средства необходимый прибор. Он может стоить 20–40 миллионов рублей, использоваться в нашей лаборатории, но при этом не числиться на балансе университета. Когда мы приняли решение изменить привычный всем порядок, такого оборудования было немало — примерно половина объектов.

Поэтому нам пришлось разделить имущество на две категории: то, что принадлежит университету, и то, что находится у нас, но имеет другого собственника. Для второй категории предусмотрели жёлтые этикетки. Так сотрудники сразу видят, почему дорогостоящего прибора нет в инвентаризационной ведомости ПИМУ.

Как найти нужный прибор среди сотен других

Поиск имущества, числящегося на балансе университета, оказался ещё одной проблемой. Номер аудитории в документах не всегда помогал, особенно если оборудование успели перенести в другой корпус.

Мы стали искать способ быстрее находить оборудование во время инвентаризации. В итоге остановились на RFID — радиочастотных метках, которые можно считывать специальным терминалом сбора данных на расстоянии. В отличие от обычного штрихкода, такая метка не обязательно должна быть в зоне видимости и к ней не обязательно подносить сканер.

Казалось бы, оставалось наклеить метки на оборудование. Но даже здесь мы упёрлись в некоторые сложности.

У нас есть приборы с пластиковыми и металлическими корпусами, лабораторные установки и другое научное оборудование. Одна и та же RFID-метка на разных поверхностях работает по-разному. Например, обычная тонкая метка не всегда подходит для металла.

Поэтому вместе с интеграторами, выигравшими тендер и взявшимися за наш проект, нам пришлось обходить заново все помещения, подбирать метки, проверять расстояние считывания и определять места их крепления. Заодно составили каталог с фотографиями приборов и указаниями, куда именно наклеивать метку.

На подготовку и маркировку имущества во всех корпусах у нас ушло почти три месяца.

Тем временем в аудиториях…

Раньше мы приходили с распечатанной ведомостью и искали в помещении каждый объект из списка. Теперь инвентаризационная комиссия получает ТСД с заданием на проверку имущества конкретного центра материальной ответственности.

На терминале установлено мобильное приложение Клеверенс, которое интеграторы адаптировали под нашу систему учёта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». В задании уже указано, какие объекты должны находиться в подотчёте у ответственного лица.

Сотрудник считывает RFID-метки, а программа сопоставляет найденное имущество с ведомостью. Если обнаружился прибор из другого помещения или объекта вообще нет в задании, ТСД сообщит об этом. Лишнюю позицию можно зафиксировать с пометкой «Сверх плана».

Так мы проверяем фактическое наличие оборудования и сразу видим расхождения с учётными данными. Не нужно отдельно искать каждый инвентарный номер в бумажном списке, а затем переносить результаты в компьютер.

Сломанный прибор фотографируем сразу

Найти оборудование — половина работы. Во время инвентаризации мы также проверяем его состояние: что исправно, что требует ремонта.

Если имущество повреждено и его нужно списать, сотрудник фотографирует оборудование, прикрепляет снимок к документу инвентаризации вместе с инвентарным номером объекта. Так бухгалтерия получает не только отметку о состоянии, но и фотографию. Не приходится потом выяснять, что именно сломалось и о каких повреждениях идёт речь.

Через терминалы мы также оформляем перемещения имущества между материально ответственными лицами и передачу на списание. Если объект числится за другим ответственным лицом, программа предупредит об этом и не позволит оформить его как имущество выбранного МОЛа.

Восемь часов работы превратились в три с половиной

Самое заметное изменение мы увидели, когда начали проводить инвентаризацию по новым правилам. Хотя ещё 2 года назад система работала не во всех подразделениях: корпуса расположены далеко друг от друга, и для дальнейшего расширения требовалось дополнительное оборудование.

Вот несколько примеров из нашей практики:

В Главном корпусе проверка стала проходить в восемь раз быстрее. А один из корпусов с помощью RFID нам удалось проинвентаризировать всего за 15 минут.

Конечно, не всё получилось с первого раза. Пришлось разбираться с настройками принтеров, обменом данных и одним из типов RFID-меток. Но теперь мы можем гораздо быстрее проверять наличие имущества, видеть его местонахождение и понимать, какое оборудование требует ремонта или списания.

У нас больше 800 ресторанов, разбросанных по России на несколько часовых поясов. Каждый день сюда приезжают продукты, вода, напитки, упаковка и всё остальное, без чего ресторан довольно быстро перестанет быть рестораном. Объёмы соответствующие: сотни килограммов, литров и штук товара. И все их нужно принять, разместить, посчитать, использовать и вовремя пополнить.

При этом ресторан — это не склад, где можно выделить отдельного сотрудника, который всю смену занимается только товарным учётом. Менеджеру нужно контролировать работу точки, сотрудники заняты приготовлением заказов и гостями, поставки могут приходить в разное время. В том числе ночью: принимать их у нас обучены сотрудники ночной смены.

И сам товар очень разный. Что-то приезжает поштучно, что-то коробками, причём кратность упаковки может меняться от поставщика к поставщику. И всё это должно работать по одним правилам в сотнях ресторанов.

Всё началось с пивной кеги

Мы уже довольно хорошо понимали, как должны двигаться товары внутри нашей сети. Процессы были выстроены, сотрудники знали, что, когда и как делать, учётная система всё это поддерживала. Но иногда изменения происходят снаружи, а касаются всех участников рынка независимо от того, насколько хорошо у них организована работа.

Для нас таким изменением стала маркировка Честного ЗНАКа — новые требования затронули пиво. Нам нужно было сканировать код каждой кеги при постановке её на кран и передавать информацию в ГИС МТ.

Если описать только обязательную часть, ничего особенно сложного здесь нет. Сотрудник приносит 30-литровую кегу, подключает её к крану, находит код маркировки на крышке и сканирует его. Но само требование выполнить можно по-разному.

Нам было важно не просто научиться отправлять ещё один набор данных регулятору. В ресторане и без этого хватает операций, поэтому добавлять сотрудникам лишние действия, походы к компьютеру и ещё один отдельный процесс нам не хотелось.

Мы стали искать решение, которое позволило бы встроить маркировку в обычную работу с пивом так, чтобы для персонала ресторанов она выглядела максимально просто. Сотрудник не должен был разбираться, куда и какие данные нужно передать, или ради одной кеги переключаться между несколькими системами. Его задача должна была остаться понятной: установил кегу, отсканировал DataMatrix-код — дальше система всё сделает сама.

Таким решением для нас стали терминалы сбора данных с приложением «Магазин 15». До этого ТСД в наших ресторанах вообще не использовались. Сначала мы протестировали новый сценарий на нескольких точках, затем провели пилот и постепенно подключили остальные рестораны. В результате в сети появилось около 900 терминалов.

Масштаб здесь важен ещё по одной причине: с новым устройством предстояло работать больше чем десяти тысячам сотрудников. Для них подготовили презентации и видео, а прямо в приложении разместили QR-код со ссылкой на обучающие материалы. Новичкам помогают наставники на местах, но сам интерфейс мы постарались сделать таким, чтобы человек, знакомый с обычным смартфоном, быстро разобрался с основными действиями.

У открытой кеги есть пять дней

Постановкой на кран история с кегой не заканчивается. После открытия мы следим ещё и за сроком её продажи: у нас он составляет пять дней. Если где-то открытая кега задержалась дольше, это можно увидеть.

В одном ресторане такие вещи ещё можно было бы держать в голове. Но когда одновременно работают сотни точек, в одной кегу поставили сегодня, в другой — вчера, а где-то срок уже подходит к концу. Поэтому нам важно знать не только остаток пива, но и когда конкретную кегу подключили.

Есть у неё и обратный путь. Полная кега приезжает с поставщиком, после продажи пустая остаётся в ресторане, а затем её забирают обратно как возвратную тару. Получается небольшой круговорот: полную приняли, поставили на кран, продали пиво, пустую отдали поставщику.

Маркировку внедрили, сотрудники умеют с ней работать, требование регулятора выполняется. К этому моменту у нас в ресторанах уже было около 900 ТСД. И тут мы довольно быстро пришли к простой мысли: покупать столько устройств только для того, чтобы «пикать» пивные кеги, как-то расточительно. Тем более товарных операций в ресторане гораздо больше.

Про наггетсы и поставщиков

Одной из следующих операций стала инвентаризация. И вот здесь быстро обнаружилось, сколько информации наши сотрудники до этого просто держали в голове.

Одна и та же продукция может приезжать от разных поставщиков, а количество единиц в коробке — отличаться. Опытный сотрудник уже знает, сколько чего лежит в конкретной упаковке. Новичку нужно запомнить ассортимент, поставщиков, коробки и их кратность — вместе со всем остальным, чему приходится учиться в первые недели работы.

Теперь сотрудник сканирует коробку, а система показывает, что это за товар и сколько единиц находится внутри. Не нужно вспоминать, от какого поставщика приехала именно эта упаковка и сколько в ней должно быть штук.

До этого сама инвентаризация тоже проходила иначе. Сотрудники считали остатки, записывали результаты на бумагу, а затем переносили их в компьютер. Теперь можно идти по ресторану и сразу фиксировать то, что фактически лежит на местах хранения.

Причём «посчитать ресторан» — это далеко не всегда пересчитать коробки. Что-то хранится в штуках, что-то приходится взвешивать. Если товар учитывается поштучно, а считать его удобнее через вес, количество нужно пересчитать.

А смесь для мороженого во время инвентаризации может находиться прямо внутри комбомашины. Выливать её оттуда, измерять и заливать обратно никто, конечно, не будет. Остаток определяем по заполнению машины и переводим в литры исходного продукта.

По нашим замерам, после изменения процесса сама инвентаризация стала проходить примерно на 30% быстрее. В бэк-офисе процедура, на которую раньше уходило полтора-два часа, теперь занимает около часа.

Ежедневная рутина

В зависимости от размера и оборота ресторана поставки могут идти несколько раз в неделю. А поставщиков у нас несколько, поэтому фактически почти каждый день в ресторан приезжает какая-нибудь машина.

Раньше приёмка была ещё одной отдельной частью работы. Теперь сотрудник выходит к машине с ТСД, на котором уже есть задание: видно, какого поставщика мы ждём и что именно он должен привезти. Дальше остаётся отсканировать приехавший товар.

Если по документам должны получить десять коробок, а отсканировали девять, это сразу видно. Можно проверить машину, ещё раз посмотреть, всё ли посчитали, а если десятой коробки действительно нет — зафиксировать расхождение.

Здесь снова встречаются и наши пивные кеги. Машина может привезти полные и одновременно забрать пустые, поэтому во время одной приёмки мы учитываем и то, что приехало, и возвратную тару, которую отдаём поставщику. Накладную при этом можно сфотографировать прямо на терминал — изображение сохраняется и остаётся доступным коллегам, которым документ понадобится дальше.

С продуктами одного количества тоже недостаточно. При приёмке нужно контролировать остаточный срок годности, а для отдельных категорий ещё и сверять данные с государственными системами. Если информация не совпадает с тем, что должно приехать, сотрудник видит это ещё во время приёмки и может разобраться с поставкой до того, как товар разойдётся по ресторану.

По нашим замерам, сейчас приёмка проходит примерно на 60% быстрее, даже с учётом поштучного сканирования маркированной продукции.

У нас есть своя продуктовая биржа

Иногда нужный товар можно найти не у поставщика, а в другом ресторане. Такие перемещения между точками мы внутри называем «продуктовой биржей».

Если одному ресторану чего-то не хватает, он отправляет заявку другому. Там сотрудники видят запрос, собирают нужное количество товара и передают его. При этом система проверяет остатки: нельзя отправить больше, чем у ресторана действительно есть.

На другой стороне товар принимают и подтверждают количество. Сколько один ресторан отправил, столько второй должен получить. После этого данные передаются в учётную систему.

На одной точке это несколько обычных действий. Но если каждый из наших ресторанов сделает хотя бы одно такое перемещение, за сутки получится около тысячи документов. Проверять вручную, дошёл ли каждый из них до учётной системы, было бы отдельной работой, поэтому прохождение документов контролируется автоматически. Если при передаче возникла проблема, система это обнаруживает и повторяет отправку.

Кстати, именно на перемещениях мы особенно хорошо увидели, как сотрудники привыкли к новому инструменту. Когда на ТСД только переводили инвентаризацию, новый порядок работы встретили вполне ожидаемо — без особого восторга. А после запуска перемещений от ресторанов уже приходило совсем другое: «как здорово», «как удобно», «почему вы не сделали этого раньше».

Что ещё можно перенести на терминал

Сейчас мы смотрим на ТСД уже не как на устройство для маркировки пивных кег. Если сотруднику приходится что-то делать непосредственно с товаром, мы проверяем, можно ли эту операцию выполнять там же, а не возвращаться ради неё к компьютеру.

Таких процессов мы насчитали около пятнадцати. В планах, например, списания и претензионная работа с поставщиками.

Для нас в этом есть вполне бытовая польза. Приехала машина — сотрудник взял терминал и пошёл принимать товар. Нужно провести инвентаризацию — прошёл с ним по ресторану. Коллеги из другой точки запросили продукты — собрал и оформил перемещение там же, где находится товар.

Компьютеры при этом, конечно, никуда не делись. Но менеджеру ресторана не приходится идти к рабочему месту с ПК после каждого действия с товаром. Это время он может провести в зале: проверить готовую продукцию, посмотреть, как работает команда, заняться гостями.

А началась вся эта история с гораздо более узкой задачи. Нам нужно было научиться сообщать Честному ЗНАКу, что очередная пивная кега в одном из сотен наших ресторанов была поставлена на кран.

Теперь той же «железкой» мы считаем наггетсы, встречаем поставщиков и отправляем продукты коллегам в соседний ресторан.

А пивную кегу по-прежнему достаточно поставить на кран и «пикнуть».