Это команда WEEEK. Мы создаём сервис управления проектами и задачами и знаем, как подступиться к планированию — чтобы список работал не только на листочке, но и встроился в жизнь. Попробуй эти подходы:

Список дел

Начнём с классики, знакомой любому, кто пытался начать управлять временем. Список дел вечен: он всегда под рукой, им просто пользоваться — запиши да вычеркни, и не нужно осваивать никаких дополнительных правил.

Метод хорош, чтобы быстро разгрузить голову и взять в привычку фиксировать задачи. Но если ты хочешь планировать на дальнюю перспективу или ищешь инструмент для организации масштабного проекта — простым списком уже не обойтись.

И ещё один нюанс. Когда собираешь дела в одном пространстве без систематизации, рискуешь запутаться, начать хвататься за всё подряд и не успеть главного. Поэтому чуть усложняем систему и переходим на следующий уровень👇

Приоритезированный список

Улучшенная версия списка дел без смс и регистрации. Нужно только расположить те же задачи в порядке значимости: от первостепенных к менее важным.

Способ по-прежнему простой, но помогает держать приоритеты в фокусе. Двигаясь по упорядоченному списку, сначала ты выполнишь действительно значимые пункты — те самые, которые сильнее всего влияют на жизнь. И получишь буст эффективности!

Метод 1-3-5

А вместе девять. Не благодари. Если серьёзно, суть способа в том, чтобы составить на день список из девяти задач — где одна будет крупной, три средней сложности и пять поменьше. Это снова про приоритизацию, только более вдумчивую.

Всё внимание отдаётся первой задаче — самой большой, энергозатратной и значимой. Когда выполнишь такую, чувствуешь себя на подъёме — ну я могу! И на энтузиазме расправляешься с остальными делами, которые, кстати, в жизни часто откладываются.

Ограниченное количество пунктов плана повышает концентрацию и позволяет лучше распределить время. А как приятно в конце дня поставить галочки напротив всех дел даже и говорить не стоит!

Такой список мы собрали в WEEEK. Для этого создали проект «Мои дела», выбрали режим отображения «Список», записали задачи и раздали каждой по приоритету — высокий, средний и низкий. Ещё добавили теги, чтобы разделить личное и рабочее. Ну и дату, куда без неё…

Матрица Эйзенхауэра

Со списками разобрались! У этого метода логика немного другая. Здесь потребуется рассортировать задачи по четырём категориям: важно и срочно, важно и не срочно, не важно и срочно, не важно и не срочно:

• Важные и срочные задачи нельзя откладывать. За них стоит взяться сразу

• Важные и не срочные — обычно про рост и развитие. Они не горят сейчас, но оказывают серьёзное влияние в долгосрочной перспективе

• Не важными и срочными бывают рутинные дела. Часто их автоматизируют и делегируют. Но если всё-таки сделать нужно, они не займут много времени

• Не важные и не срочные, также известные как убийцы времени: переписки, сериалы, чтение статей. Отдыхать тоже полезно, главное, чтобы такие дела не занимали большую часть расписания

Организовать матрицу можно с помощью Канбан-доски. В том же проекте «Мои дела»  перейдём в режим отображения «Доски» и создадим новую. Теперь самое интересное! Базовые колонки «К работе», «В работе» и «Готово» переименовываем в соответствии с четырьмя категориями и переносим дела:

Расписание дня

Вернёмся к базе. С помощью расписания проще всего запланировать задачи с датой и временем выполнения — звонки, встречи, посещения специалистов. Остальные дела оцени примерно и «забронируй» в календаре подходящие слоты.

Такой способ хорошо упорядочивает день, но может вызывать ощущение давления — как будто некуда деваться. К тому же, планы имеют свойство меняться, и перекраивать всё расписание будет неудобно.

Блочное расписание

Или тайм-блокинг. Или тайм-боксинг — куда эпичнее! Как ни назови, смысл подхода один: объединение похожих дел в блоки. Отрезок времени «блокируется» от вторжения других задач — это помогает не распыляться и не выходить из контекста.

Например, с 10 до 11 разбираешь входящие дела, письма, чаты, с 11 до 13 интенсивно работаешь над своим основным проектом, а встречи планируешь после обеда:

Блочное расписание более гибкое, чем классическое — дела внутри блоков свободно меняются, да и группу задач подвинуть проще, чем перемещать каждую отдельно. Ещё такой вариант будет полезен тем, кто хочет добавить в жизнь структуры, но не загонять себя в слишком строгие рамки.

Планирование от отдыха

Сначала добавляем в график отдых и развлечения — а потом собираем вокруг личные и рабочие задачи. Это способ обмануть мозг и настроиться на получение позитивных эмоций. Ну и так, между делом, завершить остальные дела.

Подход помогает сделать планирование приятным занятием, мотивировать себя на то, чтобы закрыть задачи побыстрее, и встроить отдых в своё расписание — потому что иначе о нём легко забыть в повседневной суете. Или не найти времени.

Жёсткие VS Мягкие задачи

Сделаем две колонки: жёсткие и мягкие задачи. В первую занесём дела со строгими сроками, а во вторую — те, которые не привязаны к конкретной дате. Способ удобен, чтобы чередовать разные типы задач и переключаться, не упуская важного:

Что в итоге

Идеального способа планирования пока не придумали: кому-то нужна гибкость, чтобы сохранить возможность выбора, кому-то проще держать себя в тонусе чётким планом. Присмотрись к разным вариантам и остановись на методе, который поможет сделать организацию задач привычной частью дня без насилия над собой.

Ещё по теме

Как составить план на день

20 лучших методов и техник тайм-менеджмента

Контекстное планирование

После того как вы провели анализ, сделали выводы и посмотрели по сторонам, то должны поставить новый ориентир для себя. К какой цели вы идете? Новому уровню дохода? Спокойствию? Восстановлению? Открытию своего дела?

Но просто поставить цель недостаточно. Как недостаточно просто захотеть, чтобы это сбылось. Кроме намерения вам нужны действия. А на эти действия необходимы ресурсы. Поэтому после постановки цели нужно планирование. Вам нужен план по достижению цели и накоплению необходимого количества ресурсов.

Без плана ваша цель останется мечтой.

Вспомните простой пример. Если вы планируете отпуск, вы четко знаете, куда хотите поехать, сколько денег вам понадобится, и что взять с собой. А с целями? Мы часто даже не понимаем, сколько "времени", "денег", "знаний" или "усилий" потребуется, чтобы их достичь.

Как это исправить?

1. Определите цель. Например, удвоить доход, восстановить здоровье или начать свой проект.

2. Спросите себя: "Сколько вешать в граммах?" Сколько времени, денег и усилий вам действительно нужно?

3. Разбейте на этапы. Оцените, что вам потребуется на каждом шаге.

4. Составьте график. Укажите, что и когда будете делать.

Между целью “повысить доход” и реальным ростом в деньгах пропасть. Но когда у вас есть четкий план по достижению цели, то вы знаете, что вам делать, а значит есть путь к вашей цели и он реален. Без четкого плана ваши цели превращаются в мечту, а с планом — в реальность.

Ваши ресурсы — это топливо вашей реализации. Без бензина машина остановится посреди пути. Так и ваша цель: она требует четкого плана и распределения ресурсов.

Станьте взрослее. Начните планировать сегодня, и ваш ориентир перестанет оставаться мечтой. Таков путь.

Как делать правильные выводы читайте в статье.

Ваша цель ближе, чем кажется. В своем телеграм-канале рассказываю, как избежать ошибок и уверенно двигаться вперед.

Многим из нас мешает следующее ограничивающее убеждение: чем больше делаешь, тем больше будут грузить работой, при этом без роста в деньгах. Это действительно происходит очень часто, и является веской причиной для смены работы. Чем более вы продуктивны и профессиональны, тем легче вам будет найти новое место с лучшими условиями.

Что мешает продуктивности?

1 Отсутствие списка задач на день

Вы не планируете задачи на день. Либо держите их в голове, и вам постоянно приходится о них думать, с большой вероятностью забыть. Либо просто в процессе решаете, что будете делать дальше.

Это приводит к тому, что вы не планируете отдых и получение впечатлений. В конце дня не понимаете, сколько вы сегодня успели сделать, и вам кажется, что не сделано ничего. При этом вы обязательно себя ругаете.

С таким подходом ни о какой продуктивности речи не идет. Выпишите задачи на текущий день, начните с приятных задач, чтобы вам было проще. И обязательно ставьте галочки рядом с задачей, когда ее выполните.

2 Непонимание времени на исполнение задачи

Мы не знаем, сколько времени займет та или иная задача. Из-за этого планируем на день в 2-3 раза больше, чем можем успеть.

Если задача новая, то оцените ее примерно и увеличьте это время в 2-3 раза. Все регулярные задачи необходимо оцифровать, чтобы точно знать, сколько на них нужно времени.

Первые два пункта необходимы для хорошего планирования, которое мы отдельно обсудим в следующей статье. Планирование и понимание приоритетов необходимо, чтобы правильно распределять ресурсы.

3 Вы живете результатами, а не процессами

Регулярные действия приводят нас к большим результатам в разрезе 3-5 лет. Это называется стратегией. Но когда горизонт планирования максимум одна неделя, то это нам кажется недоступным и бессмысленным.

Поэтому большинство из нас живут здесь и сейчас, сегодняшним днем. Но когда не получают результата в моменте, то сразу принимают решение, что это все бессмысленно. Нет смысла стараться и делать больше других, проще не выделяться и тогда тебя не будут трогать.

Это неочевидно, но чтобы стать продуктивнее, надо начать внедрять в жизнь новые привычки. Начать со здоровья, поддерживать состояние, изучать новое, давать себе пользу. Со временем это качественно изменит вашу жизнь, но для этого надо начать смотреть в свое будущее.

4 Отсутствие делегирования

Руководители погрязли в текучке и операционке на работе, хотя для этого у них должны быть исполнители. Исполнители погрязли в бытовых проблемах дома, которые можно передать другим. В итоге ни у кого не остается времени на важное.

Время необходимо покупать. Нужно делегировать задачи, которые вы не хотите или не должны выполнять. Да, это стоит денег, но для этого их и нужно зарабатывать. Сняв с себя лишнее, продуктивность вырастет в разы, а соответственно и ваш доход.

Тут важно понять последовательность. Сначала делегирование, а потом рост дохода, не наоборот. Мы же постоянно ждем пока начнем еще больше зарабатывать и удивляемся, почему этого не происходит.

5 Большое количество хвостов

В предыдущем цикле статей я писал про стресс и накопившиеся хвосты. Они являются причиной сниженной продуктивности. Ресурсов на текущие задачи не хватает. Вы постоянно отвлекаетесь, либо вообще не знаете, чем заняться сейчас.

Пока не начнете закрывать хвосты, о продуктивности нет смысла и говорить. Такова реальность, многие пытаются от этого убегать всю жизнь, поэтому упираются в потолок. Фокусы перегружены так, что получается только как-то поддерживать дела на плаву. Анализ того, что вам мешает, и расстановка приоритетов помогут высвободить время и ресурсы для текущих задач и новых проектов.

Также важно понять, что эти пять причин становятся актуальны, когда у вас есть топливо, чтобы что-то делать. Ваша продуктивность зависит от состояния вашей психики и количества ресурсов на выполнение задач. Подписывайтесь на мой телеграм-канал, там обо всем этом я рассказываю подробно.