Как спланировать день, чтобы всё успеть: 8 методов
Если задачи опять предательски перекочевали на завтра, пора применить к ним подходящий способ организации дел — собрали восемь вариантов на выбор
Это команда WEEEK. Мы создаём сервис управления проектами и задачами и знаем, как подступиться к планированию — чтобы список работал не только на листочке, но и встроился в жизнь. Попробуй эти подходы:
Список дел
Начнём с классики, знакомой любому, кто пытался начать управлять временем. Список дел вечен: он всегда под рукой, им просто пользоваться — запиши да вычеркни, и не нужно осваивать никаких дополнительных правил.
Метод хорош, чтобы быстро разгрузить голову и взять в привычку фиксировать задачи. Но если ты хочешь планировать на дальнюю перспективу или ищешь инструмент для организации масштабного проекта — простым списком уже не обойтись.
И ещё один нюанс. Когда собираешь дела в одном пространстве без систематизации, рискуешь запутаться, начать хвататься за всё подряд и не успеть главного. Поэтому чуть усложняем систему и переходим на следующий уровень👇
Приоритезированный список
Улучшенная версия списка дел без смс и регистрации. Нужно только расположить те же задачи в порядке значимости: от первостепенных к менее важным.
Способ по-прежнему простой, но помогает держать приоритеты в фокусе. Двигаясь по упорядоченному списку, сначала ты выполнишь действительно значимые пункты — те самые, которые сильнее всего влияют на жизнь. И получишь буст эффективности!
Метод 1-3-5
А вместе девять. Не благодари. Если серьёзно, суть способа в том, чтобы составить на день список из девяти задач — где одна будет крупной, три средней сложности и пять поменьше. Это снова про приоритизацию, только более вдумчивую.
Всё внимание отдаётся первой задаче — самой большой, энергозатратной и значимой. Когда выполнишь такую, чувствуешь себя на подъёме — ну я могу! И на энтузиазме расправляешься с остальными делами, которые, кстати, в жизни часто откладываются.
Ограниченное количество пунктов плана повышает концентрацию и позволяет лучше распределить время. А как приятно в конце дня поставить галочки напротив всех дел даже и говорить не стоит!
Такой список мы собрали в WEEEK. Для этого создали проект «Мои дела», выбрали режим отображения «Список», записали задачи и раздали каждой по приоритету — высокий, средний и низкий. Ещё добавили теги, чтобы разделить личное и рабочее. Ну и дату, куда без неё…
Матрица Эйзенхауэра
Со списками разобрались! У этого метода логика немного другая. Здесь потребуется рассортировать задачи по четырём категориям: важно и срочно, важно и не срочно, не важно и срочно, не важно и не срочно:
Важные и срочные задачи нельзя откладывать. За них стоит взяться сразу
Важные и не срочные — обычно про рост и развитие. Они не горят сейчас, но оказывают серьёзное влияние в долгосрочной перспективе
Не важными и срочными бывают рутинные дела. Часто их автоматизируют и делегируют. Но если всё-таки сделать нужно, они не займут много времени
Не важные и не срочные, также известные как убийцы времени: переписки, сериалы, чтение статей. Отдыхать тоже полезно, главное, чтобы такие дела не занимали большую часть расписания
Организовать матрицу можно с помощью Канбан-доски. В том же проекте «Мои дела» перейдём в режим отображения «Доски» и создадим новую. Теперь самое интересное! Базовые колонки «К работе», «В работе» и «Готово» переименовываем в соответствии с четырьмя категориями и переносим дела:
Расписание дня
Вернёмся к базе. С помощью расписания проще всего запланировать задачи с датой и временем выполнения — звонки, встречи, посещения специалистов. Остальные дела оцени примерно и «забронируй» в календаре подходящие слоты.
Такой способ хорошо упорядочивает день, но может вызывать ощущение давления — как будто некуда деваться. К тому же, планы имеют свойство меняться, и перекраивать всё расписание будет неудобно.
Блочное расписание
Или тайм-блокинг. Или тайм-боксинг — куда эпичнее! Как ни назови, смысл подхода один: объединение похожих дел в блоки. Отрезок времени «блокируется» от вторжения других задач — это помогает не распыляться и не выходить из контекста.
Например, с 10 до 11 разбираешь входящие дела, письма, чаты, с 11 до 13 интенсивно работаешь над своим основным проектом, а встречи планируешь после обеда:
Блочное расписание более гибкое, чем классическое — дела внутри блоков свободно меняются, да и группу задач подвинуть проще, чем перемещать каждую отдельно. Ещё такой вариант будет полезен тем, кто хочет добавить в жизнь структуры, но не загонять себя в слишком строгие рамки.
Планирование от отдыха
Сначала добавляем в график отдых и развлечения — а потом собираем вокруг личные и рабочие задачи. Это способ обмануть мозг и настроиться на получение позитивных эмоций. Ну и так, между делом, завершить остальные дела.
Подход помогает сделать планирование приятным занятием, мотивировать себя на то, чтобы закрыть задачи побыстрее, и встроить отдых в своё расписание — потому что иначе о нём легко забыть в повседневной суете. Или не найти времени.
Жёсткие VS Мягкие задачи
Сделаем две колонки: жёсткие и мягкие задачи. В первую занесём дела со строгими сроками, а во вторую — те, которые не привязаны к конкретной дате. Способ удобен, чтобы чередовать разные типы задач и переключаться, не упуская важного:
Что в итоге
Идеального способа планирования пока не придумали: кому-то нужна гибкость, чтобы сохранить возможность выбора, кому-то проще держать себя в тонусе чётким планом. Присмотрись к разным вариантам и остановись на методе, который поможет сделать организацию задач привычной частью дня без насилия над собой.
Ещё по теме
Реклама ООО «ВИИИК», ИНН: 7722489513