Серия «Продуктивность и управление временем»

Если не закрыть накопившиеся хвосты, и не начать с ними регулярно работать, то вы никогда не сможете выйти на новый уровень продуктивности. То есть тот уровень жизни, которого вы уже достигли, останется вашим пределом. И все попытки привнести в вашу жизнь что-то новое будут разбиваться о невидимую стену. Давайте разбираться, что можно сделать с этой стеной.

Выписывание хвостов

Для начала хвосты надо выписать, чтобы не держать их в голове. Наша психика нас защищает и нам кажется, что их немного, да и вообще они не важны. Но представьте, что у вас дома все шкафы забиты хламом. Кажется, что в комнате порядок, но для новых вещей нет места, и если случайно шкаф кто-то откроет, то будет беда.

В хвостах окажутся незавершенные дела, например, вы кому-то не позвонили или что-то не обсудили, с кем-то не встретились. Не нужно это делать, достаточно выписать, чтобы это вас отпустило. Вы перестанете об этом думать и вспоминать.

Дальше у вас будут различные хвосты по дому, по работе, и так далее. Купить, отремонтировать, сделать, закончить, разработать. Любое действие, которое вам надо совершить, является вашим хвостом.

Здесь вы столкнетесь с огромным сопротивлением: “если бы я мог их закрыть, то я бы их не копил”. Тогда и какой смысл их выписывать. Одно это уже вгонит в стресс и может размазать. И как с этим справиться?

4 способа работы с хвостами

Себя необходимо перебороть ради своего будущего. Только разобравшись со старым, в вашей жизни по-настоящему появится место для нового. И это не пустые слова. Вы переполнены и перегружены, а значит пора скидывать балласт. В работе с хвостами вам поможет то, что не все надо будет делать. Уже это вызывает облегчение.

Первый способ - это делегирование. Найдите или заплатите тому, кто это сделает за вас. Например, делегирование быта. Дорого? Уверяю вас вы платите за эти дела гораздо большую цену. Просто попробуйте сделать то, что вас ппц напрягает, чужими руками. Вам очень понравится.

Здесь также работает взаимовыгодное сотрудничество, когда вы помогаете друг другу тем, что вам дается легко. Если вы что-то не можете сделать сами и это для вас проблема, то для другого это может быть вопрос 5 минут.

Второй способ - задачу можно перенести во времени. Так и запишите “я подумаю об этом через месяц или такого-то числа”. Поверьте, вам сразу станет легче. Главное подобрать такой срок, от которого вас отпустит, и задача перестанет на это время беспокоить.

Третий способ - это все-таки сделать самому. Так себе история, понимаю. Но часть все равно придется делать вам, не все можно передать другому. Тут важна взрослая позиция - делать через надо, на воле. Правильная организация времени и четкое расписание в этом вам помогут. Вы уже не ребенок, придется потрудиться.

И четвертый способ самый классный и эффективный. Очень важный для освоения - отрезать. Да, удалить эту задачу, не выполнять ее. 1-2 года не делали и ничего не случилось. Может это вам и не надо делать?!

Необходимый инструмент

Не пытайтесь понять, почему это работает. Просто примите необходимость закрытия долгов. Да, это очень ресурсозатратно. Да, это тяжело. Но сделав это, вы ощутите такой прилив сил и такую легкость, которые давно не испытывали. Это стоит того.

Дальше вы научитесь не копить хвосты, а сразу делегировать или закрывать задачи. Это станет для вас новым этапом в жизни. Там достаточно будет понять, в каком направлении вам нужно двигаться, и выработать свою стратегию. А все необходимые навыки по достижению цели уже будут при вас.

Мою поддержку и ответы на ваши вопросы, связанные с улучшением качества жизни, вы можете получить в моем телеграм-канале. Жду вас.

Правильная организация работы с ресурсами, а также создание четкого расписания и отсутствие дедлайнов, позволят вам эффективно выполнять свои задачи. Планирование или менеджмент ресурсов нужны, чтобы ресурсы не иссякали и их становилось больше. Тогда у вас будет необходимое топливо, чтобы делать, и выполнять действия станет проще. Как не допустить истощения ресурсов, я рассказал в данной статье.

Убеждения из детства

Все знают, что надо планировать и следовать плану, но почему мало кто это делает? Почему у людей столько сопротивления?

Давайте вспомним детство. Как нас учили: “Делу время, потехе час”. Сначала сделай уроки, потом смотри мультики. Сначала уберись в комнате, потом пойдешь гулять. Получается в детстве планирование сводилось к планированию уроков, дел по дому, в общем всяких обязанностей, которые не особо нас радовали. Так в психике планирование и стало ассоциироваться с чем-то неприятным и напрягающим.

И сейчас вам необходимо разорвать эту ограничивающую связку. Начните планировать приятные и классные вещи: поваляться на диване, посмотреть мультики или сериал, выпить или съесть вкусное. Вспомните, что давно хотели сделать, но на это не было времени. И запланируйте именно это. Пусть планирование начнет ассоциироваться с чем-то прикольным. Это будет из категорий: отдых, хотелки, впечатления, расслабление и так далее.

В вашем плане обязательно должны появиться эти вещи. Уходите от паттерна мол сначала съешь суп, а потом конфету. Почему нельзя сначала отдохнуть, а потом сделать дела? Почему нельзя посмотреть сериал, а потом помыть посуду? Вы уже давно взрослые, а значит можете сами определять порядок дел.

Делайте через надо, а не хочу

В предыдущей статье я писал о том, как определять важное для вас. Когда в жизни человека отсутствуют приоритеты и цель, то у него нет стимулов, чтобы что-то делать. А о мотивации и говорить не приходится.

А так как вы долго привыкали жить рука об руку с ленью и прокрастинацией, то избавиться от вредных привычек в миг не получится. Сначала вам необходимо понять, зачем вам что-то делать. Потом понять каких ресурсов не хватает и восполнить их. Начать планировать задачи и стараться выполнять их в срок.

Но не ждите, когда на это появиться желание. Вы еще не скоро захотите все это делать. Вам придется делать через надо, то есть прикладывать волевые усилия. Делайте, потому что это надо делать. Не ждите мгновенного результата, а учитесь просто делать регулярно то, что для вас важно.

Возьмите ответственность за свою жизнь

Необходимо взять свою жизнь в свои руки, а не сливать все свои ресурсы ради интересов других людей. Вы перестанете откладывать, когда поймете ради чего стоит делать и увидите, что вы можете больше. Со временем придет и желание делать, тогда станет еще легче.

В детстве ответственность за нас несли наши родители. Они старались как могли и желали нам счастья. К сожалению они не знали многих вещей и как правильно выстроить жизнь, их этому просто не учили. Но вы можете с этим разобраться и помочь уже своим детям быть продуктивнее. Станьте по-настоящему взрослыми, перестаньте откладывать важное.

А в следующей статье я расскажу, как работать с накопившимися хвостами. Это еще одна причина, почему вы не можете что-то сделать. Хвосты - это кандалы на ваших ногах, а значит их надо сбросить.

Больше пользы в моем телеграм-канале.

Но в какой-то момент вы удивляетесь, а где мои результаты и рост. А их нет. Вы много лет регулярно что-то делали, особо не ленились и не валялись на диване, реально были заняты, но вам это ничего не дало. Все потому, что вы тратили себя на неважное, обслуживали других, а не себя. А при таком подходе результатов и не бывает.

Как понять важно или нет

Жизнь - это движение. Любое движение должно иметь направление. Очень важно, в каком направлении вы движетесь. Порой лучше сберечь силы и остаться на месте, чем потратить кучу ресурсов и уйти не туда.

Но что определяет наше направление? Это цель. То, к чему мы стремимся на данном отрезке времени. Большинство ставит многочисленные цели и в этом их большая ошибка. Вспомните поговорку про двух зайцев, а целей может быть поставлено гораздо больше.

Важное - это то, что приближает вас к вашей цели. Алгоритм получается очень простой, он состоит из ответа всего на один вопрос: это действие приближает меня к моей цели или нет? Если нет, то вы это не делаете. Да, категорично. Да, не всегда осуществимо. Но алгоритм именно такой.

Приоритет

Важно ставить перед собой одну главную цель и стремиться к ней. Это и будет вашим приоритетом. Именно такой подход даст лучшие результаты.

Когда вы уже довольно осознаны и хорошо понимаете вектор своего движения, то цель правильно ставить на год. И планировать, какие проекты в рамках года приведут вас к ней. Но начинать лучше с более коротких отрезков, чтобы в конце года не разочароваться, что вы год потратили не на ту цель. Таким образом, вы сможете повышать эффективность использования своего времени.

Ставьте приоритет на каждый день, то есть главный фокус дня. На чем в первую очередь сегодня вы будете сфокусированы, как бы вас не пытались отвлекать. Ставьте приоритет на неделю, на месяц. Постепенно вы увидите, как это помогает и приводит вас к победам.

Когда вы определитесь с фокусом дня, то гораздо проще будет этот день спланировать. Выбирайте задачи, которые с ним связаны, то есть которые важнее других. Этот подход снимет очень много вопросов, которые мешали вашей продуктивности.

Увидеть реальность

Сделав анализ, вы сможете увидеть, что большая часть ваших действий никуда вас конкретно не вела. При этом это может быть в рамках бизнеса, работы, отношений, семьи, любой сферы. Ваша жизнь представляла хаотическое движение. Поэтому очень малое количество  людей достигает больших успехов, живя на автомате.

Необходимо ставить цель и идти к ней. При том только к ней. Тогда вам многое станет доступно. Начните с того, что перестаньте делать неважное для вас. Вы станете менее удобными, вас начнут критиковать, но зато вы научитесь выбирать себя. Страшно? Безусловно. Но только такие действия отличают победителей от проигравших.

Работа с целью - это очень важная составляющая осознанной жизни. Осознанность - это перестать жить на автомате, начать самим решать, что делать и куда идти.

Больше про работу с целью можете прочитать у меня в телеграм-канале.

Матрица Эйзенхауэра

Это метод тайм-менеджмента, о котором очень много написано и все эффективные люди им пользуются в той или иной мере. О том как определять важное, я расскажу в своей следующей статье, а в этой для вас главное узнать, какие категории дел есть.

Идеальный план на день должен начинаться со стратегии, потому что она требует больше всего ресурса внимания. Выделяйте на нее 5-15 минут, но главное делайте это каждый день. Это может быть чтение, зарядка, рефлексия и многое другое. Главное не ждите мгновенного результата, эффект от стратегии приходит через годы.

Дальше надо выделить время на тактику. И выделить его столько, сколько нужно. Это важно и срочно, а значит надо закрыть как можно быстрее. Именно тактика дает результат здесь и сейчас. Важно не срывать дедлайны и планировать их выполнение в  графике, чтобы избегать стрессовых ситуаций.

Но реальность вынуждает нас заниматься текучкой и операционкой, что является огромной проблемой. Старайтесь текучку делегировать, а операционку вообще отрезать. Если же вам все-таки надо это сделать самим, то планируйте на самый конец дня. Иначе это сожрет все ваши ресурсы, которых потом не хватит на тактические задачи.

“План - ничто, планирование - все”

Список задач - это еще не планирование. Необходимо понимать, сколько времени вам понадобится на выполнение каждой задачи. Иначе выйдет, что вы поставите на день задач столько, что на их выполнение потребуется 48 часов, а в сутках их всего 24.

Начните с планирования отдыха и приятных задач, оцените сколько вам на это нужно времени. Это повысит вашу продуктивность, ведь на вас не будет давить план тем, что запланирована только работа и быт.

После этого распределите время на задачи, которые надо сделать. Запланируйте меньше задач, чем вам кажется, что вы сможете успеть. Обязательно после их выполнения запишите, сколько времени они у вас займут. При этом учитывайте время на отвлечения. Вам нужно знать грязное время выполнения задач.

Постарайтесь оставить себе окна под форс-мажоры. Это 1-2 часа, которые ничем не заняты. Вы сможете ими воспользоваться, когда не успеваете, что-то доделать или прилетела срочная задача. А если окно не понадобилось, то его можно использовать по настроению.

Обязательно хвалите себя за все выполненные задачи, это очень заряжает. Тут есть один лайфхак: разбейте большую задачу на много маленьких, и за каждую ставьте себе галочку. Вы сразу заметите, насколько проще вам станет делать. Контроль над мелкими задачами ведет к достижению больших целей.

Лучший план

Это тот план, который составлен и который вы старались выполнить. Но не становитесь рабом планирования, если что-то не успеваете сделать сегодня, вы можете это перенести. В грамотном планировании очень важна осознанность.

Перестаньте себя ругать, что вы не все успеваете сделать. Раз не успели, значит не могли. Просто постепенно старайтесь улучшать свое планирование, чтобы таких ситуаций становилось меньше.

Планирование - это ваш помощник, а не надсмотрщик с кнутом. Только поменяв к нему отношение, это сможет стать вашим любимым инструментом, который приведет вас к результатам и эффективности.

А в следующей статье я расскажу о приоритезации задач. Как же определить, что для вас действительно важно, а от чего нужно избавляться? Подписывайтесь, чтобы не пропустить.

Больше пользы в моем телеграм-канале.

Многим из нас мешает следующее ограничивающее убеждение: чем больше делаешь, тем больше будут грузить работой, при этом без роста в деньгах. Это действительно происходит очень часто, и является веской причиной для смены работы. Чем более вы продуктивны и профессиональны, тем легче вам будет найти новое место с лучшими условиями.

Что мешает продуктивности?

1 Отсутствие списка задач на день

Вы не планируете задачи на день. Либо держите их в голове, и вам постоянно приходится о них думать, с большой вероятностью забыть. Либо просто в процессе решаете, что будете делать дальше.

Это приводит к тому, что вы не планируете отдых и получение впечатлений. В конце дня не понимаете, сколько вы сегодня успели сделать, и вам кажется, что не сделано ничего. При этом вы обязательно себя ругаете.

С таким подходом ни о какой продуктивности речи не идет. Выпишите задачи на текущий день, начните с приятных задач, чтобы вам было проще. И обязательно ставьте галочки рядом с задачей, когда ее выполните.

2 Непонимание времени на исполнение задачи

Мы не знаем, сколько времени займет та или иная задача. Из-за этого планируем на день в 2-3 раза больше, чем можем успеть.

Если задача новая, то оцените ее примерно и увеличьте это время в 2-3 раза. Все регулярные задачи необходимо оцифровать, чтобы точно знать, сколько на них нужно времени.

Первые два пункта необходимы для хорошего планирования, которое мы отдельно обсудим в следующей статье. Планирование и понимание приоритетов необходимо, чтобы правильно распределять ресурсы.

3 Вы живете результатами, а не процессами

Регулярные действия приводят нас к большим результатам в разрезе 3-5 лет. Это называется стратегией. Но когда горизонт планирования максимум одна неделя, то это нам кажется недоступным и бессмысленным.

Поэтому большинство из нас живут здесь и сейчас, сегодняшним днем. Но когда не получают результата в моменте, то сразу принимают решение, что это все бессмысленно. Нет смысла стараться и делать больше других, проще не выделяться и тогда тебя не будут трогать.

Это неочевидно, но чтобы стать продуктивнее, надо начать внедрять в жизнь новые привычки. Начать со здоровья, поддерживать состояние, изучать новое, давать себе пользу. Со временем это качественно изменит вашу жизнь, но для этого надо начать смотреть в свое будущее.

4 Отсутствие делегирования

Руководители погрязли в текучке и операционке на работе, хотя для этого у них должны быть исполнители. Исполнители погрязли в бытовых проблемах дома, которые можно передать другим. В итоге ни у кого не остается времени на важное.

Время необходимо покупать. Нужно делегировать задачи, которые вы не хотите или не должны выполнять. Да, это стоит денег, но для этого их и нужно зарабатывать. Сняв с себя лишнее, продуктивность вырастет в разы, а соответственно и ваш доход.

Тут важно понять последовательность. Сначала делегирование, а потом рост дохода, не наоборот. Мы же постоянно ждем пока начнем еще больше зарабатывать и удивляемся, почему этого не происходит.

5 Большое количество хвостов

В предыдущем цикле статей я писал про стресс и накопившиеся хвосты. Они являются причиной сниженной продуктивности. Ресурсов на текущие задачи не хватает. Вы постоянно отвлекаетесь, либо вообще не знаете, чем заняться сейчас.

Пока не начнете закрывать хвосты, о продуктивности нет смысла и говорить. Такова реальность, многие пытаются от этого убегать всю жизнь, поэтому упираются в потолок. Фокусы перегружены так, что получается только как-то поддерживать дела на плаву. Анализ того, что вам мешает, и расстановка приоритетов помогут высвободить время и ресурсы для текущих задач и новых проектов.

Также важно понять, что эти пять причин становятся актуальны, когда у вас есть топливо, чтобы что-то делать. Ваша продуктивность зависит от состояния вашей психики и количества ресурсов на выполнение задач. Подписывайтесь на мой телеграм-канал, там обо всем этом я рассказываю подробно.

Регулярное планирование и управление временем - это то, что отличает действительно разумного человека от того, кто не пользуется по-настоящему дарами эволюции.

Вы не сможете успеть все

Наши ресурсы ограничены. Время, отведенное нам, ограничено. Якобы мы все это понимаем, но если бы это действительно было так, то жили бы мы совершенно по-другому. Тратили бы мы огромную часть своего времени на пустое времяпрепровождение?

Безусловно надо отдыхать, надо получать эмоции и радовать себя. Но тратите ли вы на это столько времени сколько действительно нужно? Пока вы не начнете полноценно управлять своим временем, вы не сможете ответить на этот вопрос и повысить свою эффективность.

К чему приводит отсутствие планирования

Пока вы не начнете планировать каждый свой день, то не сможете управлять своим временем и постоянно будете срывать дедлайны. А если временем не управляете вы, то значит им управляют другие. Значит управляют вами: обстоятельства, начальник, друзья, партнер, дети. Кто угодно, но только не вы. Вас точно это устраивает?

“Планировать запарно”, “у меня не получается”, “мне лень”, ”и так полно других забот” - примерно такие причины можно услышать, почему кто-то не планирует. Планирование воспринимается как очередной геморрой, который только мешает. В этом и кроется проблема, которая приводит к тому, что вы не управляете своей жизнью.

Серая жизнь. Жизнь как день сурка. Живу как белка в колесе. К этому и приводит жизнь без планирования. Но если вы действительно разумны, то можете и должны это изменить. Без планирования и правильной стратегии вам также недоступен успех.

Что же такое успех?

Успех - получение запланированного результата с затратой запланированных ресурсов.

Представьте, что вы полководец и вам нужно захватить крепость. Вы можете потратить на это месяц и потерять 5000 солдат. Если вы захватили крепость, но потеряли 10000 солдат, это не будет успехом, хотя казалось бы крепость захвачена.

Также и в жизни мы постоянно ведем войны, и чтобы понять победили мы или нет, нам необходимо понимать критерии успеха. А это тоже планирование. Мы должны планировать все ресурсы, но так как время - наш первый ресурс, то стоит начать с него.

Вывод

Времени на все не хватит, а значит нужно планировать то, как и на что мы будем его тратить. К этому вопросу надо подойти осознанно и определить, что именно для нас важно. Необходимо определить сколько времени выделить на дела, а сколько на отдых. Сколько времени нам нужно на развлечения, а сколько на пользу себе.

Только разумный и осознанный человек может прийти к успеху, и на это не нужно тратить годы жизни. Первые результаты можно получить уже в моменте и это классно. Главное начать планировать постепенно, чтобы сложности не оттолкнули сразу. Получив первый профит, вам будет легче продолжить делать это регулярно.

Обо всем этом в деталях я расскажу в следующих статьях. А пока пишите в комментариях, что бы вам было интересно узнать по теме планирования, тайм менеджмента, приоритезации и продуктивности.