ProjectoPro

О вредных советах по запуску бизнеса мы уже писали здесь — пришло время полезных!

Запуск собственного дела — это мечта всех тех, кто устал пахать на дядю и думает: «Вот открою свое дело и заживу!» Но на деле это сложный многоэтапный процесс, который требует стратегического мышления, серьезной дисциплины и глубокого понимания реалий рынка.

К сожалению, многие совершают одни и те же ошибки, которые в итоге приводят к закрытию бизнеса уже в первые 12–18 месяцев. Статистика показывает, что до 80% новых компаний в России прекращают существование в течение двух лет. Причины разные, но большинство из них сводятся к типичным ошибкам предпринимателей при запуске бизнеса.

В этой статье мы подробно разберем топ-10 ошибок, которые чаще всего допускают начинающие предприниматели, и объясним, как их избежать.

1. Отсутствие четкого бизнес-плана — это главная ошибка предпринимателя на старте

Одна из самых распространённых ошибок — начинать бизнес без продуманного бизнес-плана. Многие предприниматели думают: «Я просто хочу открыть кофейню / онлайн-магазин / студию йоги — зачем мне план?» Но это заблуждение. Без стратегического планирования и необходимых навыков невозможно оценить реальные расходы, спрогнозировать доходы, определить целевую аудиторию и понять, будут ли ваш продукт или услуга востребованы. Это факт.

Поэтому бизнес-план — не формальность для инвесторов. Это рабочий инструмент, который помогает структурировать идеи, оценить риск, найти слабые места, просчитать возможные варианты и протестировать гипотезы ещё до того, как вы потратите деньги бизнеса. Без него вы действуете вслепую, что почти всегда приводит к финансовым потерям.

Чтобы не терять драгоценное время на проработку такого плана вручную, воспользуйтесь современными системами управления бизнесом. Например, Projecto поможет создать реалистичный бизнес-план, учитывающий ваши цели, бюджет, потенциальных клиентов, рыночные условия и потребности рынка — не просто схему, а четкий алгоритм, по которому легко действовать.

Для этого нужно создать проект, поставить в нем цель и разбить шаги на задачи, а затем визуализировать эти шаги на канбан-доске и диаграмме Ганта, которые покажут зависимость задач друг от друга и хронологические рамки. Также к проекту можно прикрепить документы, подтянуть встречи из календаря и файлы.

А так выглядит выглядит канбан-доска только что созданного проекта:

2. Игнорирование анализа рынка и ваших конкурентов в бизнесе — тоже риск потерпеть неудачу

Многие начинающие бизнесмены уверены, что их идея уникальна и конкурентов нет. Это распространенное, но опасное заблуждение. Даже если вы предлагаете новый продукт или новую услугу, всегда найдутся альтернативы, которые решают ту же потребность клиентов и упрощают им жизнь. Важно анализировать ваших конкурентов: какие у них цены, маркетинговые стратегии, сильные и слабые стороны. Только так можно понять, почему клиенты выберут именно вас. Иначе рискуете запустить проект, который не найдёт своего покупателя.

Профессиональные владельцы бизнеса не просто анализируют рынок — они начинают заниматься этим регулярно и делают выводы. Они следят за изменениями в поведении потенциальных покупателей, адаптируют свои продукты и корректируют стратегию продвижения.

3. Неумение делать анализ целевой аудитории

«Я продаю всем» — еще одна ошибка владельца бизнеса. На самом деле, чем точнее вы определяете целевую аудиторию на первых этапах, тем эффективнее работают ваши маркетинговые стратегии. Попытки охватить всех приводят к размыванию сообщения, неэффективной рекламе и пустой трате бюджетов.

Важно понимать, кто ваши потенциальные клиенты, какие у них боли, где они проводят время и как принимают решения о покупке. Только так можно создать продукты, которые действительно приносят прибыль. Если вы не знаете, кому продаете — вы не сможете построить успешный бизнес. Определение ваших целевых групп и составление их портрета — это основа любого прибыльного бизнеса.

4. Смешение личных сбережений и денег бизнеса

Некоторые предприниматели используют личные сбережения для финансирования бизнеса и продолжают смешивать личные и бизнес-финансы. Это недопустимо, поскольку ведёт к отсутствию контроля над расходами, искажению финансовых показателей и, в итоге, к серьёзным проблемам. Каждому предпринимателю важно вести учёт доходов и расходов отдельно. Это позволяет видеть реальную картину финансовых результатов и принимать обоснованные решения. Иначе вы не сможете понять, прибылен ли ваш бизнес или вы работаете в убыток. Неумение вести финансовый учет — одна из ключевых причин, по которым компания теряла деньги даже при высоких продажах.

5. Недооценка юридических и налоговых аспектов своего бизнеса

Регистрация ИП, выбор системы налогообложения, оформление договоров с поставщиками и партнёрами — всё это требует внимания. Многие предприниматели считают, что «разберусь по ходу», но это в любой момент может привести к штрафам, блокировке счетов и даже закрытию бизнеса. Поэтому важно правильно подойти к юридической и налоговой стороне ещё до запуска. Особенно в России, где требования к малому бизнесу постоянно меняются. За неправильный выбор режима налогообложения придется платить: это может стоить вам десятков тысяч рублей в год.

Хранить все нужные для бизнеса документы (например, счета или договоры) удобно в одном месте: в Projecto можно сделать их доступными для всех или некоторых сотрудников, выстроить маршрут согласования документов с руководителями. Так точно ничего не потеряется, а важные файлы всегда будут на виду.

6. Отсутствие финансового плана и резервного фонда денег

Многие думают, что стартовый капитал — это сумма, которой хватит на первые пару месяцев. Но на самом деле стартовый капитал предполагает другое, и здесь нужно учитывать все возможные расходы: от аренды до непредвиденных ситуаций. Без грамотного финансового плана и резервного фонда бизнес быстро исчерпает ресурсы и зарабатывать вы уже не сможете.

Также важно составлять план продаж и регулярно сравнивать его с реальными показателями. Это позволяет вовремя корректировать стратегию. Финансовая модель должна быть гибкой и адаптивной.

7. Плохое управление персоналом и бизнес-процессами

Если вы нанимаете сотрудников, важно понимать: каждый сотрудник — часть вашей системы, и вы точно нуждаетесь в хороших специалистах, которые развивают бизнес. Отсутствие чётких бизнес-процессов, слабая мотивация и отсутствие контроля за работой сотрудников снижают эффективность всего бизнеса и становятся одной из самых распространенных ошибок.

Успешные владельцы бизнесов инвестируют в обучение, чёткие инструкции и культуру обратной связи. Это особенно важно в малом и среднем бизнесе, где каждый человек играет ключевую роль.

Управление персоналом — это не второстепенная задача, а ключевой элемент развития компании. Поэтому выбирайте для бизнеса такие инструменты, которые позволяют видеть все рабочие процессы как на ладони: кто какие совещания проводит, как выполняются задачи. В Projecto вы сможете отследить путь выполнения любой задачи и даже настроить систему так, чтобы всегда видеть задачи конкретных пользователей, например руководителей отделов.

8. Переоценка спроса и недооценка времени на рост

Многие начинающие предприниматели считают, что как только откроют сайт или магазин, к ним сразу пойдут первые клиенты, и таким образом часто совершают ошибку. На практике привлечение постоянных клиентов занимает месяцы. Без готовности терпеть и работать в убыток на старте можно быстро терять интерес к собственному делу и даже закрыть бизнес.

Важно правильно планировать долгосрочное развитие, а не ждать мгновенного большого успеха. Развитие бизнеса — это марафон, а не спринт.

9. Отказ от обучения и игнорирование чужого опыта ошибок в бизнесе

Новички часто пытаются делать всё самостоятельно, не прислушиваясь к советам опытных предпринимателей. Между тем, чужой опыт — бесценный актив. Анализ чужих ошибок позволяет любому бизнесу избежать тех же проблем без собственных потерь. Читайте статьи, изучайте кейсы успешных компаний, общайтесь с менторами, опытными бизнесменами, руководителями и топами в своей нише, задавайте им вопросы про свой бизнес, учитесь на готовых финансовых результатах успешных предпринимателей и крупных компаний, берите пример. Это сэкономит вам время, деньги и нервы. Опыт — то, что нельзя купить, но можно перенять.

10. Отсутствие системы управления и автоматизации

На старте многие предприниматели самостоятельно ведут бухгалтерию, маркетинг, продажи и логистику. Это работает лишь до определённого момента. Без автоматизации и чёткой структуры бизнес-процессов вы быстро теряете контроль. Именно здесь на помощь приходит Projecto — платформа, которая помогает предпринимателям систематизировать каждый этап запуска и ведения собственного бизнеса. С ее помощью можно:

• Создавать и отслеживать бизнес-планы;

• Управлять задачами, назначать ответственных и дедлайны;

• Контролировать работу сотрудников и отслеживать, сколько времени уходит на выполнение задач;

• Автоматизировать задачи по маркетингу, продажам и управлению и освободить время для других целей;

• Держать документацию в порядке: вести учет входящей и исходящей корреспонденции, оцифровать бумажные документы, вести заметки и должностные инструкции;

  • Визуализировать процесс с помощью канбан-досок и диаграммы Ганта, чтобы понимать загрузку и систему зависимостей задач.

Это особенно ценно для тех, кто начинает в индивидуальном предпринимательстве с нуля и хочет минимизировать риск неудачи.

Почему важно учиться на ошибках новичков

Типичные ошибки на старте бизнеса совершают даже талантливые люди, но главное — не повторять их. Успешный бизнес строится не на идеях, а на системном подходе, дисциплине и умении учиться.

Если вы решили открыть бизнес, помните: это — не разовая задача, а постоянный процесс развития. Изучите самые частые ошибки, проанализируйте свою нишу и используйте основные инструменты, которые помогают предпринимателям расти уверенно.

С помощью таких современных инструментов, как платформа для совместной работы, например Projecto, Мегаплан или Битрикс24 вы сможете не просто начать, а строить прибыльный бизнес, избегая подводных камней, которые часто приводят к закрытию тысяч компаний. Ведь успех —это результат осознанных решений, грамотного планирования и уважения к опыту тех, кто прошел этот путь до вас. Ну и конечно, немного удачи.

Сегодня команда Projecto очнулась в 2026 году и, конечно, со здоровым рабочим энтузиазмом возвращается с советами о том, как пережить конец каникул и возращение к трудовым будням.

После январских тело уже в офисе, а голова — все еще где-то между салатами и сериалами. И даже 14 января организм отказывается работать и требует очередной марафон «Очень странных дел» или «Приключений Шерлока Холмса» вместо презентации по проекту.

Почему это нормально

Не переживайте, у вас не атрофировался мозг вместе со способностью делать хоть что-то адекватное. Просто вы прошли через праздничный детокс от графиков, дедлайнов и бесконечных созвонов. Длинные каникулы реально выбивают из привычного ритма, так что это вовсе не лень или прокрастинация, а естественная пауза наверное.

Не пытайтесь наверстать все, везде и сразу

Вернуться в рабочее состояние после январских тяжело ровно настолько же, насколько легко прирасти к дивану на каникулах.

Если попытаетесь рвануть в бой резко — «сон для слабаков», «пятилетка за три дня» и прочие девизы трудоголиков — столкнетесь только с еще большим сопротивлением. Даже элементарные задачи быстро вас вымотают, и мозг откажет уже где-то к обеду. Поэтому бережем себя любимых и делаем, что делается.

Стартуйте плавно, а не газуйте с ходу

Забудьте про гонку продуктивности. Самое главное после праздников — просто добраться до офиса разобраться, что вообще происходит. Какие задачи есть? Что горит? А что можно спокойно отложить до февраля? Вдруг это в итоге не придется делать. Аминь!

Храните все в одном месте

Если задачи в чате отдела, документы в почте, а дедлайны на стикерах в офисе, работа усложняется в разы. Такой хаос не вызывает ничего кроме паники и тревоги.

Соберите все рабочие штуки в систему управления бизнесом вроде Projecto — и вуаля! Картина проясняется: благодаря настройке приоритетов и наглядным инструментам канбан-доске и диаграмме Ганта вместо «я должен как-то успеть тучу дел» вы получаете «я должен составить план на неделю, созвониться с Х, подключить к задаче дизайнера». А остальное — не сегодня. И, возможно, не в этой жизни. Чувствуете, уже становится легче!

Держите фокус на малом

Выберите буквально пару задач из списка на день и спокойно их закройте. Никаких «выстроить новую стратегию продвижения компании» или «обновить базу данных потенциальных клиентов».

Ограничьтесь чем-то простым: «ответить на письмо из банка», «согласовать дату встречи с заказчиком». Этого уже будет достаточно, чтобы влиться обратно в работу. А там, глядишь, мозг вспомнит дорогу домой.

Вернитесь к своим ритуалам

Нет, мы не про жертвоприношения богу продуктивности. У нас у всех есть маленькие действия, чтобы перейти из «отпускного режима» в рабочий.

Заварите кофе в старой кружке, которая прожила с вами все ваши состояния в декабре. Включите привычный плейлист с музыкой для драки за последнюю печеньку для работы. Откройте любимый таск-трекер с задачами. Чувствуете, как внутри снова просыпается желание пахать до следующих выходных? Удержитесь в нем. Потрясающий результат для первого рабочего дня!

Главное после каникул — не бросать себя в пучину дел. Дайте организму время отойти от праздников, и рабочий настрой вернется к вам снова. Правда?

А как приходите в себя вы?

Команда Projecto передает привет салатно-мандариновой комы и несет вам новые вредные советы!

31 декабря, 23:59 — «Торжественно клянусь, что в новом году все будет иначе!»

1 января, 12:00 — «Я принял стратегическое решение не вылезать из постели до следующего года 12 числа».

Классика жанра. Чтобы точно ничего не исполнилось и не достиглось само собой, держите 5 советов, как строить планы на год.

Вредный совет №1: держите все в уме

«Да зачем записывать, я же и так все помню!» — идеально работает, правда, до первого рабочего дня. А там операционка захламляется текущими задачами, и все грандиозные планы сами собой просто вылетают из головы. Зато ничего делать не надо!

Вредный совет №2: начните новую жизнь с понедельника

Главное — выбрать правильный понедельник. Лучше сразу первый январский, чтобы не откладывать в долгий ящик, нечего объедаться оливье и мандаринами и вообще отдыхать!

Вредный совет №3: ставьте сразу глобальные цели

Не время мелочиться, планировать — так по-крупному. «Начать жизнь с чистого листа», «открыть свое дело», «выйти на новый уровень». Конкретики никакой, зато как красиво звучит. Пусть мозг покрутит этот кубик-рубик и выкинет в кучу непонятных целей, да? Там ему и место!

Вредный совет №4: пока просто отдохните

Успеете еще наработаться и набегаться с языком на плече. Расслабьтесь, доешьте салатики, поваляйтесь на диване перед телеком, последний сезон "Очень странных дел" сам себя не посмотрит! Ну и что, что уже март? Целых 10 месяцев впереди. Главное — не начинать погоню за целями слишком рано, чтобы не устать. И вообще, а так ли нужны эти планы? Жизнь нужна для того, чтобы ей наслаждаться...

Вредный совет №5: ручка с бумагой подойдут

Напишите конкретный план, вложите в него душу, оставьте на столе и... упс, ваше детище зажевала собака! Что ж, напишете еще один попозже... Или нет? Использовать электронный планер? Это что еще такое, это для зумеров!

Невредный совет: первый, он же последний

Если без шуток, то январь — идеальное время, чтобы навести порядок в делах, но, конечно же, после салатно-мандариновой комы. Все-таки 2025 был тяжелым! Пусть для начала у вас будут не масштабные цели на год, а небольшой список реальных задач вроде побольше двигаться на январских, навести порядок в телефоне, разобрать шкаф и отнести ненужное на благотворительность. А там и масштабные цели подтянутся.

Просто соберите все планы и задачи в одном месте — без громких лозунгов и обещаний или клятв на крови. Когда появится система, придет и понимание, что вообще происходит и как действовать дальше. А это наконец-то даст ощутимый результат вместо очередного кладбища целей.

Ничего не менять — тоже выбор. Но иногда достаточно просто перестать терять мысли и планы, и заветная новая жизнь станет к вам на шаг ближе. Этим и займитесь в январе, пока другие будут раздупляться после выходных.

А вы уже строите планы на год или все еще отдыхаете?

На связи команда Projecto!

Работа руководителя редко бывает простой, даже если со стороны кажется, что начальник только и делает, что мешает. Опытный управленец может допускать одни и те же ошибки, которые со временем приводят к выгоранию команды, падению мотивации и провалу целей компании. Особенно часто ошибки руководителя встречаются в управлении персоналом: именно здесь цена неверных решений оказывается самой высокой.

В этой статье разберем 9 типичных ошибок руководителя, которые совершают как начинающие, так и опытные управленцы, а еще расскажем, как их исправить.

Ошибка 1. Руководитель не понимает свою роль и делает работу за подчиненных

Одна из самых распространенных управленческих ошибок заключается в том, что руководитель продолжает работать как специалист. Он сам выполняет задачи, вмешивается в каждую деталь и не видит разницы между своей прежней ролью и ролью руководителя.

Работа руководителя — это не выполнение задач, а организация работы других. Когда начальник не перестраивается, страдает управление персоналом: сотрудники теряют инициативу, а время руководителя уходит не на стратегию, а на операционку.

Пример типичной ошибки руководителя — собственник или менеджер проекта лично исправляет каждую мелочь, вместо того чтобы выстроить процесс и прозрачный контроль. Использование системы управления бизнесом, где задачи, сроки и ответственность зафиксированы, помогает руководителю быстрее выйти из роли исполнителя и сосредоточиться на управлении.

Ошибка 2. Нежелание делегировать задачи

Многие руководители считают, что если они не сделают задачу сами, результат будет хуже. В итоге возникает перегрузка, выгорание и падение эффективности.

Нужно делегировать, даже если кажется, что подчиненному потребуется больше времени. Делегирование — ключевой управленческий навык, без которого невозможно масштабировать работу компании.

Отказ делегировать задачи:

• снижает мотивацию сотрудников;

• замедляет достижение целей;

• делает руководителя «узким горлышком» всех процессов.

Эта ошибка особенно характерна для начинающего руководителя. На практике делегировать проще, когда задачи ставятся не устно, а через систему управления проектами и задачами. Например, в Projecto каждая задача закрепляется за конкретным сотрудником, с понятным сроком и статусом, что снижает страх потери контроля.

Ошибка 3. Микроменеджмент

Микроменеджмент — одна из наиболее известных ошибок руководителя в управлении персоналом. Начальник контролирует каждый шаг, постоянно вмешивается в работу сотрудника и не дает пространства для самостоятельности.

Такой стиль управления:

• убивает интерес к работе;

• снижает вовлеченность персонала;

• формирует зависимость от руководителя.

Давно доказано, что микроменеджмент приводит к снижению производительности и росту текучести кадров. Эффективный руководитель контролирует результат, а не каждый шаг. Таск-трекеры помогают перейти к такому формату: руководитель видит прогресс и сроки, не вмешиваясь в процесс ежедневно.

Ошибка 4. Отсутствие регулярной обратной связи

Многие проблемы в работе руководителя объясняются тем, что он не дает сотрудникам обратную связь. Люди не понимают, что делают хорошо, а что нужно улучшить.

Сотрудникам обратную связь нужно давать регулярно, а не только в момент ошибки или конфликта. Это касается и положительной, и корректирующей обратной связи.

Типичная ошибка — копить недовольство, а затем «взрываться». Когда работа ведется в системе, обратная связь становится частью процесса: комментарии к задачам, фиксация результатов и обсуждение итогов помогают руководителю давать обратную связь спокойно и по делу.

Ошибка 5. Непонимание мотивации сотрудников

Одна из ключевых ошибок в управлении — считать, что всех мотивируют деньги. На практике мотивации сотрудников гораздо сложнее: кому-то важен рост, кому-то стабильность, кому-то признание.

Руководитель, который не понимает, что движет членами команды:

• теряет сильных сотрудников;

• сталкивается с пассивностью;

• не может повысить вовлеченность персонала.

Системный подход к управлению помогает лучше видеть вклад каждого сотрудника, его загрузку и результаты, а значит — выстраивать более точную работу с мотивацией.

Ошибка 6. Слабый или неправильный найм персонала

Ошибки руководителя часто начинаются еще на этапе найма персонала. Поспешные решения, найм «по знакомству» или игнорирование ценностей компании приводят к проблемам в будущем.

Типичные ошибки в найме:

• ориентация только на опыт, а не на поведение;

• отсутствие четких требований к роли;

• ожидание, что сотрудник «сам разберется».

Когда в компании есть система онбординга и пребординга, новому сотруднику проще влиться в работу: задачи, процессы и ответственность становятся понятны с первых дней.

Ошибка 7. Руководитель чрезмерно мягок

Противоположность микроменеджмента — чрезмерная мягкость. Такой руководитель избегает сложных разговоров, не устанавливает границы и боится конфликтов.

В результате:

• задачи не выполняются в срок;

• ответственность размывается;

• сильные сотрудники перегружаются.

Фиксация задач и сроков в системе управления помогает снять личный фактор: требования становятся не «прихотью начальника», а частью договоренностей команды.

Ошибка 8. Отсутствие четких целей и приоритетов

Без ясных целей невозможно эффективное управление персоналом. Сотрудники не понимают, к чему стремиться, а руководитель постоянно меняет требования.

Ошибки в управлении целями приводят к:

• хаосу в задачах;

• потере фокуса;

• конфликтам между членами команды.

В таск-менеджерах задачи связаны с целями и проектами компании. Это упрощает управление командой проекта и помогает сотрудникам видеть общую картину.

Ошибка 9. Руководитель не решает проблемы, а откладывает их

Одна из самых опасных ошибок руководителя — игнорировать проблемы. Конфликты, снижение мотивации, перегруз сотрудников не исчезают сами.

Если руководитель не решает проблемы вовремя:

• они накапливаются;

• ухудшается климат в команде;

• падают результаты компании.

Когда процессы прозрачны, проблемы становятся заметны раньше. Например, в Projecto видно, где задачи регулярно срываются или сотрудники перегружены, и руководитель может реагировать до того, как ситуация станет критичной.

Почему руководители совершают одни и те же ошибки

Большинство ошибок руководителя объясняется:

• отсутствием опыта;

• резким переходом из роли специалиста;

• нехваткой времени;

• страхом потерять контроль;

• отсутствием систем управления персоналом.

Именно последний пункт часто становится ключевым: без системы управление превращается в ручной режим.

Как избежать ошибок в управлении персоналом

Чтобы минимизировать ошибки руководителя, важно:

• осознать свою роль;

• научиться делегировать;

• выстроить регулярную обратную связь;

• понимать мотивацию сотрудников;

• инвестировать время в развитие управленческих навыков;

• использовать инструменты контроля и планирования.

Системы управления бизнесом, такие как Projecto, не заменяют руководителя, но помогают выстроить прозрачные процессы и снизить количество типичных управленческих ошибок. А значит, всем станет лучше жить!

Вывод

9 ошибок руководителя — это не приговор, а точки роста. Практически каждый начальник сталкивается с ними на разных этапах своей карьеры. Важно не избегать ошибок, а вовремя их замечать и корректировать стиль управления.

Управление персоналом — это системная работа. Когда она опирается не только на личный опыт, но и на инструменты управления бизнесом, руководителю проще быть эффективным лидером, а команде — достигать поставленных целей.
А здесь мы писали про вредные советы руководителям — если хотите посмеяться над собой и мемами, милости просим!

Projecto снова на связи!

Декабрь — время не только для всех отчетов на свете и нервного тика, но и пора подумать о том, как сделать так, чтобы в новом году работать так, чтобы не разгребать последствия в следующем декабре. Если вы работаете в команде, то стоит рассмотреть сервис для совместной работы. Что это такое и как это поможет вашему бизнесу, рассказываем в этой статье.

Что такое сервис для совместной работы

Сервисы для совместной работы — это программы, которые помогают командам работать сообща. В них можно создавать задачи, отслеживать их выполнение, обмениваться файлами и редактировать документы вместе в режиме реального времени.

Они подходят маленьким и большим командам, особенно если люди работают не в одном офисе. Такие платформы позволяют:

• не терять важные файлы,

• держать все задачи под контролем

• видеть, кто что делает

• обсуждать работу во встроенных чатах

• а еще — закончить игры с перебрасыванием ответственности.

Благодаря им работа команды становится проще, эффективнее, а общение и взаимодействие между сотрудниками удобнее и прозрачнее.

Чтобы эффективно организовать командную работу и управлять проектами и задачами, важно выбрать платформу, которая соответствует вашим целям и масштабу коллектива.

Вне зависимости от формата размещения такого софта, в облаке или On-Premise (то есть в коробке), системы управления задачами берут на себя:

Планирование и контроль задач — самый важный аспект таких систем. Задачи, вне зависимости от уровня и ранга руководителя, просматриваются как на ладони: где, что, когда и в чьей зоне ответственности.

Упрощение коммуникации — все рабочие переписки и обсуждения хранятся в одном месте, важные сообщения и идеи потерять невозможно. А чтобы не было утечек, можно настроить права доступа.

Обмен и хранение документов — все важные файлы (документы, презентации, схемы и т.п.) доступны участникам команды в любое время.

Автоматизация рутины — система сама может рассылать напоминания и уведомления, обмениваться данными с внешними сервисами.

Совместимость с удаленкой — удобно организовывать работу в том числе географически распределенных команд для повышения эффективности (да-да, мы все знаем, как иногда бывает тяжело работать из дома.

Ниже — обзор ключевых платформ на российском рынке, их особенности и и кому они подойдут.

Какие сервисы для совместной работы выбрать для управления проектом и задачами?

Наиболее удобный формат систем управления для небольших и средних компаний — готовое облако (SaaS). Облако предполагает готовую инфраструктуру по подписке, без крупных разовых вложений и с официальной технической поддержкой. Только крупным компаниям подходит «коробка» или On-Premise. Ниже — возможности топовых систем совместной работы.

1. Projecto — система для управления проектами, коммуникациями и документами + база знаний

Российский сервис, в котором удобно работать с разветвленными структурами и задачами.

Кому подойдет: командам малого и среднего бизнеса, но изначально разрабатывался для портфелей проектов и холдингов. Интерфейс интуитивно понятный, есть возможность настройки рабочих пространств под пользователя и виджетов, есть удобное полнофункциональное мобильное приложение. Доступны версии в облаке и коробке.

Плюсы:

• постановка и отслеживание задач и проектов

• трекинг времени

• встроенный мессенджер в задачах

• гибкая настройка доступа

• визуализация процессов через канбан-доски и диаграмму Ганта

• удобный календарь с настраиваемыми событиями — приватными и общими, сравнение календарей

• мастер миграции — перераспределение задач при увольнении

• удобное меню настраиваемых виджетов

• файлохранилище и работа с документами

• интеграция с Гугл-календарем

Минусы: нет бесплатного тарифа (например, для небольших команд), только триал на месяц. Небольшой набор интеграций с внешними сервисами.

А к Новому году у Projecto акция: 1 дополнительный месяц бесплатно при покупке лицензии на 12 месяцев.

2. Мегаплан — система с опцией видеоконференций

Своеобразный симбиоз CRM-системы, сервиса видеоконференций, базы знаний, системы управления проектами и программы складского учета. Может адаптироваться для предприятий любого размера, но особенно полезна отделам продаж как универсальное решение «для всего».

Плюсы:

• комплексная CRM

• API и каталог приложений

• триггеры для автоматизации

• гибкие права доступа

• встроенные чаты и видеозвонки

• дополнительные поля и настройка бизнес-процессов

Минусы: больше нет бесплатного тарифа (только триал), перегруженный интерфейс, долгое внедрение, высокая стоимость для крупных команд, требует времени на адаптацию.

3. Kaiten — сервис для управления Agile-командами

Российская платформа для управления задачами и проектами с акцентом на визуализацию процессов и Kanban-доски.

Кому подойдет: командам любого размера, которые работают по Agile или Scrum и хотят наглядно видеть прогресс выполнения задач и поток проектов.

Плюсы:

• гибкая настройка канбан-досок

• управление потоками задач и WIP-лимиты

• визуализация процессов и этапов проектов

• простое распределение задач между участниками

Минусы: ограниченные функции для работы с документами и CRM.

4. Teamly — легкий сервис для командной работы + заметки

Современный инструмент управления проектами и задачами, ориентированный на небольшие команды.

Кому подойдет: коллективам, которым важно вести совместный проект, обмениваться файлами и работать с документами в режиме реального времени.

Плюсы:

• интуитивный интерфейс

• совместное редактирование документов

• канбан-доска и календарь

• простая организация задач и проектов

Минусы: ограниченная интеграция с внешними сервисами, меньше функций для крупных команд.

5. Bitrix24 — крупная платформа с CRM

Еще один сервис управления проектами, задачами, CRM, корпоративными чатами и видеозвонками.

Кому подойдет: командам любого размера, которым нужен универсальный инструмент для управления проектами, коммуникациями и бизнес-процессами.

Плюсы:

• комплексная система для задач и проектов

• CRM, чаты и видеозвонки

• совместная работа с документами

• гибкие права доступа и уведомления

• интеграции с внешними сервисами

Минусы: сложный интерфейс для новичков, перегруженность функционалом, требуется время на адаптацию команды.

6. SingularityApp — удобный планировщик задач

Веб-сервис и мобильное приложение для планирования задач и управления проектами.

Кому подойдет: небольшим командам и сотрудникам, которым нужен простой и гибкий инструмент для совместной работы.

Плюсы:

• интуитивный интерфейс

• ведение проектов и задач

• совместное редактирование

• синхронизация с календарём

Минусы: ограниченные функции для больших коллективов, нет встроенной CRM и аналитики.

Как организовать рабочий процесс в сервисе для совместной работы

Так, с инструментом определились, а что дальше?

Чтобы организовать процесс в сервисе для совместной работы, запросите у сервиса демонстрацию инструмента для всей команды, обычно она бесплатна.  После обучения вы и сотрудники уже сможете создать рабочее пространство для команды и распределить задачи между участниками.

А если у вас есть вопросы, вы всегда можете обратиться в поддержку сервиса. Да, сначала будет непривычно и непонятно, но это пройдет! Вскоре придет порядок в задачах и прозрачность процессов.

Полный гайд о том, как внедрить сервисы для совместной работы, мы уже написали здесь. Пользуйтесь!