Всем привет! Я Дима, редактор блога ЛидерТаска. Сегодня я покажу, как составить список дел к Новому году и встроить новогодние дела в свое расписание.

Как и у многих, перед Новым годом у меня очень плотный график. Нужно подготовиться к празднику и закрыть рабочие задачи, которых в конце года всегда много. Помимо работы и новогодней суеты есть и другие дела: тренировки, встречи с друзьями, домашние дела и т.д.

Чтобы все успеть, я оформил новогодний список дел в таск-менеджере, который использую каждый день. В приложении я веду основное расписание, поэтому здесь мне легче всего планировать подготовку к празднику — ниже вероятность, что новогодние дела наложатся на другие задачи.

Сразу предупрежу, что использовать таск-менеджер необязательно. Есть куча других инструментов, в которых можно планировать дела и отслеживать задачи. Я лишь покажу, как это можно организовать в таск-менеджере.

Как я спланировал новогодние дела

Сначала я выписал все новогодние дела в отдельный проект — чтобы они были в одном месте и не путались с другими задачами. В проект внес все, что нужно сделать перед Новым Годом:

1. Заказать подарки

2. Купить продукты к столу

3. Сделать уборку

4. Поставить елку

5. Украсить дом

6. Поздравить друзей и родственников

К задачам прикрепил всю важную информацию. Например, к задачам с подарками прикрепил ссылки на товары из онлайн-магазинов и маркетплейсов. Идеи для подарков добавил в описание к задаче. К списку покупок прикрепил чек-лист с продуктами для новогоднего стола. А самое важное выделил метками — у меня это генеральная уборка, покупка продуктов и подарки для родителей и бабушки.

Дел получилось много, поэтому однотипные дела я раскидал по подпроектам. Отдельную папку создал для задач с поздравлениями и подарками. То же самое сделал с задачами с подготовкой к застолью.

Если хочется, чтобы все новогодние дела были перед глазами, можно не создавать подпроекты, а выделить однотипные дела цветом и отсортировать их в исходном проекте.

Потом назначил дату и время. Покупку подарков поставил пораньше, чтобы не пришлось бегать по магазинам в последние выходные. Поздравления поставил на 31, а все остальное раскидал на свободные дни. Работать с расписанием удобнее в режиме календаря — можно отследить загруженность и распределить задачи. Менять дату и время можно в свойствах задачи или в самом календаре — просто перетаскивая задачу на нужное время.

Вот так выглядит расписание на предстоящие 2 недели

5 принципов планирования, чтобы все успевать

У меня есть 5 базовых принципов планирования, которые помогают не забывать про задачи и больше успевать. Принципы хоть и простые, но эффективные.

Записывать все задачи

Помнить про все дела и планы невозможно, обязательно что-то потеряется или забудется. Поэтому нужно фиксировать все задачи и желательно на одном носителе. Необязательно в таск-менеджере, как в моем примере. Можно использовать онлайн-календарь, заметки на телефоне, ежедневник или бумажный планер. Главное, чтобы расписание было всегда под рукой и вам было удобно с ним работать, т.е. можно быстро поставить задачу или внести правки в планы.

Назначать задачам дату и время

Задачи без привязки ко времени — это просто список дел, который можно выполнять в любой последовательности. Работать со списком удобно, когда дел немного и точно знаешь сколько времени займет каждое из них. Список подойдет для планирования рутины — например, уборки, ведения табличек в Экселе или составления однотипных отчетов.

Работать по списку не получится, если впереди куча работы и многие задачи предстоит выполнять впервые — задачи будут переносится или накладываться на другие дела. Для таких задач придется создать расписание или встроить их в уже существующее.

Сразу выделять приоритетные дела

Когда времени мало, а дел много, приходится выбирать, что выполнить, а что перенести или вовсе вычеркнуть из планов. Сделать выбор гораздо легче, когда приоритеты уже расставлены — не нужно в моменте взвешивать все за и против.

Оставлять пустые промежутки в расписании

Желательно оставлять немного времени для неожиданных дел, хотя бы 1 час в день — 100% появятся новые задачи. Например, перед Новым годом точно придется несколько раз бегать на ПВЗ и докупать продукты к столу.

Планировать отдых

Постоянные переработки и отсутствие нормального отдыха снижают продуктивность и приводят к выгоранию. По себе знаю, что уставший и измотанный делаю все медленнее и чаще совершаю ошибки, исправление которых тоже съедает время.

Чтобы избежать выгорания, нужно выделять время на отдых в течение дня. Причем лучше создавать под отдых отдельные задачи и добавлять их в расписание — тогда не будет соблазна занять это время работой.

Главное помнить, что залог хорошего отдыха — смена обстановки. Если весь день работаешь за компом, вряд ли получится отдохнуть, залипнув в ютуб или играя в игры — тело не получит необходимой физической нагрузки, а глаза и спина устанут еще сильнее.

ClickUp - это единая платформа для повышения производительности: она объединяет чаты, документы, менеджер задач и целей, составление отчётов и другие функции.

Есть бесплатная версия с неограниченный количество задач и участников, но со 100 Мб хранилища.

Функции сервиса могут заменить todolist, Trello, Asana, Airtable, Notion, Slack и другие популярные сервисы. При этом есть интеграция с Gmail, Outlook, «Google Календарь» и другими.

Источник телеграм канал ИИшница 🍳