Совмещаю работу с учёбой в другой стране и проверяю, как в этом может помочь метод планирования бизнес-тренера Дэвида Аллена Getting Things Done
Привет! Меня зовут Ксюша, я работаю в команде сервиса управления проектами Weeek. Мы пишем о том, как организовать жизнь, чтобы не утонуть в хаосе задач и выполнять действительно важные дела. Но, как известно, болтать — не проекты закрывать.
Рассказывать о планировании проще, чем планировать. А начать реально делать — вообще самое трудное. Поэтому мы решили проверить известные техники и методы на себе и показать, что из этого выйдет. Здесь будет личный опыт, наблюдения и выводы.
У дневника ожидается несколько глав. Первая перед вами — она про GTD: Getting Things Done, или доведение дел до завершения. Продолжение будет уже завтра!
Суть метода
Идея проста: мозг гораздо полезнее использовать не для хранения информации, а для генерации идей. Чем больше в голове задачек, тем больше времени мы тратим на их обдумывание. А могли бы действовать!
И правда — сложно посвятить себя творчеству, когда разум занят челночным бегом от мысли к мысли: купить хлеб по пути домой, разобрать входящие, записаться к врачу… Так, а что было нужно в магазине? Точно, хлеб.
Система Дэвида Аллена предлагает своеобразный детокс — вынести абсолютно все дела на внешний носитель, проанализировать их и распределить по спискам, а затем не забывать поддерживать порядок. Для этого есть пять шагов, но о них чуть позже.
Почему GTD
Я решила начать тестировать методы и техники именно с Getting Things Done, потому что система списков для меня не нова — именно так я привыкла вести свои дела. У меня куча папок в заметках на телефоне: там и планы на вечер, и цели, и мысли.
Это помогает мне упорядочивать жизнь и не пропускать дедлайны. Но моим заметкам не хватает структуры — я создаю их интуитивно, иногда теряюсь в списках и постоянно пересматриваю записи, потому что вообще-то не до конца доверяю своей системе.
Ещё мне нравится идея свободного разума. Это правда снижает уровень тревожности и помогает лучше концентрироваться на том, чем ты занимаешься в текущий момент. Можно выдохнуть: ситуация под контролем, я всё успеваю и делаю правильно.
Мой контекст
В лиде был спойлер. Я пишу тексты. А ещё поступила в турецкую магистратуру по программе «Коммуникационные исследования». Основное обучение начнётся только в следующем году, а пока я пять раз в неделю хожу на языковые курсы. Как в школе.
С моего переезда осенью прошло много времени, поэтому процесс адаптации к новым условиям и образу жизни позади. У меня стало немного больше свободных ресурсов, которые я хочу потратить на совершенствование языка и текстов.
День 1: Подготовка
Первым делом я скачала книгу Дэвида Аллена, чтобы разобраться в тонкостях метода.
Концентрируйтесь на текущих делах и применяйте методы, которые помогут вам не сбиваться с курса — и все это приблизит вас к перспективным целям, — пишет автор.
По его словам, пока самоорганизация человека не достигла должного уровня, слишком рано переходить к долгосрочным планам. Сначала следует настроить рутину — тогда придёт чувство свободы и вдохновения для движения вперёд. Вот как этого достичь:
Сбор информации. Чтобы перенести все мои мысли из головы и хаотичных заметок, я выбрала таск-менеджер. Бумага как внешний носитель отпала сразу — слишком мало гибкости, а перечёркивания создают визуальный шум и отвлекают от задач.
Из электронных вариантов мне подошли Канбан-доски. Там можно добавить нужное количество колонок под разные списки и видеть всю картину планов, не метаясь между вкладками. Я создала проект «Дневник прокрастинатора», а внутри него доску «GTD».
Лирическое отступление. Когда я готовилась к поступлению, мне предстояло какое-то сумасшедшее количество дел: медицинские справки, документы, консульство, визовый центр. И всё нужно успеть до строгих дедлайнов. Честно, спасла только Канбан-доска:
Моя Канбан-доска для организации поступления — уже архивная
Итак, все столбцы настрою потом, а пока сделаю только один — «Входящие». Туда потоком выпишу все предстоящие дела. Очень важно, чтобы на карточках оказались даже мельчайшие задачи вроде пресловутой покупки хлеба.
Я хлеб не покупаю — меня кормят в общаге. Зато пользуюсь стиральной машиной раз в неделю и постоянно держу в уме: «Не забыть занять очередь». А ещё мою длинные волосы раз в три дня — для этого тоже нужно время в графике! Записываю.
Всего у меня получается 24 задачи. Дышу ровно. Действительно приятно не думать ни о чём хотя бы пару минут, пока в голову не пришла новая мысль. Кстати, к этому шагу нужно возвращаться каждый раз, когда что-то подумается — фиксировать идею.
Обработка и организация. Немного насладившись внутренней тишиной, перехожу к анализу своего списка «Входящие». Сейчас там всё подряд: рабочие и бытовые дела, личные планы, напоминания о событиях. Так и должно было получиться.
Теперь эти задачи нужно распределить в подходящий список. Добавляю на доску пять новых колонок. Расскажу о них поподробнее:
На будущее. Здесь оказываются дела, которыми можно заняться потом — пока они не входят в расписание. Обычно это идеи вроде «Запланировать отпуск» и «Прочитать книгу». Буду возвращаться к ним по мере наличия времени и сил.
Проекты. Сюда перенесу многосоставные задачи — те, для которых требуется больше одного действия. «Дневник прокрастинатора» — это проект. Его нужно разбить на серию шагов и системно отслеживать их выполнение.
Ожидание. Чаще этот список называют «Поручено мной», но пока что поручают только мне. На такой случай автор предлагает добавлять сюда дела, которые зависли у другого человека. Я как раз сдала сумку в химчистку и жду звонка.
Календарь. Аллен выделяет категорию задач, которые можно закрыть только в конкретный день. Например, встречи, дела с истекающим сроком, праздники. Я решила вести их на доске, чтобы всё было в одном месте. Буду добавлять дату, время и настраивать повторения прямо в карточках задач.
Следующие действия. Важные, решаемые за один шаг, требующие некоторого времени дела. Всё, что не подошло для других категорий. Понятные действия, которые требуется выполнять в порядке приоритетности.
Чтобы найти правильный список для каждой задачи, двигаюсь по «Входящим» сверху вниз и задаю вопросы по алгоритму:
Кстати, если для выполнения задачи нужно только одно двухминутное действие — её заносить ни в какой список вообще не стоит. Тут берём и делаем: отвечаем на письмо, оплачиваем налог самозанятого и собираем вещи на завтра.
👉 В общем, показываю, как это получается на примере нашего Weeek:
Все мои задачи из головы
Я воспринимаю информацию визуально, поэтому помимо колонок и карточек добавила несколько тегов: «Учёба», «Работа», «Быт», «Личное», «Люди», «Отдых», «Поездки»… Для меня это ещё одно преимущество доски — всё понятно при первом взгляде.
Как и писала выше, везде, где было нужно, я установила даты и время. Ещё настроила повторения — например, задачи с днями рождениями будут повторяться ежегодно, об оплате налога мне напомнят раз в месяц, ну и, вы поняли, голову я мою раз в три дня.
Ещё можно выбрать приоритеты, закинуть в карточку задачи важные ссылки и файлы. Последним я собираюсь пользоваться при планировании поездки — удобно собрать приглянувшиеся места. Как видно на скрине, я также выделила подзадачи.
Что вам рассказать… А! В Weeek устанавливаются уведомления через телеграм, но я этим пользуюсь и так. Дополнительно скачала приложение, чтобы быстро пополнять колонку «Входящие» в течение дня и просматривать предстоящие планы.
Что будет дальше
Сегодня мы вместе установили три столпа GTD: собрали, обработали и организовали информацию. Дальше нужно действовать и регулярно пересматривать списки, чтобы поддерживать надёжность системы. Так получаются те пять шагов из начала текста.
В ходе написания этого дневника я заподозрила у себя графоманию — получилось правда много. Спасибо, если дочитали. Если нет — тоже спасибо, просто вы не узнате, что я передала вам эти слова… На этом пока всё.
Дальше обсудим, как метод работает на практике, удобно ли им пользоваться, какие я отмечаю изменения. А пока оставлю несколько ссылок на наши тексты из блога. Вдруг пригодится. Вот они:
В предыдущем посте было много вопросов о том, как и куда записывать задачи. Как человек рассеяный, расскажу что помогает мне
Я стараюсь придерживаться базового принципа GTD — дело либо записано, либо его не существует. Главная польза от этого:
В голове перестает бегать белочка с вопросом «а ничего ли я не забыл?!»
Это освобождает голову для думанья
Я все вношу в календарь в айфоне, а мелкие задачи в приложение Clear — гораздо быстрее «заметок». Есть еще несколько полезных принципов:
1. Если я за рулем и надо не забыть, например, достать вещи из багажника, я бросаю шапку / перчатки на заднее сидение — когда буду их искать, вспомню, зачем бросил. Если завтра надо взять с собой паспорт, я кладу его на ключи от дома. Стюардессы так делают, чтобы не забыть документы в отеле — кладут в сейф с доками туфлю, без нее точно не уйдешь, а там и про документы вспомнишь
Суть принципа: свяжи дело, которое можешь забыть, с тем, что точно не забудешь
2. Если что-то нужно другому человеку от меня, я прошу его: тогда напиши такого-то числа, договоримся. В половине случаев когда подходит срок, оказывается уже не нужно. Раньше было наоборот — я напоминал о нашей договоренности, а у того, кто слезно просил о помощи, уже все поменялось, ему удобнее в другой день и т п
3. Если есть задача кому-то написать, я не добавляю в календарь, а сразу пишу сообщение. Если задача написать через 5 дней, ставлю отложенное сообщение — оно само отправится через пять дней. Если решил написать человеку посреди ночи — ставлю отложенное сообщение на утро. Отложенные сообщения можно отправлять и самому себе
Суть принципа: ❌ «Спросить у Петровича через пять дней, готов ли заказ» ✅ Петрович, привет. Заказ готов?
4. Задачи на пару минут часто проще сделать сразу же, чем куда-то вносить: ❌ «Убраться на столе» ✅ Убраться на столе
5. Вместо большой задачи бывает полезно создать задачу на первый шаг: ❌ Разобраться с отчетами ✅ Прочитать первый отчет
Суть принципа: «разобраться», «подумать» лучше заменять на более конкретное: прочитать, составить, создать
Для ЛЛ:
Если фиксировать все важное, голова освобождается для думанья
Иногда лучше создать физическое напоминание: положить ключи в обувь
Кому нужна помощь, тот и проявляет инициативу
Отложенные сообщения — хорошие напоминания другим и себе
Короткие задачи проще сделать сразу
«Прочитать» и «составить» — это более конкретно, чем «разобраться» и «подумать»
P. S. Вспомнил еще один принцип — когда в моей задаче появляются другие люди, я воспринимаю их как «черный ящик», то есть помню, что они могут забыть, забить, сделать не так. Не рассчитываю на то, что 100% все будет сделано в срок и идеально. Поэтому для других людей я ставлю сроки с запасом на непредвиденные обстоятельства — это спасало меня уже раз сто
1. Проект движется со скоростью решений, а не задач. Если решения принимаются неделями, никакой таск-менеджер не спасёт.
2. Контур «что мы не делаем» важнее идеального плана. Проекты разваливаются не от отсутствия идей, а от их избыточности. Важно не только планировать, но и отсекать, что точно не в этом спринте, не в этом релизе, не в этом проекте.
3. Психологический контракт важнее регламента. Люди работают не по бумажке, а по внутренним договорённостям. Кому доверяют, кого боятся подвести, а с кем не хотят иметь дело.
4. Хороший менеджер не тушит пожары, а убирает их причины. Настоящая работа — устроить систему так, чтобы пожаров становилось меньше.
Подписывайтесь на канал «Законы сохранения бизнеса», там про управление маленьким отделом и большим бизнесом — как выстроить процессы и направить энергию в развитие, а не в трение.
Привет, Пикабу! Я тут все пытаюсь хоть немного упростить себе жизнь и пока сильно усложняю. Хочется прийти к системе тайм-менеджмента и придерживаться какой-то одной, но.. Какой?
Сам я пытаюсь (ох как пытаюсь) углубиться в GTD, но пока это выглядит сложновато.
Что ваще за системы, какой тайм-менеджмент и что я несу
Ну, распределение времени, там. Отслеживание задач. Расписание.. Есть куча методик, которые упрощают жизнь обывателю (типа меня).
Так, допустим, вот какие техники я знаю:
GTD (структурная глубина)
MIT (фокус)
Time Blocking (контроль времени)
Pomodoro (концентрация)
Эйзенхауэр (приоритизация)
Канбан (визуальная организация)
Ранее много чего перепробовал. Что-то с горем пополам и до сих пор использую, но есть ощущение, что все эти Помидоры и матрицы Эйзенхаура не работают..ээ..всеобъемлюще(?). Ну типа.
Нет смысла разбирать их тут подробно. Если будет фидбек, я сделаю, ведь где-то у меня даже записаны какие-то вещи, связанные с этими техниками. Ну и опыт имеется.
Если абстрагироваться от сложности внедрения системы, то, на мой взгляд, GTD самая мощная и универсальная. Но абстрагироваться сложно, ведь само вписывание методики в свою жизнь может вывести любого из себя. И заставить плюнуть на планирование вообще. Может, кто-то из читателей использует что-либо из вышеперечисленного? Или что-то иное?
Ну типа а зачем?
Такой вопрос может закрасться в голове читателя:
Я и так все дела свои делаю и все успеваю, зачем мне система?
Если это и правда так, то возможно:
Ты неосознанно ты используешь одну из систем (скорее всего частично);
Или ты самый редкий тип человека без склонности к прокрастинации, обладающий навыками проактивности и дисциплины с максимальными уровнями прокачки;
Или (что более всего вероятно) ты успеваешь не только лишь не всё. Просто не знаешь об этом. (и возможно оно тебе и не нужно для счастливой жизни).
В общем-то, не всем нужен "жесткий тайм-менеджмент". Не всем он подойдет даже. Но по-моему, хоть немного структуры в жизни не помешает.
Поделитесь своим мнением, если у вас таковое имеется. И посоветуйте чего-нибудь умного, если вы умны!
Предположим что мы делаем массовое приложение-платформу которое зарабатывает с помощью показа рекламы. Распространенная схема. Наш интерес тогда состоит в том чтобы пользователь оставался на нашей платформе, как можно чаще к ней возвращался.
Утренний/вечерний TikTok, YouTube, новости и прочее для многих стали привычными ритуалами. А CEO Netflix утверждает что их главный конкурент это сон. А не HBO или Amazon, как можно было бы подумать.
Удержание происходит за счет глубокого анализа поведения пользователей и соответствующей настройки интерфейсов. В силиконовой долине даже есть ряд восставших против такого положения дел ангелов личностей. Некоторые даже строят на этой борьбе свой личный брэнд. Сейчас даже есть фильм.
Ряд популярных платформ успешно реализуют самые разнообразные тактики удержания пользователей. Вот как, например, YouTube выглядел в начале своего пути.
Можете сравнить с тем что есть сейчас. На современном YouTube-е есть буквально десятки триггеров увеличивающих наше экранное время:
Персонализированные рекомендации на главной странице;
Trending видео на главной странице;
Персонализированные шортсы;
Блок ранжируемых комментариев;
Автовоспроизведение;
Рекомендации в поисковой выдаче;
Рекомендации в конце видео;
Рекомендации справа от видео;
Чат;
Разные виды оповещений;
Кнопка "More";
Выбор видео по жанрам;
и многое другое ...
В общем решив посмотреть нужную лекцию можно спокойно себя обнаружить в потоке шортсов про то как делают первые шаги детеныши панд.
С другой стороны, если мы набрались окаянства и поставили перед собой амбициозные цели, то на них, как правило, нужно много времени, а также безраздельный фокус нашего внимания. Хотя бы периодически. Понятно что цунами из мусорного и залипательного контента в YouTube этим целям не способствуют.
Мы, конечно, можем все заблокировать и забыть как страшный сон. Но ряд платформ имеют и полезные функции и источники информации которые дают все значительный профит.
Итого получаем некоторое противоречие. Сформулируем его в явном виде. Мы хотим использовать контент и возможности платформы, но не хотим терять время и фокус на мусорное времяпрепровождение к которому нас эти же платформы подталкивают.
А давайте просто вкачаем силу воли...
Рассмотрим некоторые возможные разрешения этого противоречия. Наиболее очевидное и банальное это использовать свою силу воли и не отвлекаться. Такой подход почти не работает.
Причины тому две. Первая - это привычка, или некоторая доминанта в нашей голове которая срабатывает как только нам хочется срубить дофамина по легкому.
Второй момент заключается в том что есть ряд физиологических состояний которые провоцируют отвлечения. В первую очередь это состояния стресса, усталости и монотонии при однообразной работе. На силу воли тут рассчитывать не приходится. В результате начинаются сбои, триггеры отвлечений начинают работать в полный рост.
Более стабильное решение — это изменить нашу цифровую среду, чтобы разрешить основное противоречие. Рассмотрим два решения, которые могут помочь.
Рабочие решения
Решение 1. Можно попробовать изменить существующий интерфейс с помощью блокировки элементов увеличивающих залипательность. Самое простое тут — это поставить расширение которое само заблокирует все что нужно. Например, HideRec для Chrome скрывает все почти без наших действий.
Другие варианты более сложные, но и более кастомизируемые. Скажем, вы можете использовать блокировщик рекламы AdBlock, для того чтобы скрывать практически любые элементы интерфейсов практически на любых сайтах.
Либо же самостоятельно редактировать СSS определенных веб-страниц с помощью такого расширения как Stylus. Конечно, тут нужны специальные знания, но и возможностей значительно больше.
Решение 2. Это решение заключается в том что мы полностью заменяем весь интерфейс для доступа к сайту/платформе. Их можно рассматривать как условно этичные.
Для мобильных платформ есть, например, пиратский YouTube Vanced который во многом повторяет оригинальное приложение. Я, например, использую его как безопасный способ просмотра видео не залипая на всякую дичь. В частности для этого не захожу в свой аккаунт чтобы умная предложка не работала.
Дополнительные возможности
Если бы я делал интерфейсы, которые увеличивают не потребительские, а профессиональные возможности платформ, то все выглядело бы совершенно по другому.
К примеру у нас есть типовой специалист который в любую свободную минуту заходит в свою ленту. Этакая вредная привычка.
В этом случае мы можем чуть-чуть подкрутить соответствующую страницу нашей соц. сети и вместо ленты добавить что-нибудь полезное. Например, список дел, или более управляемый и адекватный способ отдыха.
Интересно, что некоторые современные браузеры вроде Arc browser поддерживают такие возможности. Вероятно, и для других браузеров есть подобные расширения.
---
Для того чтобы не пропускать новые материалы вы можете подписаться на мой телеграм канал по теме продуктивности и профессионального развития.
Подскажите, пожалуйста, какой программой Вы пользуетесь для заметок, задач, для проведения дел в порядок?
С 2013 года пользовался Evernote, очень нравился сервис до того, как появились ограничения на бесплатный аккаунт. Потом перешел в Google Keep + Google Задачи + Google Календарь. Пользоваться Google Задачами неудобно, т.к. нет поиска. В Google Keep внутри заметок нет поиска, нет возможности скрыть заметки в архиве, неудобно пользоваться ярлыками вместо папок.
Очень понравилась программа Things 3, но она есть только в iOS и Mac, а я ищу программу для Windows и Android. Пока не могу использовать платную версию Evernote, т.к. ищу бесплатный аналог либо программу для разовой покупки для долгого использования.
Думаю и дальше использовать Google Календарь с программой, где будут заметки с задачами.
Подскажите, пожалуйста, какие Вы используете программы? Как наводите свои дела в порядок? Какая у вас программа для заметок и календаря?
Вот уже чуть больше года я активно использую Notion для планирования задач и проектов, поэтому я решил подвести некоторые итоги и систематизировать все приёмы, которые я использую. Обе части полностью независимы и могут читаться по отдельности.
