Принцип «Маньяна».

Суть принципа проста:

1. Избегай выполнения новых задач в день, когда они появились.

2. Используй закрытые списки.

У вас уже есть закрытый список задач, которые вы выполняете сегодня. Новые задачи идут под черту.

Что делать со срочными задачами, которые появились «прям щас!»

1. Запишите задачу на внешний носитель. Это создаст буфер для того, чтобы вы успели оценить реальную срочность задачи.

2. Поскольку вы нарисовали строку в конце списка, все, что добавлено ниже этой строки, представляет собой дополнительную работу, которую вы не ожидали. Это помогает избежать посторонних действий и не сбивать фокус.

3. В конце дня вы можете проверить задачи, которые вы написали под чертой чтобы проверить, действительно ли их выполнение сегодня было оправдано.

4. Если вы обнаружите, что ваш день был хаотичен, то вероятная причина этому — вы начали делать то, что не было записано. Всякий раз, когда у вас плохой день, всегда спрашивайте себя: «Сколько задач я сделал сегодня, которые не были в моём списке?».

Чем задача отличается от проекта?

Задачи могут быть легковыполнимые:

— Убрать одежду на полку.

— Написать письмо Пете.

— Оплатить мобильник.

Или могут быть частью большого проекта:

— Написать книгу.

— Приготовить чанахи.

— Сверстать лендинг.

Такие штуки невозможно сделать за один заход. Это не задачи, а проекты - набор задач, ведущих к желаемому результату.

Проекты стоит разделять на задачи.

Обычно, первый шаг по любому проекту это вопрос себе: «Что должно быть сделано сейчас?». Вопрос помогает сгенерировать несколько самостоятельных задач, которое можно выполнить.

Что делать с «большой» задачей?

Два варианта:

1. Переведите задачу в проект и разбейте её на подзадачи.

2. Выполняйте задачу циклами, до полного её завершения.

Циклическое выполнение задач подразумевает идею «мало и часто».

Например, если вы дали себе неделю на завершение отчёта, то вы можете написать «пиши отчёт» в свои планы на завтра.

Завтра вы работаете над ней столько сколько хотите, и затем дублируете задачу «пиши отчёт» на следующий день.

Сделай сегодня то, что запланировал вчера. Завтра сделай то, что появилось сегодня.

———

Пост про закрытые списки задач: https://pikabu.ru/story/kak_delat_i_uspevat_bolshe_zakryityiy_spisok_zadach_vs_otkryityiy_spisok_6249741

———

Автор в ВК: https://vk.com/ivapolo

Канал в телеграме: https://t-do.ru/psypraktika

Если вы когда-нибудь писали список задач, то знаете как легко он за день может раздуться до гигантских размеров. Сделал одну задачку, вычеркнул, добавил вниз списка новую. Сделал, вычеркнул и снова добавил.

К концу дня список может выглядеть примерно как на картинке к посту :))

У меня после таких списков остается неприятное ощущение, что я плохо поработал, мало сделал дел. Поэтому я часто начинал планировать, а потом бросал.

Мне кажется, что многие поэтому не фиксируют задачи, потому что каждый раз всё заканчивается неприятными ощущениями. Нафиг оно надо?

В книге Марка Форстера «Do it tomorrow» я прочитал про закрытый список задач и дальше расскажу как он помогает.

Открытый список задач — это список, в который можно дописывать задачи в течение дня.

Вторник:

1. Сделал.

2. Добавил.

3. Сделал.

4. Добавил.

И так до бесконечности.

Отсутствие ограничения на добавление задач приводит к трём неприятностям:

— Появляется желание выбрать что-нибудь «полегче», «более важное», а остальное оставить на потом.

— Ощущение незавершенности от того, что остались невыполненные задачи.

— Ощущение «бесконечных дел». Делаешь - делаешь, а они никак не кончатся. :)

Закрытый список — это список задач с закрытой «входной дверью».

В этот список нельзя добавлять новые задачи.

Хороший пример такого списка - чек-лист. Вы разбиваете одну задачу на мелкие действия и делаете чек-лист.

Убраться на кухне:

→ Помыть тарелки.

→ Помыть кастрюли.

→ Помыть сковородку.

→ Протереть стол.

Закрытый список решает вопрос с расстановкой приоритетов.

Сейчас мне нужна будет помощь вашего воображения.

Представьте, что у вас есть целый день на то, чтобы сделать двадцать дел из своего списка. Вас никто не будет отвлекать, никаких других задача в список не добавиться. Задачи не зависят друг от друга и не «горят».

Вы можете заниматься другими делами как только сделаете двадцать дел из списка. Дела в списке разные. Есть большие и сложные, есть маленькие и попроще, более приятные и менее.

Теперь ответьте на вопрос: с чего начать выполнять задачи из этого списка?

А. Сделать самую сложную вначале.

Б. Самую лёгкую вначале.

В. Самую срочную вначале.

Г. Сделать неприятное дело вначале.

Д. Сделать приятное дело вначале.

Е. Делать в том порядке, в котором они написаны.

Что вы выбрали? Обязательно выберете свой вариант. :)

Ответ Марка на этот вопрос такой: ВООБЩЕ НАС*АТЬ. 😁

Ваша задача финишировать СПИСОК.

Когда вы ставите цель пробежать марафон, то не так важно, за сколько, как, в какую погоду и обуви вы его пробежите. Поэтому вы просто бежите его так, как хотите.

Используя один критерий для выбора задач изо дня в день, например делать только «лёгкие» задачи или только «срочные», вы каждый раз откладываете все остальные задачи и они «протухают» или начинаю «гореть».

Закрытый список — это великий уравнитель. :) Делайте в любой последовательности, удерживая во внимании идею ФИНИШИРОВАТЬ СПИСОК.

Что делать если появляются новые задачи? ОТЛОЖИТЬ НА ЗАВТРА! :)

Это другой принцип Форстера, называется «маньяна» (в переводе с испанского - завтра).

Почему откладываем на завтра? Потому что у вас уже есть список дел, которые вы обязаны сделать сегодня.

Всё новое фиксируем под чертой и продолжаем движение по списку.

Если задача «в огне», то делайте её, но также запишите её под чертой, чтобы в конце дня проанализировать, что заставило вас отвлечься, как можно избегать таких ситуаций, или, наоборот, предсказывать их и заносить в список.

——

Здесь я останавливаюсь, потому что интересных идей и мыслей много, так можно всю книгу перевести, но цели такой пока нет.

——

Канал в телеграме: https://t-do.ru/psypraktika

Наверняка у вас уже накопилось множество дел, которые нужно выполнить сегодня, на этой неделе, в этом месяце, в этом году…

А как вы оцениваете, сколько планируется потратить времени на их выполнение?

Ведь может оказаться, что потребуется гораздо больше времени и даже месячный план нужно будет выполнять 2, 3… месяца. Тогда нужно определять самые важные дела и выполнять их в первую очередь. Или может, наоборот, оказаться, что месячный план можно выполнить за неделю и тогда можно запланировать что-то еще, возможно не особо важное, но очень желанное.

А при выполнении дел вы следите за тем, сколько фактически потратили времени на них?

Это помогает определить, верно ли вы оценили планируемое время дел, выявить ошибки и внести изменения в планы, чтобы ускорить их реализацию. Также фактическое время помогает анализировать, как быстро вы выполняете дела, насколько высока ваша личная эффективность и определять способы ее повышения.

Чтобы более точно определять фактическое время, нужно использовать хронометры, например, обычные часы, а лучше – секундомер. Когда начинаешь выполнять дело, то включаешь его. А когда заканчиваешь или переключаешься на другое дело – выключаешь секундомер и записываешь сколько ушло времени на это дело.

Как же всё это делать максимально просто и удобно?

Чтобы облегчить все эти действия, в онлайн-органайзере «Личные цели» реализованы новые полезные функции.

Во-первых, мы добавили в панель деталей дела два новых параметра – Планируемое и Фактическое время выполнения (План и Факт). Они находятся на вкладке «Сроки», у них отдельно можно указывать часы и минуты. Если планируемое время оказывается слишком большим, то лучше дело разбить на несколько, чтобы правильнее оценить его, точнее описать результат и эффективнее его выполнить. Если планируемое время оказывается меньше фактического, то оно подсвечивается красным цветом для сигнализации о том, что оно рассчитано неверно.

Во-вторых, у целей и планов определяется суммарное время по всем привязанным к ним делам. Оно отображается прямо в списке целей и планов, справа от их названия. Это помогает оценить, сколько всего планируется времени на реализацию планов и достижение целей, и сколько уже фактически потрачено на них. Тогда можно корректировать планы, добавлять в них новые полезные дела или исключать наименее важные для сокращения общего срока.

В-третьих, мы реализовали сразу несколько виджетов, которые помогут определять фактическое время выполнения дел. Их можно запускать в главном меню сервиса. К ним относятся:

1. Часы. Для удобства сделали их в двух вариантах – аналоговые и цифровые, кому какие больше нравятся. Их вид можно менять в настройках виджета. По ним можно следить, в какое время начали выполнение дела и в какое закончили. Но придется самостоятельно подсчитывать, сколько времени потрачено, что не совсем удобно.

2. Секундомер. Этот виджет более удобен для подсчета фактического времени. Когда начинаете дело, то включаете его и приступаете к действиям. А когда закончили или переключились на новое дело, то остановили его и сразу видно, сколько времени потрачено. Это время можно перенести в поле «Фактическое время» в панели деталей дела. А если привязать дело к секундомеру, то это можно делать в один клик, нажав на кнопку + в секундомере. Его также можно запускать через панель деталей дела – справа от поля «Факт» есть кнопка-секундомер для этого, тогда дело сразу привяжется к нему. Причем секундомер работает даже, когда выключен браузер или компьютер.

3. Сигнал по таймеру. Этот виджет можно использовать как напоминание, например, что пора начать дело или закончить его. Он начинает воспроизводить звуковой сигнал после истечения заданного времени. Можно настраивать сам сигнал, сколько раз он будет воспроизводиться и какой текст нужно отображать, когда он сработает.

Чтобы попробовать эти новые функции, перейдите в органайзер «Личные цели», нажмите на дело, которое планируете выполнить в ближайшее время, или добавьте его в органайзер. В панели деталей этого дела откройте вкладку «Сроки», установите планируемое время в поле «План». Откройте секундомер по кнопке справа от поля «Факт», запустите его и приступите к делу. А когда закончите его, то нажмите на кнопку + в секундомере и посмотрите, как изменится поле «Факт» в деле.

Надеемся, эти нововведения помогут вам еще правильнее планировать своё время и эффективнее достигать личных целей.

Подробнее об этом и использование органайзер описано в нашей новой книге "СОДиС - система организации дел и самореализации", которую мы скоро опубликуем.

✅ Напишите своё мнение об этом внизу, оно очень важно для нас!

✅ Расскажите о статье вашим друзьям. Возможно она будет им полезна.

✅ Вступите в группу, чтобы первыми узнать последние новости проекта.

С уважением, Команда проекта "Личное развитие и самореализация"

Руководитель: Сергей Марченко. Создатель "СиРиОС", "СОДиС" и ManProgress, практический психолог, тренер по самореализации, лайф-коуч, консультант, системотехник

P.S. Чтобы узнать, какие еще полезные функции есть в органайзере ПОСМОТРИТЕ ЕГО ВИДЕО-ОБЗОР - https://www.youtube.com/watch?v=sS53yw6pO0w

Как и обещал, краткий обзор используемого софта.

Обзор будет очень коротким. Исходные данные: гуглофон, гуглопочта, гуглобраузер. Что имеем?

Не смотря на то, что программ планировщиков и всяких GTD огромное количество, выбрать что-то действительное удобное и безглючное довольно трудно. Более того, проекты регулярно закрываются, данные приходится аварийно спасать/переносить.

Хорошая новость состоит в том, что если вы имеете гуглотелефон с гуглопочтой, то у вас уже есть почти полноценная система планирования - TASKS: древовидная структура, срок исполнения, отображение в календаре, связь с почтой и календарем и многое другое. Это был мой предыдущий выбор, на который всегда успею вернуться. Ушел из-за отсутствия удобного клиента для телефона. Точнее, когда увидел, как это можно сделать удобным.

Inbox от того же гугл. Та же почта с облегченным интерфейсом и парой замечательных фич: откладывание писем (письмо как-бы сразу превращается в задачу) и напоминания. Все легко и просто. Даже слишком: сложных записей не сделаешь, иерархию не построишь. Мне в этой системе тесно. Использую только откладывание писем.

В настоящее время в качестве планировщика использую проект WorkFlowy.com. А также в качестве записной книжки, базового редактора, хранилища ссылок, списка покупок и проч. Кстати, большинство статей в Пикабу написано здесь. При фактическом отсутствии поддержки дат (вручную разлиновываю каждый месяц), ничего удобнее пока не подобрал. Тот самый удобный клиент для телефона.

Продолжаю делиться личным опытом.

Глянул в ежедневник. На ближайшую неделю запланировано около полусотни дел: срочных, длительных, периодических проверок. На год, соответственно, сотня. Как все это не забыть, уместить в голове и не сойти с ума?

Оптимальный путь - нанять себе секретаря. Вы удивитесь, насколько лучше справляется с этим толковый референт, как это упрощает жизнь, какие новые горизонты это открывает. Например, Федор Михайлович Достоевский таким образом удачно женился во второй раз. А вокруг Бориса Нуралиева (директор всея 1С) постоянно крутятся целых два секретаря - сам видел. В книжке "Дьявол носит Прадо" (фильм сильно хуже) живо описан процесс управления секретарем.

Нет денег на секретаря? Тогда мы вам предлагаем тариф Эконом.

Первое - рекомендую изучить библию тайм-менеджмента Getting Things Done (GTD) Дэвида Алена. После прочтения отпадут большинство вопросов. Обычно читатели берут из указанной книги подходящее лично им, меняют под свои условия и даже строчат топики в Пикабу.

Первый практический шаг - обеспечить фиксацию всех возникающих задач. В идеале, это одно место, куда все сваливается для последующей обработки. У Дэвида Аллена это физическая коробка. У меня все валится в две кучи: эл.почта и ежедневник (хотя, можно было бы объединить).

Ежедневник. Как говорил мой преподаватель по МСФО, если событие не записано у нее в ежедневнике, оно точно не произойдет. Главное свойство ежедневника - он должен быть всегда под рукой. Обычно в руках всегда телефон. Рекомендую все же начать свою систему GTD с бумажного планнера, т.к. у него масса преимуществ включая наглядность.

"Куда писать" выбрали. Теперь "Как писать". В заголовке топика упомянут некий идиот. Это я сам. Живо представляю себя утром в понедельник после бурных выходных. Открываю ежедневник и мне сразу все ясно и понятно! Так толково там все кем-то изложено.

Вот так пишу письма будущему себе:

ДАТА

#ПРОЕКТ ЗавершаемаяЗадача/объект+действие/ - СледующийЗавершаемыйШаг/объект+действие/ (РезультатПредыдущегоШага)

Пример:

10/11/16

#РОМАШКА Договор подписать - реквизиты получить (09/11/16 согласованы цена и объем работ)

Несколько необходимых замечаний в обоснование.

#ПРОЕКТ

Очень важно быстро ввести в курс дела идиота "на той стороне". Излагаем последовательно, издалека, от общего к частным деталям. Самым общим планом логично выбрать название долговременного проекта или обобщенную группу: #ДОМ #АВТО... (теги предусмотрены моей программой).

ЗавершаемаяЗадача

Снова, принимая во внимание неблестящие умственные способности адресата, излагаем кратко и доходчиво: что брать, куда нести. Именно в таком порядке.

Кстати, как вы узнаете, что задача выполнена? Многое зависит от формулировки. Сравните описания задач:

* Учить английский

* Изучить урок 10, выучить 20 слов.

Какой из вариантов проще отнести к выполненным или манкированным? Задача названа Завершаемой потому, что из ее формулировки легко узнать, как контролировать выполнение.

СледующийЗавершаемыйШаг

Справедливо все сказанное относительно ЗавершаемойЗадачи, за исключением того, что здесь дается указание выполнить простую задачу с минимумом неопределенности. Вот буквально один следующий шаг. Помним об уровне сообразительности идиота и входим в его положение.

РезультатПредыдущегоШага

Будущий "Я" не только умом не блещет, но также страдает избирательными провалами памяти. Сжалимся над ним: обеспечим минимумом информации на случай, если у него возникнут вопросы.

Теперь, когда мы приучили себя всегда носить с собой ежедневник и правильно записывать туда задачи, осталась самая малость. После выполнения задачи вычеркиваем ее. Ура!

Или переписываем на следующий день невыполненное.

Далее планирую коротко описать программы, которые использую в своей GTD.