Дневник прокрастинатора: пробую GTD. Глава 1⁠⁠

Совмещаю работу с учёбой в другой стране и проверяю, как в этом может помочь метод планирования бизнес-тренера Дэвида Аллена Getting Things Done

Привет! Меня зовут Ксюша, я работаю в команде сервиса управления проектами Weeek. Мы пишем о том, как организовать жизнь, чтобы не утонуть в хаосе задач и выполнять действительно важные дела. Но, как известно, болтать — не проекты закрывать.

Рассказывать о планировании проще, чем планировать. А начать реально делать — вообще самое трудное. Поэтому мы решили проверить известные техники и методы на себе и показать, что из этого выйдет. Здесь будет личный опыт, наблюдения и выводы.

У дневника ожидается несколько глав. Первая перед вами — она про GTD: Getting Things Done, или доведение дел до завершения. Продолжение будет уже завтра!

Суть метода

Идея проста: мозг гораздо полезнее использовать не для хранения информации, а для генерации идей. Чем больше в голове задачек, тем больше времени мы тратим на их обдумывание. А могли бы действовать!

И правда — сложно посвятить себя творчеству, когда разум занят челночным бегом от мысли к мысли: купить хлеб по пути домой, разобрать входящие, записаться к врачу… Так, а что было нужно в магазине? Точно, хлеб.

Система Дэвида Аллена предлагает своеобразный детокс — вынести абсолютно все дела на внешний носитель, проанализировать их и распределить по спискам, а затем не забывать поддерживать порядок. Для этого есть пять шагов, но о них чуть позже.

Почему GTD

Я решила начать тестировать методы и техники именно с Getting Things Done, потому что система списков для меня не нова — именно так я привыкла вести свои дела. У меня куча папок в заметках на телефоне: там и планы на вечер, и цели, и мысли.

Это помогает мне упорядочивать жизнь и не пропускать дедлайны. Но моим заметкам не хватает структуры — я создаю их интуитивно, иногда теряюсь в списках и постоянно пересматриваю записи, потому что вообще-то не до конца доверяю своей системе.

Ещё мне нравится идея свободного разума. Это правда снижает уровень тревожности и помогает лучше концентрироваться на том, чем ты занимаешься в текущий момент. Можно выдохнуть: ситуация под контролем, я всё успеваю и делаю правильно.

Мой контекст

В лиде был спойлер. Я пишу тексты. А ещё поступила в турецкую магистратуру по программе «Коммуникационные исследования». Основное обучение начнётся только в следующем году, а пока я пять раз в неделю хожу на языковые курсы. Как в школе.

С моего переезда осенью прошло много времени, поэтому процесс адаптации к новым условиям и образу жизни позади. У меня стало немного больше свободных ресурсов, которые я хочу потратить на совершенствование языка и текстов.

День 1: Подготовка

Первым делом я скачала книгу Дэвида Аллена, чтобы разобраться в тонкостях метода.

Концентрируйтесь на текущих делах и применяйте методы, которые помогут вам не сбиваться с курса — и все это приблизит вас к перспективным целям, — пишет автор.

По его словам, пока самоорганизация человека не достигла должного уровня, слишком рано переходить к долгосрочным планам. Сначала следует настроить рутину — тогда придёт чувство свободы и вдохновения для движения вперёд. Вот как этого достичь:

Сбор информации. Чтобы перенести все мои мысли из головы и хаотичных заметок, я выбрала таск-менеджер. Бумага как внешний носитель отпала сразу — слишком мало гибкости, а перечёркивания создают визуальный шум и отвлекают от задач.

Из электронных вариантов мне подошли Канбан-доски. Там можно добавить нужное количество колонок под разные списки и видеть всю картину планов, не метаясь между вкладками. Я создала проект «Дневник прокрастинатора», а внутри него доску «GTD».

Лирическое отступление. Когда я готовилась к поступлению, мне предстояло какое-то сумасшедшее количество дел: медицинские справки, документы, консульство, визовый центр. И всё нужно успеть до строгих дедлайнов. Честно, спасла только Канбан-доска:

Моя Канбан-доска для организации поступления — уже архивная

Итак, все столбцы настрою потом, а пока сделаю только один — «Входящие». Туда потоком выпишу все предстоящие дела. Очень важно, чтобы на карточках оказались даже мельчайшие задачи вроде пресловутой покупки хлеба.

Я хлеб не покупаю — меня кормят в общаге. Зато пользуюсь стиральной машиной раз в неделю и постоянно держу в уме: «Не забыть занять очередь». А ещё мою длинные волосы раз в три дня — для этого тоже нужно время в графике! Записываю.

Всего у меня получается 24 задачи. Дышу ровно. Действительно приятно не думать ни о чём хотя бы пару минут, пока в голову не пришла новая мысль. Кстати, к этому шагу нужно возвращаться каждый раз, когда что-то подумается — фиксировать идею.

Обработка и организация. Немного насладившись внутренней тишиной, перехожу к анализу своего списка «Входящие». Сейчас там всё подряд: рабочие и бытовые дела, личные планы, напоминания о событиях. Так и должно было получиться.

Теперь эти задачи нужно распределить в подходящий список. Добавляю на доску пять новых колонок. Расскажу о них поподробнее:

• На будущее. Здесь оказываются дела, которыми можно заняться потом — пока они не входят в расписание. Обычно это идеи вроде «Запланировать отпуск» и «Прочитать книгу». Буду возвращаться к ним по мере наличия времени и сил.

• Проекты. Сюда перенесу многосоставные задачи — те, для которых требуется больше одного действия. «Дневник прокрастинатора» — это проект. Его нужно разбить на серию шагов и системно отслеживать их выполнение.

• Ожидание. Чаще этот список называют «Поручено мной», но пока что поручают только мне. На такой случай автор предлагает добавлять сюда дела, которые зависли у другого человека. Я как раз сдала сумку в химчистку и жду звонка.

• Календарь. Аллен выделяет категорию задач, которые можно закрыть только в конкретный день. Например, встречи, дела с истекающим сроком, праздники. Я решила вести их на доске, чтобы всё было в одном месте. Буду добавлять дату, время и настраивать повторения прямо в карточках задач.

• Следующие действия. Важные, решаемые за один шаг, требующие некоторого времени дела. Всё, что не подошло для других категорий. Понятные действия, которые требуется выполнять в порядке приоритетности.

Чтобы найти правильный список для каждой задачи, двигаюсь по «Входящим» сверху вниз и задаю вопросы по алгоритму:

Кстати, если для выполнения задачи нужно только одно двухминутное действие — её заносить ни в какой список вообще не стоит. Тут берём и делаем: отвечаем на письмо, оплачиваем налог самозанятого и собираем вещи на завтра.

👉 В общем, показываю, как это получается на примере нашего Weeek:

Все мои задачи из головы

Я воспринимаю информацию визуально, поэтому помимо колонок и карточек добавила несколько тегов: «Учёба», «Работа», «Быт», «Личное», «Люди», «Отдых», «Поездки»… Для меня это ещё одно преимущество доски — всё понятно при первом взгляде.

Как и писала выше, везде, где было нужно, я установила даты и время. Ещё настроила повторения — например, задачи с днями рождениями будут повторяться ежегодно, об оплате налога мне напомнят раз в месяц, ну и, вы поняли, голову я мою раз в три дня.

Ещё можно выбрать приоритеты, закинуть в карточку задачи важные ссылки и файлы. Последним я собираюсь пользоваться при планировании поездки — удобно собрать приглянувшиеся места. Как видно на скрине, я также выделила подзадачи.

Что вам рассказать… А! В Weeek устанавливаются уведомления через телеграм, но я этим пользуюсь и так. Дополнительно скачала приложение, чтобы быстро пополнять колонку «Входящие» в течение дня и просматривать предстоящие планы.

Что будет дальше

Сегодня мы вместе установили три столпа GTD: собрали, обработали и организовали информацию. Дальше нужно действовать и регулярно пересматривать списки, чтобы поддерживать надёжность системы. Так получаются те пять шагов из начала текста.

В ходе написания этого дневника я заподозрила у себя графоманию — получилось правда много. Спасибо, если дочитали. Если нет — тоже спасибо, просто вы не узнате, что я передала вам эти слова… На этом пока всё.

Дальше обсудим, как метод работает на практике, удобно ли им пользоваться, какие я отмечаю изменения. А пока оставлю несколько ссылок на наши тексты из блога. Вдруг пригодится. Вот они:

Метод GTD: пошаговая инструкция в Weeek

15 лучших книг по менеджменту

Топ-20 методов и техник тайм-менеджмента