Cynteka

«Честный знак» — государственная система маркировки, которая борется с контрафактом и гарантирует подлинность товаров. Большинство из нас сталкивались с ней в продуктовом сегменте. Например, когда надо отсканировать QR-код с бутылки воды на кассе.

С 2025 года началась обязательная маркировка для производителей и импортеров ряда строительных материалов. Продукцию необходимо регистрировать в системе по требованиям законодательства — иначе грозят серьезные штрафы и даже уголовная ответственность. В статье расскажем, какие изменения вступили в силу с 1 мая 2026, что ожидается в ближайшие шесть месяцев и кого в первую очередь затронут нововведения.

Какие товары попадают под «Честный знак» в сфере строительства

С 1 октября 2025 года обязательной маркировке подлежат следующие категории товаров:

• цемент,

• гипс,

• сухие строительные смеси (в том числе клеи и затирки) в потребительской упаковке.

С 1 декабря 2025 в список вошли товары, соответствующие кодам ТН ВЭД 3214 ( кроме 3214 90 000 1) и кодам ОКПД-2 20.30.22:

• герметики,

• монтажные пены,

• шпаклевки,

• мастики,

• замазки,

• строительные пасты.

Полный список строительных материалов смотрите на сайте «Честного знака». Вероятно, что в следующем году перечень будет расширяться.

1 марта 2026 года стартовала четвертая волна маркировки товаров легкой промышленности в России. Строительным компаниям и поставщикам стоит обратить внимание на следующие категории:

• спецобувь, каски, перчатки,

• огнестойкая и производственная одежда,

• спасательные пояса и кожаные ремни.

Как маркировка повлияет на стоимость

Как и любое законодательное требование, маркировка влечет за собой дополнительные расходы. Обновление упаковки, нанесение маркировки, человеческий ресурс для юридических консультаций. Естественно, производители будут закладывать эти суммы в себестоимость товаров.

По нашим оценкам, расходы на маркировку примерно такие:

• для производителей строительных материалов — 60 рублей с мешка,

• для последующих продавцов — 60 копеек с мешка.

Важно понимать, что цемент, герметики, сухие смеси — это низкомаржинальные продукты. Любое увеличение стоимости здесь достаточно критично.

Что изменится в документообороте

С 1 декабря 2026 года все участники рынка обязаны передавать сведения о выводе из оборота маркированных строительных материалов. Конкретные требования к компании зависят от ее роли. Здесь возможны три ситуации.

Покупаете материалы для собственных объектов. Конечному потребителю не нужна регистрация в «Честном знаке» и сканеры на складе. Договор с оператором ЭДО тоже необязателен, хотя и рекомендуется для ускорения процессов.

Поставщик должен сам оформить отчеты для вывода товаров из оборота, указав ИНН покупателя и причину, например: «использование для собственных нужд» или «использование для производственных целей».

Вам нужно подписать УПД в течение трех рабочих дней и убедиться перед приемкой, что товар правильно промаркирован. За хранение и использование немаркированной продукции на объекте предусмотрены штрафы.

Покупаете материалы и перепродаете их — заказчику, подрядчику, дочерней компании или через склад как товар. В этом случае вы становитесь участником оборота. С 1 декабря будут применяться следующие требования:

• документооборот возможен только через ЭДО — бумажных накладных больше не будет;

• формат документа для передачи маркировки в «Честный знак» — УПД версии 5.03 с кодами Data Matrix;

• срок подписи УПД — не более трех дней;

• обязательно иметь 2D-сканеры на складе или кассе;

• нужно предоставлять отчеты о выводе товаров из оборота в системе «Честный знак». В случае с B2C-продажами компании часто выводят продукцию автоматически, как только кассир пробьет ее на кассе.

Импортируете стройматериалы сами. Импортер — первый собственник товара на территории РФ, поэтому он обязан зарегистрироваться в «Честном знаке» и выполнить все действия по маркировке и вводу товара в оборот. Даже если материалы закупаются исключительно для своих объектов.

Какие штрафы грозят за отсутствие маркировки

В таблице собрали основные санкции, которые действуют на май 2026 года:

Актуальные размеры штрафов регулярно обновляются на официальном сайте «Честного знака».

Что делать, чтобы защитить себя от штрафов: дорожная карта

До 1 июня — обеспечить маркировку импортных товаров и ввести продукцию в оборот в «Честном Знаке». Это требование касается компаний, которые ввозят стройматериалы из-за рубежа.

До 1 августа — заключить договор с оператором ЭДО, если еще этого не сделали. Обучите сотрудников электронному документообороту для всех операций по средствам индивидуальной защиты — здесь использование ЭДО становится обязательным.

До 1 сентября — обновить ПО и бухгалтерские программы для поддержки УПД версии 5.03.

До 1 октября — обучить персонал работе с УПД и ЭДО, чтобы подготовиться к отказу от бумажных накладных.

До 1 декабря — перейти на электронный документооборот по всем операциям для маркированных стройматериалов широкого профиля. Это обязательное требование законодательства.

Главное

1. Если компания покупает материалы для своих объектов, изменений почти нет — поставщики берут работу с системой на себя. Нововведения касаются тех, кто производит или перепродает товары.

2. Отгружать, хранить, продавать немаркированные стройматериалы теперь запрещено. С 1 августа то же самое касается спецодежды и СИЗов.

3. Торгующие компании должны будут передавать сведения о выводе маркированных стройматериалов из оборота в «Честный знак» с 1 декабря. Операции по этим товарам обязательно вести в ЭДО.

Материал подготовлен на основе выступления Александра Вараюня, менеджера по работе с ключевыми клиентами СТД Петрович, на онлайн-интенсиве «Антикризисные закупки: рост или банкротство», организованном группой компаний «Синтека» и площадкой «Закупай».

Недавно наш клиент столкнулся с неожиданным кейсом. При очередных поставках возник спор с контрагентом: недопоставки, нарушение сроков, и вдобавок потерялась первичная документация. Договориться не получилось, дело дошло до суда.

Клиент выиграл и вернул свои деньги. К нашему удивлению, ему помогли данные из «Синтеки» — цифровой след, история коммуникаций с поставщиком, зафиксированные статусы заявок и документы. Этот кейс навел нас на мысль разобраться подробнее: почему компании проигрывают поставщикам в суде, как обезопасить свои деньги и какую роль в юридических делах могут сыграть программы. Обо всем этом читайте в статье →

Почему компании проигрывают в суде: 3 ключевые ошибки

Конфликты между поставщиком и контрагентом возникают, когда случается нестыковка между авансом и самой поставкой: например, не выполнен объем или различается номенклатура. Многие считают, что в таких ситуациях имеет вес только «бумага». В действительности суды спокойно принимают документы, заверенные электронными и цифровыми подписями, выгрузки из электронных систем и другие источники данных.

Вот основные причины, по которым компании теряют деньги:

Хаотичная переписка с непонятных адресов. Написали поставщику в мессенджере или с личной почты. Договорились, внесли оплату, а потом что-то пошло не так. В суде поставщик может сказать, что знать не знает этого Ивана Иваныча и никакого отношения к переписке не имеет. Доказать обратное будет очень сложно. Кроме того, переписку в мессенджере можно удалить, в таком случае доступ к доказательной базе вообще пропадет.

Чтобы себя обезопасить, обязательно дублируйте ключевые договоренности на официальную почту, указанную в договоре.

Обезличенный платеж. Бывает, что бухгалтерия в целях экономии времени пишет в назначении платежа: «оплата за стройматериалы». По такому платежу можно установить только контрагента, которому ушли деньги. Что именно вы покупали, в каком объеме и по какой цене, из него не следует.

Расхождения не зафиксированы документально. Вам привезли поставку не в том объеме, количестве или даже качестве. Прораб позвонил снабженцу, снабженец пообещал разобраться, разговор ушел в чаты и завис там. С точки зрения суда претензии все равно что не существует.

На что в реальности смотрит суд

У одного судьи в Москве может быть до 50 заседаний в день. Времени на решение очень мало, поэтому позиция должна быть изложена емко, а все доказательства — структурированы. Для этого важно выстроить логическую цепочку событий:

Момент возникновения обязательств. Когда и на каких условиях стороны договорились о поставке. Сюда относится формирование заявки, выставленный счет, переписка, в которой зафиксированы номенклатура и условия.

Оплата. Платежное поручение — самый надежный доказательный инструмент. Чем подробнее прописано назначение платежа, тем сильнее аргумент.

Предмет, объем и качество. Из счета должно считываться, что конкретно нужно было привезти. «Труба» — плохо, «труба стальная бесшовная 50×4 мм по ГОСТ 8732» — хорошо.

Фиксация расхождений. Если что-то пошло не так — другая сторона должна быть уведомлена письменно.

Как снизить риски до того, как возник спор

Многие компании требуют от поставщиков печать и подпись на коммерческих предложениях и предварительных счетах. Однако это не дает значимого преимущества в суде. Счет становится юридически весомым документом только после оплаты.

Если вы работаете с контрагентом впервые и договора еще нет, можно заморочиться, чтобы хоть как-то зафиксировать намерения сторон. В остальных случаях тратить на это энергию не стоит. А вот что действительно работает → 

Договор с прописанными средствами коммуникации. В идеале, заключить договор еще до первой оплаты. В нем важно сразу зафиксировать email, с которого приходят счета и ведется переписка. Это простое действие резко меняет ситуацию, ведь теперь суд сможет установить связь между перепиской и юридическим лицом поставщика.

Конкретные технические характеристики в заявке. Не «кирпич», а «кирпич марки М200 полнотелый по ГОСТ 530-2012», не «труба», а «труба стальная бесшовная 50×4 мм по ГОСТ 8732». Если есть проектная документация с техническими требованиями, ее можно прикрепить прямо к заявке. Это правило сразу решает две проблемы: снижает количество ошибок при поставке и убирает пространство для маневра в случае спора.

Чем «Синтека» может помочь в суде

«Синтека» хранит три типа информации, которая может служить юридическим доказательством при конфликте. Разберем их подробнее → 

Сканы документов с привязкой к оригиналам. В карточке каждого договора, счета, заявки можно хранить сканы и указывать, где находится оригинал. Бухгалтерия отмечает факт получения оригинала прямо в системе, благодаря этому любой документ легко найти.

ЭДО-документы с электронной цифровой подписью. «Синтека» работает с электронным документооборотом через Контур. Подписанные с обеих сторон документы хранятся в едином реестре с ключевой информацией: тип документа, номер, сумма, дата, статус, когда и кем подписан.

Цифровой след. У каждой сущности в системе, будь то заявка, счет, платеж или доставка, есть история изменений. Видно, кто и когда создал заявку, кто ее согласовал, какой статус и когда был присвоен, какие комментарии к ней оставляли. За счет этого можно восстановить весь ход событий.

Вот как это выглядит на практике:

Заявка. Прораб создал заявку, указал номенклатуру и сроки. Внутри системы к ней можно прикрепить сертификаты или техдокументацию — они автоматически уходят поставщику вместе с запросом.

Запросы поставщикам. Система фиксирует каждый запрос: кому и когда он отправлен, был ли выставлен счет в ответ. Есть отдельный журнал, который показывает всю историю коммуникации с конкретным поставщиком.

Счета и платежи. В системе указана дата платежа, сумма, кто принял счет в оплату, а также номер платежного поручения. При интеграции с 1С все данные подтягиваются автоматически. По истории изменений можно отследить каждую операцию вплоть до момента создания платежного поручения в банк-клиенте.

Доставка и приемка. Когда прораб принимает товар, он может прикрепить скан УПД в мобильном приложении. Можно настроить систему так, чтобы без скана доставку было нельзя закрыть. Бухгалтерия и снабжение увидит факт приемки в тот же день.

Переписка. Все сообщения в чатах «Синтеки» дублируются на почту. Удалить их невозможно, они остаются в системе и могут служить доказательством в судебных вопросах.

Если спор все-таки возник, мы можем подготовить специализированную выгрузку данных в нужном для суда формате — с хронологией событий и привязкой документов к конкретной поставке.

В какой момент надо подключать юриста

Чаще всего компании обращаются к юристу, когда уже все плохо: переговоры зашли в тупик, деньги не возвращают, сроки горят. Юрист начинает разбираться и выясняется, что каких-то документов не хватает, переписка велась непонятно где, расхождения не зафиксированы.

Идти к юристу лучше сразу, как только появилось ощущение, что договориться не выйдет. Тогда специалист подскажет, каких документов не хватает, что запросить у контрагента, какое письмо ему написать. По итогу это дешевле, чем восстанавливать доказательную базу постфактум.

Вместо вывода

Доказательная база формируется не в момент спора, а намного раньше. В том, как вы ведете переписку, что указываете в назначении платежа, насколько точно описываете номенклатуру в заявке, фиксируете ли расхождения при приемке.

Когда все эти данные собраны в одном месте и структурированы, юристу остается только выгрузить их и пойти в суд, как сделал наш клиент.

→ Хотите посмотреть, какой цифровой след фиксирует «Синтека» по вашим закупкам? Записывайтесь на демонстрацию, покажем на реальных данных.

***

Автор статьи: Вадим Кананыхин, руководитель отдела управления и аналитики данных, «Синтека». Материал подготовлен совместно с Эдуардом Каракозовым, генеральным директором ООО «Интеллектуальные юридические решения».

Всем привет! На связи Екатерина Луценко, руководитель отдела контроля качества «Закупай», торговой площадки для закупок в строительстве. Работаю в сфере контроля качества больше 20 лет, хорошо знакома с разными нишами — от продуктового ритейла до фармкомпаний — но специализируюсь на строительном бизнесе.

В статье расскажу, как изменились требования законодательства в 2026 году, как подготовиться к проверкам Роспотребнадзора и какие ошибки при аудитах приводят к ущербу для поставщиков и заказчиков.

Тренд №1. Импортозамещение и стагнация рынка

В последние годы строительный бизнес стагнирует, во многом из-за внешнеэкономических и политических факторов. Когда часть зарубежных поставщиков ушла, не всех удалось заменить отечественными производителями. Сейчас расходные материалы, электрика и отопление по большей части прибывают к нам из Китая, растёт доля плитки из Индии. Чтобы не потерять в качестве товара, нужно перестраховываться, а это привносит новые сложности в закупки.

Если товар уже приехал и растоможен, предъявить любые претензии к качеству и безопасности очень сложно и дорого. Проверить это ещё на территории производителя помогает предотгрузочная инспекция. Вот как это работает, если вкратце:

1. Заключаете договор со сторонней аудиторской компанией.

2. Договариваетесь, по каким критериям будете проверять товар.

3. Организация приезжает на нужное вам предприятие до того, как партия уедет к вам.

4. Специалисты проводят испытания товара, составляют отчёт и направляют его вам. На основе заключения вы можете решить, везти такой товар или нет. Если обнаружите брак, можно отказаться, заменить часть товара или снизить цену.

Тренд №2. Обязательная маркировка товаров

Чаще всего у производителей и дистрибьюторов возникают проблемы с изменениями в законодательстве. «Честный знак» вводится с 2019 года, и новые группы товаров продолжают к нему прирастать.

С 1 октября 2025 года в сфере строительства под маркировку попали сухие строительные смеси, герметики и другие виды стройматериалов. Список растёт, а требования ужесточаются. Производителям приходится перестраивать свою систему: менять упаковку, выстраивать взаимоотношения с дилерами, заказчиками, решать вопрос с учётом.

Всё это очень сложно, но важно. Появляется целая система, которая подтверждает качество и безопасность товара. Можно отследить исходного производителя, состав продукта, кому и когда отгружались товары, сколько итераций он прошёл, прежде чем оказаться у потребителя.

Тренд №3. Сертификация и декларация

Согласно закону о техническом регулировании и Постановлению Правительства №2425, требования к качеству товаров подтверждаются специальными документами:

Сертификат соответствия. В основном сюда относятся товары, которые могут нанести вред здоровью или даже жизни человека: продукция пищевой промышленности, бытовая химия, удобрения. Посмотреть полный список можно в едином перечне.

Декларация соответствия. Требуется для остальных товаров, которые зафиксированы в перечне. На сегодняшний день там 26 категорий: от электроэнергетики и нефтепродуктов до горно-штатного оборудования и стройматериалов. Посмотреть полный перечень можно здесь.

Основная группа риска — это товарные категории, которые не подлежат обязательной сертификации или декларированию. Их тоже можно сертифицировать, чтобы подтвердить качество и безопасность товара для заказчика. Вот как это сделать →

1. Заявите в аккредитованный орган, что хотите пройти процедуру добровольной сертификации.

2. Предъявите образец товара для лабораторных испытаний вместе с документом, который регламентирует его выпуск. Это может быть ТР ТС, ГОСТ, ТУ, Протокол лабораторных испытаний сторонней аккредитованной лаборатории.

3. Орган проведёт экспертизу и по её результатам выдаст сертификат.

Если товар подлежит обязательной сертификации, ответственный орган самостоятельно выбирает лабораторию для испытаний. Если вы проходите процедуру добровольной сертификации, то можете организовать проверку в любой аккредитованной лаборатории и предоставить протокол с результатами.

Как правило, декларацию и сертификат выдают на пять лет. Бывает, что за этот срок ответственный орган теряет аккредитацию — в таком случае выданный документ становится нелегитимным, и его нужно перевыпустить. Проверить действительность сертификата можно через сайт Росаккредитации.

Тренд №4. Инструменты контроля качества

В контроле качества главное — разработать систему, которая предотвратит выпуск товара несоответствующего качества. Могу выделить следующие инструменты из своей практики:

Технический аудит с GAP-анализом. Помогает оценить пригодность среды для производства товара. В рамках аудита проверяется соответствие законодательным требованиям, внутренним регламентирующим документам компании, а также записи, подтверждающие исполнение этих документов.

Входной и выходной контроль сырья и материалов. Актуален для производителей полного цикла.

Проверка поставщиков. От сырья напрямую зависит качество и безопасность конечного  продукта. Поэтому важно тщательно выбирать поставщиков, регулярно проводить их оценку и переоценку. Обратите внимание на следующие критерии:

• соответствует ли деятельность поставщика требованиям Законодательства;

• проводится ли мониторинг изменений во внешних регламентирующих документах;

• отражаются ли такие требования и их изменения во внутренних нормативных документах компании, ведутся ли записи;

• есть ли у них производственные мощности, чтобы выпускать нужный объём товара с заданными характеристиками и в установленные сроки;

• подходят ли складские помещения для хранения всех товарных групп, сырья и материалов — например, герметики и лакокрасочные материалы должны храниться в отапливаемых помещениях с определённым уровнем влажности.

Лабораторные испытания товара. Проверки во внутренних лабораториях помогают убедиться, что сырьё, материалы, полуфабрикаты и готовый продукт соответствуют заявленным характеристикам. Аккредитация в этом случае необязательна — главное, чтобы испытания проводились по ГОСТу, с аттестованным оборудованием и поверенными средствами измерения.

Помимо этого, периодически надо отправлять готовый продукт на испытания в стороннюю аккредитованную лабораторию. Как часто это делать — указано в Программе производственного контроля.

Тренд №5. Предварительный аудит для подготовки к проверкам Госорганов и клиентов

Требования Госорганов ужесточаются, и многих волнует, как подготовиться к проверке. Выявить все несоответствия и нивелировать их причины поможет предварительный аудит. Только так можно оградить себя от предписания Госорганов, сохранить свою репутацию и не сорвать важный заказ.

При подготовке к диагностическому аудиту производства чаще всего совершают следующие ошибки:

Неверный выбор аудитора. Не столь важно, с какой компанией вы заключаете договор. Главное — самостоятельно одобрить людей, которые будут выполнять ваши заявки. Провести с ними интервью, оценить опыт работы. Один человек может иметь прекрасные компетенции в аудите услуг, но нулевой опыт в производстве — в таком случае он вам не подойдёт.

Слепое следование чек-листу. Начинающему аудитору, конечно, нужен план действий. Но профессионал имеет достаточно знаний и опыта, чтобы не распыляться на места, где и так всё хорошо. Видит, что внутренние документы за последний год отвечают требованиям законодательства — значит можно двигаться дальше, не поднимать статистику за последние 50 лет.

Такой подход помогает уложиться в тайминг и глубже погрузиться в процесс, где выявили несоответствие. Вполне нормально, если на проверку одного процесса ушло 10 минут, а другого — 45.

Нет наблюдения за процессом. Бывает, аудитор поговорил с руководителями подразделений — и на этом всё закончилось. В результате выводы искажаются. Нужно обязательно прийти на производство и посмотреть, как протекает работа, выполняют ли сотрудники требования внутренних документов, ведут ли записи, проверить их квалификацию.

Неправильная коммуникация. Один из основных инструментов аудита — это интервьюирование персонала. Поговорите не только с владельцами бизнеса, но и с исполнителями. Рекомендую общаться простым языком, задавать вопросы сотрудникам так, чтобы они поняли, что вы от них хотите.

Слишком формальный подход к работе. Аудитор приходит в компанию не для того, чтобы навести на всех ужас. Его цель — подтвердить качество работы и помочь, если найдёт какое-то несоответствие. Чтобы выполнить эту задачу, важно расположить к себе сотрудников. Только в комфортной и спокойной обстановке человек сможет раскрыться, дать нужную информацию для правильных выводов.

Мы в «Закупай» строго подходим к процедуре аудита производственной среды.

После проверки выдаём заключение о результатах, определяем корневые причины несоответствий и помогаем составить план коррекций. Если производство отвечает законодательным требованиям, то можем опубликовать отчёт на нашей площадке при согласии заказчика. Подтверждение соответствия производственной среды независимой стороной всегда становится дополнительным плюсом для потенциальных заказчиков.

Подробнее о трендах в закупках 2026 рассказали в новом выпуске подкаста «Закупай.Плюс».

🎧 Слушайте на Яндекс Подкастах

🎥 Смотрите в YouTube | RuTube | VK видео

Поделитесь в комментариях, какие изменения в закупках коснулись лично вас?

Снабжение в малом бизнесе — это проще, быстрее и с меньшим количеством бюрократии, чем в крупных корпорациях. Так мы думали, когда создавали новый сервис для закупщиков. Оказалось, что это верно, но только отчасти.

Всем привет! Меня зовут Александр Марусей, я продакт-менеджер группы компаний «Синтека». Мы больше десяти лет делаем сервис для автоматизации закупок в строительстве, которым пользуются в основном крупные организации.

Всё это время к нам обращались компании поменьше, которые тоже хотели разгрести хаос в снабжении. Платформа «Синтека» им не подходила по разным причинам: сложные интерфейсы, множество настроек, непростое внедрение, а самое главное — достаточно высокая цена.

В ответ на запрос мы решили создать отдельный продукт для автоматизации закупок в малых строительных компаниях — платформу «Майснаб». Рассказываю, что из этого вышло.

Как мы представляли закупки в малых строительных компаниях

Мы рассуждали так. В небольшом бизнесе меньше сотрудников — за все объекты отвечает один снабженец, максимум двое. Цикл согласования короче, чем у крупных строителей. Счет от поставщика одобряет сразу руководитель компании, без промежуточных ступеней вроде начальника отдела или директора по закупкам.

А еще малые организации в строительстве редко проводят тендеры. У каждого снабженца есть заветный блокнотик с контактами проверенных поставщиков, которые кочуют от объекта к объекту.

Да, процессы в небольших компаниях проще, но удобная коммуникация нужна, как и в крупных организациях. Многим знакомо: счет на оплату затерялся в переписках, снабженец согласовал его повторно и отправил бухгалтеру. Тот нашел первый счет и в итоге оплатил оба. И вот уже на объект едет лишняя арматура, которую придется где-то хранить или возвращать поставщику.

Собрав наши гипотезы воедино, мы создали платформу «Майснаб». Это сервис для автоматизации снабжения в малых строительных компаниях. Вот какие функции появились в нем первыми.

Оцифровка счетов. Поставщики отправляют коммерческие предложения и счета на оплату в разных форматах и разными способами. Кто-то присылает картинку в мессенджере, кто-то скидывает файл на электронную почту. Чтобы всё это не расползалось по каналам связи и не терялось, в «Майснаб» есть реестр счетов с привязкой к объектам. Система распознает любой формат: jpeg, pdf, docx.

Согласование счетов. Директора небольших строительных компаний часто бывают в разъездах — проверяют работу на объектах. Чтобы бухгалтерам и снабженцам не ждать шефа в офисе, эту функцию мы запустили сразу в мобильном приложении. Руководителю приходят пуш-уведомления со всей информацией по счетам. В том числе можно посмотреть, есть ли превышение бюджета по конкретным закупкам.

Планирование доставок. Снабженец видит, когда поставщики привезут материалы на объекты. Иногда закупку принимают по частям: например, если инженерные коммуникации монтируют по этажам, а не во всём здании одновременно. Если товар приехал частично, в «Майснаб» можно отметить это прямо в счете и добавлять количество с каждой следующей партией. Так снабженец избавляется от риска заказать лишнее или пропустить недопоставку.

Сопоставление «план-факт». Цены на стройматериалы постоянно меняются. Закупить побольше и держать на складе — не всегда выход. Для этого нужно арендовать помещение и заморозить много денег на месяцы.

Снабженцы в строительстве закупают партии постепенно. Тут-то и кроется главный риск: планировали потратить на сантехнику 500 000 ₽, а с ростом цен вышло на 15% дороже. Несколько таких превышений, и прибыль компании растворилась. «Майснаб» сопоставляет план и факт по стоимости материалов и показывает несоответствие бюджету. Это позволяет вовремя сменить поставщика или поторговаться с текущим.

Если коротко, мы сделали не инструмент для полной автоматизации закупок на стройке, а удобный сервис в первую очередь для снабженца. Вывели «Майснаб» на рынок, в течение года собирали обратную связь и поняли, что наши пользователи ждали немного другой продукт.

Как закупки в малых компаниях устроены на самом деле

Клиенты поделились с нами, каких функций не хватало. Оказалось, что счета нужно не просто прикреплять к объектам, а распределять по платежному календарю. Чтобы не получалось так: в один день требуется оплатить сотню счетов, а денег нет. С прорабами хорошо бы взаимодействовать через чаты в едином сервисе, чтобы важная информация не терялась в разных мессенджерах.

Малые компании проводят тендеры не для каждой поставки, но эта опция тоже нужна — открытые торги помогают найти поставщиков с лучшими ценами. В последние три года это актуально, как никогда.

Тут мы поняли, что для нас созрел профессиональный вызов. Будущее «Майснаба» зависело от того, сможет ли продукт закрыть все потребности малых строительных компаний.

Мы пошли по пути расширения функций и добавили новые модули:

• Заявки. Этот блок расширяет возможности для прорабов. Прямо на стройке с помощью мобильного телефона человек создает запрос на материалы и отправляет снабженцу. Специального обучения не нужно — разобраться в этой функции не сложнее, чем написать сообщение в мессенджере.

• Платежный календарь. Помогает бухгалтерам не пропускать оплаты. Если все контрагенты получают деньги вовремя, задержки поставок случаются реже. Это значит, строительная компания не переплачивает за простои техники и людей.

• Сравнительная таблица. Снабженец запрашивает счета у нескольких поставщиков, чтобы выбрать подходящее предложение. Сложность в том, что одну и ту же продукцию производители могут называть по-разному. «Майснаб» помогает сопоставить предложения и найти лучшую цену на аналогичные позиции, как бы они ни значились в счетах.

Сейчас, в апреле 2026 года, мы работаем над интеграцией «Майснаб» с нашей платформой для тендеров «Закупай». Скоро функция проведения торгов между поставщиками станет доступна нашим пользователям из числа малых строительных компаний.

Что было дальше — мы сами не ожидали

Когда мы стали дорабатывать «Майснаб» по запросам строителей, то поняли, что создадим конкурента для нашего собственного продукта — платформы «Синтека». Но так ли это страшно? Мы думаем, что нет.

Оба сервиса автоматизируют закупки, собирают аналитику и помогают снабженцам взаимодействовать с прорабами, бухгалтерией и руководством. При этом они рассчитаны на разные масштабы бизнеса. «Синтека» подойдет компаниям с оборотом от 100 млн ₽, а как показывает практика, с ней работают организации с оборотом от 300 млн ₽. «Майснабом» же удобно пользоваться при обороте примерно 50–100 млн ₽.

Так у нас появилось два родственных продукта, а дальше произошло интересное. Мы обнаружили, что черная дыра убыточных закупок есть не только в стройке! С похожими проблемами к нам начали обращаться сети автосервисов, медицинские, клининговые и инжиниринговые компании. Другими словами — бизнесы с филиалами и регулярной поставкой материалов.

Сейчас мы реагируем на запрос и адаптируем «Майснаб» под другие сферы. Например, расширили настройки доступа для пользователей с разными правами. Добавили роль «наблюдателя», потому что согласование закупки в медицине или инжиниринге отличается от того, как процесс идет в строительстве.

Закупки в любой сфере напрямую влияют на прибыль компании. А если речь идет о миллионах рублей, даже экономия в 1% стоит того, чтобы внедрить автоматизацию и научить сотрудников ей пользоваться. Приходите пробовать →

Поделитесь в комментариях, какие процессы в закупках отнимают больше всего времени и чреваты ошибками? Как вы контролируете затраты и сроки поставки материалов на объекты или в филиалы?

Всем привет! Меня зовут Никита Петренко, я ведущий бизнес-аналитик сервиса Фейскит. Наши клиенты часто сталкиваются с одной и той же проблемой: закупают инструменты на объект, а 10-20% стабильно «утекает, как песок из пальцев». На первый взгляд, ситуация неизбежная: кражи, потери, бесконтрольные поломки без ремонта.

Но по моему опыту, всё это решается простым оперативным учётом. В статье рассказываю, как можно сэкономить несколько миллионов на лишних инструментах и ТМЦ.

Принцип №1. Вести учёт всех ТМЦ — без исключений

Обычно происходит так: бухгалтерия приняла первичку и закрывающую документацию, списала всё под объект — что происходит с ТМЦ дальше, никто не знает. Если ваш склад — это комната на этаже объекта, или склада вообще нет, складской учёт работать не будет. Ещё стандартные подходы часто не учитывают перемещения ценностей между людьми. Но именно на этом этапе возникают поломки и потери.

Вот какой алгоритм работы поможет навести порядок в учёте ТМЦ ↓

Сразу зафиксировать приёмку. Как только инструменты или стройматериалы появляются на объекте, они сразу должны встать на учёт. При этом неважно, пришли ли уже закрывающие документы. Товар приехал — сотрудник фиксирует его в системе или таблице, которая сможет ответить на вопрос «что именно есть на объекте».

Промаркировать товар. Когда инструмент приехал на объект, через пять минут кто-то уже его схватит и побежит пользоваться. На этом этапе тоже часто теряется информация. Чтобы инструменты не превращались в «безликую массу», важно маркировать каждую единицу. Заводские номера быстро стираются, поэтому мы рекомендуем ставить учётные номера самостоятельно: гравировать, выжигать, пользоваться клеймом или наклейками с QR-кодами.

Зафиксировать передачу между сотрудниками. Цепочка такая: сотрудник А передаёт инструменты сотруднику Б и сразу же ставит отметку в приложении. Сотруднику Б приходит уведомление на телефон, и он видит, за что теперь отвечает. В интересах передающего, чтобы сотрудник Б сразу же принял новый статус в системе. Для принимающего это тоже удобно, можно полностью себя обезопасить: сделать фотографии, прикрепить комментарии и избежать вопросов, что «инструмент был сломан на момент поставки».

Если в какой-то момент инструмент сломался или пропал, нужно просто отметить это в системе, описать ситуацию, приложить фото. Сценарии здесь строятся индивидуально: в одной компании поломки контролирует местный электрик, а в другой — информация идёт сразу в снабжение.

Главное средство по борьбе с «утечками» ТМЦ — это даже не учёт, а личная ответственность. Важно фиксировать приёмку-передачу между сотрудниками, хотя без специализированного софта сделать это довольно сложно.

Принцип №2. Следить за сроками и стоимостью владения

Часто контроль сроков ТМЦ протекает хаотично. Без системы легко упустить, когда истекает период обслуживания крана или срок поверки измерительного оборудования. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, важно сразу фиксировать:

• когда заканчивается аренда;

• когда понадобится технический осмотр;

• какие данные нужны для амортизации.

Техобслуживание материальных ценностей всегда приводит к дополнительным затратам. Порой стоимость ремонта многократно превышает стоимость покупки нового оборудования. Например, перфоратор редко стоит чинить больше двух раз. А обслуживание подъёмного механизма часто оказывается дороже покупки нескольких позиций.

Поэтому рекомендую чётко отслеживать сроки и затраты на обслуживание каждой позиции. Тогда вы будете контролировать все работы и понимать, насколько целесообразны те или иные расходы. Нужно ли ремонтировать технику, или пора покупать новую.

Принцип №3. Закупать только необходимые инструменты и оборудование

С объектов постоянно поступают заявки на закупку чего-то нового, будь то электроинструмент, шлифмашина или даже рулетки. При этом зачастую можно не тратить деньги, а использовать уже имеющиеся у компании ТМЦ. Для этого все сведения нужно держать в едином реестре с актуальными статусами.

В идеальном мире должно быть так: со стройки поступила заявка на несколько новых шлифмашин. Ваш специалист видит, где они уже есть, узнаёт, можно ли взять их с другого объекта или со склада. Получает и передаёт своим людям. Конечно, можно организовать такую процедуру через снабжение, но в Фейскит этот процесс полностью автоматизирован. Сотрудник может зайти в сервис и самостоятельно найти нужную ему позицию, как в интернет-магазине.

Учитывать нужно не только инструменты, но и материалы. В идеале, отслеживать вообще всё: сколько материала приходит, сколько лежит на складе, сколько выдано людям, а сколько — уже выработано. Только так можно получить картину расходов в режиме реального времени, а не после закрытия по КС.

Ещё одна проблема возникает с наименованиями и единицами материалов. У вас может быть одна система, а у поставщиков всё по-разному: один и тот же кабель кто-то ведёт в бухтах, кто-то — в километрах. Чтобы не создавать хаос, все поставки лучше сразу же привязывать к вашей номенклатуре.

Выводы

В статье я разобрал ключевые принципы, которые помогают держать ТМЦ под контролем и избежать слива денег на ненужные инструменты и материалы. Могу дать следующие рекомендации.

1. Вести оперативный учёт всех материальных ценностей, чтобы не закупать лишнее.

2. Следить за сроками и предотвращать ситуации, когда «продлить аренду/провести ТО надо было ещё вчера».

3. Планировать расходы на опережение и закупаться чётко по плану. Если вы точно знаете, сколько у вас позиций, в каком они состоянии и где находятся — «вдруг не хватить» просто не может.

Подводя итоги, избежать бесконтрольного размножения инструмента в компании вполне реально за счёт автоматизации. Если держать ровно столько, сколько нужно для выполнения работ (плюс небольшой резерв), можно заметно снизить бюджет на инструменты, оборудование, технику — а иногда и материалы.

→ Посмотреть бесплатную демонстрацию программы Фейскит.