Cynteka

Привет! На связи команда «Синтеки» — системы для автоматизации закупок и снабжения. С начала 2026 года мы опубликовали несколько статей об изменениях в строительной сфере. Рассказали, как выросли налоги, какие материалы теперь нужно маркировать в «Честном знаке» и когда появятся электронные накладные.

За шесть месяцев новостей накопилось так много, что мы решили сделать дайджест. Но эта статья — не просто обзор. К каждой ситуации мы подобрали рекомендации, что перестроить в работе компании. В конце добавили чек-лист по ключевым моментам.

Бумажные транспортные накладные уходят в историю — теперь только электронные

Как было раньше: машина с цементом подъехала на объект → прораб показал бумажную доверенность на получение груза и расписался в накладной → рабочие начали выгрузку. Оригинал транспортной накладной перевозчик позже передал в бухгалтерию. По новым правилам бумажных документов не будет.

Что меняется. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные переходят в электронный формат. Для этого Минтранс организовал Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Там будут собирать информацию о движениях грузов по России.

В цифровом виде предстоит оформлять: автомобильные, железнодорожные и авиационные транспортные накладные, заявки на перевозку, экспедиторские документы. В отдельной статье мы рассказали подробно об электронной транспортной накладной.

Кого касается. Перевозчиков и остальных участников цепочки: отправителей и получателей груза, экспедиторов, водителей и сотрудников, которые принимают поставку. Если пользуетесь транспортными услугами, чтобы отвезти стройматериалы на площадку или переместить товары между складами, изменения затронут и вас.

Почему это важно. Когда участники цепочки не готовы к электронному документообороту, возникают задержки в доставке материалов или простой транспорта. Это грозит штрафами от перевозчиков и срывом сроков на объектах.

Что нужно сделать:

• Распределите роли между снабжением, бухгалтерией и приемкой — кто оформляет и подписывает электронные накладные и заявки перевозчикам.

• Оформите квалифицированные электронные подписи (КЭП) и машиночитаемые доверенности (МЧД) для людей, которые принимают грузы и подписывают документы.

• Уточните у постоянных перевозчиков, работают ли они с электронными накладными. Если нет, возможно, стоит найти других контрагентов.

• Выберите аккредитованного оператора ГИС ЭПД и подключитесь к системе — это делают все участники цепочки поставок.

Обязательная маркировка товаров добралась до стройматериалов

Перечень продукции, на которую наносят коды «Честного знака», постоянно расширяется. Производители стройматериалов, оптовые и розничные продавцы, застройщики становятся участниками оборота маркированных товаров.

Что меняется. С 1 декабря 2026 года стройматериалы переходят на поэкземплярный учет в «Честном знаке». Теперь система отслеживает оборот и вывод из оборота цементных смесей, герметиков, спецодежды и других категорий. При этом участники поставок должны использовать электронный документооборот (ЭДО). Читайте в нашем блоге, как строителям работать с «Честным знаком».

Кого касается. В первую очередь производителей и поставщиков, но и строительным компаниям тоже не стоит расслабляться. Тут возможно два сценария:

• Покупаете стройматериалы для своих объектов. Тогда регистрироваться в «Честном знаке» и использовать сканеры для считывания маркировки не нужно. Когда поставщик отгружает вам товар с кодами, он сам выводит его из оборота.

• Продаете материалы подрядчикам, дочерним компаниям или другим контрагентам. В этом случае вы — участник оборота маркированных товаров. Вам нужно подключиться к системе, вести ЭДО, считывать маркировку 2D-сканерами, передавать отчеты о приеме кодов и выводе товаров из оборота.

Почему это важно. За хранение, продажу и использование немаркированной продукции действуют штрафы. Например, если работнику на объекте выдали спецодежду без маркировки, компания рискует заплатить от 150 000 ₽ до 300 000 ₽.

Что нужно сделать:

• Подключитесь к «Честному знаку» и оператору ЭДО, если торгуете строительными материалами, подпадающими под маркировку.

• Проверяйте наличие маркировки, если покупаете стройматериалы для своих объектов. Указывайте в заявке поставщику, что приобретаете товар для собственных нужд и просите вывести его из оборота при отгрузке.

Получить копию сертификата на материалы недостаточно, нужно проверять подлинность документа

Снабженцы хранят сертификаты и декларации, которые подтверждают качество стройматериалов. Обычно это выглядит так: сотрудник запрашивает pdf-копию у поставщика, кладет в папку, и при необходимости передает коллегам или технадзору.

Что меняется. Проверки в строительной сфере усиливаются, поэтому компаниям стоит внимательнее относиться к документам о качестве материалов. В одной из наших статей мы рассказывали, как СМЛ-листы без пожарного сертификата помешали сдать объект технадзору.

Кого касается. Всех, кто закупает и использует строительные материалы. Какая продукция требует обязательного подтверждения качества, смотрите в Постановлении Правительства №2425. На остальные стройматериалы производители могут при желании оформить добровольный сертификат.

Почему это важно. Документы о качестве запрашивает технадзор и проверяющие из госорганов. Поэтому строительным компаниям нужно знать, для какой продукции поставщики должны предоставить обязательный сертификат, а когда достаточно декларации соответствия. Разберемся, в чем разница.

Сертификат выдает ответственный орган по сертификации. Он же определяет, в какой лаборатории проводить испытания образцов. Декларацию составляет производитель. Испытания он может заказать в аккредитованной лаборатории или организовать своими силами.

Что нужно сделать:

• Проверьте статус документов. Росаккредитация ведет реестры обязательных сертификатов и деклараций. По номеру документа, названию изготовителя или заявителя можно проверить, кто и когда его выдал, до какой даты он действует.

• Закрепите в договоре, какие документы поставщик передает вместе с товарами. Добавьте отдельный пункт, который обязывает поставщика предоставить копию действующего сертификата или декларации. Если продукция не требует обязательного подтверждения качества, но у производителя есть добровольный сертификат, также укажите это в договоре.

Ставка НДС выросла, а часть поставщиков больше не могут применять УСН

Снабженец согласовал цену на тротуарную плитку и получил счет, бухгалтерия перечислила аванс. После отгрузки сумма в товарных документах изменилась. Причина может быть не в ошибке поставщика, а в новых налоговых правилах.

Что меняется. С 1 января 2026 года НДС увеличился с 20 до 22%. Налоговая служба разъяснила: для применения ставки имеет значение дата отгрузки, а не дата оплаты. Даже если вы заключили договор и перечислили аванс в 2025 году, при отгрузке в 2026 году применяется новая ставка.

Еще одно изменение: компании и индивидуальные предприниматели на УСН с доходом больше 20 млн ₽ за 2025 год теперь платят НДС. Это значит, вы могли заключить договор с поставщиком, который применяет упрощенный налоговый режим, а в 2026 году он потерял такое право. Порог перехода на НДС планируют постепенно снижать: в 2027 году — до 15 млн ₽, в 2028 году — до 10 млн ₽.

Кого касается. Всех строительных компаний, которые заключают долгосрочные договоры с контрагентами и закупают материалы с отсрочкой поставки. Особенно внимательно нужно отнестись к контрактам, которые подписывали до 2026 года, но они продолжают действовать сейчас.

Почему это важно. В строительстве редко бывает, чтобы заключение договора, оплата счета и поставка товара состоялись в один день. Между этими событиями проходят недели и даже месяцы.

В 2026 году закупщикам нужно смотреть на цену в коммерческом предложении, налоговый режим поставщика и даты будущих отгрузок. Если партнер в процессе исполнения договора перейдет с УСН на НДС, итоговая стоимость материалов может измениться. Возникнут разногласия.

Допустим, компания закупает гипсовую штукатурку по 300 ₽ за мешок у поставщика на УСН. Цену в договоре указали без НДС. Как корректировать стоимость при изменении налогового законодательства, не согласовали. С января 2026 года партнер платит НДС, поэтому цену в счетах автоматически увеличивает на 22%. А покупатель считает, что нужно поступить наоборот: включить НДС в уже согласованную цену. Пока стороны ищут компромисс, работа на объекте простаивает.

Что нужно сделать:

• Уточните налоговый статус поставщиков. Если компания стала плательщиком НДС с 2026 года, проверьте стоимость материалов и способ расчета НДС — включается в цену или начисляется сверху.

• Отрегулируйте изменение цен при переходе на другой налоговый режим. Узнайте, какие поставщики могут стать плательщиками НДС в 2027 или 2028 году. Заранее добавьте в договоры пункт о том, как будет меняться цена продукции в таких случаях.

Себестоимость строительства растет, а условия оплаты у поставщиков меняются

Раньше строители закупали материалы с отсрочкой около 30 дней. Сейчас все больше поставщиков хотят предоплату: по нашим данным, доля контрагентов, которые не готовы отгружать в долг, увеличилась с 20 до 60%. Цены на стройматериалы при этом растут. О других трендах строительного рынка читайте в отдельной статье.

Что меняется. Строителям приходится находить в бюджете больше денег в сжатые сроки. Возведение многоквартирного дома подорожало в среднем на 4%, как сообщает РБК. Заметнее всего цены выросли на бетон и ЖБИ — скачок более чем на 40%. В других категориях обстановка спокойнее: например, сухие строительные смеси подорожали на 5%, а керамическая плитка — на 3,8%.

Что нужно сделать:

• Перепроверьте условия работы с постоянными поставщиками. Убедитесь, что сроки действия коммерческих предложений и счетов не изменились. Иначе можно обнаружить неприятный сюрприз, когда будете планировать бюджет.

• Зафиксируйте цены. Вы скажете: «Это легко советовать, а попробуйте сделать». Понимаем, но попытаться все же стоит. Например, за счет частичной отгрузки. Цены растут постепенно, и если оплачивать продукцию партиями, некоторые поставщики согласуют индивидуальную стоимость для каждой.

Строительная активность неравномерно распределяется по регионам

В целом это не новость. В обеих столицах и крупнейших областных центрах всегда строят больше, чем в других городах. Но в нестабильных рыночных условиях даже этот фактор нужно учитывать, когда планируете закупки и логистику.

Что меняется. По данным агентства «РИА Рейтинг», на начало 2026 года в России строится почти 116 млн м² жилья, что превышает показатели 2025 года — тогда было 108,1 млн м².

Почему это важно. Строительная активность влияет на стоимость материалов. Когда сразу несколько крупных проектов в одном городе закупают бетон, арматуру или кирпич, сложнее договориться с поставщиками о выгодных условиях. А еще увеличивается нагрузка на производителей, склады и транспортные компании. В результате растут сроки доставки и быстрее заканчиваются складские остатки.

Что нужно сделать:

• Найдите альтернативных поставщиков. Да, сотрудничать с постоянными партнерами удобно. Но если вы работаете в одном городе, а материалы возите из другого, то логистика съедает часть будущей прибыли и влияет на сроки строительства.

Следить за изменениями важно. Но еще важнее выстроить такой процесс закупок, чтобы никакие перемены не останавливали работу. Помогут наши сервисы: «Синтека» автоматизирует снабжение строительных объектов, а «Закупай» приведет поставщиков с выгодными ценами в любом регионе. Чем меньше у вас ручной работы, тем проще адаптироваться к очередным изменениям на рынке.

Чек-лист 2026: что проверить строительной компании, чтобы лишний раз не рисковать

Поделитесь в комментариях, какие нововведения 2026 года сильнее всего повлияют на вашу работу или уже повлияли?

Почему я решил написать эту статью

Привет! Меня зовут Никита Петренко, я работаю в компании «Синтека» и развиваю «Фейскит» — программу для учета материальных ресурсов. Мы занимаемся цифровизацией складов в строительстве, производстве, торговле и других отраслях.

Когда бизнес автоматизирует учет товарно-материальных ценностей, обычно начинают с выбора WMS (системы управления складом), закупки оборудования и обучения сотрудников. Но после внедрения выясняется, что новая программа раздражает буквально всех. Руководитель считает, что склад работает медленно. Кладовщики жалуются на новые обязанности, а прорабы ворчат, потому что получить инструмент теперь сложнее.

В итоге виноватой считают WMS, хотя проблема зародилась еще до покупки программы. Рассказываю, почему так происходит и что сделать, чтобы автоматизация действительно навела порядок в хранении ТМЦ.

Учитывайте, что сотрудники склада, бизнес и конечные пользователи по-разному оценивают WMS

Кажется, все ждут от склада одного и того же: скорости и порядка. На самом деле у каждого участника процесса свои приоритеты, поэтому возникает конфликт.

Бизнес смотрит на систему как на инструмент управления. Руководству важно, чтобы материалы не терялись, дозакупки были прозрачными, а штат кладовщиков не разрастался бесконечно.

Склад оценивает удобство программы. Кладовщикам нужны понятные правила работы. Чтобы без инструкции на пятнадцать листов было ясно: как принять товар, куда положить, где найти нужную позицию и как выдать получателю.

Пользователь вообще не задумывается, какая у компании WMS и сколько денег стоила цифровизация. Прорабу, завхозу или мастеру участка просто нужен конкретный перфоратор, кабель и розетка. Желательно сегодня, а еще лучше — вчера.

В попытке избежать конфликтов часто возникают две одинаково неверные крайности. Мы называем это «автоматизация сверху и автоматизация снизу».

Ошибка автоматизации сверху. Руководство описывает идеальный процесс и переносит его на реальную работу склада. Например, появляется правило: время на сборку любой заявки — 2 часа.

Вечером прораб заказывает 200 метров кабеля, утром хочет быстро его забрать и отвезти на объект. Но не все так просто. Кусок в 50 метров лежит в зоне выдачи, а основная бухта в глубине склада заставлена палетами. Чтобы ее достать, нужно освободить проход, найти погрузчик и задействовать двух человек. Сборка не укладывается в лимит времени, прораб нервничает, а бригада простаивает.

Ошибка автоматизации снизу. Бывает и наоборот, когда руководство полностью отдает автоматизацию в руки сотрудников склада. Тогда они делают, как удобно им.

Например, у кладовщиков есть негласное правило: когда материал нужен мастерам срочно, его выдают сразу, а документы оформляют позже. Если вспомнят, в конце дня или недели. После внедрения WMS эту привычку сохраняют. В итоге продукция числится в системе, а фактически ее уже давно израсходовали на объекте. Сотрудникам склада удобно — не нужно заставлять получателей ждать. Но снабжение видит некорректные остатки, поэтому не закупает новый материал вовремя.

Примите управленческие решения — 4 ключевых момента

Вы поняли, чего ждет от цифровизации склада каждая из сторон процесса. Прежде чем покупать систему и оборудование, вот что стоит сделать:

1. Поставьте цели автоматизации. Для этого ответьте на вопрос: что должно измениться после внедрения программы? Это поможет понять, какие функции продукта нужны бизнесу. Варианты целей:

• сократить утери инструмента на объектах;

• закупать материалы по потребностям и не тратиться на запасы;

• ускорить выдачу и возврат оборудования;

• видеть реальные остатки ТМЦ.

2. Определите, что менять нельзя. Практика показывает, что некоторые вещи лучше принять как данность. Возможно, на таких константах держатся процессы. Это могут быть конкретные люди, обязательные документы, физическая организация склада или требования безопасности. Поясню на примерах.

В компании давно работает кладовщик, который отлично знает товары, но не дружит с технологиями. Или прорабы годами составляют заявки по одной форме, поэтому привыкли к ней. Такие элементы системы не нужно ломать. Лучше стройте цифровую среду вокруг них: опытному кладовщику дайте стажера в помощники, устоявшуюся форму заявки переведите в электронный вид.

3. Обозначьте области изменений. Это складские операции и организационные моменты, которые затронет автоматизация. Недостаточно просто заменить бумажные заявки на приложение в смартфоне. Вместе с этим нужно усовершенствовать физические процессы.

Для производства мебели купили систему учета материалов, но организация хранения осталась прежней. На части коробок нет маркировки, а ходовые позиции лежат вперемешку с теми, что заказывают редко. В программе заявка проходит за секунды, но мастера участков, как и раньше, ждут выдачи по несколько часов. Чтобы система работала как надо, требуется промаркировать и рассортировать всю продукцию.

4. Продумайте адаптацию сотрудников. Внедрение WMS почти всегда меняет обязанности персонала. Раньше кладовщик просто выдавал инструмент, а теперь он будет выдавать инструмент и фиксировать это действие в системе. Люди получат новые зоны ответственности, понадобится обучение и дополнительная мотивация.

Когда все договорились, внедряйте автоматизацию склада

После того как приняли управленческие решения, можно покупать WMS. Чтобы она работала эффективно, сделайте следующее↓

Наведите порядок в номенклатуре. Для бухгалтерии две угловые шлифмашины могут быть одной позицией, а для прораба — это отдельные инструменты для разной работы. Если такое не учитывать, система показывает общие остатки, но сотрудники получают не то, что заказывали.

Чтобы унифицировать номенклатуру, договоритесь с коллегами:

• какие товарные позиции можно и нельзя объединять; 

• что считать аналогами;

• какие характеристики указывать в карточках, а что неважно для пользователей.

Выберите способы маркировки. Решите, что удобнее для вашего склада — QR-коды или штрихкоды. Далее нужно определиться:

• Какие позиции маркировать поштучно, а какие — партиями. Индивидуальными кодами снабжают конкретные единицы: инструмент или оборудование. Партионная маркировка подходит для товаров, которые выдают коробками или палетами — метизов, кирпича, электродов для сварки.

• Куда крепить маркировку. Сотрудникам должно быть удобно считывать коды. Если коробки с керамогранитом хранятся штабелями, коды клеят на боковую сторону. Когда штрихкод оказывается сверху, приходится разбирать стопку.

• На чем печатать коды. Если товары хранятся в сухих помещениях, хватает самоклеящейся этикетки. Когда оборудование работает на стройке, перевозится между объектами и контактирует с влагой, больше подходит износостойкая маркировка: ламинированные или металлические бирки.

Закупите оборудование для считывания маркировки. Не всегда необходимо приобретать специальные сканеры для склада. Сотрудники могут считывать штрихкоды с помощью смартфонов или планшетов, в которых установлено мобильное приложение WMS.

Кладовщик сканирует код, открывает карточку инструмента или материала, отмечает выдачу, приемку, перемещение. Информация моментально попадает в систему, и ничего не нужно переносить вручную.

Составьте инструкции для персонала. Полный путеводитель по системе складского учета может выглядеть как объемный документ на десятки страниц. Когда кладовщик срочно перемещает перфораторы с объекта на объект, ему некогда разбираться в таких файлах.

Составьте для каждого сотрудника короткий сценарий действий — буквально на одном листе А4. Людям не придется копаться в сложных регламентах в разгар рабочего дня, и они будут реже ошибаться.

Пример условной инструкции для кладовщика:

1. Откройте мобильное приложение и отсканируйте код на упаковке.

2. Проверьте, что открылась нужная карточка.

3. Нажмите «Выдать», «Принять» или «Переместить» в зависимости от цели.

4. Убедитесь, что верно выбрали получателя.

5. Если код не читается, сообщите старшему кладовщику.

Подведу итоги. Даже самая лучшая WMS не устранит хаос в учете товаров и материалов, если не принять во внимание интересы бизнеса, склада и конечного пользователя.

Именно поэтому мы сначала анализируем, как устроен процесс хранения на складе, и только потом обсуждаем функции системы. Так проще разобраться, какие инструменты действительно нужны, как организовать работу и какая маркировка подойдет. Если хотите оценить этот подход в деле, попробуйте «Фейскит»→

Поделитесь в комментариях, что изменили бы на своем складе в первую очередь, если завтра решите внедрять автоматизацию?

Мы в «Синтеке» понимаем, что все сложно, поэтому пытаемся адаптироваться к новым требованиям и постепенно дорабатываем систему. Рассказываем, что конкретно меняется и как мы к этому готовимся.

Изменение №1. Отказ от бумажных накладных

Что меняется. По 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде следующие документы:

• транспортные накладные,

• заказы и заявки на перевозку,

• экспедиторские документы,

• железнодорожную накладную,

• грузовую накладную при авиаперевозках.

Бумажные документы будут возможны только в отдельных случаях, которые определит Минтранс. В каких конкретно, пока неизвестно.

Строительная компания часто не является перевозчиком, но участвует в цепочке как грузополучатель или заказчик доставки. На объект приезжает машина с материалами, приемщик должен сверить поставку, зафиксировать приезд, отъезд, разногласия и передать все это в офис. Электронная накладная не упрощает работу, а просто становится еще одним документом для подписания. Если на объекте нет стабильного интернета, работа просто встанет.

Как мы к этому готовимся. ФНС рекомендует компаниям получить квалифицированную электронную подпись, оформить МЧД для сотрудников, подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД, дать доступ сотрудникам и водителям.

У нас в «Синтеке» есть отдельный модуль для работы с документами поставки, «Орбитум». Сейчас он автоматически сверяет позиции счетов и УПД, но к сентябрю добавим новый функционал. Планируемый сценарий выглядит так:

1. Приемщику приходит уведомление на телефон о том, что нужно принять ЭТрН. Если ЭТрН несколько, он ищет нужный документ по номеру машины.

2. Приемщик сверяет данные документа и смотрит, что приехало по факту. Расхождения можно будет зафиксировать в системе: например, указать 10 кг вместо 12 кг.

3. Приемщик указывает, когда приехала и когда уехала машина.

4. Если по поставке есть разногласия или оформлялись бумажные документы, приемщик может приложить их к ЭТрН. Отказ от приемки тоже будет отмечаться в системе.

После приемки ЭТрН будет попадать в специальный реестр. Офисный сотрудник сможет отфильтровать принятые накладные и подписать документы электронной подписью.

Важно понимать: ЭТрН — это транспортный документ, а не товарный. В нем нет перечня материалов по позициям, только грузоместа и паллеты. Он не заменяет сверку номенклатуры со счетом, а подтверждает факт перевозки с точки зрения документооборота.

Изменение №2. Расширение маркировки Честный знак

Что меняется. С 1 декабря 2026 года все торгующие компании обязаны передавать сведения об обороте по всем видам строительных материалов. С той же даты ЭДО становится обязательным для всех участников при отгрузке и приемке маркированной продукции. До 30 ноября 2026 года передача кодов в УПД еще остается добровольной.

Если вы покупаете материалы для своих объектов и не перепродаете их, изменений почти нет. Выводом из оборота занимается продавец. А вот если перепродаете остатки со склада или получаете коды через ЭДО, все становится сложнее. Список товаров с обязательной маркировкой постоянно расширяется, а за ошибку грозят штрафы в несколько сотен тысяч.

Как мы к этому готовимся. Сейчас мы разрабатываем в «Орбитуме» автоматическую проверку маркировки. Идея в том, что система сама определяет товарную группу и указывает, нужен ли «Честный знак» для конкретной позиции из заявки.

Когда поставщик выставляет УПД, система будет проверять:

• должен ли по этой товарной группе быть «Честный знак»;

• есть ли маркировка в УПД;

• соответствует ли маркировка товару;

• действителен ли код;

• имел ли поставщик право продавать товар с этой маркировкой;

• введен ли код в систему «Честный знак».

Если что-то не так, предупреждение появится еще до подписания УПД.

Изменение №3. Разрешительная документация, сертификаты и документы качества

Что меняется. С 1 мая 2026 «Честный знак» проверяет наличие разрешительной документации при вводе строительных материалов в оборот. Если для товара нет сведений о сертификате соответствия, декларации или свидетельстве о государственной регистрации — документ ввода в оборот обработается с ошибкой.

Это накладывается на уже существующие требования. Например, приказ Минстроя №344/пр включает в состав исполнительной документации акты, которые подтверждают проведение входного контроля материалов, изделий, конструкций и оборудования.

СП 48.13330.2019 описывает входной контроль стройматериалов, изделий, конструкций и оборудования — одним из основных инструментов здесь становится паспорт качества. Строители обязаны сверять следующие моменты:

• наличие всех обязательных сопроводительных документов и маркировки;

• отсутствие дефектов и повреждений;

• комплектация оборудования;

• количество материала.

Как мы к этому готовимся. Когда на объект приезжает материал, вы должны четко понимать, какие документы качества нужны этой товарной группе. Например:

• по бетону — декларация соответствия и паспорт качества;

• по арматуре — сертификат соответствия;

• по водопроводным трубам — паспорт качества, декларация соответствия и гигиенический сертификат.

Если не проверить документы при приемке, проблема всплывет, когда ПТО начнет собирать исполнительную документацию. Мы разрабатываем новый модуль «Сертификаты», который поможет контролировать документы качества при поставках.

Когда заявка попадает в систему, модуль будет определять товарные группы и подсказывать поставщику и сотрудникам строительной компании, что нужно приложить по каждой позиции:

• сертификат соответствия;

• декларация соответствия;

• паспорт качества;

• пожарный сертификат;

• гигиенический сертификат;

• другие документы, которые требуются для конкретной группы материалов.

Документы планируем делить на два типа:

Долгоиграющие — например, декларация соответствия на производство определенной марки бетона. Ее не нужно прикладывать к каждой машине заново: если документ есть в системе и его срок не истек, он подтягивается автоматически. Если срок закончился, поставщик получает уведомление и загружает новый документ.

Короткие — например, паспорт качества на конкретную партию. Поставщик загружает его к каждой поставке отдельно.

Контроль документов выстроим поэтапно:

1. Сначала — долгоиграющие документы. Если чего-то не хватает, поставщик получает уведомление и загружает файл до согласования счета.

2. Затем — загрузка коротких документов (еще до того, как машина выехала).

3. На объекте приемщик видит, какие документы приложены, чего не хватает и что требует проверки.

4. Перед подписанием УПД система снова показывает, хватает ли обязательных документов по поставке. В идеале, не подписывать УПД, пока все документы не загружены.

Если компания ведет исполнительную документацию в электронном виде, «Сертификаты» будут передавать туда данные автоматически: какие материалы приехали, в каком количестве, какие документы качества приложены и прошли проверку. Таким образом, ПТО не придется собирать комплект вручную.

А как готовитесь вы?

Мы узнаем о нововведениях одновременно с рынком и понимаем, что адаптироваться к ним очень непросто. Сохранить приемку такой, как раньше, уже не получится. Проверенных подходов пока не существует, так что будем тестировать разные сценарии на практике.

Поделитесь в комментариях, что происходит у вас. Уже перестраиваете процессы или пока наблюдаете за развитием событий?

«Орбитум» и «Сертификаты» — модули, которые мы запускаем специально под новые требования законодательства. Будем держать руку на пульсе и вносить доработки. Напишите, какой функционал поможет именно вам? Постараемся учесть в обновлениях.

Личные задачи: редактура, оформление, черновики

По данным ВЦИОМ, за последний год нейросетями пользовался каждый второй россиянин. Для самых простых операций достаточно доступа к любым открытым моделям, например GigaChat или YandexGPT.

Нейросеть в этом случае берет на себя черновой этап работы — оформление, структуру, первый вариант текста. Бесплатные модели могут ошибаться и выдавать выдуманные факты, поэтому специалист должен вручную проверять и дополнять выдачу.

Вот четыре задачи, с которыми легко справится любая нейросеть → 

Письма и переписка. Порой рабочее общение превращается в эмоциональный пинг-понг. Например, подрядчик сорвал срок сдачи исполнительной документации, команда его дергает, все на нервах.

Можно дать нейросети контекст: кто и кому пишет сообщение, какой договорной срок нарушен, что конкретно нужно запросить и с каким дедлайном, в каком тоне. По итогу получим письмо без эмоций с четкими требованиями. Специалисту останется проверить текст и отправить его.

Пример промпта:

Протоколы совещаний. После планерки обычно остается набор разрозненных тезисов: кто-то должен проверить объемы, кто-то — вернуться с ответом по вопросу. Как только встреча закончилась, все ушли заниматься своими делами и договоренности уже вылетели из головы.

Чтобы записать протокол вручную, нужно время. Вместо этого можно сделать аудиозапись собрания, загрузить в нейросеть текстовую расшифровку и попросить составить повестку. Получится краткая выжимка всех решений, поручений, договоренностей со сроками.

Мы созваниваемся в сервисе Контур Толк, он автоматически создает транскрипцию с указанием участников и делает краткий пересказ.

Черновики ТЗ для закупок и проектной документации. Нейросеть может описать цель, исходные данные, требования к результату. Дальше специалист работает уже не с чистым листом, а с заготовкой. Это помогает ощутимо экономить время, но финальный документ в любом случае должен доработать человек.

Если вы не уверены, как сформулировать запрос, можно так и написать нейросети: Какой промпт тебе нужно прислать, чтобы ты составила черновик технического задания на закупку СИЗов?

Коммерческие предложения. Бывает, что нужно подготовить персонализированное коммерческое для конкретной компании, красиво оформить его, адаптировать под требования заказчика. С такими задачами нейросети тоже хорошо справляются — за счет этого специалист может сэкономить 15-20 минут. Внимательно относитесь к вводным, которые предоставляете ИИ — если задать ему неверную информацию, он будет на нее ориентироваться.

Задачи специалиста: анализ и проверка данных

На этом этапе часто возникают завышенные ожидания. Раз нейросеть может написать письмо или заполнить таблицу по шаблону, значит и любую другую задачу осилит. На практике это не совсем так. Открытая модель может стать отличным интеллектуальным помощником, но заменить эксперта ей пока не по силам.

Для качественного результата важно формулировать точные запросы, подробно описывать текст, присылать исходные документы. И обязательно проверять результат, не забывая про риск ошибки.

Разберем четыре задачи более сложного уровня → 

Анализ дефектов по фотографии. Современные модели хорошо работают с изображениями. Можно отправить Алисе фото узла, фрагмента отделки с трещиной, нарушения по монтажу — она опишет дефект, сформулирует список возможных нарушений и составит черновик предписания подрядчику. Специалист может взять текст от нейронки за основу, проверить его, поправить формулировки и отправить подрядчику. Если нужно проанализировать видео с объекта, можно использовать Gemini Omni от Google.

Нейросеть может ошибиться в причине дефекта или неправильно привязать его к какому-то нормативу. Важно понимать, что она не владеет полным контекстом: не видит условия производства, скрытые работы, результаты лабораторных испытаний.

Сметы. Формировать сметы с нуля через нейросеть пока нельзя. Даже у топовых моделей сейчас 5–7% галлюцинаций. На 1000 запросов приходится примерно 50-70 ошибок, для сметы это неприемлемо. Но кое-что автоматизировать все-таки реально:

• попросить ИИ объяснить логику применения конкретных расценок;

• сверить ведомости объемов работ с техническим заданием;

• проверить верность применения ФЕР/ГЭСН; 

• найти завышения и оптимизировать стоимость работ;

• убедиться, что в документе нет опечаток и ошибок.

Проверка проектной и рабочей документации. Нейросеть можно использовать как предварительный фильтр, чтобы проверить соответствие документации СП, ГОСТу, ПП №87. Загрузите пояснительную записку или раздел документации, перечень исходных данных и требования. Затем попросите модель составить таблицу со следующими столбцами: требование, где оно отражено в документе, что вызывает сомнения, какой вопрос задать проектировщику.

Нейросеть может быстро собрать список вопросов, указать, что не хватает исходных данных, ссылок на расчет или какой-то документ, найти нестыковки в формулировках. На выходе специалист получает удобный чеклист для проверки. Это не итоговая экспертиза, а первичный анализ, который нуждается в более детальной ручной обработке.

Выжимка из переписки и документов. Споры в строительстве редко возникают вокруг одного документа. Обычно это длинная цепочка: письмо, уточнение, протокол, новая версия КП, счет, перенос сроков, еще одно письмо. Восстанавливать всю хронологию вручную долго, а нейросеть может сделать это за несколько минут.

Можно загрузить в чат переписку с подрядчиком и попросить составить таблицу со следующей разбивкой: дата, участник, договоренности, риски, следующие шаги. В результате получится четкая хронология событий, будет проще разобраться, где возникло расхождение, а какие вопросы подвисли без ответа.

Если речь идет о споре или претензии, результат обязательно должен проверить юрист. Нейросеть может пропустить нюанс или неверно оценить важность формулировки.

Командные задачи: сложный анализ и работа с тендерами

До этого мы говорили об универсальных инструментах — то есть сервисах, которыми можно пользоваться без дополнительных настроек. Открыли любой удобный чат, описали задачу, получили результат. Такой подход работает до определенного момента.

Командные задачи подразумевают обработку большого объема данных: много документов и участников, файлы в разных форматах, нужны доступы к закрытой информации и истории изменений. Все это не получится каждый раз копировать и вставлять в чат, поэтому разработчики создают прикладные модели.

Разберем шесть сценариев, в которых лучше применять специально обученную модель, а не базовый GigaChat → 

Аудит договоров. Открытая нейросеть может помочь однократно: выделить рискованные условия, обратить внимание на штрафы, сроки, условия оплаты. Полезно для предварительного анализа договора генподряда и субподряда.

Но если компании нужно регулярно проверять десятки договоров по единой внутренней политике, сравнивать условия и хранить историю изменений, понадобится полноценная система. В таком случае нейросеть подключают к базе документов, задают правила проверки, прописывают роли и контроль качества.

Распознавание и оцифровка документов. Раньше для этого использовали OCR-системы: они распознавали буквы, но не понимали смысл написанного. Размытый символ или похожие цифры сразу приводили к ошибке. Нейросеть может понять размытое слово из контекста, за счет этого точность оцифровки возрастает.

Тендеры и мониторинг цен. ChatGPT или GigaChat может подготовить форму сравнительной таблицы или объяснить, какие факторы влияют на цену. Для реального мониторинга нужны актуальные данные, связь с номенклатурой компании, история закупок, сроки поставки. В открытой модели нет внутренних требований, поэтому нужно специализированное решение.

Классификация номенклатуры. Прикладная нейросеть может автоматически определить, к какой товарной категории относится та или иная заявка. Мы используем такой инструмент на платформе «Закупай»: с его помощью определяем, кому из поставщиков показывать эту заявку, какие документы качества нужно запросить, нужна ли для этого товара маркировка «Честный знак».

Сопоставление позиций заявок и счетов. Одна и та же позиция у разных поставщиков называется по-разному, единицы измерения часто не совпадают, в счете могут быть дополнительные строки. В «Синтеке» все позиции счетов автоматически прогоняются через нейросеть и сопоставляются с заявкой. Параллельно работает вторая нейронка, которая проводит перепроверку.

Оператор подключается в сложных кейсах:

• в счете указан комплект, а в заявке он разбит на несколько позиций;

• есть дополнительные позиции, например, доставка или экспедирование;

• нестандартный пересчет единиц измерения: в заявке «проволока 200 кг», а в счете — «40 штук по 5 кг».

Управленческие отчеты и AI-агенты. В каждой компании со временем копится много отчетов. Чтобы принять управленческое решение, надо найти отчет, выставить правильный фильтр, отыскать конкретную цифру. Нейросеть подключается к данным и самостоятельно находит нужную информацию. Может спокойно ответить на вопросы: «кто дольше всего согласовывает заявки?», «какой объект больше всего выбивается по бюджету в этом месяце?». По нашему опыту, за счет этого время на поиск проблемных мест уменьшается в разы.

Мы в «Синтеке» уже работаем над прикручиванием к нашим продуктам ИИ-агентов, но делаем это осторожно. Обучаем их создавать черновики заявок, подбирать поставщиков, подсвечивать срочные счета для согласования. Но проверка и доработка всегда остается за человеком.

С чего начать внедрение нейросетей

Личные задачи. Выберите 5–7 типовых задач, которые повторяются у вас каждый день: письма, черновики, базовый анализ документов. Сделайте под каждую шаблон промпта:

• роль — кто вы в этом процессе;

• контекст — что это за ситуация;

• цель — что конкретно хотите получить;

• ограничения — что важно учесть и нельзя изменять;

• тон — официально-деловой, дружелюбный или какой-то еще;

• формат выдачи — таблица, список, текстовое сообщение.

Как только появляется типовая задача, заполняете шаблон и отправляете его нейросети. На запросы будет тратиться минимально времени, а выдача будет более предсказуемой. На этом уровне результат от внедрения нейросетей появляется достаточно быстро. Дело не в том, что ИИ умнее специалистов — просто они забирают себе черновую, монотонную работу.

Задачи специалиста. Действуйте по тому же алгоритму, используйте инструменты, к которым у вас есть доступ. На этом этапе обучайте специалистов и устанавливайте правила работы. Пользуйтесь шаблонами промптов, составляйте инструкции для команды — учитывайте, какие данные можно и нельзя отправлять в открытые модели.

Командные задачи. Если задача повторяется ежедневно, нужно искать прикладное решение, встроенное в процесс с данными в вашей компании. С этим поможет разработчик, специализирующийся на внедрении нейросетей.

Какой инструмент лучше выбрать

Выбор нейросети зависит от ваших задач:

• Claude и ChatGPT подходят для сложных строительных задач — сейчас они сильнее отечественных аналогов, потому что затачивались изначально под экспертные сценарии.

• Яндекс GPT можно использовать для простых запросов, но у него малый контекст — через несколько сообщений он «забывает» начало разговора, что критично при анализе документов.

• GigaChat и Алиса хорошо работают с русским языком, могут отредактировать сообщение. Но для профессиональных строительных задач пока не подходят из-за низкой точности.

Поделитесь в комментариях, как лично вы используете ИИ в работе. Как считаете, новые технологии ускоряют работу или пока только загружают сотрудников?

Материал подготовлен на основе выступлений Ярослава Экенберга, менеджера образовательных программ Академии Метабилдум, и Натальи Йаман, исполнительного директора группы компаний «Синтека», на вебинаре «Как применять AI в строительстве: от повседневных задач до автоматизации рабочих процессов».