Ключевые преимущества и тарифы
Входящие документы в Диадоке бесплатны. Платите только за исходящие. Тарифы продаются пакетами на год. Чем больше пакет — тем ниже цена за отправку. Цены в Диадок дешевле чем в Сбис. 250 исходящих документов в год обойдутся в 2600 ₽, при больших объемах цена за документ снижается до 8,82 ₽
Кому подходит Диадок
Диадок нужен ИП и компаниям. Он особенно полезен поставщикам, ритейлу, дистрибьюторам и тем, кто работает с маркетплейсами. Удобство проявляется в скорости согласований и сохранении юридической силы документов. Если вы много отправляете счётов и УПД — сервис быстро окупает себя.
Что подготовить перед подключением
Решите, кто будет подписывать документы в компании. Нужны ФИО и должности.
Оформите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Без неё юридическая подпись невозможна.
Выберите носитель: USB-токен (Rutoken) или файл. Для мобильной подписи нужен NFC-токен.
Проверьте рабочее место: ОС, браузер, наличие КриптоПро и доступ в интернет. Контур даёт «установочный набор» для настройки.
Соберите реквизиты контрагентов: ИНН, КПП, наименование. Это ускорит приглашения и поиск.
Пошаговая инструкция: как подключить Диадок и начать работу
Ниже — практическая последовательность действий. Делайте шаг за шагом. Если что-то не получается, техподдержка Диадока поможет.
Шаг 1. Выбор тарифа и оформление
Перейдите на официальный сайт Диадок, выберите пакет исходящих документов или "попробовать бесплатно". Оформите покупку для вашей организации. После оплаты вы получите доступ в личный кабинет и сможете начать настройку. Для малого бизнеса часто подходит стартовый пакет на 250–600 исходящих в год.
Шаг 2. Получение и запись квалифицированной электронной подписи
Оформляйте сертификат в удостоверяющем центре. Решите, будет ли подпись записана на токен или на файл. Для руководителя удобнее иметь мобильную подпись на NFC-токене. При выпуске укажите корректные данные: ФИО, должность и реквизиты. После выдачи сохраните резервную копию и проверьте срок действия сертификата.
Шаг 3. Установка компонентов и проверка рабочего места
Скачайте и запустите «установочный набор» Контур. Установите браузерное расширение и плагин. Если компания использует КриптоПро — установите и настройте его. Запустите автоматическую диагностику. Она предупредит о недостающих компонентах и правах доступа к ключу. После этого перезагрузите браузер.
Шаг 4. Вход в Диадок — варианты и нюансы
Вход возможен по сертификату (КЭП), по логину и паролю, по номеру телефона или по ссылке из письма. Для входа по сертификату выберите соответствующую вкладку, затем укажите нужный сертификат из хранилища. Если сертификат не виден, проверьте настройки КриптоПро и расположение ключа. При проблемах выполните диагностику установки.
Шаг 5. Настройка пользователей и ролей
Добавьте сотрудников в личный кабинет. Назначьте роли: администратор, подписант, сотрудник приёма документов. Привяжите сертификаты к профилям подписантов. Это упростит массовую подпись и внедрение маршрутов согласования. Настройка прав предотвратит случайные отправки.
Шаг 6. Приглашение контрагентов и настройка роуминга
Найдите контрагента по ИНН или названию в каталоге. Отправьте приглашение на обмен. Если контрагент пользуется другим оператором ЭДО, инициируйте роуминг. Роуминг — это соединение между операторами, которое обеспечивает доставку документов. Настройка роуминга требует действий обеих сторон и может занять от нескольких рабочих дней до недели. Вы можете отслеживать статус заявки в личном кабинете.
Шаг 7. Тестовая отправка и приём первого документа
Создайте тестовый УПД или счёт. Подпишите его по своей КЭП. Отправьте контрагенту. Проверьте, что документ дошёл и что у него корректный статус. Если появляется ошибка, откройте протокол обмена и читайте код ошибки. Часто проблема — неверные реквизиты получателя.
Как отправлять, получать и подписывать документы в Диадоке
Создание и отправка документа
Нажмите «Новый документ». Выберите тип: счёт, УПД, акт или произвольный файл. Заполните реквизиты или прикрепите готовую форму. Выберите получателя из каталога. Укажите, нужно ли запросить подпись получателя. Нажмите «Подписать и отправить» или «Отправить». Система сохранит историю обмена.
Получение и обработка входящих
Папка «Входящие» показывает новые документы. Откройте карточку. Проверьте печатную форму и реквизиты. Скачайте оригинал в XML или PDF. При необходимости направьте на согласование коллеге. Добавьте комментарий для внутренней истории.
Подписание документов: классическая и мобильная подпись
Для подписи с компьютера используйте КЭП на токене или в файле и плагин. Для мобильной подписи в Диадоке есть поддержка NFC-токенов и приложение «Контур.Подпись». Процесс мобильного подписания: откройте документ в приложении Контур.Диадок, выберите «Подписать», подтвердите в приложении Контур.Подпись и приложите NFC-токен к телефону. Документы, подписанные NFC-токеном, имеют ту же юридическую силу, что и обычная КЭП. Это удобно для руководителей в полях и для представителей в командировке.
Интеграция Диадока с 1С — модуль, установка и лучшие практики
Интеграция с 1С помогает автоматизировать создание и обмен документов. Для этого Контур предлагает модуль, который устанавливается в конфигурацию 1С. Модуль умеет формировать УПД, отправлять счёт-фактуры и принимать входящие документы прямо в базе 1С.
Установка модуля Диадок для 1С
Скачайте пакет модуля с сайта Диадока. Подключите обработку в справочнике внешних обработок 1С или используйте стандартный механизм расширений. При первом запуске воспользуйтесь стартовым помощником модуля и сопоставьте организацию в 1С с аккаунтом в Диадоке. Проверьте тестовую выгрузку перед переходом в рабочий режим.
Советы по надёжной интеграции
Тестируйте на копии базы 1С. Это защитит бизнес-процессы.
Сохраняйте XML оригинал каждого отправленного документа. Это пригодится при разборе спорных ситуаций.
Настройте правила сопоставления номенклатуры и контрагентов. Тогда автоматизация не создаст лишней рутины.
Пропишите регламент для сотрудников: кто формирует, кто подписывает, кто контролирует доставку.
Аннулирование документа в Диадоке: когда и как
Аннулирование в Диадоке — это процедура признания документа недействительным. Законодательно единых правил нет, но на практике участники подписывают соглашение об аннулировании. Диадок автоматизирует этот процесс. Если документ ещё не подписан второй стороной, отправитель может отозвать его в одностороннем порядке. Если документ подписан обеими сторонами или отправлен в роуминге — требуется соглашение обеих сторон.
Пошагово: как запросить аннулирование
Откройте карточку проблемного документа.
Нажмите «Аннулировать» или «Запросить аннулирование».
Укажите причину в комментарии и направьте запрос контрагенту.
Если контрагент подписал соглашение — документ признан недействительным.
Если контрагент отклонит запрос, документ останется действующим. В этом случае формируйте корректирующий документ и согласуйте новые условия.
Роуминг: как обмениваться с контрагентом на другом операторе
Роуминг связывает аккаунты разных операторов ЭДО. Если ваш контрагент пользуется СБИС, Такском или другим оператором, роуминг обеспечит доставку. Чтобы настроить роуминг, переходите в каталог «Контрагенты», найдите компанию и отправьте приглашение. Если автоматический роуминг не срабатывает, подайте заявку в техподдержку с реквизитами контрагента. Срок настройки — обычно несколько рабочих дней.
Выгрузка, архивы и хранение документов
Диадок позволяет скачивать документы в исходном формате XML, в печатной форме PDF и группами в ZIP-архиве. Для годового архива удобно выгружать пакетом и сохранять вместе с протоколами обмена и сертификатами. Храните архив на удалённом носителе и в бухгалтерской базе 1С. Это облегчит подготовку к проверкам.
Типичные ошибки и оперативные решения
Сертификат не видим. Проверьте КриптоПро, права доступа к токену и расположение сертификата в хранилище «Личные». Перезапустите браузер.
Ошибка при подписании. Проверьте срок действия КЭП и пин-код токена. Убедитесь, что версия плагина совместима с браузером.
Документ не доставлен. Проверьте ИНН, КПП и соответствие реквизитов. Если контрагент состоит у другого оператора — проверьте роуминг.
Проблемы с интеграцией 1С. Сверьте версии модуля и платформы 1С, запустите тестовую выгрузку. При нестандартных конфигурациях обратитесь к интегратору.
Практический чек-лист перед запуском
Оформлен и записан сертификат КЭП для подписанта.
Установлены плагины и КриптоПро. Прошла диагностика рабочего места.
Выбран тариф и активирован пакет исходящих.
Добавлены сотрудники и назначены роли.
Сделан тест: отправлен и получен первый документ.
Настроен роуминг с ключевыми контрагентами или отправлена заявка на роуминг.
Если нужна автоматизация — установлен модуль Диадок в 1С и проверена тестовая выгрузка
FAQ - Часто задаваемые вопросы о Контур.Диадок
1. Как перенести весь документооборот из другого оператора ЭДО в Диадок без потери истории?
Перенос — это план и последовательность действий. Сначала сделайте инвентаризацию. Уточните объём документов, форматы и периоды хранения. Затем запросите у текущего оператора экспорт архива документов. Экспорт нужен в исходных XML и с протоколами обмена. Такие файлы сохраняют подписи и метаданные.
Дальше выполните тестовую загрузку в Диадок на небольшой выборке. Это позволит проверить, как система читает XML и протоколы. После теста подготовьте пакет для массовой загрузки. Пакет формируют по правилам Диадока: корректные имена файлов, кодировки, структура папок. Если вы используете 1С, согласуйте формат выгрузки с модулем интеграции.
Наконец, перенесите архив в рабочем режиме. Сохраните резервную копию старой системы. Проверьте контрольные суммы и выборочные документы. Для бухгалтерии лучше иметь доступ к старой системе хотя бы несколько месяцев после миграции. Это уменьшит риски при сверках и проверках.
2. Как настроить массовую отправку исходящих документов и избежать ошибок при загрузке больших объёмов?
Массовая отправка требует подготовки данных и поэтапной автоматизации. Первое правило — валидность. Каждый XML должен соответствовать формату УПД или счёта. Второе — подписи. Если отправка предполагает централизованную подпись, убедитесь, что механизм подписания поддерживает пакетную обработку.
Генерация XML по шаблонам с уникальными идентификаторами.
Пакетирование в архивы с контрольными manifest-файлами.
Отправка пачками по 50–200 файлов, а не всё сразу.
Обработка отчётов о приёме и ошибок.
Используйте очереди и ретраи. Если API возвращает ошибку, сохраняйте файл в отдельной очереди на повторную отправку. Настройте логирование и уведомления о сбоях. Так вы быстро отлавливаете узкие места и минимизируете простои.
3. Какие записи содержит журнал аудита в Диадоке и как их использовать при проверке?
Журнал аудита — ключ к доказательной базе. В нём фиксируют кто, когда и с какого IP выполнял действия. Журнал сохраняет события: создание документа, отправка, получение, подписание, аннулирование, скачивание.
При подготовке к проверке выгружайте журнал за нужный период. Ищите записи с метками времени и идентификаторами сертификатов. Эти данные доказывают факт обмена и его последовательность. Для юридических споров важны подписи и протоколы доставки. Они показывают цепочку событий, включая статусы доставки и коды ошибок.
Рекомендация: храните журналы отдельно от основного архива. Делайте подписанные копии логов и сохраняйте резервные копии. Это упростит восстановление и верификацию при аудите.
4. Как правильно обрабатывать статусы доставки и коды ошибок, чтобы не терять документы?
Статусы доставки — это источники информации, а не просто отметки. Основные статусы: «отправлен», «вручён», «подписан», «отклонён», «ошибка». Каждый статус сопровождается протоколом или кодом ошибки.
Алгоритм работы с ошибками:
Парсите протокол обмена сразу после попытки отправки.
Сохраняйте код ошибки и текст в базе для последующей аналитики.
Если ошибка связана с реквизитами, исправьте документ и отправьте заново.
Если ошибка техническая — ретрайте по алгоритму с экспоненциальной паузой.
При длительных отказах — связывайтесь с техподдержкой контрагента и своим оператором.
Ведите статистику по кодам ошибок. Это позволит понять, какие контрагенты систематически возвращают документы и почему. На этой основе можно изменить процедурные правила отправки.
5. Какие ограничения у API Диадока и как масштабировать интеграцию при росте объёмов?
API всегда имеет лимиты. Ограничения касаются частоты запросов, размера пакетов и одновременных соединений. Точные лимиты зависят от договора. Поэтому проектируйте систему с резервами.
Практические приёмы масштабирования:
Используйте webhooks вместо постоянного опроса статусов. Это снижает нагрузку и уменьшает задержки.
Группируйте операции в батчи. Отправляйте пакеты, а не по одному файлу.
Реализуйте очередь сообщений и workers. Workers обрабатывают пачки и автоматически контролируют скорость запросов.
Добавьте механизм идемпотентности. Это предотвратит дубли при повторных запросах.
Мониторьте время отклика и длину очередей. Автоматически увеличивайте количество workers при пиковых нагрузках.
Если объёмы растут критично, согласуйте с Контуром повышение квот. Обычно операторы идут навстречу крупным клиентам.
6. Как организовать работу с несколькими юридическими лицами и филиалами в одном аккаунте?
Есть два подхода. Первый — отдельный аккаунт на каждое юрлицо. Второй — единый аккаунт с несколькими организациями. Выбор зависит от регламента и IT-архитектуры.
Если нужен централизованный контроль, используйте один аккаунт с разделением ролей по организациям. В настройках назначайте отдельные подписи и права для каждой организации. Это упрощает отчётность и контроль.
Если юридические лица юридически независимы и имеют отдельные бухгалтерии, целесообразно держать отдельные аккаунты. Это исключит перекрытие полномочий и упростит налоговую отчётность.
В любом варианте опишите политики доступа. Назначьте ответственных. Запишите процедуру обмена документами между филиалами и центральным офисом. Это снизит риски ошибок при подписании и отправке.
7. Как планировать продление и замену сертификатов ЭЦП без простоев в работе?
Проблема истёкшего сертификата решается планированием. Начните мониторинг срока действия заранее. За 30–60 дней до окончания срока запросите новый сертификат у УЦ.
Выдайте новый сертификат и проверьте его корректность на тестовом рабочем месте.
Добавьте новый сертификат в профиль подписанта в Диадоке, но не удаляйте старый сразу.
Постепенно переключайте процессы на новый сертификат.
После успешной проверки деактивируйте старый ключ и сохраните его архив с метаданными.
Важно иметь запасной сертификат на случай форс-мажора. Для крупных компаний рекомендую настроить процедуру ротации ключей и документировать шаги замены.
8. Как интегрировать Диадок с CRM или ERP, чтобы счета автоматически связывались с заказами?
Интеграция с CRM/ERP требует согласования уникальных идентификаторов. Главная идея — передавать в метаданных документа внешний номер заказа. Тогда при поступлении статуса система найдёт заказ и обновит его состояние.
Определите поля для сопоставления: номер заказа, номер клиента, ИНН.
Добавьте в шаблон XML поле externalId или аналогичное.
Реализуйте обработчик webhook в CRM/ERP, который будет принимать уведомления о статусах.
Обработчик сохраняет идентификатор протокола обмена для аудита.
Добавьте интерфейс ручной коррекции на случай несовпадений.
Такой подход минимизирует ручную работу. Он ускоряет сопоставление счетов и ускоряет процесс согласования и оплаты.
9. Какие практики безопасности применить при хранении и использовании КЭП?
Безопасность КЭП — приоритет. Первое правило — минимизация доступа. Держите ключи на аппаратных носителях. Используйте Rutoken или HSM. Не храните приватные ключи в общих сетевых папках.
Дальше — защита процедур:
Ограничьте физический доступ к токенам.
Вводите PIN не по скриптам и не автоматизируйте ввод без физического присутствия.
Ведите журналы использования ключей и анализируйте аномалии.
Регулярно обновляйте ПО КриптоПро и системные патчи.
Делайте резервные копии сертификатов и храните их оффлайн в сейфе или хранилище с контролем доступа.
В случае компрометации ключа — немедленно отзовите сертификат в УЦ и замените его. Уведомите контрагентов и задокументируйте инцидент.
10. Как подготовить документы и доказательства для налоговой или внешнего аудита с помощью Диадока?
Подготовка к аудиту начинается с понятной структуры архива. Соберите все документы за период. Убедитесь, что у каждого документа есть печатная форма, XML-оригинал, протоколы обмена и подписи. Это набор, который доказывает подлинность и порядок операций.
Выгрузите архив за нужный период в ZIP с протоколами обмена.
Сформируйте журнал аудита с событиями подписи и доступа.
Подготовьте руководство пользователя, где описаны правила подписи и хранения.
Проверьте период хранения и соответствие внутренним политикам и требованиям контролирующих органов.
Предоставьте аудиторам доступ только для чтения или подготовьте ведомость с выдержками и подтверждающими файлами.
Обычно компании хранят документы не менее 5 лет. Уточните требования применимые к вашей отрасли. Если аудит внезапный — быстрое предоставление архива и журнала аудита существенно снижает риски и вопросы со стороны проверяющих.
Финальные рекомендации по внедрению
Начинайте с малого. Подключите один отдел и отправьте тестовые документы. Отработайте регламенты внутри компании. Обучите подписантов и сохраните инструкции по работе с КЭП. Автоматизируйте процесс через 1С после проверки ручной операции. Используйте мобильную подпись для руководителей. Это сократит согласования и ускорит оборот средств