Спойлер: дело не только в пушах, бесконечных разговорах с коллегами и соблазнах соцсетей. Всё это вместе складывается в одно явление — контекстное переключение, и именно оно съедает нашу продуктивность быстрее всего.

На связи команда сервиса WEEEK — сервис по управлению проектами. Помимо айтишных тем, мы обожаем без занудства рассуждать о личной эффективности. Кстати, почти уверены, что ты вряд ли дочитаешь этот текст за один раз. Скорее всего, он останется висеть открытой вкладкой где-нибудь между почтой, ещё парой статей, таск-менеджером и вкладкой с новостями. И это мы ещё не учитываем приложения, которые норовят отвлечь сами по себе.

В рабочие дни мы превращаемся в Волка из «Ну, погоди!», который пытается разом ловить падающие яйца. Только у нас вместо яиц — задачи всех размеров, срочности и неожиданности. И они летят с такой скоростью, что удержать всё становится невозможно.

Что такое контекстное переключение

Это постоянное метание между окнами, задачами и приложениями и есть контекстное переключение. Проблема не в самом уведомлении или многозадачности как идее — а в бессмысленном переключении с одного дела на другое без необходимости. Раскроем подробнее.

Простой пример: ты работаешь, тут звонит телефон, и (вместо заполнения таблицы) тебе нужно срочно решить, какой салат приготовить на новогодний стол. После завершения разговора мозгу будет сложнее вернуться к заполнению таблицы. А если на экране увидишь пуш о распродаже — вообще хана!

Термин пришёл из IT: раньше это называлось «контекстная коммутация», и описывало, как операционные системы распределяют ресурсы между процессами. Разница в том, что компьютеры мгновенно возвращаются в нужный контекст, а вот люди — нет.

Для человека контекст — это всё, что нужно учитывать, чтобы выполнить задачу: информация, инструменты, вопросы, решения, детали.

Например, ты пишешь объёмный отчёт. Чтобы сделать это нормально, нужно собрать в голове кучу данных:

• Какова цель отчёта и кто будет его читать?

• Какие цифры нужно подтянуть и где их искать?

• Как всё это оформить и презентовать?

• Сколько времени есть и какие ограничения?

Ты собираешь этот «кокон» контекста вокруг себя — и начинаешь работать. Но стоит что-то отвлечь тебя на секунду, и он рассыпается.

И чтобы вернуть его обратно, нужно время. По данным исследователей, на полное восстановление погружения требуется около 23 минут. Почти полчаса на то, чтобы просто вернуться туда, где был.

Что ломает контекст

1. Уведомления

Самый очевидный и опасный источник. Они всплывают, пищат, мерцают сбоку — и часть внимания мгновенно уходит. Даже если ты ничего не открыл — мозг уже переключился.

2. Множество задач

Незавершённые дела висят где-то на фоне, создают тревожность, мозг скачет между ними и не даёт сосредоточиться.

3. Поток информации

Новости, экспертные посты, мемы, сообщения — всё это приходится обрабатывать, и каждое требует смены контекста.

4. Окружение

Общество привыкло к мгновенным ответам: написал — жди реакцию за минуту. Такое давление формирует ожидания быстроты. От тебя ждут того же. Иногда окружение буквально вторгается в пространство: при работе из офиса или дома, когда вокруг тебя постоянно другие люди. Мамы, которые вынуждены между заполнением отчётов бегать разогревать макароны и помогать переодевать колготки, признавайтесь, знакомо?! Ладно, ладно, уверены, такие напасти от домочадцев или даже любимых питомцев знакомы многим.

5. Мы сами

Рука так и тянется открыть соцсети, обновить статус заказа или посмотреть мем. Считается, что у зумеров особые сложности с концентрацией — а как тебе кажется?

Чем опасно постоянное переключение контекста

• Обвал продуктивности

Продуктивность — это скорость + завершение. Контекстное переключение ворует и время, и энергию, замедляя движение к цели.

• Снижение внимания и выгорание

Чем больше переключений, тем сложнее сконцентрироваться на других задачах. Усталость от хаоса накапливается, приводя уже к более печальным последствиям.

• Путаница приоритетов

В хаосе контекстов всё одновременно важно и срочно — и легко потерять из виду, что действительно имеет значение.

Как бороться с переключением контекста

Делимся реально полезными советами:

1. Освободи голову от задач

Каждая новая мысль о задаче — это новый контекст. Не позволяй ему захватывать внимание. Записывай задачи туда, где они будут спокойно ждать своего часа — в блокнот, заметки или цифровой планировщик.

☝ Делай это рефлексом: «Пришла задача — зафиксируй»

2. Создай место для всех входящих

У тебя должно быть одно «корзиночное» пространство, куда падают все новые задачи: входящие письма, идеи, сообщения, запросы. Позже — разберёшь.

3. Определи свои приоритеты — по единой системе

Чёткое понимание, что реально важно делать, убирает лишние раздумья. Используй понятную схему. Например:

• Матрица Эйзенхауэра — разделяет задачи по критериям важности и срочности. Причём в масштабе дня, что удобно для быстрого управления делами и срочными входящими. Причём в важные задачи идут те, что имеют ключевое значение для твоего стратегического развития

• Метод ABCDE — метод приоритизации задач по степени их важности и параметрам сделано/не сделано

• OKR — постановка целей с измеримыми результатами. Цели могут быть очень амбициозными, зато они становятся ярким ориентиром во тьме дневного завала из задач

4. Группируй задачи и управляй временем

Когда список разобран — начинай собирать задачи в логичные блоки.

Варианты группировок:

• выполнять похожие задачи партиями

• делить дни на тематические (стратегия/менеджмент/исполнение)

• начинать с ключевых объёмных задач

Полезные техники:

• Помодоро — 25 минут работы + 5 отдыха;

• тайм-блокинг — выделенные блоки времени под конкретную деятельность;

• тайм-боксинг — жёсткий лимит времени на задачу.

И да, самое простое и эффективное: выключить уведомления хотя бы на час-другой.

Вывода не будет, а то контекст переключим. Будет список того, что стоит почитать по сказанному выше. Можно сохранить и почитать, когда под это будет свой час!

• OKR, метод ABCDE, матрица Эйзенхауэра — все методы приоритизации

• Про тайм-блокинг как способ сделать больше и сохранить продуктивность

• Помодоро-техника и всё о ней

WEEEK — как место для выгрузки задач из головы

Современные персональные технические устройства в принципе позволяют человеку в одно и то же время обучаться, слушать любимую музыку и говорить по сотовому телефону. К сожалению, при попытках выполнять одновременно несколько дел эффективность снижается тем быстрее, чем больше число задач.
Как правило, мы не способны параллельно осуществлять даже две сознательные задачи, например активно беседовать и управлять транспортным средством при интенсивном уличном движении. Если нет необходимости серьезно вникать в тему разговора, человек может в это же время вести автомобиль. Однако чем глубже наше сознание вовлечено в каждую из этих задач, тем значительнее конкуренция между их выполнением.

Как мы справляемся с проблемой ограниченности своих функциональных способностей? Есть по крайней мере два пути. Первый — образование блоков информации, сжатие большого количества информации в единый организованный элемент. Такими блоками являются многие слова. Представьте себе, к какому объему информации открывают доступ такие слова, как «мать», «школа», «любовь» и т. д.

Второй способ преодолеть ограниченность наших функциональных способностей — это практика, тренировка. Как известно, человек выполняет привычные задачи гораздо лучше, чем новые. Мозг решает новые проблемы довольно медленно; он делает много ошибок, выполняет поэтапно действия, которые можно было бы сделать в один прием. При выработке навыка выполнение задачи выходит за пределы области сознательного (Raaijmakers and Shiffrin, 1992; Chein and Schneider, 2005). Например, человек с достаточным опытом видеоигр может одновременно разговаривать, тогда как новичку необходимо сосредоточиться на игре. Практический опыт позволяет снизить функциональные затраты на выполнение задачи.

Считается, что при избирательном внимании сенсорная информация поступает в оперативную память. Согласно приведенному выше определению (Cowan et al., 2005), данные о запахе или вкусе «становятся временно доступными для когнитивной обработки». Если вы задержались на этом определении примерно в течение десяти секунд, оно находится в оперативной памяти. Нетрудно заметить, что вас отвлекают раздражители, в том числе ваши собственные мысли и ощущения, например прочитывание вот этой фразы. Таким образом, ваша способность думать на любую тему имеет ограничения. Поэтому можно говорить о «мыслительной оперативной памяти» («концептуальной оперативной памяти»), а также о зрительной или вербальной оперативной памяти.

Оперативки у тебя мало: пусть докупит.