Что такое товарный учёт и как его организовать
Товарный учёт — это непрерывный процесс сбора, регистрации и контроля операций с товарными позициями на вашем предприятии. Он охватывает весь цикл: от приёмки на склад и внутреннего перемещения до продажи, возвратов и списания «мешкающего» запаса. Благодаря ему всегда можно получить достоверную информацию о количестве, стоимости и местонахождении каждого наименования. Ключевые инструменты — это оформленные приходно-расходные документы, акты уценки и описи по итогам инвентаризаций.
Без чёткого учёта невозможно грамотно управлять запасами, планировать закупки и анализировать рентабельность. Корректно настроенный учёт помогает исключить «мертвые» остатки, вовремя пополнять ходовые позиции, предотвращать хищения и простои, а также строить прозрачную систему ценообразования и налоговой отчётности.
Зачем вести учёт
Главная цель — отразить реальную ситуацию с товарными активами, чтобы:
• Исключить продажу несуществующих позиций или неожиданную нехватку ключевых товаров.
• Вовремя выявлять браки и хищения, оптимизировать складские процессы.
• Правильно рассчитывать себестоимость реализованных товаров и формировать достоверную картину выручки, валовой прибыли и налоговой базы.
• Анализировать скорость оборачиваемости, определять «залежавшиеся» товары и корректировать ассортимент.
Для участников маркетплейсов точный учёт особенно важен: автоматические штрафы за «минусовые» остатки, особенности возвратов и мгновенная корректировка витрин требуют синхронизации данных в режиме реального времени.
Основные методы учёта
Выбор подходящей методики зависит от ассортимента, объёмов и требований к детализации:
Натурально-стоимостной учёт — фиксируется количество и стоимость каждой операции. Это наиболее подробный способ, дающий полную картину движения товара.
Партионный метод — отслеживание конкретных партий с момента поступления до окончательной реализации или списания. Идеально для продукции с ограниченным сроком годности: позволяет соблюдать FIFO-принцип и избегать просрочки.
Сортовой способ — группировка по типам и сортам без привязки к отдельным партиям. Упрощает ведение, но даёт меньше точных данных о сроках и остатках по конкретному приходу.
Упрощённый метод — учёт по закупочной цене на приходе и по розничной на реализации. Подходит для магазинов с большим оборотом и стабильной наценкой: расчёт валового дохода идёт в разрезе проданных сумм.
Любой из этих подходов можно вести вручную при небольших объёмах, но по мере роста бизнеса неизбежно возникает потребность в автоматизированном ПО.
Особенности учёта на маркетплейсах
При работе с онлайн-площадками важно разделять реальные запасы на собственном складе и «виртуальные» остатки, выставленные в личном кабинете маркетплейса. Состояния товара могут быть такими:
– «На складе продавца»
– «В пути к оператору»
– «На складе площадки»
– «Зарезервировано под заказы»
– «В доставке покупателю»
– «Ожидает возврата или списания»
Каждое действие клиента — продажа, отмена, возврат — необходимо своевременно отражать в вашей системе. Комиссии, логистические сборы, штрафы и расходы на хранение влияют на финансовые показатели, поэтому их тоже нужно учитывать. Вручную поддерживать точное соответствие данных между складами и витриной маркетплейса крайне сложно, поэтому автоматизация здесь — обязательная мера.
Типичные ошибки
Без налаженного учёта часто возникают проблемы:
– Oversell (продажа «в минус») и штрафы со стороны площадки.
– Невозможность точно посчитать маржинальность товара: выручка не равна прибыли.
– Ошибки в планировании закупок: замороженный в излишках капитал или потерянные продажи из-за дефицита.
– Разногласия между отчётами маркетплейса и внутренними данными, приводящие к блокировкам или претензиям клиентов.
Как внедрить складской учёт на маркетплейсе
Определите зоны хранения: «Поступление от поставщика», «Готово к отгрузке на площадку», «Возвраты», «Брак/списание».
Введите адресное хранение: присвойте полкам и ячейкам уникальные коды, чтобы ускорить комплектацию и инвентаризацию.
Стандартизируйте документооборот: для каждой операции оформляйте накладную или акт с датой, ответственным лицом и точным описанием номенклатуры.
Используйте маркировку: штрихкоды или RFID-метки снижают количество ошибок при приёмке и отгрузке.
Проводите регулярные инвентаризации: сверяйте учётные данные с фактическим наличием не реже одного раза в квартал и обязательно перед массовой отправкой на маркетплейс.
Обновляйте остатки в режиме реального времени: работайте с мобильными терминалами сбора данных, чтобы мгновенно фиксировать все передвижения.
Синхронизируйте систему учёта с API маркетплейсов (например, через сервис Складолог): это автоматизирует загрузку заказов, отправку статусов и корректировку остатков.
Бухгалтерский учёт при продажах на маркетплейсах
Бухгалтерия базируется на данных товарного учёта, но имеет свои нюансы. Выручку нужно признавать в момент перехода права собственности на товар — обычно это отгрузка со склада площадки или передача курьеру. В расходах указывают: себестоимость реализованных позиций, комиссию сервиса, доставку, плату за хранение, расходы на маркировку, рекламные бюджеты внутри площадки и банковские комиссии. Возвраты корректируются через уменьшение выручки и восстановление запасов по фактической себестоимости. Для оформления операций необходимы: договор оферты, акты оказания услуг маркетплейсу, складские накладные, отчёты из личного кабинета и банковские выписки.
Выбор системы налогообложения
Оптимальный режим зависит от оборотов и структуры расходов:
– УСН «Доходы» (6 %) или «Доходы минус расходы» (15 %). При высоких расходах выгоднее второй вариант.
– НПД (4 % с физлиц, 6 % с юрлиц) подходит для небольших оборотов до 2,4 млн ₽ в год.
– ПСН для маркетплейсов чаще недоступна.
Решение нужно принимать с учётом планируемых доходов, доли затрат и потребности в сотрудниках.
Автоматизация учёта
При больших объёмах ручные таблицы уже не справляются. Современные WMS/ERP-системы позволяют вести номенклатуру, фиксировать операции в реальном времени, синхронизировать остатки с маркетплейсами по API, печатать документы FBS/FBO, управлять несколькими складами и зонами хранения. Интеграция с ТСД сокращает число ошибок при приёмке и отгрузке, а встроенные отчёты дают прозрачную картину по оборачиваемости, прибыли и загрузке площадей. Инвестиции в автоматизацию быстро окупаются за счёт экономии времени и снижения потерь.
Советы по оптимизации учёта
– Проведите ревизию номенклатуры: избавьтесь от дубликатов, унифицируйте артикулы и описания.
– Ужесточите контроль первичных документов: ни одна операция не должна оставаться без оформленного акта.
– Анализируйте причины расхождений после инвентаризаций и корректируйте процессы.
– Максимально используйте API маркетплейсов для автоматической синхронизации остатков и статусов заказов.
– Регулярно делайте ABC-XYZ анализ, чтобы выявить ключевые и проблемные позиции.
– Обучайте персонал работе с учётными системами и распределяйте права доступа, чтобы избежать ошибок и злоупотреблений.
– Поддерживайте резервные копии базы данных.
Тренды в развитии товарного учёта
В ближайшие годы мы увидим ещё более плотную интеграцию учётных решений с маркетплейсами, сервисами ЭДО, банками, Честным ЗНАКом и логистическими платформами. На смену ручным процедурам придут IoT-датчики на складе и RFID-маркировка в реальном времени, а искусственный интеллект будет анализировать продажи, прогнозировать спрос и автоматически рассчитывать оптимальные заказы. Блокчейн-трекер сделает цепочки поставок прозрачными и безошибочными. Всё это позволит предприятиям переходить от статичного учёта к интеллектуальному управлению запасами и финансами в режиме 24/7.
