WMSmaster

Организация складского учета ТМЦ
Первый шаг - назначение материально ответственного лица, которое контролирует четыре ключевых процесса: приемку товаров от поставщика, их хранение в соответствии с правилами, отпуск клиентам или подразделениям и регулярную инвентаризацию. Каждая из операций сопровождается документом с обязательными реквизитами: наименованием организации, датой, сущностью операции, указанием номенклатурных позиций и подписью ответственного. Собранные данные систематизируют в регистрах учета - это могут быть журналы приемки и отпуска, карточки номенклатуры или книга складского учета. При небольших объемах эти регистры могут вестись вручную, но уже при среднем или большом ассортименте ручная работа становится источником ошибок и задержек.

Методы учета на складе
При выборе метода учета ориентируются на число позиций, разнотипность товаров и требования к прослеживаемости партий:

– При небольшом ассортименте (до 50–60 наименований) часто хватает номенклатурного учета, когда каждая позиция фиксируется лишь по наименованию без разбивки на партии.
– Сортовой метод целесообразен там, где важно группировать ТМЦ по классам, сортам или категориям, не углубляясь в подробности прихода.
– Партионный учет необходим для продукции с ограниченным сроком годности (продукты питания, лекарственные средства). Каждой поступившей партии присваивают уникальный номер и отслеживают движение от приемки до реализации либо списания.

Часто комбинируют сортовой и партионный подход, чтобы совместить удобство группировки с контролем сроков и серий.

Оформление приемки, хранения и списания
Процесс приемки начинается с проверки количества и качества поступившего груза. При полном соответствии накладным поставщика оформляют документ ТОРГ-1, при расхождениях - ТОРГ-2, а если уйдет без бумаги, составляют ТОРГ-4. После этого кладовщик регистрирует приходный товарный ордер, который фиксирует новое поступление в системе. Для маркировки мест хранения и стеллажей применяют ярлыки по форме ТОРГ-11 с указанием артикула, наименования и других характерных признаков. Внутреннее перемещение товаров фиксируют накладной ТОРГ-13, отгрузку клиенту - ТОРГ-12, а списание из-за порчи или брака оформляют актом по форме ТОРГ-16, где описывают причины и состав комиссии.

Автоматизация складского учета
Работа с бумажными журналами или таблицами в Excel сопряжена с большими трудозатратами и риском ошибок: ревизия одного склада может затянуться на часы, а человеческий фактор приведет к неточностям. Специальные системы автоматизации решают эти проблемы, предлагая электронный документооборот, контроль остатков в режиме реального времени и интеграцию с кассами и бухгалтерскими программами (1С, «Мое дело»). Такие решения позволяют моментально формировать сводные отчеты по выручке, оборачиваемости, неликвидным остаткам и себестоимости, а инвентаризация с помощью мобильных терминалов сбора данных укладывается в считаные минуты. Автоматизация сокращает трудозатраты на инвентаризацию до 70 %, исключает потери из-за хищений и неточных данных. Для небольших торговых точек можно использовать онлайн-кассы с встроенным модулем учета, что обеспечивает синхронизацию без лишнего ввода.
Складской учет ТМЦ - это не просто формальность, а основа прозрачного и эффективного управления запасами. Грамотная документация, четко выстроенный процесс приемки и отпуска, выбранный метод учета и, главное, автоматизация превращают склад в надежный инструмент контроля, позволяющий снизить потери, ускорить оборот товара и снизить нагрузку на персонал.

Зачем вести учёт
Главная цель — отразить реальную ситуацию с товарными активами, чтобы:
• Исключить продажу несуществующих позиций или неожиданную нехватку ключевых товаров.
• Вовремя выявлять браки и хищения, оптимизировать складские процессы.
• Правильно рассчитывать себестоимость реализованных товаров и формировать достоверную картину выручки, валовой прибыли и налоговой базы.
• Анализировать скорость оборачиваемости, определять «залежавшиеся» товары и корректировать ассортимент.
Для участников маркетплейсов точный учёт особенно важен: автоматические штрафы за «минусовые» остатки, особенности возвратов и мгновенная корректировка витрин требуют синхронизации данных в режиме реального времени.

Основные методы учёта
Выбор подходящей методики зависит от ассортимента, объёмов и требований к детализации:

Натурально-стоимостной учёт — фиксируется количество и стоимость каждой операции. Это наиболее подробный способ, дающий полную картину движения товара.

Партионный метод — отслеживание конкретных партий с момента поступления до окончательной реализации или списания. Идеально для продукции с ограниченным сроком годности: позволяет соблюдать FIFO-принцип и избегать просрочки.

Сортовой способ — группировка по типам и сортам без привязки к отдельным партиям. Упрощает ведение, но даёт меньше точных данных о сроках и остатках по конкретному приходу.

Упрощённый метод — учёт по закупочной цене на приходе и по розничной на реализации. Подходит для магазинов с большим оборотом и стабильной наценкой: расчёт валового дохода идёт в разрезе проданных сумм.

Любой из этих подходов можно вести вручную при небольших объёмах, но по мере роста бизнеса неизбежно возникает потребность в автоматизированном ПО.

Особенности учёта на маркетплейсах
При работе с онлайн-площадками важно разделять реальные запасы на собственном складе и «виртуальные» остатки, выставленные в личном кабинете маркетплейса. Состояния товара могут быть такими:
– «На складе продавца»
– «В пути к оператору»
– «На складе площадки»
– «Зарезервировано под заказы»
– «В доставке покупателю»
– «Ожидает возврата или списания»

Каждое действие клиента — продажа, отмена, возврат — необходимо своевременно отражать в вашей системе. Комиссии, логистические сборы, штрафы и расходы на хранение влияют на финансовые показатели, поэтому их тоже нужно учитывать. Вручную поддерживать точное соответствие данных между складами и витриной маркетплейса крайне сложно, поэтому автоматизация здесь — обязательная мера.

Типичные ошибки
Без налаженного учёта часто возникают проблемы:
– Oversell (продажа «в минус») и штрафы со стороны площадки.
– Невозможность точно посчитать маржинальность товара: выручка не равна прибыли.
– Ошибки в планировании закупок: замороженный в излишках капитал или потерянные продажи из-за дефицита.
– Разногласия между отчётами маркетплейса и внутренними данными, приводящие к блокировкам или претензиям клиентов.

Как внедрить складской учёт на маркетплейсе

1. Определите зоны хранения: «Поступление от поставщика», «Готово к отгрузке на площадку», «Возвраты», «Брак/списание».

2. Введите адресное хранение: присвойте полкам и ячейкам уникальные коды, чтобы ускорить комплектацию и инвентаризацию.

3. Стандартизируйте документооборот: для каждой операции оформляйте накладную или акт с датой, ответственным лицом и точным описанием номенклатуры.

4. Используйте маркировку: штрихкоды или RFID-метки снижают количество ошибок при приёмке и отгрузке.

5. Проводите регулярные инвентаризации: сверяйте учётные данные с фактическим наличием не реже одного раза в квартал и обязательно перед массовой отправкой на маркетплейс.

6. Обновляйте остатки в режиме реального времени: работайте с мобильными терминалами сбора данных, чтобы мгновенно фиксировать все передвижения.

7. Синхронизируйте систему учёта с API маркетплейсов (например, через сервис Складолог): это автоматизирует загрузку заказов, отправку статусов и корректировку остатков.

Бухгалтерский учёт при продажах на маркетплейсах
Бухгалтерия базируется на данных товарного учёта, но имеет свои нюансы. Выручку нужно признавать в момент перехода права собственности на товар — обычно это отгрузка со склада площадки или передача курьеру. В расходах указывают: себестоимость реализованных позиций, комиссию сервиса, доставку, плату за хранение, расходы на маркировку, рекламные бюджеты внутри площадки и банковские комиссии. Возвраты корректируются через уменьшение выручки и восстановление запасов по фактической себестоимости. Для оформления операций необходимы: договор оферты, акты оказания услуг маркетплейсу, складские накладные, отчёты из личного кабинета и банковские выписки.

Выбор системы налогообложения
Оптимальный режим зависит от оборотов и структуры расходов:
– УСН «Доходы» (6 %) или «Доходы минус расходы» (15 %). При высоких расходах выгоднее второй вариант.
– НПД (4 % с физлиц, 6 % с юрлиц) подходит для небольших оборотов до 2,4 млн ₽ в год.
– ПСН для маркетплейсов чаще недоступна.

Решение нужно принимать с учётом планируемых доходов, доли затрат и потребности в сотрудниках.

Автоматизация учёта
При больших объёмах ручные таблицы уже не справляются. Современные WMS/ERP-системы позволяют вести номенклатуру, фиксировать операции в реальном времени, синхронизировать остатки с маркетплейсами по API, печатать документы FBS/FBO, управлять несколькими складами и зонами хранения. Интеграция с ТСД сокращает число ошибок при приёмке и отгрузке, а встроенные отчёты дают прозрачную картину по оборачиваемости, прибыли и загрузке площадей. Инвестиции в автоматизацию быстро окупаются за счёт экономии времени и снижения потерь.

Советы по оптимизации учёта
– Проведите ревизию номенклатуры: избавьтесь от дубликатов, унифицируйте артикулы и описания.
– Ужесточите контроль первичных документов: ни одна операция не должна оставаться без оформленного акта.
– Анализируйте причины расхождений после инвентаризаций и корректируйте процессы.
– Максимально используйте API маркетплейсов для автоматической синхронизации остатков и статусов заказов.
– Регулярно делайте ABC-XYZ анализ, чтобы выявить ключевые и проблемные позиции.
– Обучайте персонал работе с учётными системами и распределяйте права доступа, чтобы избежать ошибок и злоупотреблений.
– Поддерживайте резервные копии базы данных.

Тренды в развитии товарного учёта
В ближайшие годы мы увидим ещё более плотную интеграцию учётных решений с маркетплейсами, сервисами ЭДО, банками, Честным ЗНАКом и логистическими платформами. На смену ручным процедурам придут IoT-датчики на складе и RFID-маркировка в реальном времени, а искусственный интеллект будет анализировать продажи, прогнозировать спрос и автоматически рассчитывать оптимальные заказы. Блокчейн-трекер сделает цепочки поставок прозрачными и безошибочными. Всё это позволит предприятиям переходить от статичного учёта к интеллектуальному управлению запасами и финансами в режиме 24/7.

Кто участвует в цепочке
В традиционном дропшиппинг-процессе участвуют три стороны. С одной стороны, это поставщик, производитель или оптовый склад, разрабатывающий продукт, отвечающий за качество, комплектацию, хранение и отгрузку. С другой — покупатель, который выбирает товар на площадке посредника, оплачивает и ожидает доставку. Третья часть — собственно дропшиппер, формирующий ассортимент и описание товаров, устанавливающий конечную цену, настраивающий рекламу и обрабатывающий заявки.

Как работает схема
В основе работы лежит простой алгоритм. Первым делом дропшиппер находит одного или нескольких производителей, заключает с ними договор на услуги посредника и получает доступ к каталогу товаров и прайс-листу. Затем он размещает эти предложения на своём сайте, в социальных сетях или на маркетплейсах, выставляя свою цену. Как только покупатель делает заказ и оплачивает его у посредника, дропшиппер пересылает информацию поставщику и оплачивает его часть суммы. После этого поставщик упаковывает и отправляет товар напрямую клиенту. Разницу между тем, что заплатил покупатель, и ценой поставщика, получает дропшиппер в виде комиссии.

Этапы организации дропшиппинга

Согласование условий с поставщиком. На первом этапе важно выяснить все нюансы: кто отвечает за бракованные позиции, какова стоимость доставки, какие сроки доставки, доступны ли возвраты и как они обрабатываются. После этого оформляется договор или подключается публичная оферта на сайте поставщика.

Подготовка витрины. Посредник создаёт витрину товаров: собственный интернет-магазин, странички в соцсетях или карточки на маркетплейсах. Описание товаров дополняется яркими фотографиями, характеристиками и ценой с учётом наценки.

Продвижение товаров. Чтобы привлечь первых клиентов, дропшиппер запускает рекламные кампании в контекстных и таргетированных сетях, работает с блогерами, размещает посты и статьи, пользуется инструментами email-рассылок. Одновременно он анализирует эффективность каналов и корректирует бюджет.

Оформление и передача заказа. Когда покупатель заполняет форму заказа и оплачивает его посреднику, дропшиппер формирует заявку и отправляет её поставщику в соответствии с договорённым алгоритмом — через личный кабинет, по API или на email.

Доставка. Получив заявку, складской участок поставщика упаковывает товар и передаёт его курьерской службе или в пункт выдачи, зачастую брендированную упаковку оформляют под логотип интернет-магазина дропшиппера.

Приём оплаты и отчётность. В зависимости от договорённости средства могут поступать сначала на счёт посредника, а затем частично перечисляться поставщику, либо напрямую попадать на расчётный счёт склада, а дропшиппер получает свою комиссию в виде отдельного перевода.

Обработка возвратов и рекламаций. В случае отказа покупателя или брака процедура обратной отправки регулируется условиями сотрудничества: иногда возврат идёт прямо на склад дропшиппера, а иногда — обратно поставщику.

Типы дропшиппинга
Выбирая профиль бизнеса, можно сконцентрироваться на одной нише — например, спортивной одежде или электронике — либо предлагать товары из разных категорий. В первом случае проще изучить предпочтения целевой аудитории и быстро реагировать на изменения спроса, но риски зависят от одной отрасли. Второй формат снижает влияние провальных позиций в одной категории, но требует более широкого подхода к рекламе и аналитике. Отдельной модификацией является международный дропшиппинг, когда товары закупаются за рубежом, чаще всего в Китае, и отправляются клиентам напрямую оттуда. Этот вариант даёт широкий ассортимент и низкие закупочные цены, однако требует надёжных логистических партнёров и более длительных сроков доставки.

Плюсы дропшиппинга
Главное преимущество — отсутствие необходимости инвестировать средства в закупки, хранение, упаковку и штат сотрудников. Для старта достаточно минимального бюджета на создание витрины и рекламу. Модель позволяет быстро тестировать новые товары и ниши, поскольку не нужно закладывать расходы на неликвид: если предложение не пользуется спросом, его можно снять без потерь. Кроме того, бизнес полностью управляется онлайн — все коммуникации со складом и с покупателями осуществляются через интернет.

Минусы и риски
Главной уязвимостью дропшиппинга считается полная зависимость от качества работы поставщика. Любая ошибка на его стороне — задержка отгрузки, бракованная упаковка, неверный адрес — отразится на репутации дропшиппера. К тому же высокая конкуренция и ограничения в маржинальности ставят задачу точных расчётов: комиссионные должны перекрывать затраты на рекламу и поддержку сайта. Без собственной торговой марки и лояльной аудитории порой сложно удерживать высокие цены, что снижает среднюю прибыль на единицу товара.

Кому подойдёт модель
Дропшиппинг идеально подходит начинающим предпринимателям, которые хотят войти в онлайн-торговлю с ограниченным капиталом, исследовать рынок и собрать первые отзывы. Опытные селлеры, работающие на маркетплейсах, могут расширить ассортимент без вложений в новые склады. Компании, планирующие масштабирование, используют дропшиппинг для проверки спроса на новые позиции перед закупкой больших партий. Наконец, блогеры и инфлюенсеры с лояльной аудиторией могут открыть онлайн-магазин с товарами под своей рекомендацией без необходимости держать собственный склад.

Пошаговый старт в дропшиппинге

Шаг 1. Регистрация и выбор налогообложения. Вам подойдёт формат ИП на упрощённом режиме — он минимизирует бумажную волокиту и расходы на бухгалтерию.

Шаг 2. Исследование ниши. Проанализируйте популярные категории, определите конкурентные цены, оцените сезонные колебания спроса и потенциальную маржу.

Шаг 3. Поиск поставщиков. Изучите площадки-агрегаторы, такие как AliExpress, Alibaba, специализированные биржи оптовиков или сайты производителей. Уточните условия доставки, сервиса возвратов, наличие брендирования упаковки и возможность доступа к актуальным остаткам.

Шаг 4. Оформление площадки для продаж. Это может быть готовый интернет-магазин на платформе типа Shopify, карточки на маркетплейсах или категории в социальных сетях. Дайте подробное описание товара, позаботьтесь о качественных фото и понятном пути оформления заказа.

Шаг 5. Настройка рекламы и привлечения трафика. Запустите тестовые кампании в таргете и контексте, проанализируйте стоимость лида, работайте с блогерами, инвестируйте в контент-маркетинг и SEO.

Шаг 6. Обработка и контроль заказов. Автоматизируйте передачу заявок поставщику, следите за сроками отправки и актуальностью статуса, поддерживайте связь с клиентом до получения им посылки.

Шаг 7. Мониторинг отзывов и работа с репутацией. Оперативно реагируйте на вопросы и жалобы, анализируйте причины возвратов, поддерживайте высокий уровень удовлетворённости покупателей.

Где продавать дропшиппинг-товары
Вариантов множество: собственный сайт даёт полную свободу действий, но требует инвестиций в разработку и продвижение. Маркетплейсы предлагают готовую аудиторию и инструменты для оформления заказов, но взимают комиссию. Сторонние дропшиппинг-сервисы (Spocket, Oberlo, AliDropship) автоматизируют связь между витриной и поставщиком, упрощая работу, но тоже требуют подписки. Для тестовых продаж подойдут группы и магазины в социальных сетях: это самый бюджетный вариант, хотя и с ограниченными возможностями масштабирования.

Типичные ошибки новичков
Часто предприниматели неправильно оценивают все расходы: забывают заложить затраты на рекламу, поддержку сайта и обработку возвратов, из-за чего прибыль уходит в минус. Без уникального торгового предложения рынку тяжело понять, что отличает ваш магазин от конкурентов. Снижение наценки до минимальной стоимости приводит к убыточным продажам, а починка ценовой политики после демпинга требует времени и усилий. Самая опасная ошибка — соглашаться на сотрудничество с ненадёжным партнёром: проблемы с качеством или логистикой моментально отражаются на рейтинге магазина и доверии клиентов.

Основные выводы
Дропшиппинг — удобная точка входа в e-commerce без крупных вложений. Он освобождает от затрат на склады и логистику, но накладывает ответственность за маркетинг, поддержку клиентов и контроль качества партнёрских операций. Чтобы начать, достаточно зарегистрироваться, выбрать надёжных поставщиков, запустить витрину и протестировать рекламные каналы. При правильной организации дропшиппинг позволяет быстро масштабировать продажи и использовать ресурсы производителя для обслуживания клиентов.