В начале года меня пригласили в молодую компанию,которая занимается проектированием в области судостроения, не только как хорошего специалиста, но и как человека, обладающего знаниями в VBA. И я приняла приглашение, потому что мне было интересно смогу ли я автоматизировать рабочие процессы. Скажу честно- были опасения. что я не оправдаю надежды.
Сейчас я могу сказать, что мне удалось упростить некоторые процессы. Один такой пример я и хочу описать здесь.
Коллектив очень молодой, кто-то еще учится, кто-то сразу после университета устроился. Опыта очень мало, естественно очень много ошибок в части оформления чертежей. И была поставлена передо мной задача- упростить процесс проверки документов, но при этом, чтобы исполнитель понимал в чем ошибка и мог оперативно ее исправить.
С помощью VBA и EXCEL был написан макрос, который помогает начальникам отделов проверять и анализировать выпускаемые чертежи. Этот инструмент не только значительно улучшил контроль за качеством, но и позволил избежать расходов на приобретение дорогостоящих программных продуктов, предназначенных для тех же целей.
1 Проверка чертежа и маркировка ошибок:
В процессе проверки начальники отделов могут с помощью макроса вставлять в чертёж специальные блоки с уникальными шифрами ошибок.
Эти блоки вставляются в те места, где были обнаружены ошибки.
Блоки содержат:
-шифр ошибки
-раздел, к которому относится данная ошибка
-«описание ошибки» в случае, если необходимо дополнительное разъяснение.
На поле чертежа Вставляется расшифровка ошибок.
Это помогает исполнителю сразу видеть, что именно необходимо исправить, и ускоряет процесс внесения корректировок
Чертеж со вставленными блоками-ошибок
2 Классификация ошибок по шифрам:
Шифры классифицируют ошибки по типам (например, ошибка в размерах, неверные обозначения или нарушение стандартов). Это позволяет исполнителю без дополнительных пояснений разобраться в проблеме, а начальникам отделов стандартизировать процесс обнаружения ошибок и их фиксации.
Список с расшифровкой ошибок
Стоит отметить, что данный список ошибок формируется в процессе проверки чертежей. Такой чек-лист дает полную картину какие ошибки встречаются.
3 Автоматическое сохранение данных и формирование отчетов:
Макрос не только помогает обнаруживать ошибки, но и собирает информацию обо всех найденных проблемах. Эти данные автоматически передаются в базу данных, что позволяет руководителям формировать отчёты и статистику по работе отдела. В конце каждого месяца на основе собранных данных можно легко увидеть количество ошибок, их типы и места возникновения.
Пример БД ошибок в выпускаемых чертежах
Формирование статистики для анализа работы отдела:
Один из ключевых аспектов работы макроса — это возможность формирования статистики по выпущенным чертежам. Руководители могут анализировать, какие типы ошибок встречаются чаще всего, и принимать меры для их предотвращения в будущем. Это также помогает оценить качество работы сотрудников и выявить области, требующие дополнительного контроля или обучения.
Пример Дашборда по ошибкам
Преимущества для молодой компании
Этот макрос был внедрён в компанию, которая активно развивается и стремится к оптимизации процессов. О важно находить решения, которые помогают сэкономить средства, не жертвуя качеством. Разработка собственного инструмента на базе VBA для Excel оказалась гораздо более экономичным вариантом, чем приобретение дорогостоящих программных продуктов, направленных на те же цели.
Если тема будет интересна- буду выкладывать свой опыт
