Канбан-доска — один из самых простых и универсальных инструментов для организации процессов. Она помогает разложить по полочкам рабочие и личные заботы.

В этой статье — 21 способ, как использовать канбан-доску: для планирования рабочих и командных задач, ведения личных дел, семейных развлечений и подготовки к апокалипсису.

Поехали!

1. OKR-доска

OKR (Objectives and Key Results) — методика постановки целей, в которой фокус смещается с выполнения задач на достижение результата.

Objective формулируется как ясная и мотивирующая цель. Key Results — это измеримые показатели, по которым видно, продвинулись ли мы к этой цели.

Такой подход помогает командам и специалистам сосредоточиться на главном и отслеживать реальный прогресс. И главное — обсуждать можно именно результат (например, «стало ли быстрее?»), а не процесс («сколько тикетов закрыли»).

И да, постановку целей по OKR можно отразить на доске.

Как устроена доска:

• Колонки — это мотивирующие цели (Objectives).

• Карточки внутри — ключевые результаты (Key Results) с цифрами и сроками. В карточках фиксируют прогресс, ответственных и инициативы — действия, которые должны привести к результату.

Когда пригодится: в ситуациях, где нужно обсуждать именно результат, а не количество задач. Условно — стало ли быстрее, удобнее, стабильнее.

Пример доски:

Показываем примеры в системе управления проектами YouGile, но сама логика работает в любом таск-трекере с канбан-досками — здесь важен подход, а не конкретный инструмент.

2. GTD

GTD (Getting Things Done) помогает разгрузить голову и зафиксировать все идеи в одном месте. Канбан здесь хорошо работает, потому что сразу видно, что требует действия, а что можно отложить.

Главные принципы GTD:

• Собери всё — любые задачи, идеи, напоминания сразу фиксируй в одном месте.

• Обработай — реши, что это: действие, проект или просто заметка «на потом».

• Организуй — разложи задачи по категориям: что делать прямо сейчас, что отложить, что делегировать.

• Делай — работай по спискам, а не хаотично.

• Регулярно пересматривай — раз в неделю смотри, что актуально, что можно убрать или завершить.

Какие есть колонки:

• Входящие — всё, что приходит из головы или извне.

• Проекты — крупные задачи из нескольких шагов.

• Следующие действия — конкретные шаги, которые можно сделать прямо сейчас.

• Ожидание — задачи, зависящие от других.

• Когда-нибудь / Возможно — идеи «на потом».

• Готово — завершённые дела.

Проекты обычно ведут отдельными карточками, а в «Следующие действия» выносят только ближайший шаг — так фокус не теряется.

Когда пригодится: если задач много, они разноплановые и постоянно переключают внимание.

Пример доски в YouGile:

3. Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который помогает отличать действительно важные задачи от срочной текучки.

Какие есть колонки:

• важные и срочные дела;

• важные, но не срочные;

• срочные, но не важные;

• не важные и не срочные.

Такое визуальное распределение сразу показывает перекосы — например, если колонка со срочной, но не важной работой постоянно переполнена.

Зачем использовать: помогает сохранять фокус на задачах, которые влияют на результат, а не просто «горят».

Пример доски:

4. Командная и личная ретроспектива

Нужна, чтобы разобраться, что сработало, что нет и почему так вышло. Это полезно как для команды после спринта или проекта, так и для личного анализа.

Как устроена
Классический вариант состоит из таких колонок:

• Сохраняем — практики, которые стоит продолжать.

• Меняем — зоны для улучшений.

• Прекращаем — то, что не даёт ценности.

Карточки — это конкретные практики. Они остаются после встречи, их можно группировать, обсуждать повторно и превращать в задачи.

Зачем использовать: чтобы не терять инсайты после разговоров и постепенно улучшать процессы.

Пример доски в YouGile:

5. Планирование встреч

Календарь показывает, когда встреча была, но не хранит её содержание. Канбан-доска для планирования закрывает этот разрыв: повестка, материалы и итоги остаются в одном месте.

Какие есть колонки:

• Нужно встретиться.

• Назначено.

• Подготовка.

• Встреча состоялась.

• Итоги / follow-up.

Каждая встреча — отдельная карточка с участниками, ссылками, файлами и договорённостями.

Кому и когда подходит: руководителям, HR, продажам и всем, у кого много встреч и важно фиксировать решения, а не просто созваниваться.

Пример доски:

6. Мозговой штурм

Канбан-доска подходит для мозговых штурмов, когда важно не просто собрать идеи, а сохранить их и постепенно довести до реализации. Так предложения не теряются в чатах и заметках, а остаются в общем рабочем пространстве.

Какие есть колонки:

• Сбор идей — всё, что приходит в голову, без фильтра и оценки.

• Отобранные — идеи, которые решили обсудить подробнее.

• Доработка — уточнение деталей, оценка усилий и пользы.

• Тест / прототип — проверка идеи на практике.

• Готово — реализованные практики.

Карточки отображают идеи. Здесь удобно хранить описание, ссылки на референсы, комментарии и договорённости.

Зачем использовать: чтобы превратить брейншторм из разового обсуждения в регулярный процесс с понятным результатом.

Пример доски:

7. База знаний

Когда инструкции и полезные материалы разбросаны по папкам и документам, они быстро устаревают и их сложно найти. Канбан-доска позволяет собирать всё в одном месте и поддерживать порядок без отдельной системы знаний.

Какие есть колонки:

• Процессы — договорённости по работе, описание практик и правил.

• Инструменты — гайды и инструкции по сервисам, которыми пользуется команда.

• Регламенты — внутренние правила и политики.

• FAQ — ответы на типовые вопросы.

• Архив — устаревшие материалы, которые ещё могут пригодиться.

Карточки — это инструкции, ссылки и файлы, которые легко обновлять и обсуждать.

Кому подходит: небольшим командам, которым важно быстро находить актуальную информацию и не держать всё в голове.

Пример доски:

8. Карта рисков

Риски в проектах часто фиксируют формально и быстро про них забывают. Так что в этом случае канбан-доска помогает сохранять возможные проблемы в поле зрения и работать с ними так же регулярно, как с задачами.

Какие есть колонки:

• Возможные риски — потенциальные проблемы с описанием и оценкой серьёзности.

• План действий — шаги, которые помогут снизить вероятность риска или его последствия.

• В работе — меры, которые уже выполняются.

• Закрыто — риски, которые больше не актуальны или успешно устранены.

В карточках обычно указывают тип риска, вероятность, влияние на проект и ответственного.

Зачем нужна доска: чтобы заранее видеть слабые места проекта и не реагировать на проблемы в последний момент.

Пример доски в YouGile:

9. Онбординг

Подготовка нового сотрудника часто выглядит хаотично: её подают в наборе писем, устных объяснений и разрозненных документов. Канбан-доска собирает все шаги онбординга в одном месте и делает процесс прозрачным.

Какие есть колонки:

• До начала работы — подготовка доступов, техники и документов.

• Первый день — вводные материалы и знакомство с командой.

• Первая неделя — первые задачи и базовые инструкции.

• Первый месяц — работа с наставником и сбор обратной связи.

• Полезные материалы — ссылки и документы, к которым можно возвращаться.

Карточки содержат инструкции, ссылки и задания, а прогресс видно сразу.

Что делает доска: упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает нагрузку на команду.

Пример доски:

10. Дорожная карта продукта

Канбан-доска с роадмапом, или дорожной картой, удобна для отображения развития продукта на уровне крупных инициатив, а не отдельных задач. Она помогает показать направление движения и текущие приоритеты.

Какие есть колонки:

• Now — инициативы, над которыми команда работает прямо сейчас.

• Next — проекты, которые пойдут следующими.

• Later — планы на будущее без жёстких сроков.

В карточках фиксируют сами инициативы и ожидаемый эффект.

Кому подходит: продуктовым командам и стартапам, где приоритеты могут быстро меняться и важна общая картина.

Пример доски:

11. Улучшение продукта на основе обратной связи

Канбан-доска помогает выстроить понятный процесс работы с обратной связью — от первого сигнала до внедрения изменений.

Примерные колонки для доски:

• Собрано — все входящие идеи, замечания и жалобы.

• На рассмотрении — оценка полезности, приоритета и затрат.

• Принято в работу — решения, которые одобрены.

• В процессе — работа над изменениями.

• Реализовано — внедрённые улучшения.

В карточках фиксируют источник фидбэка, описание проблемы и приоритет.

Зачем нужна: чтобы системно работать с отзывами и не терять ценные идеи пользователей.

Пример доски в YouGile:

12. Планирование мероприятий

Канбан-доска помогает держать под контролем подготовку мероприятий — от небольшой встречи до крупного события. Все этапы и договорённости находятся в одном месте, и видно, что уже сделано, а что ещё предстоит.

Какие есть колонки:

• Идеи — продумывание формата мероприятия, цели участия, примерного бюджета.

• Согласование — утверждение деталей с руководством или заказчиком.

• Подготовка — основная работа: задачи, подрядчики, материалы, брифы.

• Проведено — мероприятие состоялось.

• Архив — отчёты, фото и заметки о том, что сработало, а что можно улучшить.

Карточки — это конкретные этапы. Их удобно дополнять чек-листами, файлами и комментариями.

Кому подходит: организаторам ивентов и командам, которым важно не упускать детали на этапе подготовки.

Пример доски:

13. Запуск нового продукта или услуги

Канбан-доска помогает управлять запуском продукта или услуги, не теряя из виду все ключевые этапы — от идеи до первых результатов после релиза.

Какие есть колонки:

• Идея и исследование — анализ рынка, аудитории и конкурентов.

• Разработка — прототипирование, тестирование, упаковка.

• Подготовка к запуску — маркетинговые материалы и коммуникации.

• Запуск — продажи, реклама, PR.

• Пост-запуск — сбор обратной связи, доработки и масштабирование.

Карточки внутри этапов помогают видеть прогресс и связаны с рабочими досками команд.

Кому подойдёт: кросс-функциональным командам, которые отвечают за запуск и хотят держать общую картину на одной доске.

Пример доски:

14. Обучение и развитие

Когда обучение идёт параллельно с работой, его легко откладывать и терять из виду. Канбан-доска помогает разбить цель на понятные шаги и видеть реальный прогресс.

Какие есть колонки:

• Запланировано — курсы, темы и навыки, которые хочется освоить.

• В процессе — то, над чем идёт работа прямо сейчас.

• Повторить — материалы, к которым нужно вернуться для закрепления.

• Сделано — завершённые шаги и этапы обучения.

Карточки обычно содержат не отдельные задания, а крупные блоки: пройти курс, разобрать тему, попрактиковаться.

Зачем использовать: чтобы структурировать обучение и не бросать его на полпути.

Пример доски:

15. Подготовка к поездке

Перед поездкой быстро накапливаются десятки мелочей: билеты, брони, вещи, планы. Канбан-доска помогает ничего не забыть и разложить подготовку по этапам.

Какие есть колонки:

• До отъезда — билеты, страховка, сбор вещей, документы.

• Сделано — всё, что уже подготовлено.

• На месте — планы на поездку: маршруты, встречи, покупки.

• По возвращении — дела после поездки.

В карточках удобно хранить ссылки на брони, адреса и чек-листы.

Кому подходит: всем, кто не любит вспоминать о важных мелочах в последний момент.

Пример доски в YouGile:

16. Картотека книг и фильмов

Рекомендации часто теряются в заметках и скриншотах, а в свободное время всё равно непонятно, что выбрать. Канбан-доска помогает собрать список в одном месте и спокойно вести очередь.

Какие есть колонки:

• Книги — всё, что хочется прочитать.

• Фильмы и сериалы — список для просмотра.

• Выбрано — то, что решили взять в ближайшее время.

• Прочитано / просмотрено — завершённые позиции с короткими заметками.

Так проще планировать чтение и просмотр и не возвращаться к одним и тем же спискам.

Кому нужна: тем, у кого постоянно копятся рекомендации «на потом».

Пример доски:

17. Идеи подарков

Перед праздниками часто приходится в спешке вспоминать, что подарить и кому. Канбан-доска превращает это в аккуратный и наглядный список.

Какие есть колонки:

• Каждая колонка — отдельный человек.

• Карточки — идеи подарков с ссылками, ценами и пометками.

• Куплено / подарено — отмеченные или перенесённые идеи.

Так сразу видно, у кого список уже есть, а где ещё пусто.

Зачем использовать: чтобы заранее продумывать подарки и не повторяться из года в год.

Пример доски в YouGile:

18. Свидания

Даже в таком непредсказуемом процессе, как знакомства, иногда хочется немного порядка. Канбан-доска помогает фиксировать этапы общения и свои впечатления.

Какие есть колонки:

• Познакомились — карточки с именами и первыми заметками.

• Переписка / созвон — текущее общение.

• Встреча — назначенные или прошедшие встречи.

• Совпали — если ритм и ожидания совпали.

• Не сошлось — если стало понятно, что дальше не по пути.

Карточки можно дополнять тегами и личными заметками.

Кому подходит: тем, кто относится к знакомствам спокойно и хочет ясности без лишней драмы.

Пример доски:

19. Осознанные покупки

Импульсивные покупки часто оказываются ненужными. Канбан-доска здесь работает как пауза между желанием и действием.

Какие есть колонки:

• Хочу — всё, что внезапно приглянулось.

• Подумаю ещё — вещи, с которыми стоит пожить пару дней.

• Покупаю — осознанно выбранные покупки.

• Радуюсь / зря — итог спустя время.

Так проще отделить реальные желания от минутных импульсов.

Зачем использовать: чтобы тратить деньги осознаннее и меньше разочаровываться в покупках.

20. Развлечения для компании

Когда собирается компания, идеи часто появляются в последний момент. Канбан-доска помогает заранее собрать варианты и выбрать лучший.

Какие есть колонки:

• Идеи — фильмы, места, активности.

• Голосуем — варианты для выбора перед встречей.

• Запланировано — выбранные события с датой и временем.

• Сходили — прошедшие встречи с впечатлениями и фото.

• Архив топов — лучшие события за период.

С этой доской проще договариваться и не тратить время на споры.

Кому подходит: друзьям, семьям и рабочим командам.

Пример доски:

21. Апокалипсис-канбан

Эту доску можно воспринимать с иронией, но по той же логике удобно готовиться к походу, фестивалю или длительной поездке. Главное — ничего не забыть и распределить ответственность.

Какие есть колонки:

• Вода — всё для питья и очистки воды.

• Еда — запасы и продукты с долгим сроком хранения.

• Энергия и связь — фонари, пауэрбанки, батарейки.

• Документы и деньги — копии документов и наличные.

• Развлечения — игры, книги, музыка.

Карточки отражают предметы, которые нужно купить или уже собраны.

Кому подходит: тем, кто любит быть готовым к неожиданностям.

А какие бы доски вы сделали? Делитесь идеями в комментариях.

Система управления проектами YouGile полностью бесплатна для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.

Суть обмана: — Сначала бесплатный вебинар с яркими обещаниями. — Потом требуют оплатить «обучающий курс» (3 000–10 000 ₽). — В итоге дают инструкцию по бесплатным нейросетям (Гигачат, Шедеврум) и просят привлекать новых «учеников» — это реферальная пирамида.

Нейро мультики сами по себе — просто короткие ролики. Они НЕ приносят доход без большой аудитории. Никакая «секретная система» этого не изменит.

✅ Как защититься: — Никогда не платите за «доступ к заработку». — Настоящие нейросети бесплатны и не требуют обучения за деньги. — Если обещают «пассивный доход без усилий» — это 100% обман.

Берегите свои деньги. Особенно сейчас, когда мошенники целенаправленно атакуют пенсионеров «удобными онлайн-схемами».

Поделитесь этим постом — возможно, спасёте кого-то от потери сбережений. 💙

В 18:45 ко мне подошла HR с планшетом и спросила, что я сегодня сделал. Это был уже третий допрос за день, чтобы доказать, что я не просто грею стул перед монитором. Это зарисовка из одной небезызвестной компании, где я работал.

Став проджектом, я первым делом решил выжечь подобный идиотизм и поискать ему достойные замены.

Дисклеймер: эту статью написал для YouGile проджект-менеджер из IT. По понятным причинам имена не раскрываем.

Самые абсурдные формы отчётности, которые я видел

Истории про отчёты — отдельный жанр офисного фольклора. Ниже — самые трешовые форматы, с которыми сталкивались мои знакомые или я сам.

Таблицы с отчётами

Формат был простой и жёсткий: в эксель-таблице на день стояли часы с 9:00 до 18:00. В каждой ячейке нужно было указать, чем ты занимался в этот час. Например: «11:00 — созвон», «12:00 — планёрка». Пустых ячеек быть не могло.

Чтобы никто не забывал, по офису каждые пару часов ходили HR или стажёр. Останавливали прямо за столом: «Чем сейчас занимаетесь? Занесите в таблицу». Если не заполнил, к концу дня напоминали о табличке снова, пока не внесёшь все часы.

Вот как отзывался бывший коллега об этой практике.

Чем заменить. Эксель тут не нужен — эту же задачу решают обычные отчёты в таск-трекере. Они показывают реальную и живую работу, а не часы выработки «для галочки».

Например, в YouGile для этого есть сводки — подборки задач из разных проектов по заданным условиям, они дают общую картину без ручных отчётов.

Отчетные зумы всей команды

По пятницам весь отдел из 30 человек собирался в зуме «чтобы быть в одном инфополе». Каждый по очереди рассказывал, что делал всю неделю. К середине списка остальные уже с трудом вспоминали, о чём шла речь, а большая часть задач была интересна только их авторам.

По факту это был многочасовой отчёт, который ни на что не влиял.

Чем заменить:

• Короткими регулярными созвонами внутри команд — на 15–30 минут, чтобы пройтись по задачам и решить организационные вопросы.

• И редкими демо для других отделов: раз в месяц, с подготовленным планом и разговором про результат, а не про процесс.

Видеодневники

В одной компании раз в неделю нужно было записывать кружок в общий чат с названием «Чего я достиг». Я записал штук 16 видео, но уверен — никто их так и не посмотрел.

Бедные джуны, которые ещё со скрипом проходили онбординг, старались говорить серьёзно. Лиды откровенно стебались.

Чем заменить. One-to-one встречами — именно тут уместно рассказать о планах и достижениях. В личном разговоре сотрудник может донести, что нового понял, что вызывает трудности или беспокойство.

Стихийные срочные отчеты

Это отдельная категория — отчёт, который появляется внезапно. Например, фаундеру показалось, что ты слишком долго сидишь с кофе, и он тут же просит расписать, чем ты занимался всю неделю и какие показатели эффективности можешь показать. Совсем как в истории с форума:

В таких ситуациях отчёт не про работу, а про демонстрацию лояльности и подчинения.

Чем заменить. Ничем, искоренить эту неадекватную практику. Если у человека появляется ощущение, что ему не доверяют, это хуже любого формата отчётности.

Квартальные отчеты

По рассказам знакомых, в крупных компаниях квартальный отчёт часто превращается в главный продукт команды. Его начинают «писать» за месяц до дедлайна, ведь именно от него зависят премии, бюджеты и отношение руководства.

Чем заменить. Операционку по конкретным сотрудникам проще выгрузить из трекера. Например, в YouGile формируются автоматически — там видно, что нового за последний месяц, сколько задач закрыто, где просрочки и какие проекты зависли.

А вот для руководителей квартальный отчёт должен держаться на заранее заданных KPI, которые влияют на стратегию. Выглядит это так:
— цель;
— что сделано;
— что не получилось и почему;
— планы на следующий квартал.

P.S. В госкомпаниях это, как правило, не работает — там своя специфика.

Чаты с фоллоуапами

В одной веб-студии каждый день начинался статус-апдейтами, ими же заканчивался. Всё бы ничего, только многие задачи тянулись по нескольку дней или недель. Получается, каждый раз пишешь одно и то же.

И формально это были не «отчёты», а инструмент синхронизации. На деле нас так пытались контролировать. Шеф по вечерам проходил и пролайкивал все сообщения, которые мы высасывали из пальца. Один умник как-то написал «Пил пиво на созвоне с клиентом», так никто этого не заметил.

Чем заменить. Канбан-доской, она не заставляет выдумывать отчётность и сама по себе выполняет роль фоллоуапа. Видно, какие задачи заведены, кто за них отвечает и что сейчас в работе.

Правило простое: сначала смотрим данные в системе, и только если они поднимают вопросы — идём уточнять у людей.

Слежка и отчёт после каждого шага

Коллега рассказывал, что в некоторых стартапах требуют скрины экрана, чтобы фаундер видел, что ты честно сидишь над кодом.

В другой истории, уже из продаж, менеджеру звонили сразу после ухода клиента и требовали отчитаться по диалогу — камеры в зале фиксировали всё.

По сути в обоих примерах один и тот же подход: недоверие, замаскированное под контроль. Сотрудник работает не на результат, а на то, чтобы постоянно доказывать свою полезность.

Чем заменить. Ничем. Это чистый микроменеджмент, от него нужно избавляться.

Если есть вопросы к качеству работы, их разбирают отдельно: с кейсами, обратной связью, дообучением. Это всё инструменты развития, а не слежки.

Почему отчёты часто работают против команды

На примерах выше можно было бы и остановиться, но за всеми этими форматами стоят типовые управленческие ошибки. Я выделяю две основные.

Ошибка 1. Любые инструменты планирования превращают в отчёты и сводят к тупому контролю

Отчётов становится слишком много. Каждый из них — отдельная когнитивная нагрузка: вспомнить, сформулировать, оформить, потом ещё разобрать комментарии. Время уходит не на работу, а на обслуживание контроля.

Отчёты начинают подменять собой результат. У моего знакомого менеджера по продажам ключевым показателем считалось количество звонков, а не количество сделок. То есть он мог закрыть план по продажам, но в отчётах оставался «слабым сотрудником», потому что обзвонил только половину клиентской базы.

Если метрики подстраиваются под контроль ради контроля, люди учатся работать «на форму», а не на смысл.

Как итог — отчёты превращаются в ритуал. Их заполняют «ради галочки«, потому что они ничего не меняют. Это прямой путь к усталости и выгоранию.

Ошибка 2. Менеджеры пытаются с помощью отчётов, которые для этого не годятся, добиться прозрачности и эффективности

Из-за этого отчётность не отражает вклад сотрудников. Она должна отличаться для разных грейдов. Джунам важно фиксировать процесс обучения, мидлам — выполнение задач, руководителям — результат команды. На практике топ-менеджеры выбирают одинаковые для всех отчёты и думают, что теперь-то у них сложится единая картина по компании.

Возвращаемся к примеру с экселем — нет пользы от того, что и джуны, и тимлиды тупо фиксируют свои задачи. Они просто тратят своё рабочее время на никому не нужные таблицы.

Отчёты «для галочки» превращаются в свалку данных. Кажется, что если собрать как можно больше информации, будет меньше рисков. На самом деле эта практика скатывается либо в бюрократию, либо в имитацию деятельности.

Компании заменяют отчётами работу с культурой. Так команды просто закрываю глаза на реальные проблемы. Вместо договорённостей, обратной связи и решения конфликтов вводят новую форму. Проблема остаётся, отчёт — появляется.

Вместо вывода

Отчёты сами по себе не зло. Зло — когда ими пытаются заменить доверие и нормальное управление. Хорошая отчётность даёт прозрачность и помогает принимать решения. Плохая — превращает работу в бесконечное доказательство того, что ты не бездельничаешь.

А что вы думаете про отчёты? Писали рассказы о том, как провели рабочий день?