В далеком 2017-2018 годах заявки шли по почте, складской учёт начинался с тетрадки, а с ростом объёмов ручной процесс перестал справляться. Переломным моментом стала работа с Лахта Центром в Санкт-Петербурге. Вместе с этим проектом кратно выросли объемы материалов, количество складов, заявок и людей, которые участвовали в снабжении.

В статье про то, как мы прошли путь от ручного управления закупками до единого цифрового контура снабжения и что изменилось лично для меня.

Как все начиналось: склад на 30 м² и один закупщик

На самом старте у нас фактически не было отдельного склада. Закупали материалы на производственной площадке. В цеху просто был огорожен участок примерно на 30 квадратных метров, несколько стеллажей и тетрадочка: записывали, что пришло и что ушло.

Закупщиков тогда тоже не было. Производство отправляло заявки по почте или самостоятельно покупало необходимые материалы, за снабжение отвечал один заведующий и прорабы напрямую.

Проект, который все изменил

Все начало меняться с приходом крупных проектов. Самый большой толчок к развитию дал нам Лахта Центр в Санкт-Петербурге в 2018 году. Наша компания делала там все, что связано с инженеркой и освещением: освещение башни, атриума, ландшафтное освещение и другие решения.

Проект развивался, и объемы материалов тоже росли. Маленького участка в производственном цеху быстро стало недостаточно, поэтому у нас появился отдельный склад площадью 500 квадратных метров. А спустя год понадобился уже склад на 3000 квадратных метров — только для производственных целей на Лахте. Параллельно появлялись новые объекты, и складскую инфраструктуру нужно было оптимизировать дальше.

Команда тоже сильно увеличилась. Сначала материалы принимал и выдавал один человек. Потом объектов стало больше, мы открыли под них склады — на каждом работало по 2–3 кладовщика, суммарно около 25 человек по всей стране, появился централизованный отдел снабжения на пять человек.

Компания росла не только по выручке и количеству проектов. Вместе с этим развивалась вся внутренняя инфраструктура: склады, снабжение, количество людей, которые создавали заявки, и объем информации, которую нужно обрабатывать.

Почему согласование заявок «вручную» перестало работать

Пока проектов было мало, производство отправляло письмо со счетом, директор смотрел его и согласовывал. На крупные объекты материалы часто закупали большими партиями: они приходили на склад по более выгодной оптовой цене, а уже потом распределялись.

С ростом появилось сразу несколько проблем.

Сложно уследить за каждой конкретной заявкой. Что уже согласовано, что нужно оплатить, какие материалы закупили и на какой объект они пойдут. Стало физически невозможно держать все это в голове и переписках.

Рабочая документация постоянно меняется. Команда приезжает на площадку, изучает фронт работ и формирует заявки.

Прораб может взять всю спецификацию и отправить ее одной заявкой. Но дальше начинается диалог со снабжением: что нужно купить сейчас, что можно отложить, какие позиции действительно нужны на ближайшем этапе, а какие пока будут только занимать место на складе.

Заявку приходится делить. В процессе согласования у одного объекта появляется несколько версий спецификации. Нам нужно постоянно сопоставлять изменения между всеми версиями и следить, чтобы закупки соответствовали актуальной документации. Это специфика работы со сложными электромонтажными проектами.

Как мы выстраивали единый контур снабжения

Если у тебя 30 человек в штате и один закупщик, еще можно как-то справляться с задачами вручную. Но со временем счета начинают просто физически теряться в потоке информации.

В 2018 году у нас появился централизованный отдел закупок из пяти человек. А уже в 2019 заявки создавало 30–40 сотрудников, появлялись объекты в разных регионах: Петербург, Новгород, Москва, Балаково. На одном территориальном объекте могло быть до 20 проектов со своими бюджетами, а на небольших объектах — по пять-шесть договоров.

Уже на старте активного роста перед нами стояла задача связать заявки и счета с разных объектов в централизованный процесс. Наш активный рост совпал с ростом другой компании из Санкт-Петербурга - «Синтеки» и нужный на тот момент функционал был презентован очень кстати - мы сразу нашли общий язык.

Решение по оценке КП пришло быстро: посчитали стоимость годовой подписки и сравнили ее с зарплатой одного сотрудника, который делал бы то же самое вручную. Все вопросы отпали.

Первым делом выстроили все по проектам. Для нас это была одна из самых важных вещей - снабжение в разрезе проектов ведет за собой учет распределения затрат. Выстроили в привязке к номенклатурным группам 1С - очень удобно и бизнесу и бухгалтерии.

Выстроили связь между заявкой и счетом. Заявка на проект проходит через централизованный отдел снабжения, на ее основании появляется счет, дальше он проходит согласование и уходит в оплату. Так появились понятные маршруты и по заявкам, и по счетам.

Постепенно приучили руководителя к этому процессу. Если раньше сотрудник мог написать: «Согласуй, срочно, вчера все сгорело», то теперь он просто отправлял ссылку на заявку. Директор открывал заявку и согласовывал ее уже внутри системы.

Конечно, человеческий фактор никуда не исчез. После согласования возникала очередь счетов на оплату, и директор вручную расставлял приоритеты. Иногда появлялась дополнительная суета: счет вроде поставлен в оплату, но еще не оплачен.

Привели в порядок справочники стройматериалов, оборудования и услуг. Мы активно использовали справочники и также привели их в соответствие с 1С. Благодаря этому склад бился с закупками, а сами закупки можно было посмотреть по группам товаров.

На больших объемах это уже не просто удобство. Например, пропустить двойную закупку и купить лишнюю катушку кабеля — это уже три миллиона рублей. Система помогала избегать таких ошибок и быстро находить нужную информацию: что закупали, в каком объеме и по какой категории.

Научились работать с меняющейся документацией. В «Синтеке» мы столкнулись с ситуацией, когда бюджет очевидно перестал соответствовать спецификации. Попросили добавить в систему привычные для нас столбцы: единицы измерения, штуки, наименования, примечания и другие данные. Когда их сделали, сотрудникам стало гораздо проще понимать, какая позиция чему соответствует и как ее нужно оформлять.

Для нас это было важно, потому что в нашей компании проектируют решения одни, строят другие, а согласовывают третьи. Если проектировщик внес изменение в спецификацию, оно должно пройти дальше по всей цепочке — от рабочей документации до заявки и закупки. Иначе возникает огромное количество ручной работы.

Что изменилось с переходом на цифровое снабжение

Если посмотреть на весь путь целиком, для нас цифровизация стала не отдельным проектом, а следствием роста компании. Когда был один небольшой склад, один человек отвечал за материалы, а заявки приходили по почте, многое действительно можно было держать в голове. Но вместе с Лахтой выросло количество объектов, складов, сотрудников, заявок, счетов и регионов. Старая схема просто перестала выдерживать такой объем.

Три вещи изменились сильнее всего:

1. Закупщики получили инструмент, без которого, по их словам, они уже просто не могли работать.

2. Заявка, счет, согласование и оплата выстроились в единый маршрут — информацию больше не нужно было искать по почтам и файлам.

3. Появилась возможность быстро посмотреть закупки по конкретному объекту и категории — это помогало избегать дублирования и лишних остатков на складах.

Для меня основной эффект был именно в порядке. Когда у тебя десятки проектов и сотрудников, разбирать все письма вручную нереально. Для этого нужен отдельный специалист в штате.

При этом сама по себе система не решит все проблемы. Если информация хранится неаккуратно, сотрудники не проставляют статусы и не согласовывают заявки в срок, цифровизация ничего не даст. Основной фактор успеха — это люди, которые внедряют продукт внутри компании.

Главный вывод для меня такой: если ты умеешь строить, то построишь и с бумажками, и с карточками, и с деревянной картотекой с ячейками, и с блокнотом, и с Excel. Но когда объемы растут, порядок становится необходимостью для развития компании.

Поделитесь в комментариях, с какого момента ответы на вопросы о закупках перестали быстрой находиться в почте?