stepancheltsov

Стараюсь брать даже ненужные справки, если возможно, складывать их период за периодом в папку, чтобы потом можно было предъявить их.

И стараюсь давать своим ребятам нужные им справки в любых количествах и формулировках, чтобы у них был этот архив. А так же, у них есть папка на сервере, где они все свои рабочие документы легко берут или найдут после запроса: заявления, приказы, справки, выписки и т.п.

Однажды видел договор, который можно было расторгнуть только через суд, а выплаты по нему причитались только после завершения контракта.

Из одной такой предпосылки, начинаем этапы работы:

1. Создаем шаблон и заполняемые поля, которые будут подтягивать значения в файл;

2. Запрещаем любые шаблоны на компах;

   1. А может даже внедряем корпоративное облако, чтобы файлов рабочих вообще не было на компе, только в синхронизированной с облаком папке;

3. Любые правки вносит только юрист, бесполезно править файлы и "забывать" режим комментирования;

4. Юрист генерирует файлы только из учетной системы по кнопочкам;

5. Только юрист передает договор на подписание руководству / ЭДО;

6. Интегратор дорабатывает генерацию файлов, пока юрист не будет доволен.

Пример №2.

Руководитель отдела производства устал проверять, как его менеджеры копируют и вставляют значения в поля Информационной системы из писем продажников "Про новых клиентов". Постоянно идут ошибки от продажников, тратится время на "мартышкин труд", скорость запуска проектов падает, люди откладывают эту работу или просят ассистента для копипасты.

Ассистент копипастит, а когда идет в отпуск, надо нанимать второго копипастера

Этапы работы для интегратора:

1. Смотрим, как шлют письма продажники;

2. Если там копипаст, то даем им настроенную форму Яндекса или Гугла с полями для заполнения;

3. Полученные данные кидаем на вебхук учетной системы;

4. Все значения раскладываем по полям:

   1. Контрагенту => реквизиты и подписантов, участников сделки и их роли на проекте;

   2. Сделке => Список услуг/товаров, цены, суммы, сроки, прочее;

   3. Менеджеру => Доп.специфику, файлы, ссылки, и прочие "бантики";

5. Строим воронку развития заявки по канбану стадий;

6. Настраиваем подключение автоматики, чтобы подтягивать данные по ИНН и т.п.;

7. Настраиваем равномерное распределение заявок по менеджерам отдела производства;

8. Обвешиваем сценариями контроля для качества и аудита у руководства;

9. Шаблонизируем вопросы и уточнения;

10. Подключаем YandexGPT для причесывания формулировок;

11. Пишем инструкции, всех обучаем, проверяем усвоенность знаний;

12. Следим, подкручиваем, учим, ищем новую усталость.

Можно же заранее все автоматизировать

Можно. Мы такое делали много раз, и получалось много неприятного:

1. Сотрудники попадают на "космический корабль", где все само, много нового и непонятного;

   1. Они не понимают объем нового,

   2. Тратят время на изучение или забивают на новую систему;

   3. Саботируют работу, подсиживают коллег и/или руководство;

   4. Увольняются;

2. Люди думают, что их хотят уволить, и сопротивляются;

3. Люди не понимают, зачем что-то менять, нормально же было. Они не устали, а адаптировались.

Отдельная проблема отличить лентяев от тягловых лошадей

Люди, которые ленивые и имитирующие работу, найдут миллион причин не пользоваться;

Люди, которые тянут работу за троих, просто проклянут все: им теперь еще больше работы, а у них итак все горит.

Их доводы будут похожи, но без погружения в нюансы, можно случайно задавить рабочих лошадок и увлечься интересами лентяев. А надо наоборот.

Пример про одну сеть ресторанов в Крыму

Мы взяли все регламенты, что были в компании. Полностью под ключ автоматизировали все, что было со всем документооборотом. Создали инструкции, скринкасты, создали план обучения. Заказчик был счастлив, а народ сказал, что уволятся одним днем все вместе.

Зашли на второй круг, упростили, надизайнили, с каждым отдельно поговорили. Заказчик надеялся, что прокатит. А народ сказал, что не надо к ним, как к тупым относиться.

Переделали на третий этап — одни чаты и автоматика распознавания диалогов, весь космический корабль выше получал данные от анализа, ассистенты следили за корректностью и сроками. Заказчик скрепя сердцем анонсировал народу. Народ ничего не понял, но по обыкновению остался в личных чатиках, никуда не перешли.

Заказчик развел руками, принял факт, что без замены команды он ничего не сможет сделать, а это очень дорого. Остались на ручном приводе, планерках, и на картизоле с адреналином. Он попробовал нанять параллельно команду под "космический корабль", но его самого не хватило на второй офис, отказался от идеи.

Да, цена автоматизации может быть еще и в расходах на замену всей команды

Как лучше сделать?

Конечно, такие предельные кейсы не всегда и не везде. Надо правильно соотносить все расходы, не только на Интегратора и технические средства, но и на косвенные и альтернативные издержки. А так же — расходы на переход.

В моей команде выработан простой тезис: сотрудники должны участвовать в автоматизации, долго, нудно, незаметно, но с качественным подкреплением успеха. Нам нужны люди, которые в курилке будут говорить: "Мне там кнопку сделали, ваще бомба, я теперь быстрее вот это делаю!"

Мы обязаны автоматизировать хаос.
Шаг за шагом появятся шестеренки, которые начнут цеплять друг друга, и начнут проворачивать механизмы.

Да, вы слышали забавную фразу, что если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос. Смешная и глупая фраза, потому что должна быть верна и обратная фраза про автоматизированный упорядоченный комплекс процессов.

А если он упорядочен и слажен, попробуйте заменить в нем любой элемент (людей на скрипты) — там все развалится, "шестеренки" разнесут механизмы в дребезги.

Вместо вывода

Каждый проект/бизнес для будущей автоматизации/цифровизации уникален.
То команда профессиональная/незрелая/своеобразная, то процессы в хаосе/в головах/в разных системах/отстроены/постоянно меняются.

Мое мнение — ИТ-шники / Интеграторы / Автоматизаторы / Аналитики / прочие — должны быть как уборщица в компании. Только они занимаются инструментарием бизнеса: техника, сети, телефония, информационные системы, данные, процессы.

Автоматизация — перманентный процесс с постоянным вовлечением всей команды в происходящее.

Второй интегратор был очень любезен, много рассказывал про свои достижения, и какие они молодцы, и всего-то за несколько миллионов рублей настроят Анжелике все, как она хочет. Тут шестое чувство и нули в чеке помогли Анжелике закончить разговор.

Третьего интегратора ей порекомендовали знакомые, и она постучалась в личку.

Часть вторая. Встреча.

На встрече интегратор вел себя совсем иначе, чем предыдущие. На все ее вопросы давал простые и понятные ответы. В вопросе построения системы KPI не называл стоимость, потому что необходимо изучить их файлы, чтобы дать точное понимание. А по всем категоричным отказам предыдущих интеграторов тактично высказался, что на первый взгляд решения могут быть представлены, но может предыдущие интеграторы получили больше вводных?

Ключевым удивлением было, что по всем прочим вопросам интегратор предлагал самостоятельно провести настройки "силами пытливого ума кого-то из ребят в команде" , потому что это "сохранит компетенции внутри вашей команды", это проще и полезнее для нее или ее команды, а к нему обращаться уже после первичного знакомства с системой. Анжелика призналась, что ей было легко и понятно, стал ясен план действий, и что с нее не требовали непонятные миллионы с первых слов. А после звонка получила такое сообщение:

Часть третья. Проверка

Анжелика думала, что тут какой-то подвох и решила выждать 2 дня, она же маркетолог с опытом.

Первые два выходили на диалог, пытались склонить в свою сторону. Третий не проявил никакой активности. И она решила проверить третьего.

Послесловие.

Конечно, я пофантазировал, в части внутреннего диалога, а суть истории ровно в том, что если я вижу невозможность взять на себя всю проблему клиента, и он начинает сомневаться, то снять его сомнения может только практическая работа.

Когда человек попробует, поймет ценность своего времени и стоимость привлечения стороннего специалиста, тогда его решения будут максимально приближены к рациональным и взвешенным, а я буду говорить с ним на одном языке.

В какой-то момент к нам приехала делегация из МГУ, дали варианты тестирования на выбор, я взял математику, естественно, ведь я думал, что уж ее то я порву в клочья. Как же я ошибался..

Нет, вы не подумайте, что после букв "МГУ" будут следовать какие-то космические примеры. Они четко понимали, куда пришли. Это я не понимал, что произошло за 2 года. Вот примеры:

- сложите две дроби;

- назовите и вычислите углу у параллельных прямых, если известен угол х;

- извлеките корень;

- какие-то еще.

Я сломался на первом - на сложении дробей. Я сидел в полном шоке от своего падения, что я потерял 10 лет в школе и присыпал их армией. Моя гордость трещала по швам..

Это не смешно, ребята, это огромный тяжелый удар. Я смотрел на людей вокруг, а они просто отложили листки, ноль эмоций, а у меня страх в глазах.

Конечно, выкрутился, представил, что складываю 4/2 и 9/3, ведь я знаю ответ. Просто все на все перемножал и складывал, устроил логический брутфорс дробям, пока не нашел ответ.

Так же аналогиями я вытащил все остальные примеры и получил свою оценку 4, хотя для меня на тот момент это была нобелевская премия! В дальнейшем я получил приглашение поступить, и благополучно отучился все 4 года в МГУ, но путь был очень тяжелым.

Полгода после армии я восстанавливал свои знания по математике, штудировал школьные учебники, но они слабо помогали. Пока на курсах подготовки к МГУ для армейцев не подсказали справочник Ткачука. Это было спасение!

Как же там просто в одной книге изложена вся математика школьного курса. Только по этой книге я восстановил полностью все то, чем гордился до армии. Благодаря таланту изложения Ткачука, практически все было понятно. Я купил несколько справочников в родную школу, отдал завучу Светлане Николаевне, чтобы могла по нему давать что-то полезное детям.

А однажды вторая половина решила выкинуть часть учебников и Ткачук уже был в списке на выброс. Для меня это было настолько кощунственным, что по моим глазам было ясно, что Ткачук 100% возвращается на свое место:

- Ладно, ладно, раз нельзя, то окей - сказала она;

- Ты не понимаешь, женщина. Когда мы все вымрем, по этой книге можно восстановить цивилизацию! Это просто святая книга! - уже смягчившись вырулил я все на шутку. Но я был абсолютно серьезен.

Если вы хотите помочь ребенку с математикой, ищите справочник Ткачука. Я жду свежее издание, моему 20 лет, чтобы купить их несколько для себя и родных, у кого дети растут. И в школу завезу.

Смотрю дальше, что последние правки кнопки были в апреле 2022 года тогдашним Генеральным.

Неопытный интегратор просто поставит рабочую группу того сотрудника, что пришел за кнопкой, да пойдет решать задачи дальше.
А опытный будет копать дальше.

Дело в том, что нельзя сохранить/создать кнопку без прав на нажатие. А значит, была рабочая группа или конкретные сотрудники, которые удалены из системы.

В логе сотрудника, что пришел за кнопкой, изменений рабочей группы нет.
В логе системы за последний месяц удаления рабочих групп небыло.

В статистике автоматизации тоже нет данных, что удивляет меня, ведь кнопка напрямую связана с деньгами компании.

Даю себе права на кнопку и своему собеседнику. Получаю разрешение жмакнуть, и жмакаю.

После этого в статистике автоматизации кнопка появляется, я вытаскиваю максимальный лог на 30 дней и вижу, что я первый, кто нажал эту кнопку за последнйи месяц.

Мой собеседник всего этого пока не улавливал, почему я не остановился раньше, почему копаю так глубоко и зачем ему эта информация, пока я не зафиксировал фразу:
- Эту кнопку в этом году еще никто не нажимал.

И мой внутренни параноик настаивает, чтобы вы посмотрели:
- откуда этот сотрудник знает про кнопку?
- почему он ее не просил раньше?
- кто связан с этим процессом движения денег?
- почему они не проводили платежи? Или проводили?
- последить за этими людьми попристальнее.

Думаю, читатель еще не понимает, что за паранойю я тут развожу. Потому поясню, что дядя Степа уже решал для своих клиентов.

Для меня тут сразу красный флаг:

- Высока вероятность, что деньги платились, да не туда. У нас тут или продажа лидов или подставной получатель денег, а реальный контрагент в какой-то момент потребует свои деньги, и будет прав.

Что еще надо сделать в этой ситуации?

1. Вывести в фильтр задач все такие платежи и провести сверку за последние полгода со всеми контрагентами;

2. Прозвонить все большие суммы и много маленьких платеже в одно юр.лицо;

3. Проверить статистику транзакций и появление сотрудников в компании или на долности;

4. Посмотреть, с кем этот сотрудник чаще курит, чаще обедают вместе, тусят и т.п. А кого сторонятся или буллят.

Это все не мое дело, я устал от таких расследований в прошлом. Мое дело, как специалиста, показать проблему и дать инструменты ее решения: фильтры, кнопки, отчеты, автоматика. Дальше руководители сами принимают решения.