Как навести порядок в ТМЦ и перестать сливать деньги на инструменты: 3 принципа
Всем привет! Меня зовут Никита Петренко, я ведущий бизнес-аналитик сервиса Фейскит. Наши клиенты часто сталкиваются с одной и той же проблемой: закупают инструменты на объект, а 10-20% стабильно «утекает, как песок из пальцев». На первый взгляд, ситуация неизбежная: кражи, потери, бесконтрольные поломки без ремонта.
Но по моему опыту, всё это решается простым оперативным учётом. В статье рассказываю, как можно сэкономить несколько миллионов на лишних инструментах и ТМЦ.
Принцип №1. Вести учёт всех ТМЦ — без исключений
Обычно происходит так: бухгалтерия приняла первичку и закрывающую документацию, списала всё под объект — что происходит с ТМЦ дальше, никто не знает. Если ваш склад — это комната на этаже объекта, или склада вообще нет, складской учёт работать не будет. Ещё стандартные подходы часто не учитывают перемещения ценностей между людьми. Но именно на этом этапе возникают поломки и потери.
Вот какой алгоритм работы поможет навести порядок в учёте ТМЦ ↓
Сразу зафиксировать приёмку. Как только инструменты или стройматериалы появляются на объекте, они сразу должны встать на учёт. При этом неважно, пришли ли уже закрывающие документы. Товар приехал — сотрудник фиксирует его в системе или таблице, которая сможет ответить на вопрос «что именно есть на объекте».
В Фейскит достаточно нажать одну кнопку и выбрать из списка шаблонов, что именно приехало — а затем указать склад, на котором будет храниться эта вещь.
Промаркировать товар. Когда инструмент приехал на объект, через пять минут кто-то уже его схватит и побежит пользоваться. На этом этапе тоже часто теряется информация. Чтобы инструменты не превращались в «безликую массу», важно маркировать каждую единицу. Заводские номера быстро стираются, поэтому мы рекомендуем ставить учётные номера самостоятельно: гравировать, выжигать, пользоваться клеймом или наклейками с QR-кодами.
Зафиксировать передачу между сотрудниками. Цепочка такая: сотрудник А передаёт инструменты сотруднику Б и сразу же ставит отметку в приложении. Сотруднику Б приходит уведомление на телефон, и он видит, за что теперь отвечает. В интересах передающего, чтобы сотрудник Б сразу же принял новый статус в системе. Для принимающего это тоже удобно, можно полностью себя обезопасить: сделать фотографии, прикрепить комментарии и избежать вопросов, что «инструмент был сломан на момент поставки».
Если в какой-то момент инструмент сломался или пропал, нужно просто отметить это в системе, описать ситуацию, приложить фото. Сценарии здесь строятся индивидуально: в одной компании поломки контролирует местный электрик, а в другой — информация идёт сразу в снабжение.
Главное средство по борьбе с «утечками» ТМЦ — это даже не учёт, а личная ответственность. Важно фиксировать приёмку-передачу между сотрудниками, хотя без специализированного софта сделать это довольно сложно.
По нашему опыту, пропавшие вещи можно оперативно найти, если начать разбирательство в тот же день. Для этого важно как можно быстрее уведомить начальника участка. Как правило, при таком раскладе к вечеру всё находится.
Фейскит позволяет фиксировать, кто передаёт, что и кому. Ещё можно отметить, где именно на объекте будет использоваться инструмент: корпус, дом, этаж.
Принцип №2. Следить за сроками и стоимостью владения
Часто контроль сроков ТМЦ протекает хаотично. Без системы легко упустить, когда истекает период обслуживания крана или срок поверки измерительного оборудования. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, важно сразу фиксировать:
когда заканчивается аренда;
когда понадобится технический осмотр;
какие данные нужны для амортизации.
Техобслуживание материальных ценностей всегда приводит к дополнительным затратам. Порой стоимость ремонта многократно превышает стоимость покупки нового оборудования. Например, перфоратор редко стоит чинить больше двух раз. А обслуживание подъёмного механизма часто оказывается дороже покупки нескольких позиций.
Фейскит присылает уведомления, когда установленное время подходит к концу — так ни одна ситуация не остаётся без контроля.
Если не хватило времени на работу, сотрудник может заранее запросить продление срока. Тогда компания может продлить аренду на более выгодных условиях, чем когда срок уже вышел.
Фейскит помогает фиксировать все расходы на ремонт и обслуживание. Можно приложить сканы актов, дефектовок и счетов, чтобы принимать максимально взвешенное решение в следующий раз.
Ещё в системе можно учитывать расходные запчасти для сложной техники и топливо. Например, отследить, сколько раз за год вы меняли масляный фильтр у конкретной машины.
Поэтому рекомендую чётко отслеживать сроки и затраты на обслуживание каждой позиции. Тогда вы будете контролировать все работы и понимать, насколько целесообразны те или иные расходы. Нужно ли ремонтировать технику, или пора покупать новую.
Принцип №3. Закупать только необходимые инструменты и оборудование
С объектов постоянно поступают заявки на закупку чего-то нового, будь то электроинструмент, шлифмашина или даже рулетки. При этом зачастую можно не тратить деньги, а использовать уже имеющиеся у компании ТМЦ. Для этого все сведения нужно держать в едином реестре с актуальными статусами.
В идеальном мире должно быть так: со стройки поступила заявка на несколько новых шлифмашин. Ваш специалист видит, где они уже есть, узнаёт, можно ли взять их с другого объекта или со склада. Получает и передаёт своим людям. Конечно, можно организовать такую процедуру через снабжение, но в Фейскит этот процесс полностью автоматизирован. Сотрудник может зайти в сервис и самостоятельно найти нужную ему позицию, как в интернет-магазине.
Фейскит показывает, какие материалы и инструменты есть у компании, где они находятся и в каком состоянии.
Кладовщик или ответственный сотрудник видит заявку, в пару кликов принимает решение — и всё готово к передаче. Заявка в отдел снабжения вовсе не нужна.
С помощью специального отчёта можно посмотреть, сколько времени простаивают конкретные позиции. Если шлифмашины лежат на центральном складе уже три месяца, их лучше использовать где-то ещё.
Учитывать нужно не только инструменты, но и материалы. В идеале, отслеживать вообще всё: сколько материала приходит, сколько лежит на складе, сколько выдано людям, а сколько — уже выработано. Только так можно получить картину расходов в режиме реального времени, а не после закрытия по КС.
Сотруднику достаточно нажать одну кнопку в Фейскит и указать, что израсходовано за день или неделю. Система сама соберёт всю информацию в компактный отчёт.
Если на складе нужен резерв, система подсветит нехватку критического запаса. Сразу понятно, что нужно докупить, чтобы не сорвать сроки из-за непредвиденных ситуаций.
Ещё одна проблема возникает с наименованиями и единицами материалов. У вас может быть одна система, а у поставщиков всё по-разному: один и тот же кабель кто-то ведёт в бухтах, кто-то — в километрах. Чтобы не создавать хаос, все поставки лучше сразу же привязывать к вашей номенклатуре.
В Фейскит есть встроенный модуль «Товарная база»: один раз указываете, как товар называется у поставщика, а как — у вас. В дальнейшем пересчёт будет автоматическим.
Например: в описании товара указаны единицы в метрах, как у поставщика. А сотрудники склада будут видеть их в километрах, потому что им так привычнее.
Выводы
В статье я разобрал ключевые принципы, которые помогают держать ТМЦ под контролем и избежать слива денег на ненужные инструменты и материалы. Могу дать следующие рекомендации.
Вести оперативный учёт всех материальных ценностей, чтобы не закупать лишнее.
Следить за сроками и предотвращать ситуации, когда «продлить аренду/провести ТО надо было ещё вчера».
Планировать расходы на опережение и закупаться чётко по плану. Если вы точно знаете, сколько у вас позиций, в каком они состоянии и где находятся — «вдруг не хватить» просто не может.
Подводя итоги, избежать бесконтрольного размножения инструмента в компании вполне реально за счёт автоматизации. Если держать ровно столько, сколько нужно для выполнения работ (плюс небольшой резерв), можно заметно снизить бюджет на инструменты, оборудование, технику — а иногда и материалы.
Реклама Реклама ООО «Синтека», ИНН: 7813582855, Erid: 2VtzqvvN4jx
