Документы для оформления на работу⁠⁠

Прием нового сотрудника на работу требует правильного документального оформления. Ошибки на этом этапе могут привести к трудовым спорам, штрафам, проблемам с отчетностью и претензиям со стороны проверяющих органов. Поэтому работодателю важно заранее понимать, какие документы можно запросить у кандидата, какие бумаги обязательны только для отдельных должностей, а какие требовать нельзя.

Основной перечень документов для заключения трудового договора установлен ст. 65 ТК РФ. Работодатель не вправе расширять его по своему усмотрению, если дополнительные документы не предусмотрены Трудовым кодексом, федеральными законами, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ.

Документы для собеседования

На этапе собеседования работодатель обычно оценивает опыт, навыки, образование и профессиональные качества кандидата. Для этого могут понадобиться документы и материалы, которые помогают понять, подходит ли человек на вакансию.

На собеседовании могут запросить:

• резюме;

• портфолио;

• рекомендации с прошлых мест работы;

• копии дипломов, сертификатов и свидетельств;

• документы, подтверждающие квалификацию;

• примеры выполненных работ;

• анкету кандидата.

Важно отличать документы для оценки кандидата от документов для официального трудоустройства. До заключения трудового договора работодатель не должен собирать лишние персональные данные и запрашивать сведения, которые не связаны с будущей работой.

Обязательные документы при приеме на работу

При заключении трудового договора сотрудник предъявляет работодателю документы, предусмотренные законом. В стандартный перечень входят:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;

• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета;

• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;

• документ об образовании, квалификации или специальных знаниях — если работа требует специальной подготовки;

• справка о судимости — только для должностей, к которым по закону не допускаются лица с судимостью или фактом уголовного преследования;

• справка о привлечении к административному наказанию за потребление наркотических или психотропных веществ — только для отдельных видов работ, где это прямо предусмотрено законом.

Этот список не означает, что все документы нужны каждому кандидату. Например, диплом требуется только там, где работа предполагает специальные знания, а справка о судимости — только для отдельных сфер и должностей.

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность

Паспорт — основной документ, который подтверждает личность кандидата. Без него работодатель не сможет корректно оформить трудовой договор, кадровые документы и отчетность.

Если паспорта нет, кандидат должен предъявить другой документ, который по закону удостоверяет личность. Работодатель не вправе принять человека только «со слов» или по неофициальным копиям документов.

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности

Если у работника есть бумажная трудовая книжка и он сохранил ее ведение, он предъявляет ее работодателю. Если сотрудник перешел на электронный формат, он предоставляет сведения о трудовой деятельности.

Электронные трудовые книжки формируются с 1 января 2020 года. Для тех, кто впервые устроился на работу в 2021 году или позже, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки.

Сведения из электронной трудовой книжки можно предоставить работодателю в бумажном виде или в электронной форме с цифровой подписью. Получить такую выписку можно через Госуслуги, СФР, МФЦ или у нынешнего либо бывшего работодателя.

Если человек устраивается на работу впервые, работодатель оформляет сведения о его трудовой деятельности в установленном порядке. Если трудовая книжка потеряна или повреждена, работодатель оформляет новую по письменному заявлению работника, если бумажная трудовая книжка в этом случае должна вестись.

СНИЛС

При приеме на работу сотрудник предъявляет документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета. Это может быть документ в бумажной или электронной форме.

Если человек устраивается впервые и индивидуальный лицевой счет еще не открыт, работодатель передает в Социальный фонд России сведения, необходимые для регистрации сотрудника. Отсутствие СНИЛС само по себе не должно становиться причиной отказа в трудоустройстве.

Документы воинского учета

Военнообязанные и лица, подлежащие призыву, должны предъявить документы воинского учета. Обычно это военный билет, временное удостоверение, удостоверение гражданина, подлежащего призыву, или иной предусмотренный документ.

Работодателю важно проверить такие документы до оформления сотрудника, потому что организации обязаны вести воинский учет работников, если они относятся к соответствующим категориям.

Документы об образовании и квалификации

Диплом, свидетельство, удостоверение, сертификат или другой документ о квалификации нужен не всегда. Работодатель вправе требовать его, если должность предполагает специальные знания или специальную подготовку.

Например, подтверждение образования и квалификации необходимо для врачей, педагогов, водителей, бухгалтеров на отдельных участках, инженеров, специалистов по охране труда и других работников, чья деятельность требует профессиональной подготовки.

Если работа не требует специального образования, отсутствие диплома не должно быть самостоятельным основанием для отказа, если кандидат соответствует другим требованиям вакансии.

Медицинская книжка и медосмотр

Медицинская книжка нужна не всем сотрудникам. Она требуется для отдельных сфер, где работа связана с санитарными требованиями: общественное питание, торговля пищевыми продуктами, медицина, образование, детские учреждения и другие направления.

Кроме того, некоторые работники должны пройти предварительный медицинский осмотр до заключения трудового договора. Обязательный медосмотр при приеме на работу проходят несовершеннолетние, а также другие лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами.

Отдельные правила действуют для работников, занятых на вредных и опасных работах, подземных работах, работах, связанных с движением транспорта, и некоторых других должностей.

Справка об отсутствии судимости

Справка о наличии или отсутствии судимости требуется не для всех работников. Ее можно запрашивать только при приеме на работу, к которой по закону не допускаются лица с судимостью или фактом уголовного преследования.

Такая справка может понадобиться, например, при трудоустройстве в образовательные учреждения, организации, работающие с несовершеннолетними, некоторые медицинские, социальные и транспортные сферы.

Если закон не устанавливает такого требования для конкретной должности, работодатель не вправе требовать справку о судимости просто «для проверки благонадежности».

ИНН при приеме на работу

ИНН часто просят для бухгалтерии и корректного налогового учета, но в общем перечне обязательных документов из ст. 65 ТК РФ он не указан. Это значит, что в обычной ситуации работодатель может попросить ИНН, но не должен отказывать кандидату в приеме только из-за его отсутствия.

Исключения возможны для отдельных категорий работников и должностей, если обязанность предоставить ИНН прямо предусмотрена специальными нормами.

Дополнительные документы

В некоторых случаях при приеме на работу могут понадобиться дополнительные документы. Но требовать их можно только тогда, когда это установлено законом или связано со спецификой работы.

К дополнительным документам могут относиться:

• медицинское заключение;

• справка о характере и условиях труда по основному месту работы — при совместительстве на вредных или опасных работах;

• разрешение на работу или патент — для отдельных иностранных работников;

• разрешение на временное проживание или вид на жительство;

• полис ДМС — в случаях, предусмотренных для отдельных иностранных граждан;

• разрешение на работу по совместительству — для руководителей организаций, спортсменов, тренеров и некоторых других категорий;

• документы, предусмотренные для работы на Крайнем Севере, вахтовым методом, на транспорте и в иных специальных условиях.

Дополнительный перечень должен быть обоснован. Если работодатель требует документы «на всякий случай», это может нарушать трудовое законодательство и правила обработки персональных данных.

Документы для иностранных работников

При приеме иностранного гражданина стандартного перечня документов может быть недостаточно. В зависимости от статуса работника дополнительно могут потребоваться патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание, вид на жительство или полис ДМС.

При этом иностранные граждане при заключении трудового договора обычно не предъявляют документы воинского учета, если иное не установлено федеральными законами, международными договорами, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ.

Перед оформлением иностранного сотрудника работодателю стоит отдельно проверить его миграционный статус, сроки действия документов и обязанность уведомлять МВД о заключении или расторжении трудового договора.

Какие документы работодатель требовать не вправе

Работодатель не может требовать документы, которые не предусмотрены законом для конкретной должности. Такой запрет прямо указан в ст. 65 ТК РФ и разъясняется Рострудом.

Обычно нельзя делать обязательными:

• свидетельство о браке;

• свидетельство о разводе;

• свидетельство о рождении детей, если оно не нужно для конкретной льготы или кадрового действия;

• документы о религиозных взглядах;

• сведения о политических убеждениях;

• данные о членстве в общественных объединениях;

• медицинские документы, если медосмотр не обязателен;

• справку о судимости, если должность не входит в перечень работ, где такая справка требуется;

• регистрацию по месту жительства или пребывания, если закон не устанавливает специального требования.

Если сотрудник сам хочет получить льготу, отпуск, вычет, пособие или гарантию, связанную с семейным положением или детьми, он может предоставить подтверждающие документы добровольно и в нужном объеме.

Заявление о приеме на работу

В коммерческих организациях заявление о приеме на работу не всегда является обязательным документом. Основанием трудовых отношений выступает трудовой договор. Однако на практике заявление часто используют как внутренний кадровый документ, особенно если это предусмотрено локальными правилами компании.

Для государственных и муниципальных служащих, а также отдельных категорий работников заявление и анкета могут быть обязательными в силу специальных норм.

Приказ о приеме на работу

После заключения трудового договора работодатель оформляет прием сотрудника в кадровой системе. Приказ о приеме на работу может применяться, но с 2021 года для большинства работодателей он не является обязательным, если все условия приема отражены в трудовом договоре. На практике многие компании продолжают использовать приказ, потому что он удобен для кадрового учета и внутреннего документооборота.

Главное — трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами, а сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами, которые связаны с его работой.

Порядок оформления сотрудника на работу

Обычно прием на работу проходит в несколько этапов.

Шаг 1. Проверка документов

Работодатель получает от кандидата документы, необходимые для конкретной должности. На этом этапе важно не запрашивать лишние сведения и не собирать документы, которые не имеют отношения к работе.

Шаг 2. Ознакомление с локальными актами

До подписания трудового договора сотрудника знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией, правилами обработки персональных данных и другими документами, которые относятся к его работе.

Шаг 3. Подписание трудового договора

В трудовом договоре указывают должность, трудовую функцию, место работы, условия оплаты, режим труда и отдыха, гарантии, компенсации, условия труда и другие обязательные сведения.

Шаг 4. Оформление кадровых документов

Работодатель оформляет прием в кадровой системе, при необходимости издает приказ, заводит личную карточку или электронный аналог, вносит сведения в трудовую книжку или передает данные о трудовой деятельности в СФР.

По данным СФР, сведения о приеме на работу или увольнении передаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.

Шаг 5. Допуск к работе

После оформления документов сотрудника можно допустить к работе. Если для должности нужен медосмотр, обучение по охране труда, инструктаж, проверка знаний или специальный допуск, эти процедуры проводят до начала выполнения обязанностей.

Что делать, если у кандидата нет нужного документа

Если нет документа, который обязателен для конкретной работы, порядок действий зависит от ситуации.

Если нет СНИЛС, работодатель передает сведения для регистрации сотрудника в системе индивидуального персонифицированного учета. Если трудовая книжка утрачена, работник пишет заявление, а работодатель оформляет новую, когда бумажная трудовая книжка должна вестись.

Если нет документа об образовании для должности, где специальная квалификация обязательна, работодатель вправе не принимать кандидата, потому что человек не подтверждает соответствие требованиям работы.

Если нет справки о судимости для должности, где она обязательна, трудоустройство также невозможно до предоставления документа.

Аутсорсинг как альтернатива самостоятельному оформлению

Если компания не хочет расширять штат кадровой службы или регулярно сталкивается с ошибками в документах, часть процессов можно передать на кадровый аутсорсинг. Подрядчик может вести кадровое делопроизводство, готовить трудовые договоры, оформлять приемы, переводы и увольнения, контролировать сроки отчетности и помогать с проверкой документов.

Такой формат особенно удобен для малого и среднего бизнеса, сезонных проектов, компаний с филиалами и организаций, где нет отдельного кадровика. При этом ответственность работодателя перед сотрудниками не исчезает, поэтому важно выбирать подрядчика, который работает по закону, соблюдает требования к персональным данным и фиксирует ответственность в договоре.

Заключение

Для оформления сотрудника на работу нужен не произвольный набор документов, а перечень, установленный законом. В стандартной ситуации работник предъявляет паспорт, сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку, документ о регистрации в системе индивидуального учета, а также документы воинского учета, образования, справки и медицинские документы, если они обязательны для конкретной должности.

Работодателю важно не требовать лишнего: свидетельство о браке, документы о детях, ИНН, справку о судимости или медицинские документы нельзя делать обязательными без законного основания. Чем точнее компания соблюдает порядок приема, тем ниже риск споров, штрафов и претензий со стороны работников и контролирующих органов.

Вы можете заказать услуги аутсорсинга, аутстаффинга и клининга в нашей компании. «Лидер Про» — Федеральный оператор аутсорсинга №1 в вашем регионе.

🏢 Основные направления:

✔ Аутсорсинг и аутстаффинг персонала — закрываем вакансии любого уровня: от рабочего персонала до топ-менеджеров.

✔ Профессиональный клининг — поддерживаем чистоту на объектах любой сложности.

💼 Почему мы? Снижение ваших издержек до 20%, полное юридическое сопровождение, круглосуточный контроль качества и официальное трудоустройство сотрудников.

📞 Звоните! +7 (495) 165-07-79 (Москва) | 8 800 555-32-37 (бесплатно по РФ)

✉ Почта: zakaz@leapro.ru

Сайт: leaderg.ru