Работаю в серьезном бюджетном учреждении. Я та самая «Леночка».
Меня отправили навести порядок в архиве. Ну как архиве, по факту это помойка склад🤦🏽‍♀️ 30 лет люди сдавали документы в «архив» по принципу «где нашел место, там и будет храниться». Сдавали все, в 100500 экземплярах, даже листы, где ручку расписывали, сберегли 🤦🏽‍♀️ Усложнилось это несколько лет назад передачей нам документов ликвидированной организации (там тоже беда была), добавим сюда переезд. В итоге имеем тонны, десятки (может и сотни😬) тонн, и помещения площадью больше 200 квадратов, под потолок забитые документами разной ценности. Вот прям навалом. Не, стеллажи есть, но они закончились не знаю даже сколько лет назад🤦🏽‍♀️
Еще проблема - у нас специфика. Мы строим линейные объекты (заказчики). А потом эксплуатируем, ремонтируем и т.д. Перечни вообще не про нас, многие статьи, которые мы применяем, очень притянуты.
Большая часть моих документов - нтд. В том числе проектная документация (очень объемно из-за обязательных дополнительных комплектов).
А еще мы являемся источником комплектования гос архива. У нас даже был куратор. Но все, что касается нтд и моего главного вопроса «как блять разобрать эту кучу» они не могут помочь. Говорят, чтобы писали описи и предоставляли. Начинать надо с года основания. А как я найду все документы 30-летней давности, если они рандомно по 200 квадратам раскиданы?!🤦🏽‍♀️ я даже не уверена, остались ли они. А без согласованных описей и не уничтожить ничего, а значит, и часть свалки не убрать. Замкнутый круг. В нашей проблеме они сильно не заинтересованы, у них работы много, а людей мало. Плюс они в другом городе. Про личный состав даже не думаю пока, кадры сами ведут все свои документы, у них там какой-никакой порядок есть.
Раз в месяц приходят подразделения и пытаются что-то найти. В 80% случаев, безрезультатно.
Многие у нас согласны, что порядок нужен, но головная боль это моя. И самое абсурдное, что я не могу даже толком отделы позвать помогать разбирать их старые документы, потому что сама до конца не понимаю, что с ними делать. А работникам тем более нужны четкие инструкции.
Пыталась выйти на такие же организации, как и мы. Думала помощи там найду, наивная😏. У всех так же. Разница лишь в том, понимают они свою проблему или нет.
Я не профильный спец, но занимаюсь сейчас только этим. Немало литературы изучила, но вопросов все равно много. Очень много. Самый главный: как на практике разбирается огромный перемешанный массив неучтенной и неупорядоченной документации (типовая, нтд)? С чего начать? Что заполнять?Хотя бы простенький, но понятный алгоритм
На аутсорсинг денег нет😔

Очень-очень надеюсь, что на Пикабу найдутся матерые ребята, которые знают (не поверхностно), что это такое и с чем это едят

Не найду уже ссылку на оригинальный пост, где предлагалось 25 июня запустить флэш-моб авторского контента. Я не влилась ни в одну из волн (ни себяшек с работы, ни сисек нету буквально). Но рассказать про свою работу я сегодня попробую.

Много букв.

Фирма, где я работаю, занимается довольно специфической деятельностью - частный архив. То есть, негосударственный.

- Да фу, как скучно, - скажете вы, - архивная крыса...

Я готова, кидайте минусы, но:

1) мне моя работа нравится

2) мало кто вообще знает об архивном оутсорсинге

3) должен же кто-то вообще это делать =)

Итак, простыми словами о замудренных вещах.

Есть в России-матушке куча всевозможных ООО, АО, ИП и т.д. И больших, с многомилионными оборотами, и совсем махоньких. И в процессе их деятельности образуется огромное количество всяких разных бумажек (да-да, несмотря на массовых переход на электронный документооборот, хранение бумажек никто не отменял). И у каждой бумажки по закону есть свой срок хранения! Например, большинство бухгалтерских документов должно жить 5 лет, а кадровых - 50 лет. А некоторые - так вообще хранятся постоянно. Но об этом позднее.

И вот начинают эти "ООО" и им подобные в этих бумажках тонуть: покупают всё новые папочки для них, потом стеллажи, потом ищут дополнительные помещения. И вот уже среди сотрудников нужен специально обученный человек, которого гордо нарекают "архивариусом" и отправляют копаться и бдеть беспрерывно пополняющийся архив. И хорошо, если это будет человек, который действительно хоть что-то понимает в систематизации бумажек. Но обычно этот груз ложится на плечи какой-нибудь секретарше Леночке, которая отродясь не слышала про "номенклатуру дел", но зато знает, как купить красивую розовую папочку в цветочек.

И вот тут начинается адок.

- Здрассьте, это налоговая. А дайте-ка нам посмотреть на счет-фактуру от ООО "Ромашка" за март 2015 года, что-то у нас сомнения закрались.

- Здрассьте, я Вася Иванов, я у вас 15 лет назад работал, мне справка для пенсионного нужна.

Ну вы поняли, да?

В общем, когда (если) у самого главного начальника приходит осознание, что отсутствие порядка в бумажках черевато денежными штрафами и даже, возможно, судами - принимается решение: резать, не дожидаясь перитонита!

Who you gonna call? - архивный оутсорсинг!

Мы приедем, заберем, проанализируем, систематизируем, что не нужно - уничтожим (по закону), остальное оформим в переплеты, если нужно - отсканируем, составим опись, сложим в красивые коробочки и поставим на стеллажики в нашем хранилище. Ну красота же!

Не надо дополнительных помещений, не надо папочек, не надо даже Леночки. Вы что, и есть за меня будете?! Нет, есть будете сами, и довольно вкусно. Потому что платить за хранение коробочек у нас гораздо дешевле, чем стоимость аренды и зарплата Леночки. Гарантированно.

Теперь про "сроки годности". Звучит странно, но действительно "не только лишь все" знают, что практически вся первичная бухгалтерия хранится 5 лет. И если ее раз в год, например, не выделять к уничтожению, то можно в общем-то реально зарыться. Как это работает? Наши архивисты собирают всяческие акты, накладные, счета-фактуры в так называемые "дела" (то есть стопочки однотипных документов за определенный период, толщиной не более 250 листов) и составляют акт. Мол, по такой-то статье Федерального архивного законодательства бумажки фирмы такой-то уничтожены в связи с окончанием срока хранения. Зачерствели, короче, как хлеб месячной давности, вот и выкинули. И всё, концы в воду, как говорится.

- Здрассьте, это налоговая. А дайте-ка нам посмотреть на счет-фактуру от ООО "Ромашка" за март 2015 года, что-то у нас сомнения закрались.

- Здрассьте, а мы ее уничтожили в 2021 году аж. Вот акт.

Ну красота же!

Кстати, сама бумага по итогу уезжает в здоровенный такой промышленный шредер, где превращается в малюсенькие кусочки (4 тип секретности), а затем на переработку (да, мы за экологию!).

А вот всё, что касается личного состава, кадры то есть, нечерствеют подольше. 50 лет. И даже если фирма закрылась / обанкротилась (ликвидировалась короче), бумажки всё равно должны храниться. Потому как придет время Васе Иванову оформлять пенсию - где ему справочку взять, коли его родная ООО "Ромашка" приказала долго жить? Поэтому при ликвидации организации кадровые документы передаются в специальный государственный архив. И уже его сотрудники будут выдавать Васе справочку. И эти гос. архивы - такие ребята, не пальцем сделанные: они примут документы "Ромашки" только в том случае, если они будут правильным образом сложены и в красивые книжечки сшиты. И историческая справка еще нужна. И предисловие к описи. Это я к тому, что Леночке такое точно не под силу. Да и не работает уже Леночка-то давно в загнувшейся "Ромашке". В случшем случае главбух да кадровичка остались.

Who you gonna call? Помните, да?

Мы сделаем всё "по красоте" и от начала до конца. То бишь, вы просто отдаете нам ворох документов, а дальше мы пляшем танцы с гос. архивом сами. И ездить тоже никуда не надо, мы сами всё сдадим от вашего имени по трехстороннему договору, пройдем комиссию, и на выходе вы получаете акт приёмки документов по личному составу от гос.архива. Ну красота же!

И всё-таки, основа нашей деятельности - хранение, которое так помогает фирмам экономить денежки. Нашим архивным хранилищем пользуются как фирмы с громкими именами, так и совершенно рядовые шаражки. Ведь мы по запросу найдем нужную коробку, нужный документ, привезем по необходимости оригинал или вышлем на электронку скан-копию. А самое главное - мы гарантируем полную конфиденциальность! Все коробки имеют свой индивидуальный штрих-код и рандомно расставлены в ячейках стеллажей, а также (по желанию заказчика) могут быть опломбированы. Поэтому даже когда наш грузчик несет коробку, он не знает, какие и чьи документы там лежат. И все наши сотрудники подписывают "соглашение о неразглашении". Именно поэтому я и не скажу вам, кто пользуется нашими услугами. =) Это и "нефтяные" товарищи, и всяческие молочные и мясокомбинаты, и юридические фирмы, и девелоперы, и медицинские организации (в том числе государственные больницы), строители, омбудсмены, и кое-кто из госкорпораций, связанных со словом "атом".

Мы постоянно участвуем в закупках и довольно часто получаем хорошие контракты. Вы не осилите этот пост до конца, если я начну перечислять, что мы умеем. =)) Папа может, папа может, всё, что угодно! Отреставрировать ветхие судебные дела послевоенного периода? Можем! Оцифровать архив для интернет-провайдера? Можем! В пароформалиновой камере прибить грибок, заразивший документы спортивной школы? Можем!

А вообще, я всегда любила порядок в вещах. Без паранойи, конечно. Но ведь так удобно, когда ты знаешь, где и что у тебя лежит. И лежит аккуратно и доступно. И протухшее вовремя улетит в помойку. А работа в архивной компании открыла для меня новый мир, о существовании которого я даже не подозревала!

Хотя, кого я обманываю: я просто социопат и мизантроп. =)