Про обязанности, ч.2
Продолжение, предыдущая часть - здесь.
Мы с вами разделили всю работу на 4 смысловых блока, теперь поговорим про её организацию внутри них.
Нам необходимо постараться просчитать всю работу внутри каждого блока для каждого сотрудника. Как в классическом примере - сначала нарежем слона на куски.
В целом нам надо понимать, сколько времени занимает каждая активность, необязательно до минут, но представление мы иметь должны.
Важно - сейчас мы говорим о работе, которую необходимо сделать, но не о том, кто именно (должность) будет её выполнять.
Пример.
Управленческий отчёт о деятельности отдела, подаётся руководству и финансам для отображения картины происходящего в отделе.
Разбивка по времени:
– 20 минут в день — ежедневный отчёт;
– 20 минут в неделю — закрытие недели;
– 40 минут в месяц — закрытие месяца.
Итого приводим к общему знаменателю:
20*5 + 20 + 40/4.2 (среднее количество недель в месяце) = 129,5 минуты в неделю = 2 часа 10 минут = 5% от 40-часовой рабочей недели.
И так по каждой регулярной операции.
Сейчас мне тут накидают полную панамку, типа это сложно, зачем это надо, это невозможно контролировать и прочие, любимые всеми, отмазки.
А я вам так скажу. Если отдел кадров хочет именоваться human resources, то это его прямая и, по сути, единственная жёсткая обязанность - знать, кто что делает и сколько времени это занимает.
Теперь поговорим о том, зачем это нужно.
Я не просто так привёл пример о перераспределении смысловых блоков в прошлой статье.
Когда мы строим список обязанностей конкретного сотрудника, мы должны учитывать особенности человеческого мозга, который, вообще-то, нихрена не многозадачный и в принципе переключаться не любит.
Исходя из этого, мы должны скомпоновать их так, чтобы минимум 60% из них приходились на один смысловой блок. В идеале больше, но во-первых, будем реалистами, а во-вторых, каждому человеку необходимо переключаться, иначе он у нас с ума сойдет, оптимально, как по мне - 60-80%.
Это нам даёт понимание того, какого человека мы будем искать на позицию:
- коммуникатора, для которого в кайф общаться с людьми;
- операциониста, которого, как волка, ноги кормят;
- аналитика, которому дай кучку данных и отстань от него, дальше он сам разберётся;
- казначея, которому важно, чтобы всё было учтено, разложено по полочкам и прозрачно.
И т.д…
Или, что очень важно, мы ищем именно прирождённого руководителя, который может перенастраиваться, держать в уме все 4 блока, понимать важность каждого из них и расставлять приоритеты между ними в реальном времени, исходя из обстановки.
Да, я считаю, что руководитель — это именно отдельный тип личности.
Если хотите подискутировать на тему, то добро пожаловать в @scrllock.