Когда задач снова больше, чем часов в сутках — пора навести порядок в делах. Проверенные способы организовать жизнь и работу без лишних нервов

На связи команда сервиса WEEEK. Это третья статья из цикла «Как не похерить желания в новом году», посвящённому грамотному целеполаганию.

Иногда жизнь ощущается как браузер с десятком открытых вкладок: карьера, отношения, здоровье, образование, друзья… Все они настойчиво требуют внимания здесь и сейчас — и совсем не готовы подождать.

Найти для всего удобный момент, а ещё определить цели, разобраться в приоритетах и наметить план действий — помогут методы организации времени. Это комплексные подходы, благодаря которым можно начать строить каждый свой день по-новому.

GTD: Getting Things Done («Доведение дел до завершения»)

Суть техники. Метод предлагает освободить голову от постоянного обдумывания задач и перенести всю информацию в другое место. Это снижает уровень тревоги и оставляет «операционную память» мозга для более важных мыслей.

Как применить. Выбери один носитель — таск-менеджер, блокнот или программу в телефоне. Выписывай туда все задачи и идеи, которые приходят на ум. По-началу заметки не нужно организовывать — главное зафиксировать данные.

Когда появится время просмотреть получившиеся записи, их нужно будет разложить по разным спискам: «Задачи с датой», «Срочные дела», «Порученные мной», «Идеи». Названия и количество этих списков может меняться в зависимости от ситуации.

Чтобы легче определить расположение задачи, воспользуйся схемой:

Логика простая: если дело быстрое, его лучше не откладывать — то есть звоним подрядчику сразу. Задачи с понятным сроком ставим в календарь и добавляем напоминание. Для многоступенчатых проектов определяем последовательность шагов.

Если наше участие в задаче не критично — имеет смысл делегировать. То, что пришло в голову в качестве идеи или несрочного дела, можно отложить в ящик «на потом».

Когда всё на своих местах, приходит время действовать. Здесь тоже есть важный принцип: выбирай только одну задачу и полностью концентрируйся на её выполнении. Это соответствует главной идее метода — оставлять разум свободным.

Тонкости. Фиксируй абсолютно все дела. Даже если кажется, что «так запомню» или «это неважно». Ни одна мысль не должна фоново тратить наши ресурсы. Иногда также стоит пересматривать списки на предмет актуальности задач и приоритетов.

🔗 Оставляем пошаговое руководство о том, как реализовать все возможности метода.

Agile Results («Гибкие результаты»)

Суть техники. Выбрать три ключевых результата в нескольких измерениях — год, месяц, неделя, день. Это способ определить свои цели и приоритеты, который помогает продолжать движение вперёд и не давать себе утонуть в бытовых задачах.

Как применить. Начинаем с самого крупного промежутка и ставим три цели на год — они будут точкой отсчёта. Теперь декомпозируем амбициозные планы на более понятные ориентиры — определяем по три результата на месяц. Отталкиваясь от них, обозначаем три цели на неделю. Завершаем процесс постановкой задач на день.

Пример. Одна из годовых целей — пробежать марафон. Это не получится сделать в рандомный четверг, поэтому нужен план: каждый месяц будем наращивать дистанцию, тренироваться три раза в неделю, ежедневно следить за питанием и режимом.

Тонкости. Ключевой принцип — держать фокус на целях. Не откладывать и не допускать вторжения других задач. По завершению одного периода (скажем, недели) можно спрашивать себя, получилось ли задуманное, что мешало и как это исправить.

Колесо баланса

Суть техники. Представь круг, разделённый на несколько секторов. Каждое деление соответствует одной сфере: семья, хобби, финансы и другие. Они тоже разбиты на отрезки. Смысл в том, чтобы оценить области своей жизни по шкале от 1 до 10.

Как применить. Нарисуй круг от руки или выбери понравившийся шаблон. Начни закрашивать отрезки секторов в соответствии с тем, насколько тебе нравится положение дел в конкретной сфере. Если секция заполнена полностью — все хорошо. Только несколько делений, отмеченных цветом, указывают на слабое место.

Тонкости. Области, которые закрашены меньше всего, нужно проанализировать и наметить план изменений — что нужно, чтобы показатель стал выше? Время от времени можно рисовать новое колесо, чтобы отследить свой прогресс.

🔗 Шаблоны и инструменты для составления колеса баланса можно найти тут.

PDCA: Plan, Do, Check, Act («Планируй, делай, проверяй, действуй»)

Суть техники. Состоит из четырёх ступеней. Помогает совершенствовать процессы и добиваться лучших результатов.

Как применить. Первый шаг звучит так: «Планируй». На этом этапе нужно определить желаемый результат. Пусть мы решили начать правильно питаться — составлять меню, покупать продукты и готовить себе еду.

Дальше — «Делай». Следуем своему замыслу и пробуем новый режим питания. Через неделю или другой временной промежуток проверяем, насколько успешной была попытка. Учитываем ошибки и начинаем придерживаться уже улучшенного плана.

🔗 Технику можно перенести на рабочие процессы — заглядывай в статью.

P1.express

Суть техники. Состоит из восьми действий, распределённых по четырём циклам — годовой, месячный, недельный и дневной. Полезен, чтобы перестать копить длинные списки задач и начать делать. Полный мануал от авторов пока что в разработке.

Как применить. Начинаем с годовых целей — выбираем вектор, корректируя старые планы. Раз в месяц синхронизируемся с ним и проверяем, туда ли мы движемся. Еженедельно проводим ретроспективу и анализируем итоги прошедшего периода.

Остаётся ещё четыре действия — ровно половина, которая приходится на каждодневную рутину. Это работа над текущими задачами, добавление новых, «вытягивание» случайного дела из отложенных и планирование завтрашнего дня.

Пример. Допустим, мы выбрали приоритет на год — привести в порядок финансы. Для этого ежемесячно начнём откладывать деньги и следить за тратами. По результатам каждой недели будем рефлексировать, что мешало придерживаться плана.

Возьмём в привычку день за днём ставить себе задачи на завтра, выполнять задуманное, записывать вновь пришедшие на ум дела. А ещё — случайным образом выбирать дополнительную задачу из «архива».

Тонкости. Метод P1.express предлагает систему отсрочек. Чтобы она работала, ещё на этапе планирования нужно определить, какие дела не укладываются в рамки одного дня, и найти для них подходящую дату. Так «подвисших» пунктов  становится меньше.

Короче говоря

Все эти методы помогают упорядочить дела и привести в порядок мысли. Каждый по-своему. Но суть у них одна: когда понимаешь, что для тебя главное, и собираешь желания в систему — жизнь начинает приближаться к заданному идеалу.

Ещё по теме

Как поставить цели на год

Шаблоны расписаний

Баланс работы и отдыха