Учёт рабочего времени — бесплатный шаблон
Как с помощью всего одной таблицы я добился роста процента обработанных менеджером откликов с 50% до 100%?
В этой статье я расскажу вам, как быстро и просто увеличить эффективность работы сотрудников в несколько раз при помощи одной Google-таблицы.
Также уделю внимание всем особенностям таблицы и покажу, как собрать все сведения о рабочем дне сотрудника всего в нескольких листах.
А те, кто дочитают статью до конца, смогут получить такую таблицу абсолютно бесплатно.
Предыстория
Когда я вступил на должность руководителя отдела персонала, стало необходимым найти себе в помощь отдельного HR менеджера. Однако нюанс должности в том, что задач и процессов очень много, и было тяжело отследить, чем этот менеджер занят в течение рабочего дня.
В сложившейся ситуации возникла необходимость в системе отслеживания рабочего времени, а также дел, на которые оно уходит. Вариант сидеть рядом и пристально разглядывать сотрудника, конечно же, не рассматривался, и постепенно из такой необходимости родилась идея создания таблицы для учета рабочего времени.
Возможности
При грамотном использовании таблицы сами собой решаются следующие проблемы:
Наличие невыполненного дневного плана
Сложности с фиксацией рабочего времени удаленных сотрудников, которые работают с нефиксированным графиком и с широким кругом задач
Разрозненная отчетность сотрудников, или же ее полное отсутствие
Отсутствие аналитики соотношения задач и рабочего времени сотрудника
Также, благодаря этому шаблону, появляется возможность в разрезе месяца увидеть суммарные затраты рабочего времени на каждую категорию задач. Это поможет грамотно перераспределить ресурсы и уделить внимание наиболее важным аспектам работы.
Особенности и фишки
Расскажу вам о трёх ключевых особенностях такой таблицы:
Каждое направление работы можно задавать вручную в таблице или же через специальный лист-справочник, что позволяет работать с таблицей так, как вам самим удобно;
Автоматизированная сводка на первом листе, не требующая от вас никакого расчёта и копирования данных — всё переносится и рассчитывается само;
Таблица даёт возможность в автоматическом режиме рассчитывать и начислять либо всю зарплату полностью, либо только ее премиальную часть, если основная часть — это просто оклад.
Пройдёмся подробнее по содержанию листов таблицы.
Расчёт оплаты
Ключевой лист таблицы, в который подтягиваются данные из остальных листов
Самый первый лист, в котором представлена сводка рабочего графика по месяцам, итоговые суммы плана-факта по рабочим часам и оплате.
Удобен тем, что в одном месте можно увидеть, сколько часов работал сотрудник в конкретный день месяца, часы по переработкам и остаток к выплате.
Данные автоматически формируются на основании следующих листов, поэтому здесь все расчёты автоматизированы и не требуют дополнительного вмешательства. На этом листе вручную вы указываете только ставку за 1 час работы сотрудника. При этом каждый месяц ставку можно менять.
Время и задачи
Детализированная информация о том, чем занимается сотрудник в рабочее время
На данном листе сотрудник самостоятельно вносит информацию о затраченных рабочих часах. Особенностью является то, что также сотрудник указывает направление выполненных задач, а также конкретный их список.
Отличия такой системы ведения от обычных записей в журнале учёта следующие:
Дату не обязательно вписывать вручную, поскольку она выбирается из календаря;
Месяц и время работы в часах подтягиваются автоматически за счёт того, что в этих столбцах находятся формулы;
Направления выбираются из автоматически пополняемого
раскрывающегося списка.
С помощью этого инструмента можно увидеть, на что сотрудник тратит излишнее время, а с чем справляется оперативно.
Отчёт за месяц
Сводка отработанных часов по конкретным направлениям и оплата за них. Идеальный вариант для аналитики рабочего функционала
Здесь в срезе месяца можно увидеть, с какими направлениями работы сотрудник взаимодействовал больше всего, а также сколько часов ушло на конкретное направление.
На этом листе вручную вы меняете только месяц из раскрывающегося списка, а всё остальное подтягивается автоматически.
С помощью данного листа вы сможете наглядно увидеть, на что в задачах сотрудника идёт упор в данный момент, и, при необходимости, распределить его время иначе, если нынешняя стратегия вас не устраивает.
График (план)
Планируемый график с указанием рабочего времени, а также ожидаемого количества отработанных часов — вариант, который точно подойдёт для сотрудников с плавающим рабочим временем
По своей сути, этот лист — это график сотрудника наперёд.
Здесь вы вручную вносите планируемое рабочее время на каждый рабочий день, указывая дату, а также начало и конец рабочего дня. При этом время можно разбивать на промежутки, если сотрудник работает не 8 часов подряд, а, например, 4 промежутка по 2 часа с перерывами между ними.
Столбец же “Ожидаемое кол-во часов” для дальнейших формул рассчитывается автоматически и подтягивается на самый первый лист, создавая наглядный план-факт.
А также, благодаря этому графику, автоматически высчитываются переработки за каждый рабочий день.
Выплаты ЗП
Список всех выплат с датами и суммами
На этом листе умещаются все необходимые подробности о выплатах: сумма выплаты, её дата, а также возможность указать документ, в соответствии с которым была произведена оплата, или любой другой комментарий.
Все данные по произведённым выплатам учитываются на первом листе. Как результат — на нём автоматически рассчитывается остаток выплат за месяц.
Справочник
Дополнительный лист, необходимый для проверки корректного преобразования дат на листе “Время и задачи”
Такой лист не является основным, но всё же позволяет упростить работу, когда дело касается опечаток и формулировок. В шаблоне справочник используется для проверки правильности указания даты на листе “Отчёт за месяц”, а также переводит указанную дату в удобный текстовый формат месяца и года.
Заключение и ссылка на шаблон
Естественно, данный шаблон вряд ли закроет 100% ваших потребностей, так как он был разработан с нуля под конкретную ситуацию.
Поэтому всегда возможна индивидуальная доработка любого шаблона под ключ, в соответствии с вашими пожеланиями. Также я предоставляю услуги разработки таблиц с нуля, если необходимы значительные изменения, или же совершенно другая таблица.
Ну а если в вашей ситуации технических возможностей таблиц будет недостаточно, вы также можете заказать у меня разработку web-сайта или мобильного приложения для автоматизации ваших бизнес-процессов.
Получить шаблон бесплатно вы можете по ссылке ниже, сделав копию таблицы на свой гугл диск:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yhhaVvRbmC5MP753bT-7EjZd0gpy3_iHY7RESkrEhDw/edit?usp=sharing
Связь со мной
Если у вас остались вопросы, или же вы хотите заказать доработку или персональную таблицу для себя, не стесняйтесь обратиться ко мне.
Все мои контакты, а также ссылки на сообщества с полезным контентом по таблицам и на другие бесплатные шаблоны можно найти здесь: