Американский документооборот⁠⁠

Хочу с вами поделиться особенностями ведения документов, с которыми я столкнулся находясь в Америке.

Конечно бюрократии хватает и в Соединенных Штатах, однако она проходит в более легкой. форме, с некоторыми отличиями от нашей.
Собственно в чем отличия:

- “Официальным” цветом ручки для подписи документов является черный, а не синий как принято у нас. Во всех банках и других организациях лежат только черные ручки. Синюю вообще найти проблематично, разве что в магазине канцтоваров.

- Печати на всех документах также только черного цвета.

Исходя из первых двух пунктов, вы наверно уже догадались, что официальный подписанный документ с печатью в Америке выглядит как обычная ксерокопия. Поскольку подделывать документы тут не принято, т.к. это грозит большими уголовными сроками, то и в документы особо никто не вглядывается.

Однажды я заверял копии документов у нотариуса и попросил сделать две официальные нотариальные копии, на что нотариус сам мне ответил - “Зачем вам вторая? Просто сделайте ксерокопию первой и сэкономьте свои деньги.”

- Нотариально заверить документы имеет право не только нотариус. Здесь вообще понятие “нотариус” довольно размытое. В России нотариус заверяет абсолютно все. Что именно заверяет нотариус в США я затрудняюсь ответить, но знаю точно, что нотариально заверять документы могут и другие организации. Например банки или почтовые отделения абсолютно бесплатно заверют вашу подпись на каком-либо документе.

- Помимо подписи на документах обязательно присутствуют инициалы. Уж не знаю за что американцы их так любят, однако в обычном договоре аренды квартиры кроме подписей вам придется поставить свои инициалы раз так двадцать.

- Бумага размера А4 в Америке вообще не используется. Стандартом является бумага размера “Letter”. По сути то же самое что А4, но на пару сантиметров короче.

- Не принято держать документы в прозрачных файлах. Для нас документ - это что-то очень важное! Нужно положить его в файл чтобы не смялся, а еще лучше заламинировать и повесить на стену. Американцы в этом плане так сильно не заморачиваются. Если документ состоит из одного-двух листов то его просто складывают в три раза и кладут в обычный конверт. Точно таким же образом их и отправляют почтой.

- Имейл это официальный документ. Тут принято считать, что все что сказано устно, по телефону или же в переписке в мессенджерах - это просто болтовня. Однако если переписка ведется через имейл, то это становиться официальным. По сути имейл даже может служить договором. Не знаю как к этому относятся суды, но на бытовом уровне это работает именно так.

- Широко распространен электронный документооборот.

Пример из жизни: Кредит на авто я взял в банке, о котором никогда раньше не слышал и уж тем более никогда там не был. Просто загуглил его и оформил все онлайн. Распечатай я все документы что мне пришлось подписать и отправить, то получилась бы стопка размером с Войну и Мир. Один только договор листов на сорок, а кроме него копии всех моих документов начиная со свидетельства о рождении и заканчивая справками о здоровье соседской собаки.

Договор аренды квартиры я оформлял и подписывал таким же образом.

Обычно для подписи договоров описанных выше используется несколько онлайн сервисов, которые выступают третьим лицом и гарантируют, что ваши подписи верны. Когда обе стороны подписали договор, то сайт присылает вам его копию в PDF.

Но иногда одна из сторон вообще не хочет заморачиваться с сайтами и просто присылает вам на имейл PDF документ на подпись. Тогда в графе “Подпись” вы печатаете на клавиатуре печатными буквами свое имя ( “John Smith )” и отправляете его обратно. Готово! Документ подписан!

Для русского человека это выглядит как полный бред, для американца - официально подписанный документ.

Спасибо.
Телеграм