Компенсация за использование автомобиля⁠⁠

При разъездном характере работы сотрудник может использовать личный автомобиль. Иногда наличие личного авто является условием приема на работу.

Расходы, связанные с эксплуатацией могут возмещаться одним из двух способов:

• Через компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях,

• Через оплату за аренду авто по договору.

Сегодня будем разбираться с компенсацией.

Трудовое законодательство не устанавливает размер и порядок расчета компенсации. Работодатель должен определить их самостоятельно. Можно разработать какую-нибудь методику определения размера компенсации, привязав ее, например, к частоте и длительности использования автомобиля. Тогда сумма будет меняться от месяца к месяцу.

А можно установить ежемесячную компенсацию в твердой сумме, без привязки к количеству поездок.

Компенсация не начисляется в периоды болезни или пребывания сотрудника в отпуске. В этих случаях она подлежит пересчету.

Правила оформления компенсации:

✔Отразите компенсационные выплаты и возмещение расходов на бензин, в трудовом договоре либо подпишите доп. соглашение. Укажите характеристики машины из тех. паспорта и приложите копию.

✔Издайте приказ о назначении компенсации.

✔Оформляйте путевые листы, собирайте чеки за бензин.

Уменьшение налога на прибыль и налога УСН.

Компенсация уменьшает налог на прибыль при ОСНО и единый налог при УСН (доходы за минусом расходов) в пределах норм.

Законодательством установлены следующие нормы для транспорта:

-1200 руб, если объем двигателя до 2 тысяч куб. см,

-1500 руб, если объем двигателя свыше 2 тысяч куб. см,

- 600 руб. для мотоциклов.

Данные нормы были установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 аж 20 лет назад! Пересматривать нормы категорически не хотели, но с 2024 года все же предложили увеличить их в 2 раза. Проект постановления Правительства РФ, созданный Минфином, размещен на портале проектов НПА 09.11.2023 (под ID 02/07/11-23/00143452).

Если постановление примут, то с 1 января 2024 года будут такие нормы:

• 2 400 руб, если объем двигателя до 2 тысяч куб. см,

• 3 000 руб, если объем двигателя свыше 2 тысяч куб. см,

• 1 200 руб. для мотоциклов.

Будем следить за изменениями в декабре.

Бензин и техобслуживание также можно компенсировать, но в расход брать нельзя, поскольку, по мнению Минфина, они входят в состав компенсации. В письме № 03-03-06/1/6339 от 27.01.2023 Минфин уточняет, что компенсационные выплаты включают: бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт и износ.

Важно❗ Если сотрудник пользуется машиной по доверенности, то вопрос уменьшения налога на прибыль спорный. Возможны судебные разбирательства. Не готовы к судам? Спишите расход за счет прибыли.

Пример: по трудовому договору сотруднику компенсируется использование авто в размере 4000 руб. в месяц и бензин на основании предоставленных доков. Объем двигателя 1,6 тыс.куб.см. Сотрудник предоставил чеки на бензин за ноябрь 2023 на сумму 1450 руб.

Итого, сумма компенсации 5450 руб.(4000+1450). Налог на прибыль или налог УСН уменьшаем на 1200 руб., а 4250 руб. - за счет прибыли.

НДФЛ и страховые взносы.

Важно, чтобы сотрудник являлся собственником авто. Тогда НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются с полной суммы компенсации. Нормирование тут не применяется. Важно только подтвердить, что авто использовалось в служебных целях. Для этого подойдут транспортные накладные или путевые листы.

Внимание! Если сотрудник не собственник авто, то компенсацию выплачивать можно, но придется удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с полной суммы. В противном случае готовьтесь к прениям и судам с налоговой. Вопрос спорный.

От сотрудника требуется доверенность на управление машиной и копия документа на авто.

➖ Минусы компенсации:

• сумма свыше нормы не уменьшает налог на прибыль и налог УСН,

• нельзя брать в расход бензин и техобслуживание авто.

➕ Плюсы компенсации:

• Альтернатива премиям, т.к. экономит на ндфл и страховых взносах,

• Уместно использовать при умеренной эксплуатации авто, когда расход не намного больше компенсации.

Следим за принятием (или отклонением) проекта Минфина.

Подписывайтесь на мой телеграмм! )