Зарисовки #8. Автоматизация
3 года назад в наследство от предыдущего руководителя получил интересный процесс. На определенный емайл приходят письма с актами несоответствий в форме excel и соостветствующими фотографиями. Каждый акт надо проверить (правильно ли заполнен), зарегестрировать в базе данных (частично вручную, частично с помощью макроса) и переслать адресату (на определенный склад). Получив ответ, нужно снова его проверить, зарегестрировать и переслать первоначальному отправителю.
Проблема в том, что:
- таких актов бывает 2500-3500 в месяц плюс столько же с ответами со складов, и приходя на работу в понедельник, работник имеет ~500 актов, полученных за выходные. Соответственно акт, который был составлен в пятницу, из-за такой нагрузки будет отправлен складу, когда до него дойдет работник (в лучшем случае в среду), когда указанной в акте партии товара там уже не будет и проверять будет нечего.
- макрос записывает в базу данных минимум информации. Поэтому, когда нужна статистика по определенному товару (а нужна она часто), надо чуть-ли не вручную просматривать каждый акт.
- по действующей инструкции работник сам может дать ответ на акт (так как он просматривает каждый акт) не пересылая его складу. Поэтому склад не знает о своих проблемах до конца месяца, пока не получит отчет.
Эти проблемы и некоторые другие нюансы подтолкнули к идее автоматизировать процесс. Но перед этим договорился с другими департаментами поменять процесс:
все без исключения акты должны были пересылаться складам и все решения по актам должны приниматься складами.
По предварительным подсчетам получалось, что без проблем можно автоматизировать около 80% работ. Этого было достаточно, так как оставшиеся 20% планировали отдать другому, незагруженному работнику, а основного работника перевести в другой отдел. При 90%-ой автоматизации объем работ вырастал вдвое.
Процесс роботизировала сторонняя компания (назовем её условно «РобоКо») с помощью UiPath. Так как я описывал весь процесс и следил за его реализацией, советую обратить внимание на такие нюансы:
- как можно точнее опишите процесс (с помощью блок-схем и стрелок). Также включите в алгоритм действия, которые должны быть выполнены в случае какой- нибудь ошибки (переместить акт в другой каталог? просто игнорировать? отправить обратно отправителю со словами «ищите какую-то ошибку» или указать на ошибку? Вариантов, что делать в случае ошибки может быть чуть-ли не больше, чем описание самого процесса.
- да, да, сами опишите алгоритм. Сотрудники «РобоКо» пытались наблюдать и записывать действия нашего работника, а также читать наши процедуры, но мы же хотели переделать процесс, так что смысла в этих действиях не было. Вашу схему процесса сторонняя компания переделает по своим правилам, и её тоже надо проверить.
- разбивайте процесс роботизации на мелкие этапы и проверяйте работу робота после каждого этапа. У меня было так, что программист «РобоКо» неправильно понимал некоторые детали процесса или после какого-то этапа работ пропадала часть предыдущего этапа.
Робот, как и планировали, решил все проблемы. Запускали его по 5 раз в день, акты пересылались складам в тотже день.
От робота отказались через 1,5 года в пользу макроса (к тому времени я уже научился программировать в VBA), с помощью макроса постепенно автоматизировали ~95% работ. Макрос и теперь работает.
Что касается робота:
- после очередного обновления Windows пришлось перенести робота на другой компьютер, так как начала некорректно работать часть алгоритма.
- иногда не пересылались письма на склады, хотя в базе данных регистрировались. Во время тестирования таких проблем не было.
- были и другие проблемы. Не знаю, были ли это недостатки UiPath или неопытность программиста.
- в то время можно было какое-то время бесплатно пользоваться UiPath, или покупать лицензию при определенных условиях. Программа довольно быстро развивается и теперешних условий не знаю.
Как всегда, удивили люди. После успешного запуска робота отдел ИТ организовал совещание со всеми отделами, где я рассказывал о возможностях автоматизации. Ну и несколько руководительниц других отделов с пеной у рта доказывали, как плохо работает робот, хотя, блин, они в своей работе даже не сталкивались с ним.
