Учет клиентов в шиномонтажной. Продолжение⁠⁠

Прошло почти две недели, как я написал пост об учете клиентов в шиномонтажной, и судя по комментариям эта тема нашла отклик у многих людей. Мнения людей о том, как лучше вести учет и что лучше использовать, разделились, но в этих дискуссиях я узнал много нового. Я, конечно, ещё дилетант в бизнесе, и мне наверняка простительно не знать про систему CRM, но после насмешки про бумажный журнал и XXI век, я всё-таки решил навести справку про CRM и понять, как он работает. Я ознакомился с несколькими видами CRM и пришел к выводу, что такая система не подходит для такой маленькой организации, как шиномонтажная и полностью согласен с теми, кто писал об этом в комментариях. Есть куча причин почему CRM не подходит, но обо всём этом я не буду здесь писать, а расскажу о том, к чему я пришел.  

Как помните, я говорил, что мне необходимо определить количество постоянных клиентов. С этой целью в журнале ведется запись номеров машин, а по окончании года я смотрю сколько раз одна и та же машина обслуживалась, и если больше трех раз, то записываю как постоянного клиента. Но один момент, который при этом не был учтен – это количество необходимого времени для переноса данных журнала за 365 дней на компьютер. Я на минуту представил, сколько часов и дней придется потратить на перенос данных с журнала на компьютер, и осознав, что это очень времязатратное дело, решил как-то это оптимизировать.

На мой взгляд, лучшей программы для подсчета и анализа данных и прочих операций, чем Excel не существует. Поэтому, в первую очередь, данные учета необходимо перенести в Excel файл. Вопрос заключался лишь в том, как можно это сделать, потратив минимум времени. Помимо этого, я хотел, чтобы при этом были следующие функции:

1) общий доступ к файлу Excel в любое время

2) возможность редактировать этот файл другими пользователями 

Прежде всего я решил посмотреть, существуют ли мобильные приложения, в которых можно вести учет клиентов и имеется возможность экспортировать данные в Excel файл. Пролистав список приложений для учета бизнеса, я не нашел подходящее. Затем пришла мысль о создании сетевой папки, где в Excel файле будет вестись учет, к тому же сотрудникам не нужно будет отправлять фото кассы после окончания смены, так как я могу в любое время открыть файл учета и посмотреть. Однако здесь подкрались сомнения о возможности создания сетевой папки на телефоне и без наличия проводного интернета. Я, конечно, не специалист по таким вопросам, но основываясь на том, что мне известно, осуществление такой идеи мне казалось маловероятным. После непродолжительного обдумывания решение, отвечающее моим критериям, наконец-то пришло. К счастью, в наше время есть облачные хранения, где можно хранить всё, что угодно, в том числе Excel файлы и иметь общий доступ к ним. Больше всего мне подходил «гугл диск», а самое главное — это то, что есть отдельное приложение для excel файлов «Гугл таблицы». Создав таблицу в этом приложении, можно дать доступ на ее редактирование пользователям, которым скидываешь ссылку, и перейдя по этой ссылке они могут редактировать таблицу. Достаточно лишь скачать «гугл диск» и «гугл таблицы».

Учет клиентов ведется по такому же образцу, как и в журнале, и выглядит он следующим образом:

В столбцах доход и доход2 настроен автоматический пересчет нашего дохода с сотрудником, с которым процентное распределение 60/40 в мою пользу. Автоматический пересчет удобен тем, что экономит время, облегчает работу и исключает ошибки.

Ведение такого учета в приложении, работающего через облачное хранилище, удобно еще тем, что в любое время дня можно посмотреть кассу.

Я не исключаю, что для некоторых людей такой учет покажется слишком примитивным, но я искренне надеюсь, что есть другая часть людей, для которых этот пост оказался полезным.