Приводим данные в порядок с помощью Microsoft Access (часть3)⁠⁠

Продолжим совершенствовать нашу базу данных и функционал по работе с ней.

Приведем в порядок элементы управления формы contacts. Выделим все элементы управления в области данных и перейдем во вкладку Упорядочить, в разделе Таблица нажмем В столбик. Таким образом все наши элементы окажутся упорядочены в границах условной сетки, по желанию такой порядок можно отменить и расположить элементы по своему усмотрению, изменяя их размер либо мышью либо задавая размеры в свойствах соответствующих элементов.

Наша форма приобрела аккуратный вид.

Дополним нашу базу данными о компаниях в которых работают наши контакты. Создадим таблицу company с полями [id] – счетчик, [name] – текстовый, [adress] – текстовый. Заполнять таблицу будем импортируя из внешнего источника (файла), можно импортировать данные многими способами (из Excel, файлов Access, файлов других баз данных и др.).

Подготовим простой текстовый файл с набором вымышленных компаний и адресов. Назовем файл company.txt. В первой строчке файла через точку с запятой перечислим название полей, соответствующих нашим полям в таблице company - [name] и [adress]. Перечислим наименования компаний и их адреса отделяя их точкой с запятой.

---------------------------------------------------------- company.txt---------------------------------------------------------------------

name;adress

ООО Мотор;Россия, г. Москва, Космонавтов ул., 76, корп. 1

ЗАО ЖелДор;Россия, г. Москва, Шоссейная ул., 19, корп. 5

ООО ТверьВектор;Россия, г. Тверь, Мирная ул., 87, оф. 30

ОАО СофтОрионЛизинг;Россия, г. Москва, Калинина ул., 12, корп. 2

МКК ГорМобайл;Россия, г. Самара, Луговой пер., 35, оф. 2

ПАО МикроГлавМаш;Россия, г. Москва, Совхозная ул., 12, корп. 2

ПАО Нефть;Россия, г. Уфа, Пушкина ул., дом 32

ОАО МеталВостокОрион;Россия, г. Казань, Озерная ул., 90, корп. 7

ООО Компания РемСбыт;Россия, г. Москва, Вокзальная ул., 86, корп. 6

ПАО ГазВостокМор;Россия, г. Москва, Молодежный пер., 11, корп. 4

ПАО Теле;Россия, г. Москва, Юбилейная ул., 20, корп. 9

ОАО МеталВектор;Россия, г. Хабаровск, Южная ул., 55, оф. 7

ООО Компания ВодСантех;Россия, г. Москва, Заслонова ул., 21, корп. 7

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Красная линия показывает границу полей.

На вкладке Внешние данные в разделе Импорт и связи нажмем Текстовый файл. В диалоговом окне настройки импорта выберем путь до текстового файла с данными, который мы хотим загрузить. Выберем пункт Добавить копию записей в конец таблицы company, следуем далее.

Диалог предлагает нам выбрать способ как весь наш текст разделить на два поля, но так как мы используем пробелы и запятые для обозначения наименований и адресов, нам нужен символ который мы будем использовать только для отделения одной части от другой и это точка с запятой, далее мы это увидим, выбираем пункт С разделителем и следуем далее.

Разделителем полей выбираем точку с запятой (хотя программа это уже поняла, правильно разделив наши данные), отметим что первая строка это имена полей.

Завершаем процесс импорта. Переходим в таблицу company и убеждаемся, что наши данные импортировались корректно.

В таблице contacts добавим поле [companyid], в выпадающем списке типов данных выберем Мастер подстановок

Выберем первый пункт – Значения из другой таблицы, далее.

Выбираем таблицу company в качестве источника данных, далее.

Выбираем поле [name] в качестве источника списка, завершим работу мастера соглашаясь на условия по умолчания.

Сохраняем изменения в конструкторе и переходим в режим таблицы. Теперь для каждого из контактов мы можем выбрать организацию которую он представляет. Логично предположить, что в одной организации работает много людей контакты которых приходится заносить в базу и каждый раз вносить ее наименование и адрес не целесообразно.

Перейдем в уже знакомую нам Схему данных со вкладки Работа с базами данных и отобразим таблицу company. Курсором мыши перетянем поле [companyid] на поле [id] таблицы company. Теперь наши таблицы связаны связью Один ко многим, что означает: одному контакту соответствует одна компания из множества компаний.

Добавим возможность выбора компании для контакта на форме contacts. Перейдем в режим конструктора формы и на панели элементов управления выберем элемент управления – Поле со списком. Поместим его на свободное место области данных.

Этапы создания поля со списком на форме аналогичны тому, как это было сделано в таблице contacts.

Источник данных таблица company.

Источник списка поле [name].

Завершим работу мастера, сохраним изменения и перейдем в режим работы с формой. Теперь для каждого контакта мы имеем возможность выбрать организацию которую он представляет. В режиме конструктора встроим наше поле в сетку и отредактируем надпись выпадающего списка.

Для удобной работы добавим на форму кнопку сохранения записи. В режиме конструктора из панели элементов управления перетянем элемент управления – Кнопка.

Мастер создания кнопок предлагает различные варианты событий нажатия кнопки, из категории Обработка записей выберем действие Сохранить запись, далее.

Зададим название кнопки как “Сохранить”, завершим работу мастера.

Перейдем в режим работы с формой, теперь кнопку “Сохранить” можно использовать для сохранения записей.