Постконтроль⁠⁠

На сегодняшний день являюсь бизнес-партнером в одной компании, соответственно основной доход получаю там. При этом у меня нет конкретного сектора ответственности, больше сосредоточен на проверке различных финансовых потоков и на контроле обработки данных продаж, логистики и прочего. Иногда обращаются с запросом к моему партнеру, откуда у него появился порядок и системность в бизнесе, которой раньше у него не было, он ссылается на меня и через него люди выходят на меня. Так они выходят на меня. Учитывая что времени у меня не много, около месяца, максимум два месяца уходит на то, чтобы разобраться откуда мне брать информацию для удаленного подключения к их базе и анализа данных. Если все сотрудники работают в одной базе, есть какие-то официальные отчеты по движению денежных средств, то даже при не очень выстроенной работе в этой компании, можно начинать проверки сумм, выявлять несоответствия и делать запросы на исправление или пояснение причин. Чаще всего это касается данных по финансовым потокам, реже закупки, продажи, логистика. Собираю все данные по этой компании, структурирую у себя потоки информации так чтобы я мог понимать какая форма отчетности и контроля подходит именно для этой компании. Хорошо если работа идет в какой-либо информационной базе, то покопавшись в настройках можно настроить отчет с нужным данными по продажам, выручке, перемещению товаров и прочее. Бывает и так что основной функционал базы не отвечает поставленным вопросам, в таком случае обдумываю возможность доработки системы. Чтобы собственник мог вложить один раз условные 5 зарплат сотрудника и уменьшить объем работы процентов на 25-30%. Если доработка не дает такой прирост эффективности компании и пока нет смысла в это вкладываться, то проще выгрузить данные в Excel и там прописать нужные формулы для автоматических расчётов. Далее начинается рутина, работники работают, я иду следом со своей проверкой и выявлением ошибок. Ошибки высылаю на исправление, по расхождениям задаю вопросы и выясняю в чем их причина. Через некоторое время первоначальное сопротивление изменениям сменяется позитивным настроем со стороны самих работников. Потому что вначале большинство людей воспринимают такую проверку как появление еще одного неадекватного контроллера поставленного руководством, но потом поняв что у меня есть ясное понимание что такое рабочие ошибки за которые нельзя наказывать людей и что такое ошибки потенциально приводящие к ущербу для компании и за которые надо наказывать, сотрудники уже сами активно контактируют или просят помочь разобраться в причинах ошибок. К тому же людям всегда важно чтобы была ясность и предсказуемость, это они получают во время нашего общения с ними. И уже через месяц два точно знают что они должны делать, как и какие ошибки/расхождения я увижу. И это для большинства людей комфортная рабочая атмосфера. Теперь к сути. Когда все сотрудники расставлены по зонам ответственности, данные сотрудники соответствуют как минимум минимальному уровню требований компетенций к занимаемой должности, казалось я уже им не нужен. Но мы продолжаем партнерство с пост контролем с моей стороны. Вроде бы сидят люди знающие свою работу, но есть два нюанса: 1. Все мы люди и как люди, работаем и с высоким уровнем концентрации и с низким уровнем концентрации. Люди не роботы, не могут все время работать на стабильно высоком уровне. Если у плохого работника дни низкой концентрации на своих обязанностях случаются регулярно, то у большинства хороших работников такие моменты случаются раз в неделю или в две недели; 2. В большинстве компаний выстроены отдельные бизнес-процессы, а не все бизнес-процессы или все процессы выстроены, но запас прочности компаний не рассчитан на увеличение наплыва клиентов и их запросов. В такие моменты от перегруза, чаще всего информационного, сотрудники делают ошибки. И тут актуальным становится постконтроль. Это в компаниях с невысоким уровнем нагрузки на одного сотрудника, сотрудники спокойно могут сесть и перепроверить итоги своей работы. В большинстве компаний таких условий нет. Период спокойно размеренной работы, сменяется авралом. Если нет постконтроля, то условный сотрудник делает 5-7% ошибок в своей работе. Постепенно эти ошибки приводят к другим ошибкам, соответственно результатом его ошибки становится бардак или проблемы на уровне 15-20% ошибок. Если это вовремя не перехватить, то эти 15-20% ошибок могут привести не к копеечным, а к многомиллионным убыткам компании. Постконтроль, когда сотрудник 5 раз в неделю получает обратную связь по своим рабочим косякам, уменьшает этот процент ошибок до 1-3% и помогает поддерживать уровень его косяков не выше минимального. Т.е возрастает уровень качества работы сотрудников. Бизнес же как автомашина в которой все механизмы работают нормально, едет именно на такой скорости на которой она может ехать. Учитывая что работаю я удаленно, мне удобно работать с цифрами и с данным, которые можно куда то выгрузить или просмотреть под нужным мне углом в своей программе. Но иногда цифры никак не ложатся в одну стройную систему и это чаще всего признак больших проблем в компании в части организации бизнес-процессов и определении зон ответственности работников. Тогда мы определяем болевые точки, указываем на проблему, даем рекомендации по их устранению и ждем когда менеджмент Заказчика устранит эти проблемы. В большинстве случаев, если у нас адекватный Заказчик и его представители мотивированные на результат, то им нужны просто обычные рекомендации по менеджменту. Ведь даже такие элементарные для большинства топ менеджеров шаги как распределение объема работы по зонам ответственности и закрепление ответственных, во многих компаниях не делаются.