Ответ Vereshch в «Когда ты бухгалтер»6
У меня была почти такая же история, когда я решил сменить род деятельности с эникея и перешёл на самую младшую позицию в авиакомпании.
Попал в почти полностью женский коллектив 50+,где все делалось (как и 30-50 лет назад) вручную. Наряды выписывались вручную, наработка считалась почти вручную и ежемесячные отчёты тоже делались в экселе, но считались на калькуляторе и значения вбивались в нужные ячейки.
Когда мне показали, как они делают отчёты - я первым делом настроил формулы и теперь вместо пары часов, этот процесс стал занимать десяток минут. Как оказалось, раньше формулы работали, но их сломали. Поэтому я раскрасил ячейки в разные цвета, по типу "где надо вбить значения, а где увидишь результат", потом убрал формулы на другой лист и вообще поставил на него защиту.
Потом меня заинтересовал процесс выписки нарядов, который стабильно занимал 2 часа времени в день и приходилось все писать руками (бортовой номер, данные по серийным и другим номерам и повторять на каждой странице). Я так же взял любымый эксель, сделал простейшую таблицу с данными по каждому самолёту и перенёс красиво форму наряда в эксель. Теперь оставалось только занести несколько значений в 5 ячеек и нажать "печать". Процесс выписки нарядов стал занимать не 2 часа в день, а какие то минут 10-15,с учётом проверки. А проверять за мной любили, потому что доверия к тому что эксель может считать правильно не было.... Но это прошло через пару месяцев.
В ночные смены я часто ложился в 12 и просыпался в 6 утра, чтобы сделать всю работу (занести данные в комп) и спокойно передавал смену. А печатал я уже тогда очень быстро, т.к. в контре нет много времени на то, чтобы в чате выгулять чужую мамку.
Ооо, я так же делала!
1. Грузовое агентство.
Да, вводили всё в эксель и потом рядом в ворде оформляли договор на перевозку, вбивая данные клиента организации или частного лица. Я задолбалась, перелопатила документы клиентов за квартал, ввела на листик их данные, для организаций и номера и сроки действия доверенностей, и банковские реквизиты. На соседнем листе вбила прайс на весовые и объёмные грузы. Сцепила вордовский договор и экселевский файл формулами. И оставалось только:
А. На листе "Клиенты" через ctrl+f найти клиента, скопировать и вставить на лист "Данные",
Б. Ввести кол-во мест, размеры и вес груза - сразу считался тариф за кг по весому или объёмному признаку и сумма к оплате,
В. Буквами О или П отметить кто будет оплачивать,
Г. Перейти в вордовский файл с договором, сделать "Сохранить как", формулы из экселя подтягивали название и реквизиты клиентов и оставалось только распечатать.
Потом наставила формул, чтобы жёлтым, оранжевым и красном подсвечивались доверенности с истекающим сроком. Эксель подсказывает мне, я клиенту, клиент радостно бежит в свою бухгалтерию за новой доверенностью.
Потом айтишники настроили выгрузку из моего экселя бкхгалтерам в 1с. Бухам оставалось только оплату проставлять.
И все такие оооооо, а чо, так можно было?
2. Клининговая компания.
Надо было 2 недели подменять дневного секретаря. Оказалось что она в день по 5-10 доверенностей выписывает. От руки! Со всеми банковскими реквизитами. Я офигела после третьей, вбила форму доверенности в эксель, на соседний лист всех сотрудников с паспортами, на другой лист все организации холдинга с реквизитами. И всё:
А. С листа сотрудников копируешь фио
Б. С листа организаций название компании
В. Вставляешь в лист данные
Г. Формулы сами по названию организации проставляют нужный номер доверенности
И распечатываешь!
И все такие - оооо, как быстро стало!
А всего-то 3 часа за книжкой "Эксель для чайников". Но я ленивая, да, мне проще один раз "автоматизировать", чем руками писать и мозги напрягать.