gepart.event

Смените стиль. Не просто выезд, а тематический мини-ретрит. Друзья привезли диджея, кто-то ведёт дыхательные практики, кто-то кормит всех итальянским супом. К нам как-то обращалась компания за форматом «антиконференция» — обсуждали провалы, пили какао, устраивали костровой стендап. Гениально и уютно было, рекомендуем попробовать у себя.

Соберите близких по вайбу. Не обязательно лучших друзей. Иногда правильнее звать людей, которые не выносят друг другу мозг и знают, как кайфовать молча.

Останьтесь в городе. Но сделайте это как взрослые. Город на майские — это как Москва 1 января, никогооо. Идеальное время, чтобы любить своё место жительства.

Устройте гастро-тур. Один день — бургер, другой — рамен, третий — кофе в трёх местах. Ставьте оценки, делайте фотки, спорьте. Вы как будто на фестивале, только без входа по QR-коду.

Поймайте культурный кайф. Маленькие музеи, уличные перформансы, опен-эйры, квартирники — всё расцветает. Подпишитесь на локальные афиши — вы удивитесь, сколько всего происходит, когда вы не в офисе. У меня есть подруга, которая работает на пятидневке (никакой удаленки, только хардкорный офис), и первое, что она делает в отпуске: идет завтракать в кафе! Вот так мало, порой, нужно для счастья!

Сделайте себе день наоборот.

Один день проведите как ребёнок: бегите босиком, купайтесь где не надо, ешьте руками, не смотрите в телефон. Другой — как миллионер на пенсии: медленно завтракайте, гуляйте, покупайте себе цветы, ходите в дорогие рестораны в футболке и без спешки. Это дешевле, чем терапия, и намного веселее. Ну и получите идеи для контента в ваших социальных сетях, а то вечно слышу: мне не о чем рассказывать!

Придумайте приключение. Хоть какое-то.

Мы взрослые, но почему-то забыли, как классно быть авантюрными. Всё можно превратить в квест:

• Велопоход в соседний город

• Фотоохота на рассвете

• Случайный поезд — покупаешь билет на ближайший рейс и едешь

• Ночёвка на крыше (легально или почти)

Пусть будет что рассказать. Праздники — это не просто отдых, это мини-истории, которые потом превращаются в «а помнишь?..».

Не план — тоже план

Если чувствуете, что устали и ничего не хотите — не делайте ничего. Лежите, читайте, смотрите в потолок, пойте в душе, медленно ешьте клубнику. Это тоже дело. Не надо быть продуктивным ради продуктивности. Дайте себе паузу. Главное — делайте это осознанно, а не просто проваливайтесь в TikTok на 12 часов.

Вместо вывода:

Майские — это маленький подарок себе. Потратьте его с умом. Или с душой. А лучше — с теми, с кем можно и с умом, и с душой. В общем, как завещали старшие — «главное, чтобы всё было по кайфу».

1. Формат и цели – сверяемся с задачами

Первый вопрос – что вы вообще проводите? Бизнес-конференцию, тимбилдинг, корпоратив на 500 человек или камерный VIP-ужин?

От этого зависит всё:

— Нужен ли большой экран и сцена?

— Достаточно ли обычных стульев или надо делать лаунж-зону?

— Будет ли фуршет, и если да, где люди будут есть (и пить)?

Ошибка новичка – брать просто «красивое место» без оглядки на задачи.

2. Локация и логистика – люди должны доехать (и уехать)

Классика жанра – место на отшибе, где по карте вроде «20 минут от центра», а по факту – только на такси за миллион или пешком по промзоне.

Что проверяем:

✔ Транспорт. Есть ли рядом метро или хотя бы нормальный подъезд?

✔ Парковка. Сколько мест? Платная/бесплатная? Или гости будут кружить по району в поисках свободного пятачка?

✔ Дорога обратно. Если мероприятие затянется до ночи, как люди будут уезжать?

3. Вместимость – не тесно, но и не пусто

Ошибка номер два – взять зал на 300 человек, когда придёт 150. Или наоборот, засунуть 100 гостей в маленький лофт, где уже через полчаса все мечтают о свежем воздухе.

✔ Оптимальный вариант – зал, который заполняется на 70–80%. Тогда атмосфера будет живой, но не душной.

✔ Важно! Считайте не только посадочные места, но и пространство для фуршета, активности и зон отдыха.

4. Технические возможности – не всё так очевидно

Вы можете принести самый дорогой проектор, но если стены белые и бликуют – картинка будет ужасной.

Проверяем заранее:

✔ Звук. Тестируем микрофоны и колонки. Никакого эха и «звук как в ведре».

✔ Свет. Если нужна трансляция или фото/видео, свет должен быть правильным.

✔ Wi-Fi и розетки. Гости будут заходить в интернет. А спикеры – подключать ноуты. Всё ли работает?

5. Доп. услуги – что входит в аренду

Часто площадки пишут «аренда зала – 100 000 ₽», но это только голые стены.

Важно узнать:

— Есть ли мебель? Или стулья придётся везти отдельно?

— Можно ли привезти свой кейтеринг? Или ты обязан заказывать у них?

— Работает ли кондиционер/отопление? Да, это важный момент, если не хочешь замерзших гостей зимой или парилку летом.

6. Кейтеринг – где будут есть и пить?

Если мероприятие дольше 2–3 часов, еда – не опция, а необходимость.

✔ Формат: фуршет, банкет или просто кофе-брейк?

✔ Где будут кушать? Если гостей больше 50, нужно отдельное пространство.

✔ Можно ли свой алкоголь? Или придётся покупать в три раза дороже у площадки?

7. План Б – а что, если…?

Вы не застрахованы от сюрпризов:

— Электричество вырубилось. Есть ли генератор?

— Дождь пошёл (если open-air). Есть ли запасной вариант?

— Один зал внезапно закрыли. Можно ли быстро переиграть?

Лучше продумать это до, чем решать в панике во время.

Вывод: выбираем осознанно

Если коротко – не ведись на красоту и громкие обещания. Проверяйте локацию сами, тестируйте всё, что можно, и думайте на шаг вперёд.

Ну а для тех, кто не хочет тратить время, все дороги ведут к профессиональным ивент-агентствам.

Осенью начинается горячая пора для всех организаторов мероприятий, ведущих, артистов и тд. Все причастные к сфере праздников просыпаются после летнего застоя, и в поисках самых лакомых заказов на новогодние корпоративы, начинают резко и много рекламиться. Кто мы такие, чтобы тоже этого не делать? Мы пошли дальше и придумали креативное решение, как с небольшим бюджетом выделиться на фоне конкурентов, заявить о себе и получить заказы от компаний на организацию и проведение новогодних мероприятий.

Что мы сделали и какой результат получили, рассказываем в статье!

Что нам потребовалось:

• 1 самый харизматичный Дед Мороз!

• 1 артистичная и безумная собственница компании, готовая стать Снегурочкой

• примерно 20 компаний, с которыми хотелось бы поработать и составленная логистика передвижения по ним

• 10 кг мандаринов (два из которых нагло съедены сотрудниками)

• 1 новогодний музыкальный трек на репите и колонка

• Много слабоумия и отваги наших маркетологов

Бюджет: 5000 на мандаринки, упаковочную бумагу, бензин.
Участие нашей команды - бесценно!

Мы подумали, что будет очень здорово, если в октябре на улицах города появятся сказочные персонажи! Это точно привлечет внимание жителей города, люди будут фотографировать, снимать видео. А кроме этого, мы зайдем в компании, передадим им мандарины, на которых разместим QR-код на наше коммерческое к празднику. Виральность контента + дешевый инструмент, все как мы любим! Еще поснимаем килотонну контента, который потом также можно использовать в своих социальных сетях. Вплоть до самого праздника, там он даже актуальнее станет.

Тут еще в Челябинске, неожиданно, выпал первый снег в октябре, и пазл сложился! Дедушка мороз и его свита приехали с первым снегом! Сказке - быть!

Итак, мы составили логистику, выбрали день и погнали! Начали с того, что наложили грим нашим участникам перфоманса. Нарядили в сказочные образы. Кстати, костюмы все наши, не зря же им на складе пылиться, должны и в октябре поработать!

Отправились по адресам. Выбирали крупные интересные компании (энергетика, нефтянка) + локальные бренды с большим количеством активных подписчиков, которые могут репостнуть или отметить нас. И еще брали бизнес-центры и центральные улицы, где можно нарваться на виральность и просто поинтерактивить с прохожими, которые тоже могут это все выложить, обеспечив дополнительные охваты!

Начали с центральной улицы города. Зашли в локальную кофейню, где сорвали эмоции всех сидящих. Ой как приятно, вот так порадовать людей средь бела дня. Передали подарок собственникам, предложили дедушке айс-латте. Отказался.

Дальше, зашли в компанию, которая занимается дистрибуцией техники. В поисках подарков к Новому году. Сотрудники прочитали стихи, получили мандарины. Само собой, передали презент директору.

Самое интересное, что по пути, мы также встречали предпринимателей, знакомых, которым тоже пришлось поучаствовать в нашем безумии!

Мы заходили в рестораны, магазины, различные компании! Интересно было зайти в один центральный бизнес-центр, где пропускная система. Получается, если ты Дедушка Мороз и Снегурочка, то тебя пускают без паспорта. Не безопасно, возникают вопросы, но это нам было на руку. Мы проникли в большую высотку, где заглянули в офисы к сотрудникам, поздравили всех с наступающим! Охватили даже те компании, которые изначально не планировали.

Прогулялись по центральной улице, дальше отправились в банки и газовые и энергетические компании. Интересная штука в том, что, там везде пропускные системы, сидят охранники, но нас это не остановило. Мы подгадали обеденное время и познакомились с сотрудниками, идущими или возвращающимися с обеда. Они клятвенно обещали помощь дедушке и передать наши сладкие мандарины эйчарам и руководителям направлений по связи с общественностью.

Зашли и в Правительство, не пустили. Сказали, что передавать ничего не имеют право. Мы не расстроились, все правильно! Мало ли, что это за мандарины у дедушки в сумке?

Дальше двинули к нашим СМИшникам, они обычно остаются в стороне праздников, а мы решили устроить и для них перфоманс. Попали на телевизионную студию и на радио. Люди не ожидали! Говорили, что «такое у них за 20 лет впервые». А мы и рады, для нас это тоже касание и повышение узнаваемости.

Катались мы с 11 утра до 14:00. Дедушка изрядно утомился! После, следующий этап, осветить все в сетях. Весь материал, который мы наснимали, закинули в сторис, с отметками компаний. Кто-то даже сделал репост в свои сети, приятно! Закинули в местные паблики. Тут, к сожалению, не стрельнуло. Наверно все-таки переборщили с брендированными футболками сопровождающих, слишком похоже на рекламу.

Как итог: реализовали креативное решение с минимальным бюджетом. Направили необычным способом коммерческие предложения компаниям, которые точно не удалят с почты, как минимум, придется их съесть и из любопытства пройти по QR-коду. Повысили количество уникальных пользователей на сайте. Через неделю получили первую заявку на корпоратив!

А еще, устроили праздник жителям города, и провели акцию по повышению узнаваемости нашей компании.

Как вам креатив? Ну а чего, люди должны знать героев в лицо! Мы не только классные праздники с большими бюджетами делаем, но и такие интеграции любим.

Приближаются новогодние корпоративы, и вы судорожно начинаете искать как бы подешевле провести праздник компании? В поисках того самого «подешевле» вы попадаете на страничку начинающего ведущего, в спешке сверстанную школьником на тильде, который за 15 тысяч сыпет обещаний на миллион, что сделает конфетку из вашего праздника, потому что он весь такой идейный, начинающий специалист. И вообще он не из этих, корыстных агентств, и готов работать за еду, в поисках кейсов и потенциальных заказчиков. Ничего нет в мире более привлекательного, чем слово «бесплатно», и вот вы, в забытье, оставляете контакты и переводите ему деньги за организацию праздника. А потом в день Х, вы со стыдом отводите взгляд от ваших коллег и босса, который вынужден попадать карандашом в бутылочку. Это вы привели этого организатора и испортили праздник всем, потому что хотели сэкономить.

Самая большая цена – это цена ошибки. Выбирая между ценой и ценностью, хочется сесть на два стула, но иногда это чревато тем, что можно упасть. На простых примерах попробуем доказать, как бывает в сфере организации мероприятий.

Человек без опыта, решивший просто заказать экран на своё мероприятие может оказаться в неприятной ситуации. Мы, как профессионалы, которые работают в сфере ивентов более 15 лет, знаем, что нужно для того, чтоб экран на вашем мероприятии работал. Мы выдаем компаниям по прокату оборудования четкое ТЗ. В нем указываем необходимый размер экрана, способ установки, проговариваем каким образом прячется коммутация, сколько часов нужно на монтаж и демонтаж (часто бывает, что площадкам нужно оплачивать дополнительное монтажное время, и важно его обозначить всем субподрядчикам заранее), что будет на экране, кто будет запускать контент, и множество других важных нюансов.

Когда человек решает, что он сам просто закажет экран, то это значит что вам его привезут, поставят и на этом всё. Вы заранее не уточнили что нужен специалист, что нужно закрыть фермы, на которых он висит и т.д. И вот мероприятие уже через час, а вы судорожно решаете вопрос с тем, кто запустит контент и ищете чем закрыть конструктив, как спрятать провода.

В лучшем случае вы потушите пожары, ценой ваших нервов и дополнительно оплаченных функций по оверпрайсу. В худшем, получите хаос и колхоз, отзывы о том, что «у компании не хватило денег» и «это было не профессионально».

Самое дорогое, что у нас есть — это время. Человеку, который не учился в медицинской академии и не стал врачом понадобится много времени, чтоб изучить вопрос того, как вылечить зуб. Да и в принципе это практически нереально - вылечить зуб, не имея врачебной квалификации и необходимого оборудования, и главное, знаний. А стоматологу нужно меньше часа, чтоб вылечить простой кариес.

Так же в любой профессии. Обладая большой базой знаний и опытом, нам нужно совсем немного времени, чтоб создать ваше идеальное событие. Вы, конечно, тоже можете нанять всех, кто занят в организации мероприятий, но сколько времени уйдет у вас на подбор специалистов и контроль реализации? Да, мы не врачи. Пусть будет для вас открытием, но мы тоже учимся 5 лет на режиссуре, и это фундаментальные знания, которые потом подкрепляются многолетним практическим опытом. Мы умеем тушить любой пожар с улыбкой на лице, со скоростью прыжка гепарда.

И да, мы никогда не призываем клиентов сливать огромные бюджеты, но точно подсказываем, где можно сэкономить, а где все-таки лучше заплатить и получить качество, скорость и отличный результат!

И следующие две недели эйчар Елена Петровна, как настоящий коллектор, вынуждена выбивать деньги из ста с лишним сотрудников офиса, потому что корпоратив – это дорого! А в кулуарах и внутренних чатах люди выплескивают недовольство, потому что они тут если и семья, то точно неблагополучная, и никто не хочет скидываться на мероприятие, которое нужно только их боссу!

Зима близко. И новогодние корпоративы уже планируются.

Как сделать так, чтобы уложиться в общий бюджет, не прибегая к поборам сотрудников? Давайте разбираться!

Любое успешное мероприятие – это 99 процентов подготовки! Чтобы не бегать с горящей попой в первых числах декабря, уже сейчас важно спланировать и ответить на несколько важный вопросов.

• Кто будет это организовывать?

• Что это будет?

• На какой площадке? И какое будет меню?

• В какие даты удобнее всего?

• Какой бюджет?

Начнем с последнего вопроса. Если у вас спрашивают «какой бюджет?», то это вовсе не для того, чтобы «гульнуть на полную»! Есть очень классная фраза - каждый пьет кофе на свой чек. Кто-то любит растворимый, а кому-то необходима свежеобжаренная арабика. Но и тот и другой – это кофе. В утренней спешке, высыпая кофе 3 в 1 (за 20 рублей) в кружку, или жеманно потягивая латте на миндальном молоке за 390 рублей, человек получает, то что ему нравится, и то, что ему подходит в конкретный момент времени.

Можно провести очень крутой праздник и за 50 тысяч рублей, и за миллион! И с таким же успехом, можно сделать ужаснейшее событие, которое захочется развидеть и забыть, даже за огромные бюджеты.

Нужен опыт и насмотренность! Работая с подрядчиками, можно снизить риски и делегировать ответственность. Как правило у них есть большие базы проверенных исполнителей и артистов, которые внезапно не начнут раздеваться перед вашим генеральным директором, ведущий прорепетирует фамилии заранее и не будет перевирать их во время награждения, в течение вечера вам точно не будет звонить Испания (потому что вы будете сгорать от стыда). Вспоминаем историю про кофе, тут точно так же ценовой диапазон очень разный, важно заранее обозначить свой желаемый бюджет.

В какие даты проводить? Тут люди стараются найти золотую середину, между тем, как удобно компании, какая есть свободная площадка и есть ли свободная дата у ведущего. Если наш любимый ведущий Павел занят, то мы бежим в интернет искать кого-то, кто не зарядит слишком большую цену и будет точно адекватным и желательно со смешными шутками и качественной программой.

Можно ли найти ведущего в интернете? Определенно да, но это будет всегда сектор приз на барабане. Есть топовые ведущие, которые вкладывают большие деньги в свою рекламу, соответственно это отражается на их стоимости. Есть не менее талантливые ребята, которые пока не так известны, но обладают мощной харизмой и делают свою работу на отлично. А бывает еще такое, что, заказывая через подрядчиков вы тоже экономите на ведущем. Потому что подрядчики покупают услуги оптом, даже такие как проведение мероприятий, и ведущие делают персональные скидки, так как не они сами находят себе клиентов.

Тот же момент и с площадкой. Вы уже расстроились, что все лучшие площадки города заняты? Рано вешать нос! Иногда подойдут самые нетипичные места: фотостудии и лофт-центры, где будет дешевле заказать кейтеринг, чем покупать готовое банкетное меню ресторана. А еще, работая с профессиональными организаторами мероприятий вы минимизируете количество еды, унесенной домой в контейнерах. Ведь они точно знают, сколько граммов еды и напитков должно приходиться на человека во время банкета, фуршета, велкомдринка. И часто меню, предоставленное ресторанами, оказывается необоснованно раздутым. Любой эвентщик с опытом расскажет вам, как каждый раз его сердце обливается кровью, когда на демонтаже он видит, как килограммы еды отправляются в мусорное ведро.

Подходим к самому главному, к концепции! Что это будет?

Если бюджет совсем бюджетный, то и тут можно придумать интересные форматы корпоративного отдыха. Ведь не обязательно снимать самый дорогой ресторан и устраивать пышный банкет. Даже вылазка на природу с шашлыками может стать командообразующим мероприятием. Был случай, когда компании для того, чтоб пожарить шашлык, нужно было пройти ряд испытаний, в ходе которых каждая из команд «собирала» всё необходимое для приготовления шашлыка. В результате стало ясно, что в одиночку им не справиться и нужно объединиться для продолжения вечера. Получилась классная вертушка с минимальным реквизитом, который еще и съели по итогу.

Можно организовать небольшой фуршет в обеденный перерыв с приглашением артистов для поздравления коллектива на предприятии. Это довольно распространенная практика в преддверии Нового года. Любимые с детства дед Мороз и Снегурочка поздравят коллектив с праздником и подарят волшебное настроение. Такая же форма может быть уместной для 8 марта, 23 февраля и даже для дня компании. А если нет денег и на артистов, то можно взять костюмы в аренду и привлечь самых творческих сотрудников к поздравлениям!

Кто будет все организовывать?

Тут выхода два, обратиться к профессиональным организаторам мероприятий или эвент-компаниям или самостоятельно погрузиться во все нюансы организации и проведения событий. По опыту, обращаясь к подрядчикам можно сэкономить не только деньги, но и нервы и свое время, которое можно посвятить наиболее важным и приоритетным вещам.