Как я Notion в жизнь внедрял (ЖКХ)
Спустя долгое время решил начать делится полезным контентом, который по какой-то причине обходит пикабу стороной. Речь пойдёт про ещё не столь известный сервис Notion. А рассказывать опыт внедрения в свою жизнь я начну со сферы учета услуг ЖКХ для частного дома.
Итак, что же такое Notion? По большому счету это симбиоз Трелло с его канбан досками, Эверноут с его блокнотами, Гугл календаря с его наглядностью, любого редактора статей (например, Гутенберга) с поддержкой разметки текста маркдаун и в какой-то мере Экселя с его таблицами и формулами.
В сети уже достаточно много хороших и не очень хороших обзоров функционала, но если вам лень бегать и искать, то постараюсь объяснить в двух словах. Вся логика работы в ноушн складывается на основе страниц, которые можно организовывать в базы данных. Страницу можно формировать из блоков разного рода информации и интеграций со сторонними сервисами. Вот и весь секрет успеха сервиса.
Ну а теперь приступим непосредственно к преамбуле моей задачи на сегодня.
Имеется:
- 3 этажный частный дом площадью 350+ квадратов на 10 сотках земли
- Подключен к газу
- Подключен к одной фазе электричества
- Подключен к единому водоснабжению
- Заключен договор с компанией по вывозу мусора
- Время от времени происходит заказ откачивания септика
- Подключен интернет
Остальные задачи выполняются либо своими силами, либо в дальнейшем получат свою ветку учета в этом же сервисе.
Для начала создадим страницу, которая будет содержать в себе все эти базы данных и страницы с блоками. Назовем ее "Домашний учет".
Далее необходимо определится какую структуру получат наши данные.
Чтобы не собирать все услуги в одну кучу и иметь к каждой услуге свои параметры у меня будет два уровня вложенности:
- База "Платежи"
-- База "[Вид Услуги]"
Поскольку услуги у нас по идее простые и не требуют каких-то глобальных различий, мы можем выделить определенный шаблон базы данных для страниц каждого вида услуги:
1) Период оплаты (Формат "ГГГГ-ММ") - это будет название нашей страницы, поскольку это обязательное поле и по нему в будущем мы будем искать наши страницы.
2) Дата платежа (или дата выставления счета) - это будет поле даты, для правильного учета и последующей сортировки. Также услуги, которые мы оплачиваем не каждый месяц можно будет пометить в этом поле периодом.
3) Предыдущие показания - цифровое поле для указания последних оплаченных значений счетчика.
4) Текущие показания - цифровое поле для указания тех значений счетчика, которые были оплачены этой оплатой.
5) Количество кубов - поле формулы автоматически заполняющееся из значений прошлых двух полей.
6) Цена за куб/киловатт/месяц - цифровое поле с индикацией знака рубля (ноушн будет понимать что в этом поле отображается валюта). В нем мы указываем сколько стоит единица измерения оплаты услуги. Газ и вода - кубы, электричество - киловатты, мусор и интернет - месяц и так далее.
7) Сумма оплаты - цифровое поле с индикацией знака рубля в которое мы вносим сумму оплаты (специально не делаю поле автоматическим, поскольку часто бывают ситуации когда нужно учитывать перерасчеты или при появлении пени пришлось бы вводить лишнее поле.
8) Скан платежки - поле для загрузки файла (в бесплатном тарифе это 5 мб) скана платежки присылаемой компанией для оплаты услуг.
9) Копия чека - поле для загрузки файла чека оплаты услуг. Конечно оригиналы мы бережно сохраним для будущих разборок, если такое случится.
10) Комментарий - текстовое поле для вписывания какой-либо информации видимой в таблице
11) Связь с базой данных Платежи - внутренняя связь со страницами другой базы данных (как определились выше)
А в базе платежей нам понадобится база с такими полями:
1) Период оплаты (Формат "ГГГГ Месяц") - это будет название нашей страницы, поскольку это обязательное поле и по нему в будущем мы будем искать наши страницы.
2) Месяц - это будет поле даты, для правильного учета и последующей сортировки. Только в этом случае тут будет стоять первое число месяца указанного в обязательном поле имени.
3) Вода - внутренняя связь со страницами базы услуги
4) Сумма - так называемый РоллАп, который будет вытаскивать для нас значение поля "Сумма оплаты" из страниц в базе данных Вода. Здесь он нужен только для подтягивания значения суммы оплаты в базу данных Платежей. В последствии мы его скроем.
5) Свет
6) Сумма
...
...
14) Сумма
15) Итог - поле формулы для автоматического подсчета всех данных из полей Сумма.
Таким образом генерируем 6 страниц с похожими базами данных под каждую услугу и 1 базу данных под сбор всех платежей в одну сводную таблицу.
Получится должна примерно вот такая колбаса:
Из нюансов стоит отметить что страница Домашний учет содержит в себе базу данных Платежи и страницы (которые являются также базами данных) услуг. Базы услуг выглядят идентично за исключением того, что например в базе Мусор отсутствуют поля "Текущие" и "Предыдущие значения" поскольку они там ни к чему, а количество кубов из формулы переделано в цифровое поле, где я указываю за сколько месяцев произведена оплата. В базе интернет отсутствует поле для платежки, поскольку там нужна только копия чека ведь оплата происходит в онлайне. В базе септик отсутствуют поля количества.
Формула для подсчета количества кубов/киловатт выглядит вот так
prop("Текущие показания") - prop("Предыдущие показания")
А вот формула для подсчета итога в базе платежи выглядит уже куда интересней.
round(toNumber(prop("Сумма вода")) +toNumber(prop("Сумма свет")) +toNumber(prop("Сумма Газ")) +toNumber(prop("Сумма мусор")) +toNumber(prop("Сумма Интернет")) +toNumber(prop("Сумма септик")))
Немного разъясню за формулу. Первое что нужно учесть - это названия полей чувствительны к регистру. Второе объясню "почему нельзя было просто сложить значения как в первой формуле?". Дело в том, что функция РоллАп вытаскивает текстовое значение поля (даже если оно при этом цифровое). И поэтому сложение допустим цифр 505 и 404 отдаст в ячейку значение 505404. Поэтому надо сначала "спарсить" из этих данных числовое значение, сложить все эти цифры и чтобы у нас не получался километровый поезд цифр после запятой мы закрываем это функцией округления.
Давайте попробуем вбить какие-либо значения за три месяца.
Здесь я не стал загружать документы, но знайте что если вы загрузите картинку, то она будет открываться прямо в интерфейса самого ноушн, а если будет ПДФ, то он будет открываться в программе для просмотра ПДФ файлов (у меня браузер).
На скриншоте как раз показан момент привязки страниц между базами. Мы просто выбираем нужную страницу и готово.
Таким же не хитрым образом пройдясь по всем услугам получаем вот такую таблицу Платежей.
Можно обратить внимание что кое-где отсутствуют платежи. Такое возможно, ведь за вывоз мусора я могу заплатить раз в пол года, а септик мне необходимо откачивать вообще раз в год. Тем не менее, одной из приятностей ноушн является тот факт, что можно на лету увидеть среднюю сумму проживания в доме за месяц (она в колонке Итог в самом низу) и также можно переключить на отображение общей потраченной суммы.
Конечно увы со значениями в столбцах сумм такого сделать не получится в этой базе (по той же причине, почему у нас вышла такая большая формула сложения), но мы можем сделать это в базах конкретных услуг... А раз нам эти значения в этой таблице не нужны, просто скроем их для более компактного вида.
Вот такая симпатичная таблица учета у нас получилась.
Конечно сейчас прибегут в комментарии люди, кто скажет мол зачем вот это вот все нужно, мол сложно или еще какая-либо причина лени (выбирайте сами). Я лишь могу сказать, что очень важно учитывать расходы и иметь возможность быстро вернуться к каким-либо данным.
Да, на сегодня есть много приложений контролирующих расходы, где также можно вести учет, но даже там не будет такой детализации с личным хранилищем всех данных (платежки, чеки, показания и прочее).
Конечно будет довольно сложно настроить все это самому, но поверьте мне - настроив такое один раз, вы сможете пользоваться этим всю свою жизнь (пока сервис не выкупит майл.ру, яндекс или вообще сбер). А для особо ленивых, кто хочет такую систему, но ему лень все это создавать - ловите ссылочку на шаблон. Достаточно будет нажать "Дублировать как шаблон" и вот уже ваша собственная копия моей системы будет доступна и вам. Также доступно комментирование элементов, где мы можем обсудить ваши идеи, ну и добро пожаловать в комментарии - я буду ждать их.
Надеюсь мой первый обзор придется вам по нраву. Я уже успел внедрить ноушн практически во все сферы моей жизни. Это и базы для ведения СММ для компании, и базы разработки веб-сайта для компании, и моя личная база видео-уроков по программам на ютубе, и даже личный таск менеджер с подробным планированием дня/недели/сферы. Даже для учебы и конспектирования там легко найдется место.
Поддержите этот пост, чтобы я знал что эта тема интересна для вас и я обязательно расскажу и покажу на что способен этот инструмент.