Весь необходимый тайм-менеджмент в одной статье1
В сутках 1440 минут. Если вы спите рекомендованные 7-8 часов (420-480 минут), то у вас остаётся примерно 1000 минут. 1000 минут, которые вы можете тратить так, как хотите. Каждый день.
Время — великий уравнитель. Потому что каждому человеку на Земле даются те же самые 1000 минут в день, что и вам. Разница лишь в том, как это время используется.
Замечательная новость заключается в том, что своим временем можно управлять. На западный манер это называют «тайм-менеджментом» (от англ. time-management — время-управление или управление временем). Конечно, большинство ходит на работу, в университет или школу, а значит из их 1000 минут нужно вычесть чуть ли не половину. Но ведь всё равно остаётся много времени, которым можно управлять. Да и рабочее время можно использовать разумнее.
По этой теме написано множество книг и записано много видео на YouTube. Но очень часто эти советы противоречат друг другу или делают жизнь максимально неудобной, а самое главное — лишают свободы. Свободы действий, свободы решений, свободного времени.
Изучая материалы по этой теме и привычки выдающихся людей на протяжении многих лет, я пришёл всего к трём главным принципам управления своим временем, которые позволят получить максимум из своего времени и не угодить в темницу планирования. Эти три принципа необременительны. Они не противоречат, а наоборот, помогают друг другу.
На мой взгляд, эти три принципа — весь необходимый тайм-менеджмент. Все остальные принципы либо вытекают из этих трёх, либо усложняют, а не упрощают жизнь.
Что же это за принципы?
1. Принцип Парето
Если вы когда-нибудь читали книги по саморазвитию, продуктивности или бизнесу, то наверняка слышали про этот принцип, названный в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето.
Этот принцип гласит, что «20% усилий дают 80% результата».
Не буду долго объяснять, что это означает в контексте других областей, но в тайм-менеджменте это даёт нам следующее.
У нас есть определённые задачи на день. Если внимательно на них посмотреть, то можно увидеть, что действительно важными являются 20% этих задач. Именно они дадут 80% результата при их выполнении.
Оговорка №1: Это работает при условии, что вы записываете все задачи, которые перед вами стоят. Конечно, вы можете сразу написать только самые существенные из них, но это именно то, что и нужно делать согласно принципу Парето.
Оговорка №2: Этот принцип не железный, и соотношение может меняться. Где-то это будет 25/75, а где-то даже 40/60. Суть в том, что меньшее даёт большее. А соотношение 20/80 дано из грубой статистики. Хотя на практике чаще всего это действительно 20/80.
Запишите задачи, которые перед вами стоят (подробнее об этом чуть ниже). Посмотрите, какие из них действительно важные. Сконцентрируйтесь в первую очередь именно на них. Всё.
2. Закон Паркинсона
Этот принцип чуть менее популярный, чем Принцип Парето, но такой же полезный.
Сирил Норткот Паркинсон — британский историк, писатель, журналист и на дуде игрец. Вообще-то у него было много законов, но основную популярность получил только один из них.
Этот закон гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на неё».
То есть если вы выделите на какую-то задачу месяц — вы выполните её за месяц. Если выделите день — выполните за день. В пределах разумного, конечно.
Дело в том, что чаще всего люди отводят задачам слишком много времени. Но если дедлайн далеко, то мотивация нулевая (если вы были или являетесь студентом, то отлично меня поймёте). А чем ближе дедлайн — тем сильнее мотивация. И получается так, что задача, на которую была выделена неделя, прекрасно выполняется всего за один вечер.
Вывод: ставьте такие дедлайны, которые будут подгонять, а не расслаблять. Лучше выделить на задачу чуть меньше времени и немного выйти за рамки дедлайна, чем растянуть её на долгий срок и всё равно выполнить в последний момент. Трезво оценивайте, сколько времени нужно на выполнение задачи и не ставьте «про запас». Так вы успеете выполнить больше задач за меньшее количество времени.
В тему замечательная цитата Илона Маска: «Хватит терпеть! Лучше придумай способ, как добиться цели, которую ты поставил себе на 10 лет — но за следующие 6 месяцев. Скорее всего, у тебя это не получится. Но ты всё равно окажешься далеко впереди тех, кто смирился с тем, что он будет достигать своей цели 10 лет».
3. Планирование дня
Самый главный принцип из трёх. Планируйте свой день. Но не так, как рекомендуют гуру саморазвития.
Конечно, планировать свои дни в формате календаря и временных промежутков может быть вполне эффективно, но мне кажется, что это лишает свободы и места для творчества. Как будет работать мозг, когда день расписан по часам? Разве он будет придумывать новые идеи, новые действия?
Если для вас это эффективно — прекрасно, я вам даже немного завидую. Но я предлагаю поступать немного по-другому.
Итак, планирование дня начинается с вечера прошлого дня. Прежде чем лечь спать, возьмите страницу в блокноте или заметках и напишите задачи на следующий день. Напишите все, которые сможете придумать, максимально освободите свой мозг.
Теперь, по принципу Парето, определите не больше трёх задач, которые принесут максимальный результат. Выберите 3 самые важные задачи на следующий день.
Если их меньше — пойдёт. Если больше — посмотрите повнимательнее и уберите наименее важные из них. Дело в том, что мозг не может концентрироваться на большом количестве задач. И в итоге получится так, что вы запланируете 7 задач, а в итоге не сделаете ни одной. Лучше сделать 3 самые важные из них.
Запишите эти 3 задачи в виде чек-листа под заголовком «Важные». Остальные задачи запишите под заголовком «Неважные».
Теперь поговорим о срочности задач. Есть задачи с дедлайном, а есть без. Если дедлайн задачи ограничен следующим днём — поставьте два восклицательных знака (!!). Если дедлайн ограничен, но не следующим днём, а плюс-минус неделей, то поставьте один восклицательный знак (!). Если дедлайн не ограничен, то не ставьте ничего.
Теперь об очерёдности выполнения задач. Всегда начинайте с важных + срочных задач.
В литературе это называют «съедением лягушки», цитируя Марка Твена, который писал: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Лучше и не скажешь.
Приоритет выполнения задач следующий:
1. Сначала выполняются важные + срочные задачи.
2. Затем — важные + несрочные.
3. И после этого, если остаётся время — неважные + срочные.
«А что с неважными + несрочными?» — спросите вы. Их не выполняем. Ждём, пока они станут либо важными, либо срочными, либо уйдут в небытие (третье случается чаще всего).
Теперь, чтобы по максимуму использовать Закон Паркинсона, нужно рядом с задачей написать примерное время выполнения. Трезво оцените, сколько ориентировочно времени уйдёт на выполнение задачи (3 часа, 1 час, 30 минут и т.п.). Крайне полезно при выполнении задачи ставить таймер на это время. Помогает не отвлекаться и входить в состояние потока (о нём расскажу в одной из будущих статей).
Вот как это всё выглядит на практике (примеры анекдотичные):
Повторюсь: это то, что сработало для меня и помогло перейти от планирования к действию. Изучив десятки, а то и сотни книг, статей и видео по теме тайм-менеджмента, я не нашёл ничего более эффективного.
На этом всё. Буду рад ответить на вопросы и подискутировать. Также буду рад увидеть вас в своём Telegram, в котором пишу на похожие темы, но в формате постов.