Раздел 1. Необходимость⁠⁠

Глава 1. Совещание — не просто встреча. Это процесс управления.

«Истинное управление рождается не в одиночку,

а в ходе совместного поиска решений — на совещании,

где встречаются идеи и рождается действие.»

В крупных организациях руководители тратят до 75% своего времени на деятельность, связанную с совещаниями. И это правильно.

В управлении нет универсальных рецептов. Каждый руководитель находит свой стиль, свои методы влияния и контроля. Однако одно остаётся неизменным: совещание — один из ключевых инструментов управленческого воздействия, и они должны быть хорошими.

Отсюда принцип

В медицине есть знаменитая клятва Гиппократа с простым, но мощным принципом: «Не навреди». Это значит, что даже если ты не можешь помочь, ты обязан хотя бы не сделать хуже.

Если вы не готовы провести хорошее совещание — лучше его не проводить.

А что такое хорошее совещание?

Если коротко — хорошие совещания приводят к хорошим результатам, а плохие — к плохим.

Но одного этого принципа недостаточно. Чтобы совещание стало действительно полезным, задайте себе два важных вопроса...

Глава 2.  Два вопроса – для определения того, нужно ли вам вообще проводить совещание.

Не всё, что нам представляется совещанием,

им действительно является.

Не все должно быть совещанием. Но ведь совещание так легко назначать. Вы просто отправляете приглашение в календарь несколькими щелчками мыши, пишете в чат, делаете звонок и почему-то чувствуете, что продвинули дела вперед (это часто дорогостоящее заблуждение), время, потраченное на ненужную встречу, означает время, потраченное на то, чтобы не делать чего-то нужное.

Определение совещания

Совещание — это целенаправленное взаимодействие с сотрудниками, в ходе которого принимаются решения, достигается согласованность действий, и/или определяются дальнейшие шаги. Оно предполагает участие тех людей, от которых зависит результат, и проводится тогда, когда альтернативные формы коммуникации невозможны или недостаточны. В этой книге, рассматриваются совещания небольших групп от 3-х до 7 человек, и это научно обоснованное количество участников.

Первый вопрос, который руководитель должен задать себе перед тем, как назначить совещание, такой:

«Есть ли у совещания цель?»

- Если цель есть — продолжайте.

- Если её нет, но вы можете её сформулировать — формулируйте и продолжайте.

- Если вы не можете чётко объяснить, зачем собираетесь — не собирайтесь вообще.

Бесцельные совещания — это не просто потеря времени. Это коллективная трата ресурсов, прямая растрата бюджета компании.

Второй вопрос. - «Требует ли цель совместной работы?»

- Если ответ — да, то совещание оправдано. Продолжайте.

- Если ответ — нет, остановитесь.

Скорее всего, цели можно достичь другими средствами: письмом, сообщением, документом или коротким звонком. Совещание — не единственный способ общения.

Требуется пояснение?

Почему с точки зрения управления лучше ничего не делать, чем делать то, что не нужно?

— Ну как же, мы всегда это делали, а вы говорите…

Важно не количество действий, а их направленность и результативность. Другими словами, важны не сами действия — важны последствия.

Даже когда вы делаете хорошо, но то что не нужно, вы тратите:

- время команды,

- ресурсы компании,

- внимание людей,

- возможность сосредоточиться на действительно важном

- подрываете доверие к вам как к профессиональному руководителю

Даже хорошо проведённое ненужное действие — это потеря.