Как внедрить таск-трекер в команде⁠⁠

Сегодня мы не будем делать вам больно своими вредными советами — на повестке у Projecto более полезный контент.

Итак, вы купили лицензию на чудо-юдо программку таск-трекер, в которую можно вносить рабочие задачи, вести календарь, хранить файлы, не думать о том, в каком мессенджере общаться с коллегами, потому что все можно обсуждать во встроенных чатах, и уже мысленно представляете, как сотрудники рукоплещат вашему мудрому и технологичному решению и радостно с разбега заносит все задачи в трекер, планируя недели вперед. Но вместо восторга вы получаете вот это:

А че, в смысле? А ниче тот факт, что в задачах бардак, крайнего не найти? А оказывается, никто ничего менять не хочет... Вот это поворот!

«И так нормально же было…»

«В смысле — перенести все задачи, дедлайны и документы в трекер?»

«Я из телеги никуда не уйду, там стикеры классные!»

Если вы столкнулись с такой реакцией — не печальтесь и не опускайте руки. Людям свойственно противиться новому. Помните, когда Дуров убрал стену? А когда появились короткие видео и истории? Все негодовали, а теперь по ночам не оттащить!

Рассказываем, что делать:

1. Покажите, что трекер — это не надзор, а облегчение жизни

Люди сопротивляются, когда думают, что за ними будут следить, а не помогать. Пламенной речи будет недостаточно — придется основательно посидеть с мотивацией и наглядными доказательствами того, что таск-трекер реально облегчит жизнь и как он это сделает.

Например, что дедлайны перестанут гореть синим пламенем, клиенты перестанут ругаться, а все документы и правки будут в одном месте. Рекомендуем активно использовать мемы!

2. В первую очередь разберитесь с трекером сами и пройдите обучение

Покажите, как вы здорово владеете новым инструментом — энтузиазм заразителен! Практически все таск-менеджеры предоставляют бесплатные демонстрации и обучения — индивидуальные и для команд.

3. Наведите порядок в рабочих процессах

Таск-трекер — это не волшебная палочка, а рабочий инструмент. Сам по себе ничего магическим образом не наладит: не устранит бардак, не отменит дедлайны и точно не превратит хаос в порядок одним кликом.

Если в команде не описаны процессы, непонятно, кто за что отвечает, задачи существуют «в воздухе», а документы живут в 20 чатах — никакой трекер это не исправит. Он всего лишь честно покажет ситуацию.

Поэтому начинать нужно не с кнопок, а с процесса. Вот пример алгоритма для бизнес-процесса:

— кто и когда создает задачи,

— кто принимает решение,

— как передается работа,

— когда считаем задачу выполненной.

Когда это описано, таск-трекер превращается в то, чем должен быть — удобным каркасом, который держит команду.

4. Задания и действия должны быть максимально конкретными

Кстати, это касается не только бизнес-процессов, а любой интеллектуальной деятельности. Абстрактные понятия и задачи не фиксируются мозгом и автоматически помечаются как неважные.

Как описывать задачу:

Для начала создать проект → поставить цели

Допустим, есть цель достичь 1000 подписчиков на платформе к концу года. Для этого ставим конкретные задачи — писать контент на площадку три раза в неделю.

Чтобы автоматизировать процесс, делаем задачу повторяющейся и ставим напоминание. Если это нужно, ставим и приоритет — так сотрудник не будет раздумывать, с какой задачи начать. Но для этого надо знать, какая задача приоритетная, а это уже снова вопрос к бизнес-процессам и руководителю.

Все комментарии, файлы, правки и заметки держим только в чате к задаче, чтобы ничего не потерялось. И не придется искать ту самую правку по 20 чатам!

Тут же ставим приоритет, настраиваем напоминания, ставим дедлайны, поручаем задачу, назначаем наблюдателей — и вуаля, никакого бардака.

5. Брифы не помешают

Собрания не всегда зло — брифы внесут ясность и дадут представления всем участникам команды о статусе задач и процессе работы. Коммуникация ведь ключ к успеху, да? Кстати, введите правило, что обсуждаться будут только задачи из трекера — это смотивирует команду заносить все задачи в таск-менеджер.

6. Начните с минимума: три сущности

Люди пугаются, когда перед ними 48 кнопок, 9 статусов и 13 досок. Начните так:

Задача → Дедлайн → Ответственный.

Все. Остальное подключится, когда они поймут, что к чему.

7. Назначьте «амбассадора трекера»

В каждой команде есть человек, который любит порядок, списки, галочки, таблицы и цветовое кодирование. Вот он и станет проводником нового мира: поможет перенести задачи, объяснит, зачем нужен статус «проверка», и что не нужно называть задачу «СРОЧНО, ГОРИМ».

8. Хвалите за первые успехи

Серьезно. Когда кто-то внес задачи, закрыл их в срок, прикрепил документы — отметьте это. Команда быстро понимает, что порядок — это не скука, а KPI-шечка и спокойствие. Еще лучше, если сотрудник будет получать какой-то бонус за работу в трекере, пусть даже и символический.

9. И главное: делайте переход постепенным

Не нужно в понедельник приходить с фразой: «С сегодняшнего дня мы живем в новом цифровом мире, все делаем через трекер».

Мягче: «Давайте попробуем, а через неделю обсудим». Шаг за шагом, команда перейдет в трекер и, может быть, давайте надеяться, что через месяц уже будет удивляться, как жила без него.

Попробуйте систему управления проектами со встроенным таск-менеджером Projecto бесплатно на 30 дней — наша поддержка будет рядом 24/7, чтобы помочь с внедрением и ответить на все вопросы.