Разрабатываем СОП для сотрудников
Стандартная операционная процедура — это такой документ, где пошагово описывается что именно в каком количестве и какой последовательности должен делать сотрудник. Звучит как некая бюрократия для ограничения творческого порыва. Но если вы управляете не творческим коллектив, а группой линейных специалистов, то эта штука поможет и вам, и вашим сотрудникам.
Допустим, 10 человек крутит суши в вашем кафе. Вряд ли вы хотите, чтобы один клал больше риса, а другой больше начинки, один делал роллы с консервные банки, а другой с напёрсток. Тогда вам тут понадобятся стандарты, инструкции и поиск оптимального рецепта. Как искать этот оптимум? Давайте разбираться.
Нам понадобится:
Исполнитель, 1шт.
Надзиратель, 1 шт.
Секундомер, 1 шт.
Система хранения текстов по вкусу
В рамках бережливого производства есть несколько методологий, включая 5S (https://ru.wikipedia.org/wiki/5S), которые предлагают практические инструменты. Одним из инструментов 5S являются оптимизации маршрутов в рабочем пространстве.
Идея такая, что кто-то может понаблюдать со стороны за стандартным, но нестандартизированным процессом, сделать перестановку инструментов и понаблюдать ещё раз как изменилась продуктивность. В случае с верстаками, перекладывают буквально инструмент. Всё что нужно, где-то под руками, что не нужно — где-то в ящиках. Может быть перемещают станки и оптимизируют маршруты людей или деталей. Для примера добавил пример схемы с оптимизацией человеческих маршрутов.
Чтобы такое внедрить, важна хорошая культура в компании. Людям нужно объяснить проблему, варианты решений и создать условия для изменений - высвободить рабочее время на эксперименты и чётко прописать роли. Дальше это всё становится почти в игровой форме. Вот мы как-то все дружно и весело работали, потом сделали замеры и оказалось:
2 из 5 людей нашли способ ускорить свою работу в одном инструменте, про который не знают остальные;
1 из 5 людей чувствует себя перегруженным и постоянно перерабатывает, хотя остальные работают часов 6;
одно и то же действие каждый сотрудник делает как-то по-своему, поэтому получаются на выходе иногда очень разные результаты, которые невозможно было предугадать;
вся команда использует старый неэффективный подход, который должен был временно помочь наладить процессы, а стал их основой.
В реальной практике у меня были именно такие проблемы. Результатом замеров, перестановок и прописывания всех этих данных в СОП стало:
все участники команды знают на какой процесс сколько тратить времени и какой должен быть результат;
какие использовать инструменты и где на них инструкции;
какие могут быть отклонения и что с ними делать;
как проверить работу своего коллеги по цеху и дать ему оценку.
В целом, качественно составленная должностная инструкция и СОП не выглядят как официальный документ, а именно является инструкцией к рабочему дню, неделе или даже месяцу. Такое можно сделать как для исполнителей, так и для руководителей.
И главный залог успеха — не надо пытаться высосать из пальца оптимизацию там, где уже всё стандартизировано и расписано. Если только кажется, что было бы круто сделать, но нет понимания какую проблему решаем, лучше не делать.
А вы создавали должностные инструкции и СОП или следовали им? Расскажите в комментариях.
А ещё сегодня я опубликовал статью о том на какой обман натыкаюсь при поиске работы. Приходите читать и обсуждать в моём тг-канале: https://t.me/the_young_manager/74