Почему не видно результатов работы⁠⁠

Я вижу…вы не работаете!

Если хотя бы раз фраза: «Ну что у нас там по задачкам?» вводила в дрожь и трепет, потому что нужно как-то на пальцах объяснить на планёрке, что сделано, то поздравляем — ты в уютной компании тревожников, которые лезут из кожи вон, чтобы вытянуть проект, но этого никто не замечает.

Привет! Это Weeek — мы знаем, что иногда претензии в стиле: «А где результат?» могут быть не обоснованы, но слышать такое всегда неприятно, особенно, когда правда стараешься сделать всё по красоте.

Рассказываем, почему так происходит и как сделать так, чтобы твои старания были видны всем.

Нет визуализации процесса

То есть буквально — нет системы, в которую руководитель может зайти и в два клика посмотреть, что сделано, в работе или уже готово. Не ок — планировать в своей голове или в ежедневнике. Потому что в таком случае о твоих подвигах будет знать разве что коллега, сидящая рядом. И то, забудет после обеда.

Можно обсуждать дела в рабочих чатах и даже создать разные под каждый проект. Мы знаем, что так делают. Но вот, в чём может быть подвох — задачу обсудили на созвоне, потом кто-то кинул уточнение в чат, затем руководитель написал в личку, потом исполнитель что-то сделал и отправил файл на согласование. Все вроде бы в курсе, потому что все были рядом, читали переписку и примерно помнят, о чём договорились.

Когда сроки подходят, начинается рубрика: «Что? Где? Когда?». В роли чёрного ящика — рабочий чат, где за несколько дней уже скопились десятки новых сообщений по теме и без. В итоге приходится искать, кто взял задачу, что решили по срокам, где финальная версия файла и почему макет до сих пор не у клиента.

Открываешь чат, скроллишь переписку, пробираешься сквозь смешные стикеры с котиками, видишь сообщение «сейчас посмотрю» и три обсуждения вообще про другое. Проще спросить заново, чем докопаться до истины.

Отсюда и вытекает этот пугающий вопрос: «А что там вообще? Напомни?». Приходится объяснять всё заново с лицом, на котором написано: «Мы это уже обсуждали». Можно закрепить важные сообщения и немного облегчить себе жизнь. Тогда вместо сотни сообщений придётся проскроллить только 15.

Поэтому мы настаиваем, что рабочий процесс по проекту должен быть виден ВСЕМ, кто в нём участвует. Исполнители, проджекты, руководители — все, кто имеют отношение к работе, должны иметь возможность просто открыть рабочую доску и увидеть, на каком этапе задачи коллег, чтобы сто раз не переспрашивать.

Где эффективно отслеживать задачи и результаты команды

Нет понятного критерия результата

В такой ситуации обычно говорят: «Обречены на успех». Это, конечно же, ирония, но печальная. Наше любимое: «Мне нужно, чтобы всё работало. Это тебе решать, как. Я буду просто потом требовать, чтобы всё сходилось с моими ожиданиями. Если не сойдётся — будешь переделывать».

Сюда же — «подготовить презентацию», «проработать проект», «заняться рекламой», «улучшить процесс», «подумать над стратегией». Вроде бы рабочие задачи, а по факту — приглашение в дурдом, потому что если ты возьмёшься за них без дополнительных вопросов и нескольких кругов уточнений, то сойдёшь с ума от переделок.

Когда просят «подготовить коммерческое предложение», то исполнитель думает, что результат — это готовые слайды презентации. Руководитель ждёт, что презентация будет согласована внутри команды. Клиент уверен, что после неё появится коммерческое предложение. Все говорят об одной задаче, но в голове у каждого своя версия.

Сотрудник может честно сделать свою часть и даже быть доволен результатом. Но потом прилетает: «А где выводы?», «А почему без расчётов?», «А мы же хотели ещё блок про конкурентов». Начинается пятый круг правок и работа до трёх ночи.

Появляется ощущение, что работа никогда не заканчивается и всё потому что в начале никто не договорился, каким должен быть результат. Да, мы постоянно говорим о том, что задачи — это не просто поручение, а чуть ли не мини-инструкция с руководством к действию и описанным результатом, потому что без ТЗ результат ХЗ.

Нет порядка передачи задач

Отдельный вид магии — задачи, которые путешествуют между людьми. Сегодня они у дизайнера, завтра у маркетолога, потом у руководителя на согласовании, после возвращаются к дизайнеру, затем уходят к разработчику, который вообще впервые слышит, что теперь это его зона ответственности.

Со стороны кажется, что задача двигается. У неё постоянно меняются участники, появляются комментарии, кто-то кого-то тегает и так далее. Но если присмотреться, результата нет, потому что задача не движется по понятному маршруту, а просто перекидывается от одного сотрудника к другому.

Дизайнер отправил макет на согласование и считает, что теперь ждёт комментарии. Маркетолог думает, что руководитель уже всё посмотрел. Руководитель уверен, что финальную версию должен собрать дизайнер. Разработчик сидит спокойно, потому что ему никто не передал задачу официально, а потом внезапно оказывается крайним, потому что «мы же вроде планировали запуск на сегодня».

Часто люди просто не понимают, где заканчивается зона ответственности одного участника и начинается другого. Если порядок передачи задач не зафиксирован, каждый следующий шаг зависит от памяти, внимательности и доброй воли конкретного человека. На эти три вещи надеяться нельзя.

Нужно всего лишь ответить на простые вопросы:

• кто передаёт задачу?

• кому передаёт?

• что должно быть готово на момент передачи?

• какое действие ждём дальше?

Кстати, все регламенты, внутренние правила, важные документы по проектам и инструкции можно хранить в Базе знаний Weeek. Это бесплатно.

Без этого проект может неделями находиться в состоянии «почти готово», хотя на самом деле он просто застрял в работе сотрудников.

Нет приоритетов

Если всё срочно — значит, неважно. Мы уже об этом писали. Рабочий день начинается с сообщений, далее прилетает внезапная просьба, потом нужно срочно поправить документ, следом созвон,  ещё один созвон, потом кто-то просит «быстро посмотреть». Сделано много, но по факту — ни-че-го.

Самое неприятное, что срочные задачи заставляют нас откладывать действительно важное на потом. Поток из срочных задач будет всегда, потому что всем всегда что-то нужно прямо сейчас. На этом этапе просто стоит словить минутку дзена и спросить: «Насколько эта задача важна, чтобы я сейчас бросил все свои дела и побежал вихрем делать её? А я ли вообще должен этим заниматься? А может нам вообще не нужно это всё?».

Ты увидишь, как многое из того, что нужно сделать сейчас, можно отложить или вообще вычеркнуть.

В общем, приоритеты помогают команде договориться, что делать в первую очередь, чтобы в потоке задач точно не упасть лицом в грязь перед заказчиком. Когда приоритетов нет, каждая новая задача выглядит одинаково срочной, и люди начинают переключаться между всем подряд. В таком случае, конечно, никакого результата не будет, потому что те задачи, которые на него влияют, ждут своей очереди.

На красивой доске в Weeek приоритеты выделяются цветом. Красное — срочное и важное.

Как сделать работу заметной

Ответ прост: зафиксировать цели, разложить их на задачи, договориться о критериях результата и перестать хранить важные решения в переписке.

Связать ежедневную работу с крупной целью. Если у команды есть цель «запустить новый лендинг», её нужно разложить на понятные этапы: собрать структуру, написать текст, подготовить дизайн, сверстать, проверить формы, согласовать финальную версию и запустить. Так цель из хотелки превращается в проект, в котором понятно, что нужно делать.

Ставить задачи так, чтобы всем было понятно. В карточке задачи должны быть цель, ожидаемый результат, исполнитель, срок, важные материалы и договорённости.

Договориться, что все решения по задаче будут в комментариях к ней. Если решение принято в чате, его всё равно стоит перенести туда, где команда ведёт работу. Иначе через неделю все будут помнить только общее настроение разговора, а не конкретный вывод, на котором держится следующий шаг.

Не забывать про дедлайны, теги и приоритеты. Тут всё понятно. Если не установить сроки, то задача никогда не будет сделана. Чем больше подробностей, чётких формулировок и понятных действий, тем больше вероятность, что результат будет чёткий.

Устраивать ретроспективы — собрания после окончания проекта, где разбираются косяки и хорошие моменты тоже. Подчёркиваем — это не многочасовые собрания, а нормальный разговор о том, что получилось, что мешало и где буксовали.

Кстати, ретро можно один раз запланировать в Weeek и сделать эту задачу повторяющейся, чтобы не тратить время на одно и то же и точно ничего не забыть.

Иногда именно на ретро становится видно, что проблема была не в исполнителях, а в размытых задачах, лишних согласованиях или привычке обсуждать важные детали где-угодно, но не в поле зрения задачи.

Собственно, вот и всё! Те, кто читают блог Weeek становятся богами планирования по умолчанию.