Как агентство MAVLAN переехало в Weeek и выросло в четыре раза⁠⁠

Чем быстрее расширялось агентство, тем сложнее становилось им управлять. Таск-менеджер помог команде наладить процессы и выдержать масштабирование

На связи команда сервиса управления проектами и задачами Weeek. Мы пишем о том, как планировать и организовывать, чтобы делать жизнь проще. Иногда вдохновляемся примерами других компаний — таких как MAVLAN.

С помощью менеджера задач ребята оцифровали работу с нуля и взяли процессы под контроль. Это дало возможность расти без хаоса, сохраняя систему и дисциплину. Обо всём по порядку :)

О команде агентства

MAVLAN — маркетинговое агентство, которое занимается продвижением девелоперов и креативных индустрий. Команда распределённая: руководящий состав — в Москве, а часть коллег работает из других городов. Всего 13 человек.

На момент интервью у агентства было четыре проекта, параллельно шли переговоры с двумя крупными московскими застройщиками и архитектурным бюро. Планировалось расширить штат до 23 сотрудников и начать вести до девяти проектов одновременно.

Среди кейсов — работа с архитектурным бюро Asadov, партнёрство с Игорем Манном, девелопером NEVDEX, бюро по согласованию перепланировок «МОСстройпроект». Ещё сотрудничают с сервисом доставки готовой еды justfood и продакшеном Maxbro.

Как оцифровали процессы

MAVLAN начинали свой путь с одного проекта, разделённого на три подпроекта. Чтобы держать всё под контролем, было достаточно обсуждения задач в Telegram. Мыслей о таск-менеджере тогда, конечно, не возникало.

Но с ростом компании управлять работой через мессенджеры стало неудобно. Ребята приняли решение перейти в Notion. Правда остановиться на этом не вышло — сервис часто подтормаживал и не подошёл функционалом.

Ещё пробовали Битрикс, от которого отказались из-за скорости работы и интерфейса. Потом нашли Weeek. Он оказался более глобальным и удобным по всем параметрам. Команда оценила функциональность, простое взаимодействие и российские сервера.

«Кажется, Настя за один день наткнулась на Weeek, прощупала, протестировала функционал и на следующий день подключила. Зарядилась сразу, как только увидела» — Анна Гришанина, CEO маркетингового агентства MAVLAN

С помощью Weeek получилось провести полную цифровизацию: подключить команду, перенести проекты, базу данных и рабочую информацию. Хотя не все сразу привыкли к новой системе, адаптация прошла мягко благодаря понятному интерфейсу и гибким настройкам.

«С Weeek произошла невероятная цифровизация всех процессов. Это важно для любого бизнеса, особенно расширяющегося, потому что только так можно сохранить систему, дисциплину и контроль. Weeek с этим серьёзно помогает» — Анна Гришанина, CEO маркетингового агентства MAVLAN

Как всё устроено в Weeek

База знаний

Здесь хранится вся информация по проектам: соцсети, документы, отчёты, стратегия, пароли и сайты, где публикуются статьи. К Базе знаний есть доступ у всех сотрудников. Ещё в корпоративной библиотеке собирают статьи по онбордингу и инструкции.

Онбординг-документы — пошаговые действия по адаптации: как подключить нового сотрудника в Weeek, что настроить и с кем взаимодействовать на старте. Инструкции описывают обязанности, рабочие связки, дедлайны для каждой должности.

Вот информация по проекту «МОСстройпроект»: запуск, пожелания клиента, условия: 

Задачи

Основная часть работы агентства связана с продуктом. Поэтому в MALVAN у каждого проекта есть свои задачи, где исполнителями будут дизайнеры, копирайтеры и другие коллеги. В карточке задачи фиксируются дедлайны, ответственные и подзадачи.

«Чем больше задач и проектов, тем больше требуется контроля. Поэтому по мере роста компании благодаря Weeek наше пространство останется устойчивым» — Анна Гришанина, CEO маркетингового агентства MAVLAN

Если твоей компании не хватает контроля — мы поможем! Записывайся на демо, и мы покажем, как можно выстроить процессы без хаоса

За общим объёмом задач следит проджект-менеджер: в агентстве есть установленное количество контента на месяц, который распределяется по неделям. Затем сотрудники получают свои дела — всё чётко и прозрачно.

Доски называются по должностям и содержатся внутри каждого проекта:

Ещё в Weeek лежат задачи CEO, которые она ставит сама — например, по перепискам и звонкам с застройщиками или по найму. Там же хранятся нужные контакты:

Отдельно в компании оценили возможность автоматизации — перемещаешь задачу в следующую колонку, и она сама передаётся другому исполнителю. Чтобы отслеживать дедлайны, пользуются фильтром просроченности. Если время на исходе, задача горит красным, приходят уведомления.

Аналитика

Раньше в агентстве проводили регулярные планёрки, на которых коллеги показывали свои страницы в Weeek. Операционный директор же проверял, чтобы задачи заводили правильно, а дедлайны не срывались. Сейчас команда привыкла отслеживать работу.

Дополнительно подключили аналитику — она помогает оценить занятость сотрудников по каждому проекту. Если руководство видит, что кто-то загружен, поручение передают другому исполнителю.

CRM

CEO пользуется сервисом очень активно: она постоянно знакомится с новыми людьми, получает нужные контакты и вносит их в CRM — пишет название, добавляет данные и прикрепляет к компании. Дальше всё подгружается автоматически.

Например, «Новая заявка» — контакт, касания с которым совсем не было. «Первичный контакт» значит, что с человеком уже связались. Этап «Презентация», соответственно, на случай, когда агентство провело встречу в Zoom и рассказало о себе.

В MAVLAN активно используют теги: «Горячий» или «Холодный» контакт, «Отправлено на почту» или «Не прочитано». Если ответ всё-таки получен, карточка переносится, а теги обновляются.

«Удобно отслеживать и не забывать, с кем связались, чтобы потом пройтись по базе и предложить оставаться на связи. Поэтому CRM классная, нравится» — Анна Гришанина, CEO маркетингового агентства MAVLAN

Что в итоге

Weeek стал универсальным рабочим пространством, где собраны проекты, аналитика, CRM и база знаний. Это помогло выстроить устойчивые процессы и расти дальше без хаоса. Задачи, файлы и контакты не теряются, а нагрузка распределяется равномерно.

«Рады функциональности, спасибо Weeek за то, что закрывает все вопросы. Настя была в восторге от того, что всё есть, не надо вести разные сервисы» — Анна Гришанина, CEO маркетингового агентства MAVLAN

Ещё по теме

Как сделать базу знаний в Weeek

Как сделать задачу информативной

Методы управления персоналом