Как увеличивать команду, не ломая и не ломаясь
Если масштабироваться без подготовки, можно вырастить не только штат, но и риски. Текст о том, как выйти на новый этап и сохранить управляемость
Это сервис управления проектами WEEEK. Бизнес растёт, команда увеличивается — казалось бы, живи да радуйся! Но, как говорил дядя Бен, с большой силой приходит большая ответственность. Чтобы не утонуть в неразберихе из процессов и людей и не просесть в результатах, к расширению стоит подходить осознанно.
Сразу скажем, что всё описанное в статье — наш реальный опыт. Именно так выглядят процесс найма и онбординга в нашей компании. Благодаря автоматизации и хорошо простроенной логике, мы регулярно набираем новых людей в команду без привлечения HR или рекрутера.
Давай по порядку:
Проверь процессы
Правильные процессы помогают выстроить работу так, чтобы она приносила команде нужный результат. Эта система складывается с учётом текущего количества проектов и сотрудников в компании — и когда штат растёт, процессы важно пересматривать.
Чтобы подготовиться к росту команды, составь список основных операций, из которых состоит её работа сегодня. Как устроено планирование месяца, распределение задач, согласование решений? Представь, что нагрузка на каждый процесс вырастет.
Например, если команда из трёх человек обменивается мнениями в чате и принимает решения, то с подключением новичков эта переписка превратится в хаос. Имеет смысл задуматься о встречах — с лидером, планом и зафиксированными договорённостями.
Оцени команду
Вернее, её структуру. Как выстроена иерархия и уровни управления? Ответ поможет понять, какое место в организации займут новые коллеги, кто сможет стать для них наставником, а где нужны дополнительные роли.
По мере развития в компании начнут создаваться отдельные направления. Попробуй предположить, у кого из сотрудников получится их возглавить. Подсказка: этот человек не боится ответственности, проявляет инициативу и умеет договариваться.
На этапе оценки внутренней структуры полезно посмотреть, каких навыков и опыта не хватает — это поможет точнее описать портрет соискателя и реально усилить команду, а не просто добавить ещё одного человека.
Планируй найм
Прежде чем штурмовать сайты с вакансиями в поисках того самого кандидата, лучше притормозить и заложить фундамент. Когда заранее понимаешь, кого ищешь, для чего и как — получается сэкономить много ресурсов. Вот несколько шагов:
Шаг 1. Определи потребности компании. Ответь себе на несколько вопросов:
Под какие задачи нужен сотрудник? Какой у них объём?
Какие результаты ожидаются от человека на этой позиции?
Какими компетенциями он должен обладать?
Шаг 2. Опиши вакансию. Текст должен быть информативным и прозрачным: кратко расскажи о компании, укажи конкретные обязанности, требования и условия работы.
Шаг 3. Подготовь инструменты. Чек-листы ключевых критериев отбора, шаблоны типовых ответов, скрипты для интервью. Тогда вместо того, чтобы каждый раз копаться в памяти, достаточно будет открыть нужный файл.
Шаг 4. Сделай воронку найма. Понятная структура сохраняет нервы в процессе поиска — ты сразу видишь, на каком этапе находится работа над каждым резюме, и не теряешься в хаосе откликов и выполненных тестовых заданий.
👀 Покажем, как визуализировать и использовать воронку, на примере бесплатных функций таск-менеджера WEEEK:
Создаём проект. Проект отражает направление работы — назовём наш «Найм».
Добавляем доску. Внутри проекта может быть несколько досок — как аспекты одного большого дела. Для доски выберем название в соответствии с открытой позицией.
Настраиваем колонки. Базово они называются «К работе», «В работе» и «Готово». Но мы будем опираться на этапы воронки и сделаем кастомные столбцы: «Отклик», «Контакт», «Собеседование», «Тестовое», «После тестового», «Отказ».
Создаём карточки задач. Для каждого соискателя — отдельную, называя по имени и фамилии кандидата. Располагаем в нужном столбце. Теперь скачиваем резюме и загружаем в задачу. Для этого в карточке есть специальный раздел «Файлы».
Кстати, удобная фишка! Если создать в WEEEK форму с вопросами для соискателей и оставить её в тексте вакансии, то при появлении новых ответов карточки задач будут появляться на доске автоматически. Подробнее об этом можно посмотреть здесь.
Используем кастомные поля. Иными словами, возможность добавлять в карточку задачи дополнительные разделы. Для этого откроем саму карточку, пролистаем до плюсика «Добавить» и кликнем на нужный вариант — начнем с поля типа «Выбор».
Появится строчка, которую мы переименуем и назовём «Статус». Теперь здесь можно создавать теги, чтобы помечать резюме и видеть ключевые идеи сразу. Пример:
Помимо поля типа «Выбор» будут полезны и текстовые кастомные поля. Запиши в них впечатления от общения и сопроводительного письма, отметь опыт кандидата:
Теперь порядок! Карточки задач систематизируют важную информацию по каждому соискателю — нет необходимости заново вчитываться в резюме, листать переписки или искать заметки, оставшиеся после звонка. Это упрощает принятие решения.
Колонки помогают контролировать ход работы над резюме. Двигай карточки задач по разным этапам и отслеживай, на чём остановились переговоры со специалистом.
Проведи онбординг
Или процесс адаптации, который позволяет новичкам быстрее освоиться в компании и начать достигать результатов. Может состоять из знакомства с ценностями и культурой компании, обучения работе в командных программах, освоения регламентов.
Помимо улучшения эффективности онбординг хорош тем, что положительно влияет на удовлетворённость сотрудников — новые члены команды чувствуют себя её частью, видят перспективы, а значит, с меньшей вероятностью примут решение об уходе.
Чтобы адаптация прошла успешно, подготовь для коллег небольшую базу знаний. В документах удобно описать как общую информацию о работе команды — график, зоны ответственности, правила — так и пошаговые инструкции по основным процессам.
Например, в WEEEK получится создать структуру, в которой легко ориентироваться и находить ответы:
Что в итоге
Рост команды — важный этап, перед которым стоит пересобрать некоторые процессы, проанализировать структуру команды и подумать о системе найма и адаптации. Тогда развитие станет управляемым: без хаоса, потери качества и выгорания.