Не просто трекер задач: как NeoFamily выстроили систему управления с помощью Weeek⁠⁠

Создатель онлайн-школы NeoFamily Андрей организовал работу в таск-менеджере Weeek, заинтересовался методологиями управления и создал собственный подход

На связи команда сервиса управления проектами Weeek. Мы делимся инструментами, которые помогают бизнесу работать спокойнее и эффективнее. А ещё вдохновляемся историями, когда всё получилось. NeoFamily — по-настоящему яркий пример. Итак:

Предыстория

Андрей Фомин создал платформу для подготовки к ЕГЭ в 2019 году. С тех пор к штату компании присоединилось 80 человек, не считая кураторов. Появилась необходимость организовать работу команды — так начались поиски подходящего решения.

Сначала в NeoFamily использовали Trello. Сервис служил только как Канбан-доска: там не было единого пространства для задач и деления по направлениям работы. Каждый использовал инструмент по-своему, а командное взаимодействие не строилось.

Когда Trello уходил с российского рынка, в компании стали искать аналоги. Остановили выбор на Яндекс.Трекере, но что-то пошло не так. Дальше пробовали другой вариант, с которым снова не заладилось. Наконец, добрались до Weeek — тут и закрутилось.

«Я разрабатываю крупную платформу и хорошо понимаю, как сложно сделать продукт, который будет не только красивым, но и юзабельным. Я увидел это в Weeek и вдохновился, потому что это круто» — Андрей Фомин, основатель NeoFamily

Как организовали работу в Weeek

С Weeek сложилась та самая командная работа. Ребята впервые начали пользоваться двухнедельными спринтами в разработке, декомпозировать задачи и связывать их — чтобы понимать порядок выполнения и видеть блокирующие таски.

Как основу взяли Канбан-доски. Например, у команды разработки — доска с колонками «Бэклог спринта», «В процессе», «Ревью», «Тестируем», «Готово в прод», «На проде»:

Ещё сделали систему тегов, чтобы различать задачи по фронтенду, бэкенду, продукту:

• Тег «product» нужен для основателя — Андрей ставит фильтр и просматривает, на каком этапе находится та или иная функция, не влезая в технические дебри

• Тег «tech» — для программистов. Им удобнее делить функции на мелкие фичи, каждая из которых может быть в разных статусах

Для стратегического управления в NeoFamily есть общее расписание и планы отделов. Их организовали как отдельный проект, который отображается в формате календаря. Чтобы ориентироваться по направлениям работы, здесь тоже добавили теги:

Отдельно Андрей отмечает возможность вести коммуникацию в комментариях задачи и отмечать других пользователей — это усиливает командную работу. Ещё к карточке можно прикреплять любые данные: ссылки, файлы, изображения.

В NeoFamily также используют трекинг времени, чтобы рассчитывать результативность команды и опираться на эти показатели при планировании. Наконец, упрощают работу уведомления в Telegram и База знаний, где хранятся, например, регламенты.

Если ты хочешь настроить рабочую систему прямо под себя, то приглашаем тебя на демо! Там ты узнаешь, как эффективно встраивать Weeek в любые процессы

Собственная система NeoFamily

Weeek стал проводником к изучению новых способов управления — с переходом на таск-менеджер некоторыми инструментами в NeoFamily начали пользоваться впервые. Стало интересно: «А что есть ещё?». Так Андрей погрузился в тему методологий.

Основатель собрал актуальные подходы, адаптировал их под команду и описал всё в методичке. Цель: улучшить онбординг и привить идею, что эффективные процессы — основа роста и экономии сил.

Вот какие методы применяют в NeoFamily:

• Брейншторм. В основном для создания сценариев рилс: совместный мозговой штурм помогает набросать минимум 50 идей в работу — такой результат нельзя получить, если каждый попытается генерировать креатив самостоятельно

• Шесть шляп мышления. Эта техника пришла в команду вместе с подарочным Канбан-набором от Weeek. Помогает рассмотреть идеи с разных точек зрения и найти максимально продуманное решение

В NeoFamily практику проводят удалённо с использованием Miro:

• Спринты. Начинают с определения стратегических целей, затем разбивают на задачи и устанавливают временные промежутки. Спринты помогают избавиться от горящих дел, улучшить атмосферу в коллективе и вырастить КПД отдела

• Матрица Эйзенхауэра. Таблица из четырёх секций, которая распределяет дела по важности и срочности — чтобы грамотно расставить приоритеты и следовать стратегии

• Покер планирования

  .
Игра, в которой команда должна одновременно оценить задачу по сложности. Со временем практика научит точнее прикидывать общие риски и силы, что особенно полезно в спринтах

• Ретроспектива. В NeoFamily ретроспектива состоит из трёх этапов: обсуждают, чем команда гордится, где недоработали и что изменят в следующий раз

• Планёрки. Классический способ командной коммуникации. Как их проводить — история индивидуальная, главное держать баланс по частоте и времени

• Канбан. Основной метод управления проектами в компании. Визуализирует, что нужно сделать, что уже делается и что сделано. Помог отказаться от контроля статусов через ежедневные планёрки — теперь всё видно на доске

Ещё в NeoFamily используют флоу работы — гайд, как должна выглядеть задача, какие внутри заполняются поля и какие атрибуты применяет команда. Например, приоритет для компании не обязателен — этот атрибут нужен только для привлечения внимания:

После внедрения этих методов коллеги обратили внимание, что работать стало проще, а тот же результат начал приходить с меньшими трудозатратами. Освободилось время для аналитики и создания работающих идей и гипотез.

Что в итоге

Основатель NeoFamily Андрей Фомин замечает: Weeek закрывает любые потребности — от досок до уведомлений. Вместе с сервисом команда начала использовать методы управления проектами и развивать свою систему. Попробуй и ты — зарегистрируйся и оцени возможности таск-менеджера бесплатно.

Ещё по теме

35 лучших сервисов для бизнеса

Как повысить эффективность команды

Руководство Weeek для менеджеров