Как мы роботизировали документооборот ВкусВилла⁠⁠

ВкусВилл — бренд полезных продуктов для здорового питания, сеть магазинов и сервис бесплатной доставки.

В цифрах ВВ — это:

● 29 760 сотрудников

● Более 1500 поставщиков

● 1300+ магазинов и 120 + дарксторов по всей России

Какие задачи решали

ВкусВилл ведет учет в 1C, а внутренний документооборот — в Synerdocs. Когда Synerdocs ушел с рынка, ВкусВиллу потребовалось срочно найти аналогичное решение. Обратились в Тензор. И в кратчайшие сроки наши инженеры не только внедрили ЭДО, но и роботизировали его — фактически разработали в СБИС модифицированную RPA-технологию.

Что такое роботизация и как мы это сделали

У ВкусВилла большие объемы внутренних документов — 30 000 в сутки, и их количество будет только расти. Большой объем документов — это внутреннее перемещение товаров между складами и магазинами. И 14 000 подписантов-сотрудников, ответственных за перемещения. Они должны подписывать накладную, когда товар, например, с одного склада перевозится в магазин. Но при таких объемах сложно контролировать весь процесс.

Выход был найден — роботизировать подписание документов, т.е. сделать так, чтобы вместо сотрудника подписание выполнял робот. Такая схема юридически законна и для системы действия робота ничем не отличаются от действий человека. Конечно, сотрудник дает письменное согласие на подписание документов от его лица и без его участия. Сам он не имеет доступа в систему. Бизнес-процесс выглядит так:

1. Отправитель формирует форму с необходимыми подписантами в 1С. Далее они поступают в СБИС по API.

2. Робот в цикле делает все сам: методами API создает документ и выполняет подписание за сотрудников.

3. Затем полностью подписанный документ со штампом ЭП выгружается в 1С и перемещается в архив.

Т.е. мы прописали робота-исполнителя команд «загрузи — подпиши одним сотрудником — подпиши другим — выгрузи». Для скорости обработки документов отправитель в 1С запускает сразу несколько очередей запросов параллельно. Такая схема позволяет вносить изменения в автоматизированные бизнес-процессы и добавлять новые в кратчайшие сроки.

Итоги и цифры

● Реализовали подписание 30 000 документов в сутки.

● Клиент использует НЭП вместо ПЭП — это дает большую юридическую защиту.

● Выполнили все работы за 1,5 месяца. Точно уложились в сроки по договору.