Серия «Как работать мало»

И руководитель сразу впрягается в работу. И если у него хотя бы 3 подчинённых (я уже молчу о 7-10), то он всё время будет пахать на них.

Я не говорю, что сотрудникам руководитель не может помочь. Но для этого сотрудник должен выполнить свою часть работы сначала.

То есть к примеру, собрать информацию. Обдумать её. Выработать предварительные решения. Может быть протестировать что-то. Набросать черновик и т.д.

А не так.

Сотрудник: - А вот таких штук у поставщика нет.

Руководитель. - А ты другим звонил?

Сотрудник: - Нет.

Если этот пример брать, то нужно приучать, чтобы сотрудник даже не приходил с таким вопросом, если он не позвонил другим поставщикам, не узнал у них цены, сроки поставки и т.д.

В этом классическом примере Сотрудник достаточно успешно свалил на Руководителя часть своих обязанностей. И если есть несколько таких "успешных" сотрудников, то плюсом 2-3 часа к рабочему графику будет достаточно легко.

Пример 2. Сотрудник не сам начинает работу с чистого листа, а принимает работу у коллег, а потом дальше передаёт в другой отдел.

Вот только коллеги у которых он принимает работу, часто что-то недоделывают, где-то брак и т.д. И он сам это всё за них доделывает. Само собой на это уходит время. Да ещё и периодически к нему претензии за брак. Попытки сказать "Это не я", не работают.

Я посоветовал этому сотруднику чуть жёстче принимать работу. Если есть недостатки, то возвращать назад на переделку. Хотя бы 1 проект из 3 для начала.

Он стал периодически так делать. Возвращал сначала откровенный брак через раз. Потом брак. А потом уже недоделки возвращал.

За 3 месяца сотрудники отдела, которые ему передавали работу, привыкли, (почти) что брак не проходит и нужно самим доделывать. И количество брака, недоделок, значительно снизилось.

И сам человек стал работать примерно на 1,5 часа в день меньше. Плюсом его стали меньше ругать за брак. (чужой по сути).

Приём достаточно универсальный. Ведь даже в магазинах самообслуживания, интернет-магазинах на покупателей смогли навешать работу продавцов. Покупатели сами всё выбирают, консультируют себя сами (читая отзывы допустим) и т.д. А ведь раньше, в прилавочной системе торговли, это делали продавцы.

Возможно и вы сможете что-то подобное внедрить в вашу жизнь. Справедливо сбрасывая обязанности, которые на вас сгрузили, на коллег, подчинённых и даже детей и супруга.

Применение этого приёма в жизни, требует определенной уверенности в себе. Если вам её не хватает, то вот здесь можно прочитать хорошие материалы про уверенность.

Итак приём "Больше качества".

В предыдущем посте я писал о том, что нужно искать места, где работа выполняется с избыточным (ненужным качеством), снижать его и работать за счет этого меньше.

Но бывают моменты, когда качество выгодней поднять.

Пример. Сотрудник делает какую-то бумагу (несколько бумаг, проект допустим), которую потом нужно согласовать (подписать) у нескольких человек. Этапов бывает от 2 до 10 где-то.

И вот именно в подписании бывает основные трудозатраты. Бумага (или электронный документ) лежит на подписи по несколько дней (а то и недель). И может получиться, что этот документ подписали 5 человек из 7. И вот на 6 этапе, нашли ошибку. И тогда нужно делать документ заново. И опять идти по кругу. Иногда этот круг проходят 2-4 раза.

Катастрофические потери времени. Ведь бывает, что этот документ не просто сам идёт по инстанциям. А его нужно носить куда-то, ждать очереди, есть приёмное время (ограниченное) и т.д.

Пример 2. Предприниматель покупает китайские краны, которые потом закапывают в землю. И они часто из-за низкого качества потом "взрываются" под давлением и т.д.

Понятно, что вот такие китайские штуки (задвижки, если правильно), плохого качества. Если задвижка под землей разлетелась на части и вода хлещет во все стороны, то потом у предпринимателя ОЧЕНЬ приличные проблемы.

Что он сделал?

Он стал разбирать задвижки, поступающие из Китая и проводить их испытания. Испытания достаточно примитивные. Но достаточные, чтобы убрать 90 % брака.

И здесь уже понятен принцип я думаю.

Увеличивать качество работы (а это никогда не бывает бесплатно), есть смысл в том случае, если цена потенциальной ошибки очень велика.

Если цена ошибки мизерна, то иногда проще исправить ошибку, а не городить огород.

Как же увеличить качество? Здесь уже есть достаточно много путей. Я напишу несколько из них, но понятно, что в зависимости от специфики работы - это могут быть совершенно разные вещи.

Итак примеры:

- Ещё раз проверить документ,

- Отдать документ на проверку опытному человеку. (Ввести отдел качества после какого-то этапа)

- Создать хороший шаблон для документа и регулярно его исправлять.

- Использовать более дорогие материалы, более квалифицированный персонал, более дорогостоящее оборудование для обработки чего-то. (Если это даёт это качество конечно)

Если вы сотрудник и какой-то этап работы важен в том смысле, что может повлечь полную переделку и огромные затраты времени, то можно как минимум ещё раз не торопясь, проверить работу, может протестировать что-то.

Насколько может снизиться количество работы, если вот так сделать? Я видел случаи, когда переделки на определенной работе, за счет простых вещей (шаблон, проверка ещё одним человеком) уменьшались в 3-4 раза. (Не вообще работа уменьшалась в 3 раза, а часть работы, которая связанна с прохождением документа по нескольким этапам).

И да, иногда выгодно немного увеличить вложения на каком-то этапе работ, как бы это странно не звучало. Ведь я проповедую меньше работать:)

Прокрастинация тоже встречается достаточно часто в том или ином виде. Применительно к цели уменьшения количества работы, она проявляется в том, что у какой-то части работы искусственно завышается планка качества.

К примеру, врач пишет кандидатскую диссертацию. Её защита может увеличить доход врача, его статус и т.д.

И вот она практически готова.

Руководитель читает и говорит: "Давай защищаться. Нормально".

Но врач продолжает настаивать, что нужно вот это доработать и вот это. Уходит драгоценное время. Сотни часов иногда.

А иногда что-то происходит (научный руководитель меняется, нужно брать подработку и т.д.) и защита диссертации так и не происходит никогда.

Этот приём применяется и в бизнесе конечно. (должен) Я читал допустим пример, что страховые компании на какой-то ущерб ниже определенной суммы не проводят проверку, расчет и ещё какие-то действия, так как это получается дороже, чем сумма выплаты.

Этот приём конечно нужно применять очень аккуратно.

Нужно быть уверенным, что дело именно в прокрастинации допустим. Или что действительно качество какой-то части работы завышено, а это не просто сотрудник в силу низкой квалификации так для себя решил. А в реальности качество работы не завышено совсем.

Поэтому, прежде чем применять этот приём, посмотрите на реакцию руководителя, клиентов или тех людей, которым вы передаёте работу.

И если они постоянно говорят (может часть клиентов и т.д.), что им вот это не нужно, то иногда можно попробовать снизить качество работы на время. Может быть всей работы. Может быть какой-то части вашей работы. Или как вариант снизить качество для определенных типов клиентов и т.д.

Подумайте только хорошо здесь. И иногда можно прилично экономить время и даже повысить результаты. Ведь если действительно качество работы завышено, то эта лишняя работа не нужна никому.

Конечно же вы можете её посмотреть где-то. Но это всё время.

И если информация нужна часто, то на это уходит не так мало рабочего времени.

Часть самой часто используемой информации конечно же запоминается. Но насколько я вижу, очень немного.

Вы можете запомнить чуть больше. В 2-5 раз. И ещё часть информации не запомнить, но найти, куда-то в один файл занести, может быть распечатать и т.д.

И тогда на поиск нужной информации будет уходить гораздо меньше времени.

И если чуть в сторону.

Если вы помните наизусть, то иногда это сильно облегчает выполнение работы, производит впечатление на клиентов и т.д. (Впечатление профессионализма)

Пример. Юрист, который работает в суде.

Возникает вопрос в суде. Нужно что-то заявить, сославшись на какую-то статью закона. Теоретически вы можете конечно сказать, дайте мне 5 минут, я сейчас в Гугл посмотрю. В реальности же этого времени может не оказаться.

И что-то юрист пропустит. А нужно-то было всего-то знать может 20 самых часто используемых статей из какого-то закона.

И повторюсь, если в этом (и не только) случае юрист бы наизусть что-то говорил, то кроме прямой скорости работы - это бы повлияло и на уважение клиента.

А уважение клиента тоже часто преобразуется в скорость работы. Меньше времени нужно убедить клиента, чтобы он заплатил, чтобы что-то сделал или подписал и т.д.

Поэтому повторюсь, знать что-то наизусть, бывает крайне полезно.

Но бывает даже наизусть не нужно знать. Просто информация должна быть под рукой, подготовлена и т.д.

Я вижу, как врачи иногда, если им что-то нужно расшифровать, смотрят в Гугл информацию. Но это бывает занимает время. Нужно 3-4 сайта пролистать. Непонятно, достоверная ли информация на данном конкретном сайте.

Если бы врач заранее посмотрел эти 3-4 сайта, скопировал информацию себе куда-то, убрал лишнее, может быть распечатал в папку куда-то, то всё происходило бы быстрее.

Итак, если вы знаете наизусть в 2-5 раз больше, чем запоминается само собой, а часть самой часто используемой информации у вас структурирована и находится под рукой, то вы сможете быстрее работать, больше оказывать влияние на клиента (другого человека).

Повторюсь, что это вспомогательный приём. Сначала подумайте над тем, как внедрить в жизнь приёмы из первых 9 постов в этой серии.

Можно ли больше зарабатывать с помощь этого приёма? Больше косвенно повторюсь. То есть вы можете немного облегчить продажи. (производя большее впечатление) Вы можете немного больше произвести ощущение квалифицированного человека на руководителя и он может вас продвинуть и т.д.
Если вы хотите почитать статьи о том, как сотруднику (не фрилансеру и не предпринимателю) можно увеличить доход, то вот Здесь есть несколько интересных статей.

Я взял программу слепой печати (не помню какую) и стал по ней тренироваться. Всего 8-9 дней тренировок по 3-4 часа и я научился достаточно хорошо печатать вслепую. Печатать я стал раза в 2 быстрее. Я сейчас именно про скорость печатания.

Работу я стал, связанную с печатью текста, выполнять в 2 раза быстрее я не стал, так как не всегда именно скорость печати является ограничением в скорости выполнения самой работы. Иногда непонятно, что печатать, иногда нужно посмотреть что-то в другом документе и т.д.

Но процентов на 30 быстрее я стал выполнять работу, связанную с печатью.

И при этом я не стал торопиться. Наоборот. Слепая печать - это легкость набора текста. Глаза устают меньше, так как не нужно смотреть на клавиатуру. Мозг тоже меньше устаёт и т.д.

Мне сейчас сложно сказать, но примерно минус полчаса времени экономии в день я получил только на этом навыке.

У вас конечно же может быть какой-то другой технический навык, который ускорил бы вашу работу или часть работы. И как вариант, вы можете его освоить.

Сразу скажу, что технические навыки - это то, что нужно осваивать уже потом, когда вы выполнили предыдущие пункты. Ведь условно, если вы не знаете что печатать или в тексте делаете кучу ошибок (не грамматических а по смыслу), то зачем быстрее печатать?

Ну а если вы освоили профессию уже хорошо, у вас мало ошибок и т.д., то почему бы не освоить какой-то небольшой технический навык, который помогал бы вам быстрее работать. Не обязательно слепую печать конечно. Это может быть всё что угодно.

У сотрудника всегда есть ограниченные полномочия. Вот этот и это он может сделать самостоятельно. А вот это и это нужно согласовывать с руководителем или ещё кем-то.

И иногда вот эти согласования занимают столько же по времени или намного больше времени, чем собственно сама работа.

И только кажется, что полномочия у сотрудников, которые на одной должности, примерно одинаковые.

На самом деле они бывают очень сильно различаются. Даже если они по закону одинаковые. (у сотрудников полиции допустим или судей).

К примеру, я видел, как за Генерального директора в некоторых организациях постоянно расписывается Главбух. (Не по доверенности, а просто подделывает). И далеко не только на бухгалтерской отчетности.

В чём собственно приём?

Если позволяет квалификация (вы не постоянно ошибаетесь в работе), то есть смысл подумать на тем, чтобы расширить полномочия.

А именно, делать какие-то действия без согласования руководителя (клиента, коллег) или с упрощённым согласованием.

Обычно не всегда всю работу там можно делать. Но часто есть кусочек работы, не слишком важный для руководителя, где он легко может пойти на это. И ему хорошо (меньше ерундой всякой занимается) и сотруднику. Он не бегает постоянно согласовывая то одно, то другое.

Обычно не стоит здесь пытаться самостоятельно делать что-то, что несет в себе большие риски, большие суммы для предприятия (кроме совсем уж типовых вещей)

Пример.

В одной из организаций, чтобы подписать определенную бумагу, нужно пройти 7 инстанций. Это достаточно большая организация.

Это служба безопасности, экономист, главбух, юрист и ещё кто-то. И согласование, даже простейших вещей, происходило около двух недель. И когда нужно было что-то срочно "протолкнуть", сотруднику приходилось заходить к каждому человеку, чьё согласование требовалось. И просить быстрее вот это посмотреть.

Это само собой требовало уйму времени.

И вот этот сотрудник пошёл сначала к своему руководителю, а потом они вместе к первому заместителю директора, и они согласовали, что определенный тип бумаг, можно будет подписывать в упрощённом порядке. Не 7 подписей, а 3.

И вот очень просто, сотрудник стал экономить примерно 15 часов в месяц, ранее уходившее на постоянные проталкивания.

И качество работы стало выше. Не все клиенты были готовы ждать так долго. И иногда уходили к конкурентам. Сейчас иногда можно было подписать что-то не за 2 недели, а за 2-3 дня. И это увеличило немного продажи.

Что ещё можно сказать?

В среднем не стоит обычно пытаться с помощью одного приёма оптимизации, сделать так, чтобы работать не 8 часов, а 3. Лучше разбить работу на 4-5 частей. И в каждой попытаться применить 2-3 приёма. Эффект в среднем намного лучше.

Вы не можете вот так просто расставить приоритеты. Взять и написать условно список, что:

- Вот эта работа важная и нужная. Её буду делать. А вот это не важная, не нужная и её я не буду делать.

- Вот эти 20 % работы приносят 80 % результатов. И на них я буду сосредотачиваться. А вот эти 80 % работы приносят 20 % результатов и от неё буду отказываться.

Нет, так не получится. Вы наёмный работник. И этим вы сильно отличаетесь от Тима Фэрриса, который действительно вот так может что-то делать, а что-то не делать.

Вторая причина в том, что стратегия Тима Фэрриса предполагает делегирование части задач.

И здесь уже некоторым проще. (Как впрочем и для первого пункта. Кто-то легко может его применить).

Далеко не любой работник (даже руководитель в некоторых организациях) может делегировать задачи по своему усмотрению.

А вот эти два приёма эффективности и есть основа того, из-за чего человек может работать 4 часа в неделю.

Ну ещё конечно базовый приём - это разделение труда. И здесь работник по найму сильно ограничен в использовании этого приёма. Я здесь не буду писать подробно почему. И так понятно, что он не может поменяться с кем-то, чтобы выполнять самому только один вид деятельности, а другой сотрудник другой. (Редко)

Но что же делать? Как работать намного меньше?

Я уже сам проходил этот путь несколько раз. Начинал работу по 8-10 часов, а потом переходил на 3 часа в день. (Не в неделю)

И я собрал для вас все работающие способы для СОТРУДНИКА. Предприниматели, фрилансеры тоже конечно могут их использовать.

Эти методы вы можете прочитать в моей серии постов "Как работать меньше". Там уже порядка 7 или 8 постов и они будут пополняться.