Как выбрать, подключить и настроить фискальный регистратор
Выбор и подключение фискального регистратора – это не просто юридическая необходимость, но и важный шаг к прозрачному и эффективному бизнесу. В этой статье расскажем, как обеспечить надежную работу вашей кассовой зоны. Давайте разберемся в тонкостях выбора ФР и узнаем все необходимое.
Особенности и преимущества ФР
Внешне фискальный регистратор напоминает обычный чековый принтер с бумажной лентой. Поскольку он не предусматривает ручной ввод данных, его подключают к компьютерной системе учета товаров, которая содержит всю информацию о товарах и ценах. ФР обладают рядом характерных черт:
быстро печатают чеки, что особенно удобно для мест с большим потоком клиентов, в отличие от традиционных кассовых аппаратов;
устройства легко подключить к планшету или смартфону;
можно использовать ФР в паре с портативным или стационарным компьютером без необходимости приобретения дополнительного оборудования;
можно подсоединить к компьютеру или интегрировать в систему кассы, что позволяет в реальном времени следить за продажами и наличием товаров;
с помощью компьютера или ноутбука можно легко переключаться между различными задачами, такими как печать чеков, управление запасами товара или ведение графика записей — всё это возможно делать одновременно;
автоматически передают данные о транзакциях в ОФД для последующей отчетности в налоговые органы;
цены на некоторые модели фискальных принтеров оказываются более доступными по сравнению со стоимостью смарт-терминалов.
Фискальные регистраторы значительно упрощают процесс учета и полезны при проведении маркетинговых исследований. Они помогают изучать эффективность акций и определять периоды наивысшего потока клиентов. Особенно это важно для больших торговых сетей и для маленьких магазинчиков, где одна касса может компенсировать нехватку персонала.
Как выбрать фискальный регистратор
Выбор фискальных принтеров широк, что позволяет найти подходящую модель для любого вида деятельности и бизнес-потребностей. Существуют устройства как для небольших торговых точек, так и для крупных предприятий с высокой проходимостью клиентов. Здесь важно учесть специфику бизнеса и функциональность устройства. Фискальные регистраторы находят свое применение в:
крупных супермаркетах, где они помогают избежать очередей на кассе, благодаря высокопроизводительным характеристикам, включая автоматическую обрезку ленты и быструю печать чеков (часто используются как элемент POS-систем);
мелких розничных магазинах, где для экономии подойдут модели с печатью до 50 мм/с и без функции автоматической обрезки чековой ленты;
заведениях общественного питания;
компактные модели используются для работы в условиях доставки товаров и уличной торговли благодаря их портативности и удобству при перевозке.
ФР различаются по:
стоимости;
производительности;
скорости вывода чеков;
наличию автоотрезчика или его отсутствию;
наличию дополнительных опций, таких как печать изображений, логотипов, QR-кодов;
совместимости с ЕГАИС для продаж алкоголя;
долговечности термопринтера;
возможности подключения к другим устройствам без использования проводов.
К примеру, для магазина с малой проходимостью вполне подойдет бюджетный вариант. В случае высокой проходимости потребуется более дорогостоящий фискальный регистратор, который способен обрабатывать большое количество чеков за короткий период времени.
Основной недостаток такого оборудования заключается в том, что два устройства будут занимать больше пространства на кассе и не всегда подходят для торговли за пределами стационарного места. Однако на рынке имеются компактные модели, предназначенные для использования в условиях мобильной коммерции.
В ассортименте каждой фирмы, занимающейся выпуском кассового оборудования, неизменно присутствует хотя бы одна модель фискального регистратора. Разные бренды, такие как Атол, Эвотор и Штрих-М, предлагают свои версии этих устройств. Отличия между моделями могут заключаться в скорости печати чеков, стоимости, поддержке форматов чеков, наличии автоматического отрезчика ленты и других специфических функциях из списка выше.
Как подключить фискальный регистратор
Прежде чем приступить к использованию, необходимо зарегистрировать контрольно-кассовую технику в налоговой службе. Процесс регистрации ККТ в ФНС не отличается от подключения других онлайн-касс. Для дистанционной регистрации потребуется использовать электронную цифровую подпись. Также перед тем как начать регистрацию, следует определиться и заключить договор с оператором фискальных данных.
Чтобы подключить кассовый аппарат:
Соедините кассовый аппарат с компьютером, используя USB или COM-разъем. Проверьте, что индикатор питания светится зеленым цветом.
Откройте кассовую программу, введите пароль и выберите необходимую смену.
Кликните на иконку для доступа к главному меню. Перейдите в раздел «Настройки», затем выберите «ККТ» и установите модель вашего фискального регистратора. Закрепите изменения в настройках. В процессе сохранения программа попытается напечатать клише и рекламные материалы на принтере.
На портале ФНС вам нужно будет заполнить форму для учета ККТ, указав адрес места расчетов. В этой же форме предстоит ввести информацию о модели кассы, ее серийном номере и номере фискального накопителя. Документ заверяется электронной подписью.
В ответ на это из налоговой придет регистрационный номер для ФР, который будет активен только один день — за это время нужно успеть выполнить несколько операций: активировать, ввести данные о вашей компании, распечатать отчет о фискализации и отправить его обратно в налоговую инспекцию.
Регистрация считается полностью завершенной после прохождения всех этих этапов.
