Как я провожу синки с тимлидами⁠⁠

Когда у вас больше пяти тимлидов в подчинении, а задачи множатся в геометрической прогрессии, стихийные синки превращаются в рулетку: то что-то забудете, то сорвёте дедлайн, то внезапный вопрос срочно «нужно обсудить». За год+ управления командами я перепробовал кучу подходов — и в итоге отточил формат, который убирает хаос, экономит нервы и не даёт терять важное. Рассказываю, как это работает.

Формат:

Обычно, такие встречи проходят раз в неделю. Цель – синхронизация по текущим задачам, проблемам и приоритетам.

Каждый синк – отдельная повторяющаяся приватная таска в таск трекере (как я веду задачи писал тут), либо приватная страничка в вики (в нашем случае конфлюенсе), где фиксируется повестка. Важно, что повестку наполняют оба: руководитель и подчиненный.

Структура:

Повестка состоит из трёх частей:

1️⃣ Обязательная часть

Фиксированный список тем, которые обсуждаются на каждой встрече. Этот раздел редко меняется.

Как правило это:

– Посмотреть action points с предыдущего синка

– Общий статус по задачам в работе

Для разных лидов обязательная часть может отличаться. Например, с некоторыми лидами у нас есть пункт по тайм менеджменту, потому что с этим часто бывают вопросы.

2️⃣ Опциональная часть

Эта такой живой раздел. Сюда каждый из участников записывает темы/вопросы, накапливающиеся в течение недели. Темы могут быть самыми разными: какой формат перфоманс ревью в этом полугодии, обсудить новую идею по изменению шаблонного сервиса, внедрение новых метрик и т.д.

3️⃣ Action points

Самый важный раздел. Здесь фиксируем договоренности с синка с указанием дедлайнов и ответственных.

Соответственно, такой скелет повестки с пояснениями по каждому разделу создается для каждой встречи и наполняется в течение недели.

Почему именно так?

Кому-то может показаться, что такой формат слишком бюрократичен. И в целом, когда у тебя пара подчиненных, действительно можно держать многое в голове, но когда их становится больше, то подобный формат мне дает:

✅ прозрачное отслеживание всех вопросов и договоренностей

✅ возможность накидывать темы заранее, не теряя их

✅ отсутствие стихийных созвонов, когда появляется какой-то вопрос. Всегда есть понятное место, куда его можно припарковать

✅ наличие повестки заранее, что позволяет лучше подготовиться к встрече

✅ лучше работает на асинхронное взаимодействие – если какая-то тема потеряла актуальность за неделю, можно просто её удалить, не тратя время на обсуждение

О применении ТГ для асинхронной работы была отдельная статья.

Пост из канала DevFM.